ComitĂ© de surveillance des Procès-verbaux | 28 février 2012 - Toronto, Ontario

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28 février 2012 - Toronto, On

Members présents

Nom Fonction
Mayo Moran Présidente
Mitch Holash Représentant de l’Église
David Iverson Représentant de l’Église
Kerry O’Shea Représentante des avocats des demandeurs
David Paterson Représentant des avocats des demandeurs
Marielle Doyon Représentante du gouvernement du Canada
Alison Molloy Représentante du gouvernement du Canada
Les Carpenter Représentant des Inuits
Paul Favel Représentant de l’Assemblée des Premières Nations

Également présents

Nom Fonction
Randy Bennett Avocat désigné par le tribunal
Daniel Ish Adjudicateur en chef
Michael Mooney Surveillant nommé par les tribunaux, Services de recours collectifs de Crawford
Akivah Starkman Directeur exécutif, SAPI
John Trueman Secrétaire de séance, SAPI

Invités présents pour le premier point seulement

Nom Fonction
Julian Falconer Conseiller juridique, Commission de vérité et de réconciliation
Kim Murray Directrice exécutive, Commission de vérité et de réconciliation
Murray Sinclair Président, Commission de vérité et de réconciliation
  1. Discussion avec la Commission de vérité et de réconciliation

    L’honorable juge Murray Sinclair, président de la Commission de vérité et de réconciliation (CVR), discute de la demande présentée par cette dernière de dresser un plan d’action pour avoir accès aux documents produits dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant (PEI). Il propose que la CVR et le Comité de surveillance (CS) mettent de côté pour le moment la question de la disposition à long terme des documents afin de se concentrer sur le type d’accès qui pourrait être offert à l’équipe de recherche et de rédaction de la CVR aux fins de la rédaction de son rapport. Il explique que la CVR cherche à obtenir un portrait global de la nature des réclamations et des montants accordés, et voudrait souligner dans son rapport certains renseignements que les survivants ont divulgués dans leurs réclamations. L’objectif consiste à faire connaître la véritable nature des expériences vécues dans les pensionnats indiens.

    Le juge Sinclair fait valoir que les récits des survivants concernant les sévices subis pendant leur séjour dans les pensionnats indiens (PI) ont été recueillis dans le cadre du PEI et que la Commission ne peut, en toute bonne conscience, imposer aux survivants de revivre leurs expériences en relatant leur histoire de nouveau. Par contre, la Commission craint que si ces récits sont absents de son rapport, celui ci ne pourra rendre leur rendre pleinement justice.

    La Commission propose de solliciter le consentement des demandeurs au titre du PEI afin que leurs dossiers puissent lui être transférés, proposition examinée par le Comité de surveillance. Une telle démarche n’a jamais été effectuée à ce jour, et pourrait ne pas donner les résultats escomptés au stade actuel. La Commission préférerait avoir accès à l’information contenue dans ces dossiers de manière anonyme, sans divulguer l’identité des demandeurs. Le juge Sinclair demande que lors des prochaines audiences, cette question soit soulevée par l’adjudicateur ou discutée avec le demandeur après l’audience.

    Le juge Sinclair prend note de la préoccupation exprimée par la CVR selon laquelle les assurances données aux demandeurs par le conseiller juridique ou les adjudicateurs – assurances souvent fondées sur la garantie d’une confidentialité ou d’une non-divulgation absolue – pourraient aller à l’encontre de la Convention de règlement ou du cadre légal.

    Au sujet de la disposition à long terme des dossiers du PEI, le juge Sinclair demande au Comité de surveillance qu’après avoir clairement établi en quoi consistent ses obligations et son objectif, il veuille bien faire participer la CVR aux discussions visant à décider si ces dossiers peuvent ou doivent être conservés au Centre national de recherche de la CVR. Cela dit, cette discussion n’a pas besoin d’avoir lieu dans l’immédiat.

    Le juge Sinclair présente le conseiller juridique de la Commission, Me Julian Falconer, et explique que la CVR demandera aux tribunaux d’établir des lignes directrices sur les obligations du Canada et des organisations religieuses en matière de divulgation des documents. Il souligne qu’il n’est pas dans l’intention de la Commission de porter à l’attention du tribunal la question des dossiers du PEI, mais qu’elle espère trouver un terrain d’entente à cet égard avec le Comité de surveillance. Cela dit, si celui-ci le veut bien, la CVR pourrait inclure une question au sujet des obligations du PEI dans sa demande de lignes directrices.

