ÉTAPES DE LA PROPOSITION


Élaboration de votre proposition

Le formulaire de demande au titre du PEI collectif compte six étapes :

Pour que votre proposition soit jugée complète, elle doit être accompagnée de tous les documents indiqués ci dessous. Le formulaire offre toutefois une certaine flexibilité, afin de tenir compte des situations où l’information demandée peut ne pas s’appliquer à toutes les organisations. Vous pouvez laisser une section vide seulement dans les cas où « s’il y a lieu » est indiqué.

Si vous avez besoin de plus d’espace pour répondre à l’une ou l’autre des questions, annexez d’autres pages au formulaire.

Autres documents requis :

Vous trouverez ci dessous la liste des documents supplémentaires que vous devez joindre à votre formulaire de demande pour compléter votre dossier de proposition. Veuillez vous assurer que celui-ci inclut tous les éléments suivants :

  • une copie d’un certificat de constitution valide;
  • une copie des derniers états financiers annuels vérifiés (s’il y a lieu);
  • un formulaire de consentement dûment signé par chaque membre du groupe (et présenté selon le format approuvé par le SAPI);
  • une ou des lettres de recommandation signées (s’il y a lieu).

Marche à suivre pour remplir votre formulaire de demande

Étape 1 : INFORMATION SUR L’ORGANISATION ou LE GROUPE (société constituée en personne morale)

À l’étape 1, on recueille de l’information sur la société constituée en personne morale. Si votre groupe a été constitué en personne morale dans le but de présenter une demande au titre du PEI collectif, vous devez présenter de l’information sur le groupe. Certains groupes qui présentent une demande peuvent toutefois acheminer leur financement par l’entremise d’une société existante. Si c’est le cas, l’étape 1 vise expressément cette société. Il sera possible de fournir de l’information sur le groupe aux étapes 2 et 3.

Section 1A – Identification de l’organisation ou du groupe

Le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI) et le ministère des Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) utilisent les renseignements que vous indiquez dans cette section pour établir l’identité de votre organisation.

Question 1 – Dénomination sociale de l’organisation

Veuillez indiquer le nom légal de l’organisation. Il s’agit du nom associé à votre inscription auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Si le nom légal de l’organisation a changé depuis la constitution en société, il doit être modifié. Prière de ne pas utiliser de nom abrégé. Si le nom employé dans le formulaire diffère du nom qui figure sur le certificat de constitution (sans pièces justificatives), le SAPI ne pourra pas étudier votre demande.

Question 2 – Numéro d’entreprise ou d’enregistrement

Veuillez indiquer le numéro d’enregistrement de votre organisation constituée sans but lucratif ou organisme de bienfaisance enregistré.

Par exemple : 123456789 AB 1234

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web de l’ARC.

Question 3 – Date de la constitution

Veuillez indiquer la date à laquelle l’organisation sans but lucratif ou l’organisme de bienfaisance a été constitué ou la date à laquelle l’organisation a renouvelé sa constitution en société, conformément à ce qui est indiqué sur le certificat de constitution.

Question 4 – Constitution fédérale ou provinciale

Veuillez cocher la case appropriée pour indiquer si l’organisation a été constituée en société sous les régimes fédéral ou provinciaux. Cette information figure dans le certificat de constitution.

Question 5 – Nom de la personne ressource

Veuillez indiquer le nom de la personne qui représente l’organisation et qui fournira tout renseignement complémentaire sur l’organisation qu’exigera le SAPI.

Questions 6 à 10 – Adresse de l’organisation

Veuillez indiquer l’adresse de l’organisation constituée en personne morale.

Questions 11 et 12 – Numéros de téléphone et de télécopieur

Veuillez indiquer les numéros de téléphone et de télécopieur de l’organisation.

Question 13 – Adresse courriel

Veuillez indiquer l’adresse courriel de l’organisation ou l’adresse courriel de la personne ressource de l’organisation.

Question 14a – Combien de signatures sont nécessaires pour les accords juridiques?

Veuillez indiquer le nombre de signatures nécessaires pour les accords juridiques pour le compte de l’organisation.

Question 14b – Nom de la ou des personnes :

Indiquez le nom complet de toutes les personnes qui ont l’autorisation légale de signer des ententes et des rapports. Des spécimens de signature seront requis à l’étape 6.

Question 15a – Combien de signatures sont nécessaires pour les demandes de paiement?

Veuillez indiquer le nombre de signatures nécessaires pour signer les demandes de paiement pour le compte de l’organisation.

