Comité de surveillance des Procès-verbaux | 26 février 2008 - Toronto, Ontario

Participants:

1. On souhaite la bienvenue à Jeff Hutchinson, directeur exécutif du Secrétariat du PEI.
2. Modification et approbation de l’ordre du jour

   Ajouts :

   1. Sévices entre élèves
   2. Audiences en procédure accélérée aux États-Unis
   3. Délégation de révision des décisions aux administrateurs en chef adjoints
   4. Point repris à l’ordre du jour du GRAC sur la perte d’occasion
   5. Indépendance du Comité de surveillance
3. Approbation des procès-verbaux des réunions du 4 décembre 2007 et du 15 janvier 2008

   Procès-verbaux approuvés.

4. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • L’adjudicateur en chef doit soumettre des rapports trimestriels par l’entremise du « Monitor » de Crawford & Company. Une ébauche est en voie de préparation. Le document est à la fois narratif et statistique. Il sera couramment communiqué au Comité de surveillance si les tribunaux approuvent cette communication.
   • Les statistiques du PEI indiquent 1 211 nouvelles demandes et 915 transferts du MARC au PEI, mais il reste un grand nombre de dossiers en attente de traitement au MARC, ce qui influera sur le nombre de décisions de règlement de dossiers soumis au PEI la première année. Il faudra vérifier si les décisions du MARC et du PEI peuvent compter à l’atteinte du nombre de 2 500 traités durant les 12 premiers mois, comme le prescrivait la Convention.
   • Dans le MARC, le Canada a joué un rôle comme défendeur et administrateur. Son rôle est maintenant plus celui de défendeur. Le Secrétariat assurera la direction des activités en tant qu’organisme neutre.
   • À Regina, tout le personnel est maintenant affecté en permanence à deux endroits, à savoir le 1975, rue Scarth et le 1870, rue Albert, 2e étage. Le Bureau de l’adjudicateur en chef se trouve rue Albert.
5. Rapport sur la mise en oeuvre venant du directeur exécutif du Secrétariat du PEI

   Le directeur exécutif relève directement du sous-ministre chargé de RQPIC et de l’adjudicateur en chef. Le Secrétariat du PEI doit agir en toute indépendance et faire preuve de transparence.

   • On est en train d’établir des protocoles d’entente avec les services des ressources humaines, de la technologie de l’information et de l’approvisionnement de RQPIC.
   • On met au point une plateforme de données d’analyse de conjoncture avec l’aide de PricewaterhouseCoopers.
   • On dote les postes dans tous les secteurs.
   • Les comptes en souffrances au service des finances devraient être liquidés d’ici le 7 mars 2008.
   • On a proposé d’autres désignations pour le Secrétariat mais s’il n’y a pas d’objections dans l’immédiat, on conservera le nom « Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens ».
   • La Société nationale des survivants des pensionnats indiens (SNSPI) nous demande de simplifier les formulaires de demande.
   • On n’a pas officialisé le recours à des « remplisseurs de formulaires ».

   Discussion : Certains se disent d’avis que le recours à des remplisseurs de formulaires va à l’encontre de la loi et équivaut à pratiquer le droit sans autorisation. L’APN se préoccupe des paiements partiels par opposition aux paiements couvrant le séjour intégral d’un ex-élève dans un pensionnat.

6. Adoption des politiques du GRAC

   Décision : La question sera resoumise au CS ultérieurement.

7. Résolution relative à la distribution des copies expurgées des avis de décision

   Résolution : Le Comité de surveillance revient sur sa décision de communiquer des avis de décision non expurgés aux avocats des demandeurs et décide que, dorénavant et selon la clause de protection des renseignements personnels de l’annexe « D » sur le PEI, copie non expurgée des décisions parviendra au gouvernement et aux représentants des Églises sans que les demandeurs ni leurs avocats puissent recevoir de copies comprenant les noms des auteurs reconnus ou allégués de sévices.

   Dans la version anglaise, le mot « not » qui suit « which does » à l’avant-dernière ligne est une erreur qui est corrigée à la convenance de tous.

   Motion présentée par Jim Ehmann et appuyée par Luc Dumont.

   Décision : Motion non adoptée.

   On conservera la politique précédente en ce qui concerne la non-divulgation dans l’avis de décision du nom de l’auteur allégué des sévices s’il est décédé, médicalement incompétent ou d’un âge avancé ou qu’on ignore où il se trouve. Le Bureau de l’adjudicateur en chef (BAC) enverra une directive d’ensemble aux adjudicateurs pour qu’il n’y ait aucun doute au sujet de la politique de suppression qui est actuellement appliquée.

8. Rapport du sous-comité technique

   Dan Shapiro, Alison Molloy, Myriam Girard (représentant James Ward), Len Marchand et David Paterson ont tenu une téléconférence le 11 février 2008 et ils ont eu une rencontre directe le 25 février 2008.

   • Le document sur l’examen des honoraires d’avocats sera communiqué sous peu au CS pour information.
   • On a ajouté un point sur les sévices entre élèves à l’ordre du jour des travaux de ce sous-comité.
   • Celui-ci a encore du travail à faire avant que des propositions ne parviennent au CS.
9. Téléconférence préalable à l’audience (volet complexe)

   On distribue la proposition.

