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Cliquer ici pour la version PDF (taille: 553 Ko - mise à jour: 2010-04-08)

Le Secrétariat des pensionnats indiens (SAPI ou le Secrétariat), un tribunal quasi judiciaire indépendant, assure l’impartialité du traitement des demandes et de la prise de décisions relativement aux réclamations pour des sévices subis dans les pensionnats indiens administrés par le gouvernement fédéral.

Le Secrétariat a été créé en 2003 pour aider les adjudicateurs qui s'occupent des demandes dans le cadre du Mode alternatif de résolution des conflits (MARC). Suite à la mise en oeuvre de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (CRRPI), en septembre 2007, le Secrétariat a commencé à recevoir des demandes dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant (PEI). Le PEI est un processus extrajudiciaire non accusatoire qui permet de régler les demandes d’indemnisation pour sévices sexuels ou sévices physiques graves, ainsi que d'autres actes fautifs ayant causé de graves séquelles psychologiques aux demandeurs. Le PEI est la seule option offerte aux anciens élèves des pensionnats pour régler ces demandes, à moins qu'ils n'aient choisi de ne pas participer à la Convention de règlement.

Le Secrétariat relève de l'adjudicateur en chef, Daniel Ish, c.r., qui a été nommé par le Comité de surveillance du PEI et confirmé dans ses fonctions par les tribunaux.

Daniel Ish, c.r.
adjudicateur en chef

Kaye E. Dunlop, c.r.
Rodger W. Linka
Delia Opekokew
Daniel Shapiro, c.r.
adjudicateurs en chef adjoints

Jeffery Hutchinson
directeur exécutif

C'est avec plaisir que je présente au Comité de surveillance mon rapport annuel 2009, qui couvre la deuxième année complète du Processus d'évaluation indépendant.

Plusieurs réalisations importantes ont eu lieu en 2009. Nous avons tenu plus du double des audiences —2 966 en 2009 en comparaison à 1 395 l'année précédente—et nous avons rendu près de deux fois plus de décisions. À la fin de l'année, les adjudicateurs avaient octroyé plus de 283 millions $ en indemnisation, soit le triple des montants qui avaient été octroyés à la fin de 2008. Toutes ces réalisations ont eu lieu alors que nous connaissions une augmentation constante du nombre de cas : nous avions reçu 14 158 demandes au 31 décembre 2009, une augmentation de près de 4 800—environ 400 demandes par mois – au cours de l’année.

Nous avons tenu plus du double des audiences —2 966 en 2009 comparativement à 1 395 l'année précédente— et nous avons rendu près de deux fois plus de décisions.

Cependant, nous n'avons pas progressé autant que nous l'aurions voulu ou à la vitesse à laquelle les survivants des pensionnats sont en droit de s'attendre. Nous nous engagions dans le rapport de l'an dernier à ce que le PEI atteigne la cible ambitieuse de 4 000 audiences en 2009, ce qui correspond à trois fois plus que l'année précédente. Force fut d'admettre au milieu de l’année que le PEI ne pouvait soutenir une croissance aussi rapide. Les avocats des demandeurs n'étaient pas en mesure de produire les documents obligatoires et d'assister aux audiences au rythme exigé. Le Canada éprouvait également des difficultés à assister à un nombre plus élevé d'audiences. Les adjudicateurs avaient le fardeau d'assister à de nouvelles audiences tout en tentant de conclure les audiences précédentes, et ont dû recourir plus souvent à des évaluations d'experts et à des conférences téléphoniques post-audiences. Le Secrétariat a continué de bâtir la capacité nécessaire pour répondre au nombre sans cesse croissant de demandes.

En octobre, nous avons par conséquent abaissé la cible à 3 000 audiences, ce qui constituait tout de même plus du double des audiences tenues l'année précédente. Ce rapport en établit les raisons et décrit certaines initiatives que nous prenons pour corriger la situation. Notre réussite dépendra toutefois d’une augmentation de la présentation de documents requis ainsi que l’appui durable d'Affaires indiennes et du Nord Canada, sur le plan financier et celui des ressources humaines.

Je suis heureux de confirmer que le personnel du Secrétariat, les adjudicateurs et moi continuons de jouir de l'indépendance nécessaire face au gouvernement pour remplir le rôle d'adjudication qui nous a été confié aux termes de la Convention de règlement. Le fait que l’administration du Secrétariat soit hébergée par Affaires indiennes et du Nord Canada a toutefois limité, en matière de dotation en personnel, d’approvisionnement et de gestion de l’information, entre autres, la souplesse qui caractérise autrement les tribunaux administratifs comme le nôtre. Assurer la mise en oeuvre du PEI en temps opportun dans ce contexte particulier présente des défis au quotidien.

La croissance du Secrétariat lui-même s’est poursuivie cette année pour répondre à la demande du PEI. Nous avons retenu les services de 22 nouveaux adjudicateurs, ce qui en porte le total à 98. Ils sont appuyés par 176 employés – ce qui est encore loin du chiffre prévu de 230. Toutes ces personnes ont joué un rôle déterminant à l’appui des importantes réalisations du Secrétariat cette année.