Question 15b – Nom de la ou des personnes :

Indiquez le nom complet de toutes les personnes qui ont l’autorisation de signer des chèques, des demandes de paiement et des rapports. Des spécimens de signature seront requis à l’étape 6.

Question 16a – Votre organisation ou groupe a-t-il reçu du financement du gouvernement du Canada pour les mêmes activités?

Veuillez cocher la case « Oui » ou « Non ». L’information demandée se rapporte à l’organisation (entité constituée en société) et non aux membres individuels d’un groupe.

Question 16b – Nom du programme et du ministère ayant fourni ce financement

Veuillez remplir cette section seulement si vous avez répondu « Oui » à la question précédente. Il est impératif d’indiquer tout autre financement reçu d’un ministère ou d’un organisme du gouvernement du Canada pour le même type d’activités. Si vous avez besoin de plus d’espace, veuillez annexer une page supplémentaire à votre demande en indiquant « Question 16b (suite) ».

Question 17a – Votre organisation ou groupe a-t-il bénéficié d’autres sources de financement pour les mêmes activités?

Veuillez cocher la case « Oui » ou « Non ». Les autres sources de financement pour les mêmes activités sont définies comme du financement visant à soutenir les anciens élèves des pensionnats indiens dans leur parcours de guérison et de réconciliation.

Question 17b – Nom et montant des autres sources de financement

Veuillez remplir cette section seulement si vous avez répondu « Oui » à la question précédente. Il est impératif d’indiquer tout autre financement versé par une source autre que le gouvernement du Canada pour le même type d’activités. Si vous avez besoin de plus d’espace, veuillez annexer une page supplémentaire à votre demande en indiquant « Question 17b (suite) ».

Question 18a – Votre organisation ou groupe a-t-il reçu des paiements de transfert d’AANC au cours des cinq dernières années?

Veuillez cocher « Oui » ou « Non ». Un paiement de transfert est un paiement en argent ou un transfert de biens, de services ou d’actifs, fondés sur des crédits, à un tiers, et qui n’entraîne pas l’acquisition de biens, de services ou d’actifs par le gouvernement du Canada. Les paiements de transfert sont versés sous forme de subventions, de contributions ou d’autres paiements. Les investissements, les prêts ou les garanties d’emprunts ne sont pas des paiements de transfert.

Question 18b – Nom de l’unité au sein d’AANC et montant versé

Veuillez remplir cette section seulement si vous avez répondu « Oui » à la question précédente. Indiquez quelle unité d’AANC a versé le financement ou à quel effet il a été versé, les années durant lesquelles il a été versé ainsi que le montant versé. Si vous avez besoin de plus d’espace, veuillez annexer une page supplémentaire à votre demande en indiquant « Question 18b (suite) ».

Question 19 – Déclaration – Montants en souffrance dus au gouvernement du Canada

Dans l’affirmative, veuillez indiquer les sommes à rembourser dans les espaces prévus à cette fin. Voir l’exemple qui suit :

Somme en souffrance due Nature de la somme en souffrance due Ministère ou organisme du gouvernement
$10,000 Trop payé Affaires autochtones et du Nord Canada
Section 1B – Analyse de l’organisation ou du groupe

Cette section nous fournit l’information nécessaire pour réaliser une évaluation en fonction des critères établis (voir la section Critères de sélection et d’évaluation).

Question 20 – Quels sont la mission et les principaux travaux de l’organisation?

Une mission peut être définie comme la raison à l’origine de l’existence de l’organisation ou du groupe et doit exprimer l’objectif général de l’organisation ou du groupe.

Veuillez décrire les principaux travaux de l’organisation, y compris sa mission. Si le groupe présente une demande de financement par l’intermédiaire d’une organisation existante, indiquez seulement la mission et les travaux de l’organisation. Si vous avez constitué votre groupe en personne morale afin de recevoir un financement au titre du PEI collectif, veuillez inclure la mission et les travaux du groupe.

Question 21 – Combien d’employés l’organisation compte t elle actuellement et combien prendront part au processus?

Veuillez indiquer le nombre de personnes qui travaillent pour l’organisation, qu’elles participent ou non au PEI collectif, ainsi que le nombre de celles qui travaillent pour l’organisation et qui participeront au PEI collectif (p. ex. le soutien administratif, le gestionnaire de compte, le coordonnateur, le conseil d’administration, etc.), et le rôle qu’elles seront appelées à jouer.