    Le juge Sinclair revient sur une discussion antérieure lors de laquelle la possibilité de détruire certains dossiers du PEI a été soulevée. Selon lui, ce serait un désastre pour les générations à venir dans ce pays. En effet, si les dossiers n’existent pas pour corroborer les récits des survivants, il pourrait être facile de nier que quoi que ce soit s’est produit dans les pensionnats indiens, ce qui empêcherait du même coup de savoir ce qui s’est réellement passé.

    En réponse aux questions :

    • Le juge Sinclair explique que l’établissement d’un centre national de recherche(CNR) figure au nombre des obligations de la CVR, sous rĂ©serve des ressources dont elle dispose. Ă€ cette fin, la CVR a procĂ©dĂ© Ă  une demande de propositions, les institutions intĂ©ressĂ©es devant indiquer comment elles feraient pour mettre sur pied un CNR pouvant abriter les dossiers assemblĂ©s et les dĂ©clarations reçues par la CVR sans que celle-ci n’ait Ă  leur fournir une aide financière. L’échĂ©ance pour la prĂ©sentation des propositions Ă©tait le 16 fĂ©vrier.
    • Le juge Sinclair discute de l’approche adoptĂ©e par la Commission en matière de consentement et de confidentialitĂ©. Dans son rapport provisoire, la CVR relate les rĂ©cits qu’elle a entendus, identifiant leur auteur lorsqu’elle a obtenu leur consentement. Pour certains survivants, c’était une question de fiertĂ© que de voir leur nom citĂ©. Dans d’autres cas, la CVR relate la nature de l’expĂ©rience du survivant sans l’identifier. Le formulaire de consentement prĂ©parĂ© par la CVR donne aux demandeurs le choix d’être identifiĂ©s ou non, et la CVR respectera les conditions dans lesquelles la dĂ©claration a Ă©tĂ© donnĂ©e. Dans le contexte du PEI, mĂŞme si les demandeurs ne sont pas identifiĂ©s, le fait que les rĂ©clamations pour les sĂ©vices subis ont Ă©tĂ© validĂ©es par les adjudicateurs signifie que la CVR peut reconstituer l’expĂ©rience collective vĂ©cue par les Ă©lèves dans les pensionnats indiens.
    • Kim Murray explique que la Loi sur la protection des renseignements personnels s’applique Ă  la CVR et que celle-ci travaille actuellement Ă  mettre en place un processus visant Ă  revoir les chapitres de son rapport final au fur et Ă  mesure qu’ils sont rĂ©digĂ©s afin de s’assurer qu’ils respectent les dispositions lĂ©gislatives et les consentements obtenus des survivants.
    • Le juge Sinclair affirme que toutes les lois rĂ©gissant la protection des renseignements personnels comprennent des dispositions relatives Ă  l’information communiquĂ©e sous le sceau de la confidentialitĂ©. Cette information est habituellement conservĂ©e dans une zone Ă  accès restreint. Bien que certains documents soient Ă  jamais interdits de divulgation, mĂŞme le document portant la cote de confidentialitĂ© la plus Ă©levĂ©e deviendra un jour accessible Ă  tous. Cela dit, si une personne refuse que son dossier soit divulguĂ© Ă  quiconque et qu’elle le prĂ©cise clairement, la Commission sera alors tenue de trouver un moyen de le protĂ©ger. Le juge Sinclair fait part de son expĂ©rience avec les documents prĂ©sentĂ©s en cour, affirmant qu’un juge examinera les dossiers qu’il convient de dĂ©truire, ceux Ă  retourner Ă  la partie qui les a prĂ©sentĂ©s et ceux qui pourront ĂŞtre conservĂ©s et archivĂ©s.

    Mayo Moran remercie le juge Sinclair et ses collègues de leur présence à la réunion, indiquant qu’Akivah Starkman et Kim Murray se rencontreront pour poursuivre cette discussion.

  2. Rapport du Sous-comité technique

    Alison Molloy présente un compte rendu de la réunion du Sous-comité technique tenue par téléconférence le 8 février 2012.