Au moment de la publication de ce rapport, le PEI sera bientôt à mi-chemin de la période quinquennale précisée dans la Convention de règlement pour la réception des demandes. Nous continuerons au cours de l’année qui vient d’ajouter au personnel du Secrétariat des ressources dont nous avons un grand besoin, et nous nous concentrerons sur la nécessité de faire en sorte que le processus soit bien calibré, plutôt que sur son élaboration, afin de pouvoir traiter un nombre élevé de demandes avec constance et efficacité. À moins que le Secrétariat puisse surmonter les difficultés qu’il a connues jusqu’ici à atteindre les niveaux de dotation en personnel nécessaires, la croissance du nombre d’audiences demeurera modeste – peut-être ne pourrons-nous pas dépasser les 3 600 audiences au cours de l’année qui vient. Si cette situation devait prévaloir, il en résulterait un retard dans le calendrier pour les demandes qui en sont à l’étape de l’audience.

Chaque adjudicateur et chaque employé du Secrétariat des pensionnats indiens est conscient de l'immense confiance que nous témoignent ceux qui se sont fait entendre et qui ont demandé réparation pour des actes épouvantables qui ont eu lieu autrefois.

Encore une fois cette année, nous avons visé en priorité à faire en sorte qu'une croissance rapide ne se fasse pas au détriment d'une expérience de qualité pour quiconque participe aux procédures du PEI. Peu de tribunaux administratifs au Canada traitent de questions aussi délicates et émotives que les sévices commis dans les pensionnats indiens. Chaque adjudicateur et chaque employé du Secrétariat des pensionnats indiens est conscient de l'immense confiance que nous témoignent ceux qui se sont fait entendre et qui ont demandé réparation pour les actes épouvantables qui ont été commis autrefois. Notre réussite sera évaluée non seulement en fonction du grand nombre de demandes réglées cette année et dans les années qui viennent, mais en fonction de notre capacité de les traiter conformément à nos valeurs fondamentales d'équité, de constance, d'impartialité, de compassion et du fait que les demandeurs sont au centre de nos préoccupations. Je continuerai de travailler avec le Comité de surveillance et tous les intervenants du PEI afin de concrétiser cette vision.

Daniel Ish, c.r.
Adjudicateur en chef

Le nombre de demandes demeure élevé

Nous avons reçu un total de 4 775 demandes en 2009, soit une moyenne de 380 demandes par mois.

Environ 89 % de toutes les demandes d’indemnisation ont été admises en 2009^[1]. La plupart des demandes refusées mettaient en cause des écoles qui ne sont pas visées par la Convention de règlement ou étaient celles de demandeurs qui avaient déjà réglé une demande relative à un pensionnat indien par une action en justice ou dans le cadre du mode alternatif de règlement des conflits (MARC). Le quart environ des demandes non admises ont été refusées parce que les allégations des demandeurs n’étaient pas admissibles à l’indemnisation dans le cadre du PEI.

Un demandeur refusé au PEI a le droit de faire appel auprès de l'adjudicateur en chef, qui confirme ou renverse la décision du Secrétariat. À la fin de décembre 2009, 23 appels avaient été logés depuis le début du PEI, et une décision avait été rendue pour 21 d'entre eux. Dans tous les cas, l'adjudicateur en chef a confirmé la décision de ne pas admettre la demande.

Si le rythme actuel de réception et d'admission des demandes se poursuit, le Secrétariat peut s'attendre à recevoir près de 4 500 demandes additionnelles au cours de l'année 2010. Des éléments hors du contrôle du Secrétariat, notamment les premières activités publiques de la Commission de vérité et de réconciliation, pourraient avoir d’importantes répercussions sur le nombre de cas.

Le Secrétariat a réalisé une analyse des écarts pour étudier les régions où le nombre de demandes dans le cadre du PEI est faible relativement à celui des demandes de Paiement d'expérience commune. Cette analyse a mené à une stratégie de sensibilisation présentée au Comité de surveillance le 15 décembre 2009. La stratégie comprenait la recommandation de cibler la sensibilisation aux régions qui semblent sous-représentées dans le PEI. Les efforts devraient par conséquent porter en particulier sur le Nord, la Saskatchewan, l’Ontario et le Québec. Voici une comparaison du nombre de demandes.

La lenteur de la production des documents limite le nombre d'audiences

Le PEI dépend dans une large mesure de la capacité des avocats des demandeurs de faire progresser les demandes. Dans l'ensemble, le Canada s'est bien acquitté de son obligation en matière de recherche de produire des dossiers lorsque le demandeur a présenté les documents requis. Au 31 décembre 2009, toutefois, une date d’audience n’avait été offerte dans un délai de neuf mois qu’à un tiers des demandeurs, principalement en raison du dépôt tardif de documents obligatoires par les avocats des demandeurs.