Question 22 – Votre organisation a t elle subi d’importantes transformations au cours des deux dernières années?

Veuillez indiquer « Oui » ou « Non » en cochant la case appropriée. Si « Oui », veuillez décrire les changements. Par transformations importantes, on entend des événements comme un changement à la direction du conseil d’administration ou au sein de la direction de l’organisation, une diminution ou une augmentation importante du nombre de membres du personnel ou du roulement au sein du personnel, une fusion avec une autre organisation ou une division d’organisations, un changement touchant le mandat ou les activités principales, etc.

Question 23 – Veuillez décrire l’expérience et l’expertise de votre organisation pour ce qui est de mener les activités du projet proposé. Le cas échéant, veuillez inclure toute expérience passée d’accords de contribution conclus avec le gouvernement fédéral ainsi que les résultats obtenus.

Veuillez fournir une description de l’expérience et de l’expertise que possède votre organisation ou groupe en administration de projets. Cette information permettra au SAPI d’évaluer la mesure dans laquelle votre organisation est capable de mener à bien les activités proposées et d’atteindre les résultats escomptés. Vous pouvez mettre en évidence d’autres réalisations passées en plus de décrire l’expertise actuelle et les activités ou projets en cours. Veuillez inclure une description de projets passés qui étaient liés aux anciens élèves des pensionnats indiens et qui ont été financés par le SAPI ou autres ministères fédéraux, administrations municipales, gouvernements provinciaux ou territoriaux (y compris le ministère, l’agent de projet responsable, le nom du projet, la date, la durée, le financement, les cibles et les résultats attendus). Si vous avez besoin de plus d’espace, veuillez annexer une page supplémentaire à votre demande en indiquant « Question 23 (suite) ».

Le cas échéant, veuillez inclure une lettre de recommandation de chaque entité qui, par le passé, a fourni du financement, décrivant votre capacité à mener à bien ce type de programme.

Question 24 – Quelles sont les mesures devant permettre à l’organisation ou au groupe de ne pas manquer à ses obligations dans le cadre de l’accord de contribution? Quelles sont les stratégies d’atténuation qui ont été mises en place? (Le cas échéant, veuillez inclure les derniers états financiers annuels vérifiés à la présente demande.)

Veuillez inclure les stratégies en place pour aider à éliminer les risques auxquels peut être confrontée l’organisation, comme la non-conformité à ce qui avait été convenu dans l’accord de contribution ainsi que les risques financiers que représente le budget qui a été approuvé. Il est important de cibler les risques possibles afin de prendre les mesures qui s’imposent pour réduire les risques à un niveau acceptable. Le cas échéant, veuillez joindre les derniers états financiers annuels vérifiés au présent formulaire de demande. Si aucune vérification officielle n’a été effectuée par un comptable agréé, un état non vérifié sera suffisant.

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Étape 2 : INFORMATION SUR LE GROUPE

Certaines organisations peuvent compter plus d’un groupe qui présente une demande de financement sous forme de contribution au titre du PEI collectif. Le cas échéant, chaque groupe doit remplir et soumettre une proposition distincte.

Section 2A – Personne ressource du groupe

Il s’agit de la principale personne-ressource en ce qui a trait à la demande de financement. Il s’agit souvent du coordonnateur du groupe.

Question 25 – Nom du groupe

Si le nom du groupe est différent de celui de l’organisation, veuillez l’indiquer. Il peut s’agir d’un nom choisi par les membres eux-mêmes, sans que ce soit nécessairement le nom officiel ou légal.

Question 26 – Personne ressource du groupe

Parfois, la personne ressource de l’organisation n’est pas celle du groupe. Veuillez indiquer s’il s’agit de la personne dont le nom est indiqué à la question 5 ou d’une autre personne. Si vous cochez « Différente », veuillez répondre aux questions 27 à 38; si vous cochez « Même personne ressource que pour l’organisation », ne répondre qu’aux questions 37 et 38 de l’étape 2.

Question 27 – Nom de la personne ressource du groupe

Veuillez indiquer qui sera notre principale source d’information concernant la proposition de votre groupe. Il s’agit habituellement de son coordonnateur.

Question 28 – Titre du poste

Veuillez indiquer le titre du poste de la personne ressource désignée à la question 27.

Par exemple : le coordonnateur du groupe et/ou le poste que cette personne occupe au sein de l’organisation.