    L’avocat des demandeurs a soulevé plusieurs questions liées avec la preuve produite par le Canada pour chaque demande. Les préoccupations exprimées résident dans le fait que tous les éléments de preuve que détient le Canada doivent être divulgués aux parties. David Russell, directeur de l’Analyse et de la recherche nationale pour le Secteur de résolution et des affaires individuelles d’AADNC, a assisté à la réunion du Sous-comité.

    Le Canada a confirmé qu’il n’existait pas de listes complètes des membres du personnel de tous les pensionnats et à toutes les époques. Néanmoins, il a assuré que celles qui existent déjà seront ajoutées aux narratifs provenant des écoles.

    Le Canada s’applique actuellement à obtenir les cartes, les plans et les levés des propriétés des pensionnats indiens auprès de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada afin de les ajouter aux narratifs provenant des écoles. Pour les plans surdimensionnés qui ne pourront être numérisés, une note sera inscrite.

    Le Canada optera pour ajouter les narratifs provenant des écoles à la base de données des décisions au lieu de les annexer au dossier de la preuve dans chacun des cas. Le Canada ajoutera également une note lorsque le narratif aura été mis à jour et que des documents auront été ajoutés.

    Pour certains pensionnats, le Canada possède des copies de registres tenus par les religieuses. Lorsque le contexte s’y prête, ces registres sont cités dans les narratifs des écoles et les rapports relatifs aux personnes mises en cause (PMC). Le Canada détient 38 documents dans lesquels un de ces registres est cité. Ils seront ajoutés aux narratifs.

    Toujours au chapitre de la protection des renseignements personnels, certaines questions ont été soulevées au sujet des pratiques employées par le Canada lors de la rédaction des narratifs. Le Canada tient toujours des discussions internes afin d’être en mesure de communiquer sa politique à cet égard.

    Le Sous-comité a également discuté du projet pilote destiné aux demandeurs âgés de plus de 70 ans. Le Canada a passé en revue une liste de cas dont le demandeur est âgé de plus de 70 ans; il a relevé 193 cas pour lesquels il y a de bonnes chances d’arriver à une entente négociée, et 232 autres qui pourraient être résolus grâce à la négociation. Le Canada a établi que 213 cas ne pouvaient faire l’objet de négociations en vue d’une entente, et que 555 cas étaient résolus, avaient été entendus ou le seraient dans le cadre d’une audience prévue d’ici huit semaines.

    Le Sous-comité a discuté d’un document de réflexion relativement au projet pilote. Ce document a été rédigé par Dan Shapiro, adjudicateur en chef adjoint, et une version révisée en a par la suite été envoyée au Sous-comité.

    Dan Ish souligne que les adjudicateurs pour le projet pilote ont été sélectionnés et qu’une liste sera envoyée sous peu.

  3. Approbation du procès-verbal

    Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 17 janvier 2012 après y avoir apporté de légères modifications.

  4. Indicateurs de rendement clé

    Akivah Starkman fait un survol des principales tendances présentées dans le rapport de type « tableau de bord » distribué avant la réunion.

    Plus de 25 000 demandes ont été reçues, ce qui englobe les demandes en vertu du nouveau PEI ainsi que les transferts des demandes présentées en vertu du Mode alternatif de règlement des conflits (MARC), les réouvertures de cas et les demandes toujours résolues au moyen du MARC. Le taux de nouvelles demandes a diminué depuis son point culminant en septembre et octobre 2011, mais la tendance demeure la même.

    Le tableau de bord illustre les cibles relatives au nombre d’audiences, soit 4 000 en 2011 2012 et 4 500 en 2012 2013. Pour respecter ces cibles, il faudra non seulement que les parties puissent assister à ces audiences, mais également que le personnel du Secrétariat d’adjudication s’occupe de toute la logistique sous-jacente. L’évaluation de la charge de travail démontre que l’agent de gestion des audiences peut normalement en traiter entre 14 et 17 par mois. Avec l’effectif actuel, il serait possible d’organiser de 200 à 240 audiences par mois. En réalité, environ 365 audiences ont lieu chaque mois. Cette surcharge de travail se fait sentir dans le nombre excessivement élevé d’heures supplémentaires, la hausse des congés de maladie de longue durée et les menaces de démission.