Des retards se produisent lorsque les organismes détenteurs de documents ne les fournissent pas à temps, mais également lorsque des avocats acceptent un trop grand nombre de cas.

Conformément aux termes négociés de la Convention de règlement, le PEI repose sur des documents médicaux et scolaires et des documents relatifs aux revenus à l’appui des demandes pour le préjudice subi et les pertes d'occasion résultant d’actes perpétrés dans les pensionnats. La production de ces documents, plus limités que dans le cas d'une affaire judiciaire, doit se faire avant qu’une date d'audience puisse être fixée.

Au milieu de 2008, le Secrétariat a mis en place un nouveau processus visant à simplifier la production de documents obligatoires. Les avocats des demandeurs ont maintenant la responsabilité claire d'obtenir les documents des demandeurs et de présenter le dossier en entier dans le cadre d'une demande d'audience officielle, attestant ainsi que tous les documents nécessaires ont été présentés.

En général, les avocats qui représentent des demandeurs produisent les documents en temps opportun, mais il en va autrement pour d'autres. Des retards se produisent lorsque les organismes détenteurs de documents ne les fournissent pas à temps, mais également lorsque des avocats acceptent un trop grand nombre de cas.

Au 31 décembre 2009, 5 388 demandes admises se trouvaient à l’étape de la gestion des cas en attendant la production de tous les documents. De ces de nombre, 43 % ont été admis avant avril 2009. Le délai moyen à l’échelle nationale pour la présentation de documents par les parties est de 8,4 mois. Les avocats de la Colombie-Britannique sont ceux qui présentent leurs documents le plus vite; leur moyenne est de 7,3 mois, tandis que les avocats du Québec et des Maritimes sont ceux qui prennent le plus de temps, en moyenne 9,2 mois.

Si l'on se base sur le taux de production des documents jusqu'à maintenant, les demandeurs de la Colombie- Britannique peuvent s'attendre à obtenir une audience beaucoup plus rapidement que les demandeurs de l'Alberta ou de la Saskatchewan en raison de la production plus rapide des documents.

Il semble cependant qu'un plus grand nombre de demandes provenant de l'Alberta commencent à cheminer dans le processus d'audience. Aussi, les demandes provenant de la Saskatchewan ont été présentées en moyenne plus récemment que celles provenant de l'Alberta ou de la Colombie-Britannique. Le Secrétariat prévoit un nombre proportionnellement plus élevé d'audiences en Alberta et en Saskatchewan au cours de l'année 2010.

L'adjudicateur en chef a soulevé cette question auprès du Comité de surveillance du PEI, du Comité d'administration national et des tribunaux superviseurs. L'adjudicateur en chef devra aussi s'attaquer au problème de certains avocats qui présentent un nombre de demandes qui dépasse largement leur capacité de les traiter.

Le Secrétariat a pris un certain nombre de mesures pour aider les parties à améliorer leur production de documents. Ces initiatives comprennent l'analyse des demandes afin d'établir des tendances dans le retard pour la production de documents, une enquête sur les délais propres à une région (par exemple dans le cas d'organismes provinciaux d’indemnisation pour accident de travail et d'organismes correctionnels), et des rencontres avec les autorités fédérales et provinciales visant à s'entendre sur des façons d'accélérer le traitement des demandes de documents pour le PEI. Le Secrétariat a de plus préparé une liste de pratiques exemplaires destinée aux parties et les informe régulièrement de l'état de leurs demandes.

Le nombre d'audiences augmente de plus en plus

Au cours de l'année 2009, on a offert 3 344 dates d'audience et tenu 2 966 audiences.

On a tenu en moyenne près de 250 audiences chaque mois partout au pays. Puisque près de la moitié des demandes admises proviennent de la Colombie- Britannique et de l'Alberta, la majorité des audiences tenues cette année se sont déroulées dans ces provinces.

Augmentation dans le nombre de décisions

Nous avons fait parvenir 2 060 décisions aux parties en 2009, soit environ le double de l'an dernier. De ce nombre, 96 % incluaient un montant octroyé par l'adjudicateur. Au total, plus de 182,7 millions de dollars ont été octroyés au cours de l'année 2009.

Des efforts sont en cours pour s’assurer que les décisions sont publiées dans une manière aussi rapide que possible. Avec l'ajout de nouveaux adjudicateurs, il sera possible de faire en sorte que le nombre d'audiences ne cesse d'augmenter alors que le temps de produire des décisions continue à diminuer.

De nombreuses réclamations impliquent des activités significatives suite à l'audience, tels qu'une évaluation médicale ou à une évaluation d'expert. Le PEI attribue un rôle essentiel mais limité aux évaluations pour aider à prouver les allégations de sévices. À la différence d'un processus judiciaire dans lequel de multiples évaluations, des rapports contradictoires et le contre-interrogatoire d'experts sont fréquents, le PEI limite le recours aux évaluations aux cas les plus essentiels. Un adjudicateur doit demander une évaluation médicale dans les cas de sévices physiques pour l'aider à déterminer si les présumées voies de fait ont causé la blessure physique alléguée. De plus, les demandes pour dommages indirects ou pertes d'occasion de niveaux 4 ou 5, ainsi que pour des pertes de revenus réelles, doivent faire l'objet d'une évaluation par un expert choisi à partir d'une liste et nommé par le Comité de surveillance.