Question 29 à 33 – Adresse postale

Veuillez indiquer si l’adresse de la personne ressource est la même que fournie pour l’organisation à la section 1A. Si cette adresse est différente, veuillez cocher la case appropriée.

Questions 34 et 35 – Numéros de téléphone et de télécopieur

Veuillez indiquer les numéros de téléphone et de télécopieur de la personne ressource du groupe.

Question 36 – Adresse courriel

Veuillez indiquer l’adresse courriel de la personne ressource du groupe.

Question 37 – Qui sont le coordonnateur du groupe et les membres du conseil d’administration (pour le groupe, sinon pour l’organisation)?

Veuillez indiquer le nom de la personne qui répondra, le cas échéant, à nos questions au sujet de la proposition soumise; souvent, il s’agit du coordonnateur du groupe. Cette question peut recouper la question 27, mais veuillez quand même y répondre. Dressez également la liste de toutes les personnes qui siègent au conseil d’administration, pour le groupe ou pour l’organisation (s’ils sont différents). Un conseil d’administration est un regroupement de membres élus ou nommés qui supervisent conjointement les activités d’une organisation.

Question 38 – Quelle expérience le coordonnateur du groupe a-t-il de ce genre de groupe et/ou des accords de contribution?

Veuillez indiquer les éléments qui permettent d’affirmer que le coordonnateur du groupe est qualifié pour entreprendre ce projet, notamment son expertise, ses compétences, son intérêt et l’expérience acquise (à l’heure actuelle ou par le passé). Veuillez également indiquer s’il possède a déjà été bénéficiaire d’un financement obtenu dans le cadre d’un accord de contribution.

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Étape 3 : ACTIVITÉS DU PLAN DE GUÉRISON

Section 3A – Information sur le groupe

Les réponses aux questions qui suivent nous permettront de nous familiariser davantage avec le groupe qui présente une demande de financement et de déterminer si les activités proposées correspondent bien aux modalités du PEI collectif. Il est important dans tous les cas de répondre de façon rigoureuse.

Question 39 – Quelle est la mission du groupe? Quels liens peut on établir entre la mission du groupe et les objectifs du programme de PEI collectif?

Une mission peut être définie comme la raison d’être du groupe et doit indiquer l’objectif général du groupe.

La mission peut recouper la question 20b si le groupe est l’entité constituée en personne morale. Néanmoins, veuillez indiquer de nouveau la mission dans votre réponse à la question 39. La mission du groupe peut être la même que celle de l’organisation ou être différente.

Comment peut on lier la mission et les objectifs suivants du PEI collectif?

  • contribuer à la guérison en aidant les anciens élèves des pensionnats indiens qui ont été admis au PEI et qui ont un point commun (école, collectivité, problème) à se soutenir mutuellement dans leur cheminement vers la guérison et la réconciliation;
  • permettre aux gens d’accéder à des outils et à des ressources afin de développer, d’améliorer et de renforcer les liens entre les anciens élèves, leur famille, leur communauté et d’autres Canadiens afin de faciliter la guérison et la réconciliation pendant et après les audiences du PEI.
Question 40 – Quel est le lien qui unit ces membres du groupe?

Décrivez les traits communs des membres du groupe. Quelles sont les caractéristiques qui leur permettront de travailler ensemble? Les membres du groupe ont ils fréquenté le même pensionnat, proviennent ils de la même communauté, sont ils de la même famille et/ou parlent ils la même langue? Il n’est pas nécessaire de répondre à toutes ces exigences. Nous voulons seulement mieux comprendre les liens qui unissent les membres du groupe.

Question 41 – Quand et pourquoi le groupe a t il été formé?

À quel mois et en quelle année ce groupe a-t-il été formé? Le groupe a t il été établi à seule fin de présenter une demande de financement au titre du PEI collectif ou ses membres ont ils travaillé ensemble pendant un certain temps sans financement ou au moyen d’un soutien externe?

Question 42 – Quel est le processus décisionnel utilisé par le groupe et comment les membres participent ils à la détermination des activités qui, à leur avis, contribueront à leur guérison?

Les membres du groupe prennent ils leurs décisions par scrutin ou par consensus – à l’unanimité ou à la majorité des voix? Comment les membres ont ils participé à la détermination des activités auxquelles ils aimeraient s’adonner pour contribuer à leur guérison?

Section 3B – Liste détaillée des activités proposées

L’information fournie dans cette section doit être détaillée. Les échéanciers et les types d’activités doivent être précis. L’information fournie dans cette section aura une grande incidence sur l’évaluation de votre proposition et de la capacité de votre organisation à mener à bien cette proposition.