    Par souci de relâcher un peu la pression et d’accroître la capacité, le Secrétariat a procédé à un long processus de dotation et devait offrir un emploi à 14 candidats qualifiés avant la fin du mois de décembre. Malheureusement, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) avait déjà mis en place un nouveau processus d’approbation des mesures de dotation en vue des contraintes et des coupures qui pourraient être annoncées dans le prochain budget fédéral. Ce nouveau processus a fait en sorte que le Secrétariat n’a été autorisé à embaucher les candidats retenus qu’à la mi février, soit sept semaines plus tard que prévu. Dans les circonstances, les 14 candidats retenus initialement ne pourront être tous embauchés. Par conséquent, 3 nouveaux employés entreront en poste à la mi mars, et 9 autres en avril. Cela signifie que 12 des 17 postes désormais vacants seront pourvus.

    Le Secrétariat d’adjudication a évité de justesse de devoir annuler les audiences prévues en juin. Des employés d’autres secteurs ont été appelés en renfort afin d’alléger la charge de travail du personnel du secteur de la logistique. Il reste que les pénuries d’effectifs empêcheront que la cible de 470 audiences par mois soit atteinte avant juillet 2012. Si l’on aborde la situation avec réalisme, la cible pour cette année ne sera pas de 4 500 audiences, mais bien de 4 350 à 4 400 audiences.

    Akivah Starkman fait remarquer qu’il est toujours à la recherche de méthodes devant permettre de mieux structurer la logistique des audiences qu’à l’heure actuelle, même si le Secrétariat d’adjudication est déjà limité dans ses actes par les politiques gouvernementales sur la manière dont les déplacements doivent être organisés et approuvés.

    Par ailleurs, le Secrétariat n’atteint toujours pas sa norme de service en ce qui a trait aux prononcés des décisions. En effet, les décisions abrégées prennent en moyenne 15 jours au lieu de 7. L’unité responsable des décisions fonctionne avec moins de la moitié du personnel nécessaire.

  5. Rapport du directeur exécutif

    Rapport du directeur exécutif Akivah Starkman attire l’attention des membres sur un document distribué à titre informatif au sujet de l’administration de la date limite pour le dépôt d’une demande. L’objectif global consiste à aller dans le même sens que la Convention de règlement et les usages passés. Dans certains cas, le processus sera administré plus rigoureusement. Par exemple, à l’heure actuelle, un demandeur qui a été déclaré inadmissible peut présenter des renseignements additionnels en tout temps avant la date limite prescrite pour le dépôt d’une demande; cette modalité a été modifiée et ce délai est désormais de 180 jours.

    Le Secrétariat d’adjudication a également rédigé, à titre informatif, un rapport préliminaire sur la mise en œuvre du document d’information sur le report des audiences. Bien qu’il soit trop tôt pour tirer des conclusions, il est intéressant de noter que le taux de report a été de 15 % au cours des deux premiers mois de la mise en œuvre – décembre 2011 et janvier 2012 –, comparativement à 26 % pour la même période l’an dernier. Cette diminution semble être attribuable à l’obligation de demander à l’adjudicateur d’approuver le report de l’audience, une mesure qui incite peut-être les parties à faire plus d’efforts pour éviter les reports.

    Akivah Starkman a pris la parole lors du Forum national sur la justice de l’Assemblée des Premières Nations le 23 février dernier. Le troisième jour du forum était en effet consacré aux pensionnats indiens. Son exposé portait essentiellement sur les difficultés qui attendent le PEI et les mesures prises par le Secrétariat d’adjudication et l’adjudicateur en chef afin de les surmonter. Kathleen Mahoney et Paul Favel ont également fait une présentation. Cette journée a été difficile pour toutes les personnes concernées, et plusieurs participants ont évoqué en termes bouleversants les répercussions que les pensionnats ont eues sur leur vie et les lacunes que comporte la Convention de règlement.

  6. Rapport de l’adjudicateur en chef

    Dan Ish souligne que depuis la dernière réunion du Comité de surveillance, le 17 janvier dernier, il y a eu quelques réunions des adjudicateurs régionaux. Ces réunions ont été l’occasion de faire le bilan des derniers cas, de discuter de la mise en œuvre de la politique sur le report des audiences, et de se pencher sur des questions soulevées lors d’audiences ou par le Comité de surveillance.

    L’avocat manitobain Howard Tennenhouse a été rayé du Barreau le 21 février après avoir plaidé coupable à des accusations d’honoraires supérieurs aux honoraires convenus par les adjudicateurs et de pratique illégale du droit pendant une suspension.