Aussi importantes que soient ces évaluations, il faut beaucoup de temps pour les obtenir. Le temps additionnel nécessaire à la production d’une décision est en moyenne de 4 à 6 mois, selon le type de rapport requis.

Aussi importantes que soient ces évaluations, il faut beaucoup de temps pour les obtenir. Le temps additionnel est en moyenne de 4 à 6 mois, selon le type de rapport requis.

Il y a plusieurs raisons pour ces délais. Dans bien des parties du pays, il y a peu d’experts qualifiés et prêts à réaliser des évaluations en quantité requise pour appuyer le PEI. Il arrive souvent que le demandeur doive se déplacer sur de longues distances pour voir un expert qui se trouve dans un grand centre urbain.

L’exigence d’évaluations fait partie de la Convention de règlement et il n’est possible d’en déroger que si les parties s’entendent d’un commun accord pour modifier la Convention de règlement, et si les tribunaux superviseurs l’autorisent. Sans dépasser le cadre du système en place, le Secrétariat a pris plusieurs mesures visant à améliorer la rapidité et l'efficacité du processus d'évaluation.

• Nous avons constitué une unité chargée, après l’audience, de coordonner et de surveiller les activités qui suivent l'audience du demandeur, y compris les évaluations, les demandes de transcription et les audiences supplémentaires pour les témoins et les auteurs allégués.
• Le personnel du Secrétariat a travaillé avec le Comité de surveillance et d'autres comités afin de trouver et de recommander d'autres évaluateurs médicaux et autres experts afin d’assurer qu’un nombre suffisant de professionnels soient disponibles pour répondre à la demande.

Le Secrétariat demeure toutefois assujetti aux prescriptions de la réglementation gouvernementale en matière d'approvisionnement, d’attribution de contrats et de rémunération des experts – des contraintes qui n’étaient probablement pas prévues lorsque les parties se sont entendues pour habiliter les adjudicateurs à retenir les services d'experts. Après plus d'un an de travail, le Secrétariat continue de négocier un cadre qui permettrait de faire une plus grande partie de ce travail au bureau de l'adjudicateur en chef et de réduire la dépendance à l’égard d'Affaires indiennes et du Nord Canada. Le Secrétariat a bon espoir que le cadre soit finalisé au début de 2010.

Le vieillissement des cas préoccupe

Un indicateur important de la satisfaction des demandeurs en ce qui concerne le processus d’évaluation indépendant est la vitesse à laquelle leur demande peut être réglée. Beaucoup sont âgés ou en mauvaise santé, et le processus de présentation d’une demande pour le PEI peut rouvrir d’anciennes blessures et causer de l’anxiété.

Le Secrétariat surveille de près le vieillissement des cas du PEI afin de mieux comprendre les causes de retard et y remédier. Le graphique ci-dessous est une représentation visuelle de la charge de travail du PEI, organisée en fonction du mois de l’admission de chaque demande. La partie en noir de chaque colonne représente les demandes qui sont en attente en raison de facteurs externes – soit parce que le demandeur n’a pas présenté les documents requis ou qu’il ait tardé à déterminer la date de l’audience relative à une demande prête. Cette représentation ne tient pas compte des demandes réglées par la négociation.

Le Secrétariat a réalisé des gains importants dans les limites générales établies par la Convention de règlement en accélérant et en simplifiant le flux des demandes.

Blocs d'audiences

Une des caractéristiques les plus particulières du Processus d'évaluation indépendant des pensionnats indiens est la souplesse dont disposent les demandeurs dans le choix du lieu de leur audience. Les audiences du PEI se déroulent dans des centaines d'endroits partout au pays chaque année, y compris dans des collectivités rurales et éloignées et, au besoin, dans des hôpitaux ou des centres d'hébergement. Le Secrétariat constitue le tribunal administratif canadien le plus mobile.

Il est cependant clair que certaines collectivités accueillent chaque année un grand nombre d'audiences. Afin de planifier davantage d'audiences à un coût moindre, le Secrétariat a réalisé une analyse de densité des audiences afin de mieux comprendre les tendances régionales dans les endroits où on lieu les audiences. AuManitoba, par exemple, plus de 80 % des audiences se sont déroulées à Winnipeg. En Saskatchewan, 90 % des audiences ont eu lieu dans les trois grandes agglomérations urbaines de la province. En Alberta, 70 % des audiences se sont déroulées dans trois des quatre principaux lieux d'audience de la région.

En planifiant des audiences en bloc de façon plus efficace dans des agglomérations importantes, le Secrétariat a augmenté considérablement la capacité des avocats d’assister à un plus grand nombre d’audiences par année.

