Comité de surveillance des Procès-verbaux | 15 août 2007 - Vancouver, Colombie-Britannique

La DP pour les postes d’adjudicateur a été affichée dans le système MERX le 7 août 2007. La date de clôture est le 31 août 2007. On prévoit que la présélection aura lieu entre le 12 et le 21 septembre. Deux comités de présélection devront être mis sur pied. On souligne que le fait de procéder à la présélection dans des pièces séparées de l’hôtel offrira plusieurs avantages. La communication des noms des personnes présélectionnées fera l’objet d’une entente de confidentialité, tel que l’exige TPSGC. Les entrevues auront lieu entre le 1er et le 26 octobre. On a discuté de l’endroit où se tiendront les entrevues. Les dernières entrevues ont eu lieu à Halifax, à Toronto, à Winnipeg, à Regina et à Vancouver. On choisira les lieux des entrevues en tenant compte du lieu où se trouvent les candidats et de leur nombre.

On se conforme au processus établi dans la Convention de règlement. Les noms des candidats aux postes d’adjudicateur en chef ont été transmis aux tribunaux. Ces derniers ont ensuite envoyé plusieurs questions, auxquelles on est en train de répondre. Si la réponse des tribunaux arrive comme prévu, les entrevues se dérouleront à Winnipeg (?) les 4 et 5 2007. Une conférence téléphonique aura lieu au préalable pour discuter des questions d’entrevue. Un guide d’évaluation sera élaboré.

On fait remarquer que lors des prochains processus d’embauche des adjudicateurs, il faudra y intégrer les révisions au processus pour connaître davantage l’opinion des intervenants et tenir plus de consultations auprès d’eux. L’exigence voulant que les noms ne soient pas divulgués aux intervenants a suscité une forte opposition, en particulier de la part des représentants de l’Église. Monique Bond s’est engagée à faire part de cette opposition dans une demande en cours d’élaboration qui permettrait au Secrétariat du PEI de mener un processus d’embauche différent du processus actuel de demande de propositions.

Le processus de présélection est prévu pour le 16 août 2007 à Vancouver. La date des entrevues sera fixée dès que le nouvel adjudicateur en chef adjoint sera choisi (fin de septembre au plus tôt pour ces entrevues).

On discute du rôle des remplisseurs de formulaires. Plusieurs s’inquiètent de l’éventualité que les remplisseurs de formulaires puissent donner des conseils juridiques aux demandeurs. L’évaluation des services de remplissage de formulaires a été donnée à contrat (Gordon McClennan & Assoc). L’évaluation sera déposée au Comité de surveillance. Les contrats actuels se terminent à la fin de septembre. Le Secrétariat du PEI envisage les options qui s’offrent à lui.

Le Canada présente plusieurs documents provisoires aux fins de discussion seulement. Les documents soulignent les modalités générales de transfert des dossiers du MARC au PEI après le 19 septembre. Étant donné que les règles de transfert d’un dossier particulier s’appliquent si l’audience du MARC a lieu avant le 19 septembre, on se demande si le Secrétariat doit continuer de fixer les dates des audiences, si on doit permettre l’ajournement des audiences afin que les demandeurs puissent se tourner vers le PEI et s’il convient d’informer les demandeurs maintenant (avant le 19 septembre) que le fait de fixer une date d’audience pourrait avoir des répercussions sur leurs droits en vertu du règlement. Il y a eu consensus sur les points suivants :

• les audiences annulées après le 19 septembre doivent faire l’objet d’une nouvelle demande au PEI;
• le Secrétariat devrait commencer dès maintenant à aviser les demandeurs que la mise au rôle d’une audience pourrait avoir des répercussions sur leurs droits en vertu du règlement;
• la date d’audience a été fixée au sens du règlement si, le 19 septembre, les parties avaient convenu d’une date d’audience (à un moment ultérieur). On ne tiendra pas compte des audiences qui ont été annulées ou reportées avant le 19 septembre;
• le Canada enverra une lettre aux demandeurs ayant présenté des réclamations pour sévices sexuels dans le cadre du MARC pour les informer des règles de transfert énoncées dans le règlement;
• le Canada enverra également une lettre plus générale aux demandeurs qui ont présenté des réclamations pour sévices physiques pour les informer des dispositions de transfert contenues dans le règlement;
• le Canada n’enverra pas de lettre de transfert aux demandeurs dont la réclamation n’a pas été retenue dans le cadre du MARC (en gardant à l’esprit le fait que le Canada n’a pas toujours fait savoir clairement qu’une réclamation avait été rejetée);
• les audiences en marge du PEI commenceront après la formation des adjudicateurs en novembre. Seules les audiences demandées d’urgence font exception à cette règle (p. ex., en raison de la santé défaillante du demandeur). Toute demande d’audience hâtive doit être présentée au Secrétariat du PEI;
• RQPIC enverra par courrier de l’information aux demandeurs (ou à leur avocat) au sujet des paiements complémentaires au titre du règlement;
• le guide provisoire et le formulaire de demande pour le PEI seraient renvoyés au Comité de surveillance pour approbation;
• le langage du guide provisoire doit être revu pour des raisons de « clarté ».

Plusieurs questions ont été soulevées à l’intention du gouvernement :

• Les demandeurs auront-ils accès aux services de soutien en santé au cours des négociations de règlement?
• Les lettres émanant de Justice portant sur les règlements de litiges nécessitent des éclaircissements.
• Le gouvernement prendra-t-il des mesures pour s’assurer qu’il y a parité entre les cabinets d’avocats dans la mise au rôle des audiences du PEI, compte tenu du nombre élevé de réclamations prévu au début?
• La quittance relative aux paiements complémentaires au nom de l’Église catholique est-elle exigée, ou existe-t-il une approche plus pratique? Le Canada paiera-t-il pour les conseils juridiques indépendants relatifs à la quittance?
• Les réclamations susceptibles d’être rouvertes pour cause de perte d’occasion ou de sévices sexuels perpétrés par un autre élève sont-elles également admissibles à un règlement négocié?
• Clarifiera-t-on davantage les circonstances qui justifient la poursuite d’une réclamation devant les tribunaux (p. ex., séquelles extraordinaires, quadriplégie)?

• Le plan du centre des audiences de Winnipeg est remis aux membres et débattu.

Le taux quotidien de rémunération des membres du Comité de surveillance est confirmé.

1. James Ward préparera une conférence téléphonique en vue de discuter des questions qui seront posées aux candidats aux postes d’adjudicateur en chef.
2. Conférence téléphonique prévue pour le 5 septembre.
3. 24 septembre – réunion en personne à Vancouver.