Comité de surveillance des Procès-verbaux | 4 décembre 2007 - Winnipeg, Manitoba

Participants:

Absents:

Les conditions météorologiques ne lui ont pas permis de se rendre à la réunion.

1. Modification et approbation de l’ordre du jour

   Ordre du jour approuvé.

2. Approbation du procès-verbal du 5 novembre 2007

   3 e) Passage modifié : Les contrats des remplisseurs de formulaires ont pris fin le 30 septembre et ne seront pas renouvelés. Le rapport sur l’évaluation du Programme des remplisseurs de formulaires sera communiqué au Comité de surveillance. Le Secrétariat du PEI est chargé d’appuyer les demandeurs qui ne sont pas représentés par un avocat. Une proposition sera présentée à une future réunion.

   3 f) Passage modifié : Les demandes de congé de comparution doivent prendre la forme d’une lettre adressée à l’adjudicateur en chef du PEI. On n’établira pas de formulaire distinct à cette fin.

   4 b) (vi) Passages modifiés : SL devrait se lire SL1; la première phrase devient : « Dans une proportion de 75 %, les dossiers qui ont été présentés sont des demandes pour perte de revenus réelle. » Après cette première phrase, on ajoute : « Dans le volet complexe, il y a des cas auxquels s’appliquera la règle de la preuve de lien de causalité ».

3. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
   1. Rapport du président

      Un président indépendant n’a pas encore été nommé.

   2. Adoption des politiques et des décisions du GRAC

      On demande à l’adjudicatrice en chef adjointe Peggy Blair de parcourir les procès-verbaux antérieurs du GRAC et les rapports d’étape de l’adjudicateur en chef pour relever les points d’intérêt pour le PEI, tout comme les points à considérer, mais aussi à corriger.

      Décision : Le rapport sera présenté au Comité de surveillance pour examen et approbation.

      On est en train de mettre en annotation l’annexe « D » sur le PEI de la Convention. Le document annoté fera l’objet d’une large diffusion.

      Le rapport sur les politiques et le document annoté sur le PEI seront présentés en français et en anglais sur le site Web du Secrétariat d’adjudication.

   3. Contrats des remplisseurs de formulaires

      Décision : Report à la prochaine réunion.

   4. Processus de règlement négocié

      Le Canada a un groupe de travail qui étudie cette question. Son rapport sera produit avant Noël. Comme le processus de règlement négocié fait intervenir les parties et que l’indépendance à l’égard du gouvernement est un facteur à prendre en considération, on propose que ce groupe consulte le RCAD et que le souscomité technique donne son avis. Ce dernier pourrait faire appel à des gens autres que les membres du Comité de surveillance. Si on a à rembourser d’autres participants, il faudra disposer de documents contractuels. On aurait à informer Monique.

      Décision : Les membres du sous-comité technique et toute personne invitée par eux échangeront leurs idées par écrit. Suivra une séance de remue-méninges, peut-être le 14 janvier. Les questions en concertation seront présentées à la prochaine réunion du Comité de surveillance le 15 janvier.

   5. Formulaires de demande et de réouverture et guide du demandeur dans un langage simple

      Les versions révisées sont en traduction. L’adjudicatrice en chef adjointe Kaye Dunlop passe en revue les documents et les commente. On ne peut s’entendre sur une définition de « perte de revenus ». Par défaut, on reprend dans le guide les termes de l’annexe du PEI. Celui-ci ne se veut pas un guide juridique de remplacement.

      Décision : Copie des documents sera mise à la disposition des membres à la prochaine réunion.

   6. Demandes en ligne au PEI

      Le formulaire de demande en ligne préparé par Crawford est uniquement destiné aux avocats et aux gens qui utilisent Adobe. Monique Bond a eu l’assurance que tous les problèmes portés à son attention ont été corrigés par Crawford.