En réaction à ces résultats, le Secrétariat a travaillé de façon proactive avec les avocats des demandeurs et le Canada pour commencer à planifier des audiences en blocs de deux (2) ou plus. Ainsi, 325 blocs avaient été planifiés à la fin de l'année, pour un total de plus de 1 700 audiences – soit plus de la moitié des audiences tenues pendant l'année.

Les demandeurs continueront de pouvoir décider du lieu de leur audience, conformément à la Convention de règlement. En planifiant des audiences en bloc de façon plus efficace dans des agglomérations importantes, le Secrétariat a augmenté considérablement la capacité des avocats des défendeurs et de ceux des demandeurs d'assister à un nombre plus élevé d'audiences par année, tout en réduisant les coûts par audience, le nombre de déplacements et le fardeau administratif.

Salles d'audience de Winnipeg et Vancouver

Les demandeurs des régions deWinnipeg et de Vancouver peuvent obtenir leur audience dans les salles d'audience du Secrétariat réservées à cette fin. La salle d'audience de Vancouver et le centre d'audience deWinnipeg ont commencé à tenir des audiences en septembre et en novembre 2009 respectivement.

Pour les demandeurs, les salles d'audience sont un endroit sécuritaire et adapté sur le plan culturel. Elles sont conçues spécialement pour soutenir tous les aspects du processus de guérison et de réconciliation.

Pour les demandeurs, les salles d'audience sont un endroit sécuritaire et adapté sur le plan culturel. Elles sont conçues spécialement pour soutenir tous les aspects du processus de guérison et de réconciliation. Un espace de travail est également à la disposition des adjudicateurs qui doivent se déplacer régulièrement dans les villes pour les audiences et le personnel du Secrétariat offre un soutien sur place.

Règlement négocié

En plus des audiences complètes avec un adjudicateur, le PEI permet de régler des réclamations sans audience, si le demandeur et le gouvernement peuvent s'entendre sur une indemnisation qui respecte les règles en vigueur. Le Secrétariat ne participe pas directement à la négociation des règlements, sauf si les parties demandent qu’un adjudicateur soit désigné pour y assister.

En 2009, 352 règlements négociés ont été conclu, en comparaison de 55 en 2008. Les règlements négociés ont toutefois été assez utiles pour le traitement de la réouverture de demandes pour perte d’occasion ou de sévices entre élèves déjà traitées dans le cadre du MARC, conformément aux prescriptions de la Convention de règlement. Par l’utilisation de transcriptions existantes et de décisions d’adjudicateurs, 206 de ces cas de réouverture ont été réglés depuis septembre 2007 sans qu’il soit nécessaire de soumettre la question à un adjudicateur.

PEI de groupe

Le PEI de groupe permet à d'anciens élèves de passer les étapes du PEI avec d'autres anciens élèves. Les groupes admis au PEI peuvent disposer d'un financement sous forme de contribution afin de payer des mesures de soutien tout au long du processus. Le PEI de groupe offre la possibilité de soutenir les anciens élèves pendant le déroulement du processus en les habilitant à faire des choix liés à leur guérison avant leur audience. Un soutien financier est offert pour habiliter les groupes d’individus admissibles à mettre en oeuvre leur plan de guérison. Deux organisations représentant environ 45 demandeurs ont reçu un financement sous forme de contribution pendant l'année 2009.

Plan d'intervention contre la pandémie d'influenza

Nous avons préparé un plan d'intervention contre la pandémie d'influenza (plan de continuité des activités) que nous avons communiqué au personnel afin qu'il se prépare à la pandémie de grippe H1N1 à l'automne 2009. Le plan incluait la création d'un Comité de la grippe pandémique et un suivi national du taux d'absentéisme, des annulations d'audiences et de la prévalence de la grippe H1N1 partout au pays. Heureusement, une seule audience a été annulée en 2009 en raison de la grippe H1N1. Le plan demeure une préparation utile pour toute future urgence de ce genre.

Mesures de planification en prévision des Jeux olympiques de 2010 à Vancouver

En 2009, le Secrétariat a conçu une stratégie de planification visant à s'adapter aux difficultés importantes de déplacement et de logistique causées par les Jeux olympiques d'hiver de 2010 à Vancouver. Nous n’avons ménagé aucun effort pour faire en sorte que les demandes de Colombie-Britannique prêtes à être entendues, particulièrement dans la région de Vancouver, se déroulent en janvier 2010 ou avant. En février 2010, seules les audiences accélérées (pour les demandeurs risquant de décéder ou de perdre la capacité de livrer leur témoignage) se tiendront à Vancouver. D'autres audiences ont été prévues dans d'autres provinces afin d'optimiser l'emploi des adjudicateurs.

Décisions abrégées

Une des plus grandes préoccupations des demandeurs du PEI est le long délai qui s'écoule entre la tenue de leur audience et le moment où l'adjudicateur rend sa décision en ce qui concerne une indemnisation. Dans de nombreux cas d'audiences, les parties s'entendent sur le niveau des sévices, des dommages, des facteurs aggravants et de la perte d'occasions, mais doivent tout de même attendre une décision officielle contenant une description détaillée de la preuve et la justification de l'attribution de points.