Vous devez remplir un formulaire pour chaque atelier, activité ou réunion. Si vous avez besoin d’un formulaire additionnel (plus qu'un atelier, activite or reunion), cliquez sur le signe plus ci-dessous dans le formulaire. Il faut remplir un formulaire distinct pour chaque atelier, activité ou réunion, particulièrement si des coûts en découlent, et indiquer clairement en quoi l’atelier, l’activité ou la réunion fait partie du programme du groupe en plus de fournir une répartition précise des coûts.

Atelier/activité/réunion no ____

Inscrivez le numéro de l’atelier, de l’activité ou de la réunion. Les numéros ne reflètent pas nécessairement l’ordre dans lequel les activités ont lieu.

Titre de l’activité

Quel est le titre de l’atelier, de l’activité ou de la réunion? Par exemple, est-ce une réunion aux deux semaines, un atelier sur les compétences parentales?

Date(s)

À quelle(s) date(s) l’atelier, l’activité ou la réunion aura lieu? L’activité se déroulera-t-elle sur plusieurs jours, une fois par mois ou autre? Soyez aussi précis que possible. Vous devez au moins indiquer à quel mois l’activité aura lieu.

Lieu(x)

Où l’activité aura-t-elle lieu? Dans une salle louée, dans une autre collectivité, ailleurs?

Description détaillée de l’atelier, de l’activité ou de la réunion

L’unité du PEI collectif utilise les renseignements recueillis afin de déterminer si les activités proposées sont admissibles à un financement.

Veuillez :

  • Fournir des renseignements montrant que l’activité porte sur la guérison ou la réconciliation et qu’elle est réaliste et pertinente à cet égard. Indiquez clairement en quoi l’activité porte sur la guérison ou la réconciliation.
  • Fournir un plan détaillé sur le déroulement de l’activité, par exemple le nom des personnes présentes, le sujet, le lieu, le moment et sa raison d’être.

Par exemple, si l’activité consiste en la tenue de réunions bihebdomadaires durant toute l’année, ces réunions peuvent être regroupées sur un même formulaire. Cependant, vous devez préciser le déroulement de chacune des rencontres.

Veuillez noter que toutes les activités doivent avoir lieu au cours de l’exercice pour lequel elles seront approuvées.

En quoi l'activité se rapporte-t-elle à la mission du groupe et à au moins un des objectifs du PEI collectif?

Expliquez en quoi l’atelier, l’activité ou la réunion touche la mission du groupe telle que décrite à la question 39 et les objectifs du PEI collectif.

Quels sont les résultats escomptés de l'activité proposée et comment seront-ils mesurés (critères précis et concrets)?

Les résultats sont le fruit des apprentissages ou les avantages qui en découlent, c’est-à-dire, la preuve qu’un cheminement de guérison ou d’apprentissage a eu lieu. Décrivez brièvement les résultats escomptés des activités, la façon dont ils seront obtenus ainsi que le suivi effectué. Établir une stratégie précise pour mesurer les résultats est le meilleur moyen de s’assurer qu’une proposition progresse. L’unité du PEI collectif utilise les renseignements fournis dans cette section pour évaluer la qualité de votre proposition ainsi que votre capacité à faire état des résultats obtenus.

Exemple

Activités : Atelier sur les compétences intergénérationelles (compétences parentales)

Résultat : Nous nous attendons à ce que les membres du groupe améliorent leurs compétences parentales.

Élément de mesure : Nous distribuerons un questionnaire avant la tenue de l’atelier pour savoir ce que les participants aimeraient apprendre et nous en distribuerons un autre à la fin de l’entente de contribution pour voir si les membres du groupe appliquent ces nouvelles compétences ainsi que les effets sur leur famille.

Ventilation des coûts :

Déplacements

Déplacements du coordonnateur : Le coordonnateur doit souvent se déplacer pour des activités de groupe (se rendre aux résidences des membres du groupe ou aller chercher des articles qui seront utilisés pour une activité). Dans ce cas, veuillez indiquer correctement le kilométrage (nombre de km x taux) pour chaque atelier, activité ou réunion. Veuillez consulter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (Appendice B – Taux par kilomètre) https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/v238/s658/fr.

Hébergement du coordonnateur et indemnités quotidiennes : Si le coordonnateur doit se déplacer avec le groupe pour réaliser une activité, veuillez consulter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (Appendice C – Indemnités) pour calculer les indemnités de repas et les faux frais pour chaque jour : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/v238/s659/fr. Les taux pour les hôtels seront évalués en fonction de la saison et du type de chambre.