      Décisions :

      1. Monique demandera aux membres du Secrétariat de faire l’essai du formulaire.
      2. Celui-ci sera aussi mis à l’essai par les avocats représentant les demandeurs au GRAC/Comité de surveillance.
      3. Le formulaire de demande – et non pas la formule en ligne – est mis à la disposition de tous aux sites Web de Crawford et de RQPIC. Monique verra à ce que le formulaire officiel soit distribué aux membres.
   7. Destination des documents de demande au PEI

      L’adresse est C.P. 1575, succursale B, Ottawa (Ontario) K1P 0A9.

   8. Nomination de Si Halyk

      Dan Ish a reçu une lettre de Si Halyk qui cessera de travailler pour son cabinet d’avocats le 31 janvier 2008.

      Les ex-pensionnaires devenus adjudicateurs n’ont pas à se limiter à leur ancien pensionnat, mais on s’attend à ce qu’ils produisent une déclaration en cas de crainte raisonnable de conflit d’intérêts.

      Décision : Ted Hughes remettra à Dan Ish copie du projet de politique relative au code d’éthique.

   9. « Réponse aux déclarations d’un auteur allégué » et « La suppression des noms des auteurs allégués »

      Décisions :

      1. On approuve les directives aux adjudicateurs « Réponse aux déclarations d’un auteur allégué » et « La suppression des noms », qui seront présentées sur le site Web.
      2. Copie expurgée des décisions ira aux avocats représentant les demandeurs et aux demandeurs non représentés par un avocat.
      3. La question de la distribution des copies non expurgées des décisions devra être à nouveau examinée à la prochaine réunion. La lettre d’envoi accompagnant l’avis de décision destiné aux avocats des demandeurs devrait être révisée et faire état du changement de politique en matière de suppression.
      4. La question de la base de données sur les personnes mises en cause (PMC) sera portée à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
   10. Avis aux demandeurs concernant les réouvertures de dossier

       Décisions :

       1. La directive aux adjudicateurs « Élément de preuve ouvrant la possibilité de transfert du MARC au PEI » sera présentée sur le site Web, mais il est peu probable que cette information parvienne aux demandeurs sans représentant qui auraient peut-être des réclamations à faire au PEI.
       2. Le Canada prendra la question en délibéré et y donnera suite à la prochaine réunion.
       3. On s’entend pour que, dans tous les avis de décision, il y ait une explication au sujet des réclamations possibles au PEI.
4. Affaires nouvelles
   1. Formation
      1. La formation des adjudicateurs à Calgary a eu droit à des commentaires favorables. Tous les candidats retenus étaient présents. Le lieu était satisfaisant. La formation a porté sur une foule de sujets et s’est révélée intense et enrichissante.
      2. Une autre DP sera produite en 2008 pour les postes d’adjudicateur. Il faudra prévoir une autre séance de formation. Il faut aussi dire qu’une formation complémentaire pour les nouveaux adjudicateurs a été utile par le passé. On y songera une fois de plus, mais peut-être dans une optique régionale.
   2. Rapport sur la mise en oeuvre, l’infrastructure et l’administration
      • Le centre d’audiences de Winnipeg devrait être prêt à la fin de la semaine prochaine. Une partie du personnel pourrait être en place le 17 décembre.
      • L’augmentation de l’effectif constitue une priorité permanente. On compte maintenant 50 employés à Regina.
      • Le bureau de cette ville travaille à quatre endroits. On espère que, en février, il n’y en aura que deux.
      • La question de l’infrastructure demeure importante. On doit, par exemple, accroître la capacité de régler les factures.
      • L’adjudicateur en chef du PEI trouve les progrès lents malgré le très bon travail accompli jusqu’ici. Il s’inquiète de la capacité qu’a l’organisation d’atteindre les objectifs du PEI.
      • Monique rendra régulièrement compte au Comité de surveillance du nombre de demandes et de dossiers en présélection et en attente d’audience, de l’état d’avancement des causes, etc. Selon les données dont nous disposons actuellement, 512 nouvelles demandes auraient été adressées au PEI. On s’apprête à mettre au rôle trois dossiers en procédure accélérée.
      • On a reçu 1 307 réponses (72 %) à la lettre sur la possibilité pour les demandeurs de rester dans le MARC ou de passer au PEI. Il y en a 603 qui ont fait le premier choix et 699, le second; 474 n’ont pas répondu et passent donc au PEI. Le Secrétariat du PEI envoie à ceux et celles qui ont décidé de passer au PEI une lettre où il leur demande s’ils désirent ajouter quoi que ce soit à leur demande. Il envoie aussi une lettre de confirmation à ceux et celles qui sont demeurés dans le MARC.
   3. Demandes de propositions pour les postes d’adjudicateur

      Il est question des demandes de propositions pour les postes d’adjudicateur en chef adjoint et d’adjudicateur.