En novembre 2009, le Comité de surveillance a approuvé un processus de décision abrégée, qui sera disponible à compter du 4 janvier 2010. Ce mécanisme facultatif sera offert aux demandeurs faisant affaire avec un avocat dans le volet ordinaire du PEI.

Pour un grand nombre, la reconnaissance et la réception d'une décision finale le plus tôt possible après l'audience est d'une extrême importance.

Si le demandeur est admissible à la décision abrégée et si les parties s'entendent sur les niveaux d’indemnisation et les éléments clés de la décision (notamment les points attribués pour les actes prouvés, le préjudice subi, les facteurs aggravants et à la perte d'occasions), l'adjudicateur prépare une décision abrégée sur place, signée par l'adjudicateur et les parties présentes à l'audience. Toutes les parties conservent leurs droits aux termes du PEI de faire réviser la décision par un autre adjudicateur, comme le prévoit la Convention de règlement.

Certains demandeurs souhaitent quand même recevoir une décision complète avec description détaillée de la preuve et de la justification venant appuyer la décision d'indemnisation, à des fins commémoratives et pour d'autres raisons. Cette option demeure offerte à tous les demandeurs. Pour un grand nombre, la reconnaissance et la réception d'une décision finale le plus tôt possible après l'audience est d'une extrême importance. L'objectif de la décision abrégée est d'offrir une autre possibilité aux demandeurs.

Les décisions abrégées seront offertes si l'on respecte les conditions suivantes :

• la demande suit le volet ordinaire;
• le demandeur est représenté par un avocat;
• toute la recherche a été effectuée, tous les documents obligatoires ont été produits avant l'audience et tous les témoignages ont été entendus;
• le plan de soins futur (s'il y a lieu) est présenté avant la fin de l'audience;
• les représentations ont eu lieu à la fin de l'audience;
• le demandeur demande par écrit le recours à une décision abrégée; et
• les représentants des parties présents à l'audience s'entendent sur les niveaux d’indemnisation et les points, et donnent leur consentement écrit au recours à la décision abrégée.

Lorsqu'une Église choisit de ne pas envoyer de représentant à l'audience, le Canada peut consentir au recours à la décision abrégée en son nom.

La décision abrégée ne peut être offerte si le demandeur se représente lui-même, si un auteur allégué témoigne et conteste sa responsabilité ou dans tout autre cas où un enjeu matériel demeure en lien avec la crédibilité, la responsabilité ou l'indemnité.

Le Comité de surveillance prévoit revoir la mise en oeuvre et le succès du processus de décision abrégée à sa rencontre d'avril 2010.

Capacité accrue

Le Secrétariat a commencé l'année 2009 avec 150 employés et l'a terminée avec 176 employés. Bien que ce nombre représente une augmentation de 17 %, le Secrétariat a encore beaucoup de chemin à faire pour atteindre le nombre requis d'employés, soit 230.

Dans l’embauche de son personnel, le Secrétariat est tenu de respecter les termes de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique; le processus est long. Le Secrétariat continuera de faire tout en son pouvoir pour augmenter les niveaux de dotation en personnel en 2010.

En partie à cause de la difficulté à recruter des employés, le Secrétariat a apporté des modifications aux tâches et à la répartition des ressources afin de répondre aux demandes prioritaires, en particulier le nombre beaucoup plus élevé d'audiences.Même si cette façon de faire a aidé à soulager certaines pressions immédiates, elle n'allait pas au coeur du problème : le nombre insuffisant de ressources fournies pour répondre taux de rendement en matière de production aux termes de la Convention de règlement qui s’appliqueront au cours des années à venir^[3].

Un cinquième adjudicateur en chef adjoint, Michel Landry, a été nommé en novembre 2009. M. Landry ajoute à la capacité française du Secrétariat et supervisera les audiences en français et les adjudicateurs francophones.

Le Secrétariat a eu à sa disposition 76 adjudicateurs activement engagés tout au long de 2009. Au cours de l'année, nous avons produit une demande de proposition afin d'augmenter le nombre d'adjudicateurs. Les entrevues ont eu lieu en décembre 2009, et 22 candidats sélectionnés commenceront à tenir des audiences au printemps 2010.

Ces réalisations ne se sont toutefois pas faites sans difficulté. En tant que gestionnaire neutre du processus, le Secrétariat dépend des participants, en particulier les avocats qui représentent les demandeurs, qui font leur part pour assurer un règlement rapide des demandes. De plus, le Secrétariat se fie sur le soutien des services ministériels et les ressources financières fournis par le gouvernement.

La vérification des frais juridiques est laborieuse et litigieuse

Une charge de travail imprévue découle de la décision des tribunaux de surveillance d'exiger, comme condition à l'approbation de la Convention de règlement, que les adjudicateurs du PEI vérifient les frais juridiques facturés aux demandeurs par leurs avocats.