Voyages/déplacements des membres du groupe : Les membres du groupe ne peuvent pas recevoir d’argent pour participer à une activité, mais nous recommandons qu’un financement soit inclus dans le budget pour que les membres admissibles du groupe n’aient pas à débourser d’argent pour participer à des activités de groupe. Les dépenses qui peuvent être couvertes incluent le kilométrage pour participer à des réunions ou à des activités de groupe, ainsi que les déplacements du groupe pour participer à une activité à l’extérieur de la ville. Dans ce cas, veuillez indiquer correctement le kilométrage (nombre de km x taux) pour chaque atelier, activité ou réunion. Veuillez consulter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (Appendice B – Taux par kilomètre) https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/v238/s658/fr.

Hébergement des membres du groupe et indemnités quotidiennes : Si le groupe doit se déplacer pour participer à une activité, veuillez consulter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (Appendice C – Indemnités) pour calculer les indemnités de repas et les faux frais pour chaque jour : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/v238/s659/fr. Les taux pour les hôtels seront évalués en fonction de la saison et du type de chambre.

Déplacements de l’animateur : Il est parfois plus économique de faire venir un animateur dans la collectivité, surtout si celle-ci est isolée, que de faire déplacer tous les membres d’un groupe (p. ex., experts de l’extérieur pour un atelier ou une activité). Vous aurez alors sans doute à couvrir les frais de déplacement de l’animateur.

Veuillez consulter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (Appendice B – Taux par kilomètre) https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/v238/s658/fr.

Hébergement de l’animateur et indemnités quotidiennes : Si l’animateur doit se déplacer pour animer un atelier ou une activité, veuillez consulter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (Appendice C – Indemnités) pour calculer les indemnités de repas et les faux frais pour chaque jour : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/v238/s659/fr. Les taux pour les hôtels seront évalués en fonction de la saison et du type de chambre.

Veuillez utiliser l’exemple ci-dessous pour vous aider à remplir le tableau. Soyez aussi précis que possible.

  DE/À FROM/TO MOYEN DE TRANSPORT et COÛTS TOTAL DES ALLOCATIONS JOURNALIÈRES TOTAL POUR L’HÉBERGEMENT TOTAL DES ALLO-CATIONS JOURNA-LIÈRES
Coordon-nateur du groupe 07-01 au 2014-07-07 Brandon (Manitoba) à Winnipeg (Manitoba) Véhicule personnel
Kilométrage : 214 km x 2 = 428 km x 0,485 $* = 207,58 $
90,95 $* x 2 jours = 181,90 $
59,25 $** x 5 jours = $296.25
140 $/nuit x 6 nuits = 840 $ $1,525.73
Membres du groupe Du 2014-07-01 au 2014-07-07 Brandon (Manitoba) à Winnipeg (Manitoba) Véhicule de location
(3 véhicules pour 12 membres du groupe) = 3 x 30 $/véhicule = 90 $ x 7 jours = 630 $
Essence : 600 $
90,95 $* x 2 jours = 181,90 $ x 12 membres du groupe = 2 182,80 $
59,25 $ x 5 jours = 296,25 $ x 12 membres du groupe = 3 555 $
140 $/nuit x 6 nuits = 840 $ x 6 chambres = 5 040 $ 12 007,80 $
Animateur de l’atelier ou de l’activité Du 2014-07-02 au 2014-07-06 Winnipeg (Manitoba) À Winnipeg donc aucuns frais de transport Ne s’applique pas Ne s’applique pas $0
TOTAL     $1,437.58 $6,215.95 $5,880 $13,533.53

*Le kilométrage et les allocations journalières sont calculés conformément aux appendices B et C de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, qui peut être consultée à l’adresse : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/fr.

**Cette allocation journalière correspond à l’allocation de 90,95 $ moins le déjeuner (15,95 $) et le dîner (15,25 $), car dans le présent exemple, l’accueil (qui inclut le déjeuner et le dîner) est offert dans le cadre de l’atelier pour cinq jours sur sept. Le coordonnateur et les membres du groupe ne peuvent recevoir d’allocation pour les repas offerts dans le cadre d’activités d’accueil.