      Décision : Dan Ish verra avec Monique Bond à intégrer les suggestions aux nouvelles versions des documents.

      À la page 48 de la Convention de règlement, on dit que le gouvernement produira les DP. Toute modification proposée de celles-ci doit être discutée avec le CAN.

      Décision : Monique vérifiera auprès de Penny Levesque si la nouvelle DP peut passer par le Ministère plutôt que par TPSGC.

   4. Directives et mises à jour destinées aux adjudicateurs

      Décision : Les directives seront présentées sur le site Web pour que toutes les parties puissent les consulter. Elles seront numérotées, y compris les directives du PEI venant des politiques du GRAC. En cas de révision, un système sera mis en place pour signaler le fait. Pour l’instant, les quatre directives lancées iront sur le site Web sans numérotation. Elles seront intégrées par la suite au système de numérotation.

   5. Évaluation préalable des dossiers

      On soumet un document à la discussion. Celui-ci expose plusieurs préoccupations au sujet de la démarche décrite dans la Convention de règlement. Il s’agit notamment des aspects suivants :

      • absence de compte rendu de l’audience préliminaire qui, dans sa forme juridique, ferait que les demandeurs auraient à raconter leur histoire au moins deux fois;
      • incapacité de l’adjudicateur à remettre en question les données contradictoires entre l’évaluation préliminaire et l’audience complète;
      • peu de probabilité que les preuves reçues à l’audience préliminaire soient suffisantes pour une présentation aux experts;
      • souci de ne pas compromettre les droits des demandeurs ni des défendeurs.

      Décision : Dan Ish enverra le document à James Ward pour rétroaction officieuse. Par la suite, il distribuera une « directive relative à la pratique » à titre provisoire parmi les membres.

   6. Perte de revenus réelle dans le cadre du PEI

      Décision : Le sous-comité technique, Luc Dumont, James Ward, Len Marchand et David Paterson rencontreront l’adjudicateur Dan Shapiro. Le document de Ken Cooper-Stephenson présenté à la formation servira de référence. Dan Shapiro prépare aussi un document de fond à distribuer. Le groupe se rencontrera à Vancouver le 14 janvier et présentera un rapport au Comité de surveillance le 15.

   7. Transition et questions d’indemnités supplémentaires

      Trois équipes travaillent aux questions d’indemnités supplémentaires. Le gros de la tâche se terminera avant Noël. Il y a deux propositions distinctes, l’une prévoyant la retenue du chèque jusqu’à l’obtention d’une quittance signée et l’autre visant l’avocat du demandeur avec une lettre d’engagement et un chèque. Dès que la lettre d’engagement se trouve signée, le chèque peut être émis. La promesse signée est télécopiée au gouvernement du Canada.

      Décision : On fera le point à la prochaine réunion.

   8. Len Marchand

      Formulaire de demande à remplir – voir 3f).

      Les points (ii) à (vii) figureront à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

   9. Formulaires de demande en cas de réouverture pour PO4 et PO5 et sévices infligés par un autre élève

      Décision : Monique enverra le formulaire de demande aux membres par courrier électronique. Ceux-ci pourront commenter par écrit. Si la question n’est pas claire, elle sera reprise à la prochaine réunion.

   10. Approbation des honoraires d’avocats par l’adjudicateur

       Décision : Report à la prochaine réunion.

5. Date de la prochaine réunion

   Décision : La prochaine réunion aura lieu le 15 janvier 2008 à Vancouver.