Il existe deux normes de vérification. Dans tous les cas, l'adjudicateur doit obtenir le mandat de représentation en justice et faire en sorte que les frais facturés n'excèdent pas 30 % du montant d'indemnisation versé au demandeur. Ce seuil de 30 % comprend les 15 % versés par le Canada à titre de contribution aux frais juridiques, mais n'inclut pas les taxes ou les déboursés.

L'adjudicateur en chef croit que le régime actuel de vérification des frais juridiques répond de façon juste et équitable à la préoccupation des cours, qui souhaitent que les personnes inscrites au recours collectif aient accès à une aide juridique de qualité, à un coût qui tient compte des compétences de l’avocat et de son travail.

En plus de la vérification obligatoire, l'adjudicateur peut vérifier le caractère raisonnable et équitable des frais facturés, à la demande du demandeur ou de son propre chef. Pour mieux s'assurer que ces vérifications se font uniformément et conformément aux principes énoncés par les tribunaux, l'adjudicateur en chef a publié un guide décrivant un processus adapté à la vérification des frais.

À ce jour, les adjudicateurs ont procédé à des vérifications de caractère raisonnable et équitable pour un peu moins de la moitié des cas. Dans 80 % des cas, une telle vérification a permis de réduire les frais juridiques.

Dans l'ensemble, les frais juridiques s'élevaient en moyenne à environ 19,5 % du montant de l'indemnisation versée au demandeur. Si on déduit la contribution de 15 % versée par le Canada, cela signifie qu'en moyenne les demandeurs versent 4,5 % du montant de leur indemnisation à leur avocat. Dans environ un quart de tous les cas, les avocats ne facturent aucun frais à leurs clients et se contentent de recevoir la contribution de 15 % versée par le Canada.

Cependant, le processus de vérification des frais juridiques a parfois donné lieu à des litiges. Bon nombre d'avocats sont mécontents que leur mandat de représentation en justice fasse l'objet d'une vérification et que les adjudicateurs aient accepté la responsabilité que leur ont confiée les tribunaux. Un nombre croissant d’avocats exercent leur droit d'en appeler des décisions concernant les frais auprès de l'adjudicateur en chef, et certains demandent l'intervention des tribunaux sur cette question.

L'adjudicateur en chef croit que le régime actuel de vérification des frais juridiques répond de façon juste et équitable à la préoccupation des cours, qui souhaitent que les personnes inscrites au recours collectif aient accès à une aide juridique de qualité, à un coût qui tient compte des compétences de l’avocat et de son travail.

Préoccupations au sujet du comportement de certains avocats

Même si un grand nombre de demandeurs du PEI profitent des services d'avocats compétents et attentifs, des adjudicateurs et d'autres parties aux audiences du PEI ont signalé plusieurs cas où le comportement de certains conseillers se situait en deçà des normes auxquelles on est en droit de s'attendre de membres du Barreau.

L'intégrité du PEI est compromise lorsque le comportement de quelques personnes ternit la réputation de tous les avocats, qui sont des participants essentiels au processus. L'adjudicateur en chef a soulevé cette question avec le Comité de surveillance et les tribunaux dans l'espoir de mettre en place des mécanismes appropriés pour encourager l'adoption de normes raisonnables de comportement professionnel et éthique.

Le Secrétariat compte plusieurs projets en cours pour tirer profit des progrès réalisés en 2009.

Nombre de demandes prévu et capacité d’adjudication

En nous fondant sur les taux et les tendances observées en 2009 en ce qui concerne les demandes, le Secrétariat prévoit la réception et l’admission d’entre 350 et 380 demandes par mois en 2010 – ce qui ferait un total annuel de 4 200 à 4 560 nouvelles demandes dans le cadre du PEI.

La capacité de traitement de ce nombre de cas n’est toutefois pas assurée. Il est essentiel de prendre en compte les préoccupations exprimées ailleurs dans ce rapport concernant la dotation en personnel et l’approvisionnement. Le Secrétariat demeure confiant que les processus de dotation actuellement en cours produiront des résultats importants d’ici la fin de juin 2010, mais il serait imprudent de s’engager à atteindre des niveaux de débit plus élevés sans que les ressources nécessaires soient en place.

Selon les prévisions actuelles pour 2010, par conséquent, le Secrétariat estime qu’il pourra tenir environ 3 600 audiences.

Les répercussions de ce niveau de capacité sur la charge de travail sont illustrées dans les deux diagrammes à droite. Deux scénarios y sont présentés : la figure 1 est fondée sur l’admission de 380 demandes par mois (4 560 en tout), tandis que la figure 2 est fondée sur l’admission de 350 demandes par fois (4 200 en tout). Les deux scénarios sont basés sur l’hypothèse que 90 % des dossiers reçus en 2010 seront admis. Chacun de ces diagrammes illustre la répartition par étapes de la charge de travail – admission, gestion des cas, suivi de l’audience et traitement de la décision.