Autres dépenses

Honoraires (aînés et interprètes) : Si vous avez besoin d’un aîné pour lancer une activité, p. ex. avec une prière ou une cérémonie de purification, cette personne peut recevoir un montant pouvant aller jusqu’à 250 $ pour ces services. Les interprètes peuvent recevoir jusqu’à 500 $ par activité/séance, au besoin. Les aînés et les interprètes peuvent être des membres du groupe, mais nous vous demandons d’effectuer une rotation pour chaque activité s’il y a plus d’un aîné dans le groupe. Le coordonnateur du groupe et l’adjoint administratif ne peuvent pas recevoir d’honoraires pour offrir ces services.

Location de salle, honoraires professionnels, repas et cadeaux : Veuillez inclure la répartition de tous les coûts associés à l’activité. Veuillez noter que le coordonnateur du groupe et l’adjoint administratif ne peuvent pas recevoir d’honoraires professionnels pour réaliser une séance à moins qu’ils ne demandent pas de salaire pour leur participation au programme du PEI collectif.

Autre : Si vous voulez inclure dans l’activité quelque chose qui n’est pas mentionné dans les coûts de l’atelier, veuillez l’indiquer ici. Assurez vous de bien ventiler toutes les dépenses dans cette catégorie si vous nommez plus d’un élément.

Veuillez utiliser l’exemple ci-dessous pour vous aider à remplir le tableau. Soyez aussi précis que possible.

ÉLÉMENT Ventilation des coûts Total
Location de salle 5 jours x 50 $/jour = 250 $ $250
Cadeau(x) 2 cadeaux (animateur et aîné) x 100 $ chacun = 200 $ $200
Honoraires des aînés 1 aîné x 5 jours x 250 $/jour = 1 250 $ $1,250
Honoraires d’interprétation Pas nécessaire $0
Accueil (repas) 12 membres du groupe + 1 coordonnateur, 1 aîné et 1 animateur = 15 personnes x (déjeuner 15,95 $ + dîner 15,25 $ = 31,20 $) = 468 $ (veuillez noter que les coordonnateurs et les membres du groupe n’ont pas réclamé ces repas aux dates de l’activité dans leurs allocations journalières) $468
Fournitures Pas nécessaire 0$
Autre : _____________________    
Autre : _____________________    
TOTAL   2,168$

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Étape 4 : BUDGET

L’Unité du PEI collectif utilise les renseignements fournis à cette étape pour évaluer le coût global des activités proposées et la nature générale des dépenses que les sources de financement prévues couvriront. L’exercice s’étend du 1er avril au 31 mars. Le budget doit correspondre aux activités prévues et les coûts doivent être jugés raisonnables par les responsables du PEI collectif.

Total du financement disponible : 3 500 $ x [nombre de membres] = Il est possible d’obtenir un financement de 3 500 $ pour chaque membre du groupe. Le financement est fourni au groupe, et non à chaque personne (p. ex. 3 500 $ x 10 membres = 35 000 $). Veuillez vous assurer que le montant demandé dans le budget ne dépasse pas le montant que votre groupe peut demander.

Salaires et avantagesCette catégorie comprend les salaires, les charges sociales obligatoires de l’employeur et les avantages versés aux employés (ou en leur nom) qui travaillent directement pour le programme du PEI collectif. Les charges sociales obligatoires comprennent les cotisations d’assurance emploi, les cotisations au titre du RPC/RRQ, les indemnités de congé annuel, etc. Les avantages sont les paiements qu’un employeur doit effectuer d’après les politiques ou les conventions collectives de l’entreprise, comme les cotisations à un régime de retraite collectif. Un maximum de deux personnes peut être affecté au programme du PEI collectif : le coordonnateur du groupe et un employé de soutien administratif.

Exemple :
(A) Salaire horaire : 25 $
(B) Heures par semaine : 25
(A) x (B) = (C) 625 $
(C) x 4 semaines par mois = 2 500 $ par mois
Avantages : 5 % = 125 $ par mois

Exemple:

Frais généraux et administratifs Avril Mai
Fournitures de bureau (photocopies, impression, loyer) Loyer:200 $
Impression (cartouche d’encre et papier):50 $
Stylos, carnets, brocheuse, perforateur à trois emporte pièce:200 $ (dépenses ponctuelles)
Loyer:200 $
Impression (papier):10 $

Fournitures de bureau : Articles nécessaires pour administrer le groupe tout au long de l’accord de contribution, p. ex. papier, photocopies, cartouches d’encre, classeurs, carnets, stylos, marqueurs, papillons adhésifs, etc. En outre, veuillez indiquer dans cette catégorie si vous devez louer un local pour l’administration du groupe, par exemple un local de bureau.