    Une autre agence qui offre ses services pour remplir les formulaires a été créée au Manitoba. L’adjudicateur en chef s’applique à tenter de mieux comprendre la situation et à établir quelle est son autorité à cet égard.

    La Cour d’appel du Québec a statué, le 24 février dernier, que la contestation des droits garantis par la Charte aux auteurs présumés dans le processus du MARC doit être entendue par le juge en chef Tingley, de la Cour supérieure du Québec. Le plaignant dispose de six mois pour obtenir l’autorisation de contester la décision de l’adjudicateur en vertu des ordonnances de mise en œuvre du juge Tingley.

    L’adjudicateur en chef a reçu du président du Comité d’administration national (CAN) une pièce de correspondance concernant le formulaire de compte rendu d’audience complémentaire mis en œuvre à la suite de l’ordonnance rendue par la juge Brown le 17 novembre dernier. Il propose que les représentants du CAN assistent à la réunion du Comité de surveillance pour discuter de cette question et d’autres mesures nécessaires pour protéger l’intégrité du PEI.

    Les membres du Comité discutent de la possibilité d’une réunion conjointe avec le Comité d’administration national. L’application, par la cour, de la stratégie d’achèvement est proposée comme autre sujet de discussion.

    Dan Ish affirme qu’il s’attend à discuter sous peu avec le Comité de surveillance du besoin d’un autre adjudicateur en chef adjoint. Le PEI peut compter sur cinq adjudicateurs en chef adjoints depuis sa mise sur pied alors que le nombre d’adjudicateurs a augmenté à plusieurs reprises. Selon lui, le nouvel adjudicateur en chef adjoint serait appelé notamment à agir à titre de conseiller juridique interne afin de guider et d’aider l’adjudicateur en chef.

    Dan Ish fait part d’un cas où l’avocat d’un demandeur a demandé à un stagiaire en droit d’assister à une audience, le statut de cette personne n’ayant été connu de l’adjudicateur qu’après l’examen des honoraires. Le Canada se prévalait de sa pratique selon laquelle il ne paye pas la contribution de 15 % en honoraires dans les cas où le représentant du demandeur n’est pas appelé à la barre. Si la décision relative aux honoraires est maintenue, il en ressortira que le demandeur devra payer le cabinet d’avocat à même le montant accordé. L’adjudicateur en chef examinera la décision.

    Dan Ish distribue l’ébauche d’un document d’information sur le retrait d’une demande et veut connaître les commentaires des membres du Comité à ce sujet.

    À la suite de la discussion tenue lors de la séance du Comité de surveillance du 16 janvier dernier sur la stratégie d’achèvement, l’adjudicateur en chef a examiné la nécessité d’une autre demande de propositions pour de nouveaux adjudicateurs. Il soutient pour l’heure qu’il n’est pas nécessaire d’avoir de nouveaux adjudicateurs, d’autant plus que 92 des 108 adjudicateurs affirment pouvoir prendre en charge un plus grand nombre de cas.

    Akivah Starkman souligne que les pressions relatives aux audiences ont toujours été plus fortes sur le personnel du Secrétariat d’adjudication et du Canada que sur les adjudicateurs.

    Kerry O’Shea fait part de la frustration constante suscitée par les retards dans le prononcé des décisions et demande si les adjudicateurs ont autant de capacités qu’ils l’affirment. Dan Ish rétorque que le Bureau de l’adjudicateur en chef s’applique à mettre sur pied un système plus efficace pour transmettre l’information sur les décisions sur une base hebdomadaire.

  7. Liste des experts

    John Trueman mentionne une note de service distribuée à l’avance pour annoncer le départ à la retraite du Dr Charles Brasfield le 1er août 2012.

    Décision : Le Comité de surveillance approuve le retrait du Dr Charles Brasfield de la liste des experts une fois qu’il aura terminé toutes ses évaluations en cours.

  8. Statut des cas traités au moyen du MARC

    Marielle Doyon discute d’un rapport distribué à l’avance concernant les huit cas qui sont toujours actifs dans le processus du MARC. L’un de ces cas est transféré au PEI, un autre est en attente du rapport d’évaluation d’un expert, deux sont en attente des présentations finales, et quatre sont en attente d’une décision de l’adjudicateur.

  9. Prochaine réunion

    La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 17 avril 2012, à Vancouver.