Dans les deux scénarios, on voit que le Secrétariat aura d’ici la fin de 2010 plus de 6 000 demandes à l’étape de la gestion des cas en attente de documents que doivent présenter les parties. Il y aura également de 1 600 à 1 700 demandes en gestion des audiences, plus de 1 700 demandes en activités de suivi des audiences et 1 200 décisions en attente de traitement et de communication aux parties.

Vérification du processus de gestion des audiences

En raison de la nature de son travail, le Secrétariat est tenu de traiter un volume très élevé de mesures d’organisation matérielle et de transactions financières à l’appui des audiences. Il faut au moins 10 transactions par audience, notamment pour les déplacements des demandeurs et des personnes qui les soutiennent, les réservations de chambres, les transcriptions, les évaluations d’experts et les honoraires des adjudicateurs. Dans l’ensemble, cela s’est traduit en 2009 par un total d’environ 39 000 transactions à l’appui de 3 000 audiences et plus de 46 000 transactions à l’appui des 3 600 audiences que nous visons pour l’an prochain.

Le Secrétariat travaille à simplifier les processus et systèmes pour assurer un traitement financier rigoureux et précis dans un contexte de volume élevé de factures. À ce jour, le Secrétariat a éprouvé plusieurs difficultés découlant de la réception d'un grand nombre de factures et met tout en oeuvre pour rattraper le retard accumulé avant la fin de l'exercice financier.

À la fin de l'année 2009, le Secrétariat avait pratiquement doublé sa capacité en matière de comptes créditeurs et a commencé à constater des améliorations importantes dans les délais de paiement. Des ressources supplémentaires seront réaffectées au début de 2010 afin d'éliminer les derniers retards avant la fin de l'exercice financier.

Le Secrétariat étudie également diverses options permettant de diminuer le fardeau des opérations quotidiennes de la fonction de gestion des audiences.

Le Secrétariat entreprendra également une révision des processus financiers afin de s'assurer qu’ils répondent de façon adéquate à la charge de travail en 2010.

Échange de documents informatisés

Une partie importante des coûts et du temps consacrés au traitement des demandes du PEI est imputable à l'emploi de services de messagerie pour transférer des documents de nature délicate. Dans un effort visant à réduire les coûts et à minimiser les délais, le Secrétariat mettra en oeuvre un système sécurisé sur le Web pour l'échange électronique de données (EED). L'EED permettra aux utilisateurs de transférer des documents protégés par voie électronique plutôt que d'avoir recours à des services de messagerie, au courrier, à des disques compacts, etc.

La mise en oeuvre de cette initiative se fera par étapes. Dès le début de 2010, les adjudicateurs, le personnel du bureau de l'adjudicateur en chef et les fournisseurs de services externes essentiels, tels que les transcripteurs, recevront une formation à l’utilisation du système. Une fois la mise en oeuvre réussie, on étendra la portée de cette initiative pour permettre à toutes les parties, en particulier les avocats des demandeurs, d’échanger des documents informatisés avec le Secrétariat. Les coûts d’investissement et les coûts continus d'un site FTP seront rapidement absorbés par les économies réalisées en frais de messagerie. Cette initiative mettra le Secrétariat au même niveau qu'un grand nombre de greffes, qui facilitent le dépôt et l’échange de documents par voie électronique.

Base de données des décisions

Le Comité de surveillance du PEI a demandé l'implantation d'une base de données sécurisée contenant les décisions du PEI, interrogeable et en ligne, que pourront utiliser les adjudicateurs, les avocats des demandeurs, les avocats du Canada et les Églises pour assurer le même accès à toutes les parties. Actuellement, seules les parties participant à une demande reçoivent la décision; puisque le Canada est partie dans toutes les causes, il est le seul à avoir accès à toutes les décisions.

La base de données contiendra des décisions choisies et servira uniquement à des fins de recherche, puisque les décisions du PEI n'ont pas valeur de précédent. Tous les renseignements permettant d'identifier une personne seront retirés des décisions pour assurer la protection de la vie privée et la confidentialité à tous les participants.

Le bureau de l'adjudicateur en chef s'assurera que la base de données contient les décisions clés, y compris les décisions de révision, les décisions de causes entre élèves, y compris les décisions où l’on a constaté ou admis des connaissances réelles ou par interprétation, les décisions pour des appels concernant les frais juridiques, les décisions sur d'autres sévices et les décisions sur la perte de revenus réels.

La création de cette base de données commencera au début de 2010.

Réception des demandes dans le cadre du PEI
Suite 3-505, rue 133 Weber Nord
Waterloo (Ontario) N2J 3G9

Réception des documents
B.P. 1575, Station B
Ottawa (Ontario) K1P 0A9

Bureau de l’adjudicateur en chef
100-1975, rue Scarth
Regina (Saskatchewan) S4P 2H1

Bureau du directeur administratif
2723, chemin Lancaster
a/s pièce 341 – 90, rue Sparks
Ottawa (Ontario) K1A 0H4