Matériel : Articles dont vous pourriez avoir besoin pour administrer une activité, comme une caméra vidéo ou une caméra numérique, ou un ordinateur et une imprimante pour faire le suivi des dépenses, satisfaire aux exigences en matière de rapports et faire le suivi des membres du groupe. On encourage les groupes à louer ces articles; si cela n’est pas possible, nous prendrons en considération la possibilité d’acheter ces articles.

Télécommunications : Frais de téléphonie cellulaire pour le coordonnateur et frais mensuels pour le groupe et ses membres, de même que les frais mensuels pour Internet et, au besoin, pour l’administration du groupe. .

Frais de vérification et frais bancaires : Si l’organisation reçoit plus de 150 000 $ de financement sous forme de contribution de la part d’AANC au cours d’un exercice, elle devra demander à un comptable agréé de préparer les états financiers vérifiés des dépenses et des revenus à la fin de l’exercice. Veuillez prévoir environ 5 000 $ pour la vérification dans la colonne de mars. N’oubliez pas non plus d’inclure les frais bancaires mensuels.

Prime d’assurance : Un groupe ou une organisation qui reçoit des fonds pourrait souhaiter faire l’acquisition d’une assurance-responsabilité pour son coordonnateur. Les primes d’assurance pour les membres du groupe qui participent à une activité doivent être comptées dans les dépenses associées à l’activité (c. à d., atelier à l’extérieur du pays).

Frais de constitution : Si le groupe se constitue en société uniquement pour obtenir un financement du PEI collectif, ces frais sont remboursables, à condition que la proposition du groupe soit retenue.

Ateliers, activités et réunions
Les chiffres figurant dans cette section doivent correspondre au total extrait des formulaires pour les ateliers, les activités et les réunions (consulter la section 3B).

Total pour les déplacements du coordonnateur, des membres du groupe et de l’animateur : Tous les frais de déplacement du coordonnateur doivent être additionné et le total indiqué correctement pour chaque mois (les frais de déplacement englobent les frais de transport, les allocations journalières et l’hébergement). Il faut faire de même pour les animateurs et les membres du groupe.

Total des dépenses associées à l’activité : Cette catégorie englobe la location des chambres, les cadeaux, les honoraires des aînés, les honoraires d’interprétation, les frais d’accueil et les fournitures. Le total pour chaque mois doit être calculé, puis inscrit dans la colonne correspondante.

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Étape 5 : MEMBRES ADMISSIBLES DU GROUPE

Veuillez dresser la liste des membres du groupe qui participeront au PEI collectif au cours du présent exercice. Est admissible une personne qui a été acceptée au titre du Processus d’évaluation indépendant (PEI), sans égard au stade atteint dans le processus ou dans le règlement de sa revendication. Chaque membre admissible doit remplir le formulaire de consentement. Tous les formulaires doivent être signés et joints à la demande dûment remplie et au budget. Si vous souhaitez savoir à l’avance quels membres du groupe sont admissibles, vous pouvez envoyer les formulaires de consentement dûment remplis à l’Unité du PEI collectif, par la poste à :

Demandes au titre du PEI collectif
Unité du PEI collectif
Secrétariat d'adjudication des pensionnats indiens
7e étage
25, rue Eddy
Gatineau (Québec) K1A 0H4

L'envoi par la poste des originaux à l'Unité du PEI collectif permettra de vérifier les formulaires de consentement avant la fin de l'appel de propositions. Vous pourrez ainsi établir un budget plus précis.

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Étape 6 : SIGNATURES AUTORISÉES

A. Pouvoir de signer des accords juridiques

Veuillez vous assurer que votre formulaire de demande est signé par un représentant officiel et autorisé de votre organisation. Les fondés de pouvoir sont généralement des membres exécutifs du conseil d’administration (président, vice-président, secrétaire ou trésorier) et/ou des employés de l’organisation (président-directeur général, directeur général, chef des finances ou chef des ressources humaines).

B. Pouvoir de signer des demandes de paiement

Veuillez vous assurer que votre formulaire de demande est signé par un représentant autorisé à signer les demandes de paiement. Les fondés de pouvoir sont généralement des membres exécutifs du conseil d’administration (président, vice-président, secrétaire ou trésorier) et/ou des employés de l’organisation (président-directeur général, directeur général, chef des finances ou chef des ressources humaines).

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