   Décision : On donne une approbation de principe; les modifications proposées par le sous-comité technique seront apportées avant toute diffusion. Le document sera communiqué aux adjudicateurs en tant que directive.

   Décision : Dan Ish verra à intégrer les modifications et à mettre le document en circulation.

10. Rôle du sous-comité technique

    On y voyait d’abord un sous-comité auprès duquel le Bureau de l’adjudicateur en chef pourrait voir si des questions suscitaient une certaine compréhension commune. Ce sous-comité est devenu un lieu de délibération sur un certain nombre de questions. Le sous-comité semble jouer le rôle qui était auparavant celui du RCAD (Réseau de consultation des avocats des demandeurs). Le message est que ce sous-comité rend de précieux services et que le rôle de facilitation des adjudicateurs en chef adjoints devrait se poursuivre.

    Jeff Hutchinson n’est pas opposé à l’idée de rencontres séparées sur des questions bilatérales entre les avocats et le Secrétariat du PEI. Il serait possible de régler des questions de protection des renseignements personnels et d’accès à l’information dans le cadre de réunions bilatérales, sinon la question pourrait être soumise au sous-comité technique.

    Ce travail est considéré comme de l’action bénévole de la part des membres.

11. Avocats démis par les demandeurs avant les audiences du PEI

    Décision : Renvoi de ce point au sous-comité technique.

12. Le point sur les demandes de propositions

    Des problèmes de traduction et de logo ont retardé la diffusion des demandes de propositions pour les postes d’adjudicateur en chef adjoint et d’adjudicateur. Les postes seront annoncés dans trois journaux nationaux et deux hebdomadaires.

    Décision : Les membres du CS devront communiquer leur emploi du temps à Jeff Hutchinson pour qu’on puisse établir le calendrier des activités de présélection et d’entrevue en comité de sélection. On verra à regrouper les lieux.

    Décision : Les annonces dans les journaux donnent la possibilité d’expliquer en qui et en quoi consiste le Secrétariat. On devrait changer le titre pour indiquer que les DP se rapportent à la question des pensionnats indiens. Il est acceptable d’utiliser des logos multiples. On approuve le projet avec les modifications.

13. Remplisseurs de formulaires

    Ce point sera ajouté à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

14. Critères d’évaluation de rendement

    L’adjudicateur en chef et ses adjoints examineront la procédure d’évaluation des adjudicateurs et présenteront un rapport au CS.

15. Points en cours de discussion : séance à huis clos

    Décision : Dans les futurs ordres du jour, on prévoira une séance à huis clos où les membres pourront dire ce qu’ils pensent des adjudicateurs, des représentants du Canada et des avocats des demandeurs.

16. Avis aux demandeurs au sujet des demandes de réouverture

    On distribue un document pour discussion. La recommandation à la deuxième page sera discutée par téléconférence :

    • Le Secrétariat du PEI repère les demandeurs admissibles et les invite à consentir à participer à la procédure de réouverture.
    • Il transmet les demandes aux adjudicateurs en chef adjoints, qui, à leur tour, sont appelés à superviser l’attribution des dossiers aux adjudicateurs.
    • Ceux-ci jugent si une audience, une étude sur dossier ou une autre possibilité convient et si une évaluation d’expert s’impose.
    • Cette option est relativement simple, financièrement rentable, « conviviale » pour les demandeurs, respectueuse du contexte et conforme à la Convention de règlement.

    Décision : À une téléconférence qui aura lieu le 11 mars à 8 h, heure de la Colombie-Britannique, on discutera de la recommandation au bas de la deuxième page.

    Nota : La téléconférence a été annulée.

17. Site Web pour les avocats

    Ce site Web devrait être facilement consultable et confidentiel. La poursuite des discussions sur ce site pourrait faire partie du débat sur la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information.

18. Restrictions de communication avec les PMC

    Une note d’information sur les personnes mises en cause (PMC) est distribuée par Alison Molloy.

19. Politique relative aux transcriptions

    Ce point est actuellement examiné. Le Comité de surveillance recevra des recommandations au terme de l’exercice en question.

20. Priorité accordée aux audiences du PEI et exigence d’une lettre du médecin

    À l’appendice XI, on accorde la priorité, dans le PEI comme dans le MARC, aux demandes de ceux et celles qui produisent une attestation médicale de mauvaise santé, mais la formulation est entachée dans les deux cas d’incohérences terminologiques. On fait référence aux professionnels traitants, aux experts, aux professionnels de la médecine, etc. Vu ces incohérences, on fait valoir que « certificat de médecin » pourrait être interprété comme « preuve médicale ». La chose importe, parce qu’il est difficile d’obtenir une attestation médicale dans les collectivités éloignées, plus particulièrement dans le Nord. Le personnel infirmier en santé communautaire connaît souvent mieux dans ce cas l’état de santé des demandeurs et est en mesure de produire des documents justificatifs.

    Recommandation : Dans l’examen de la priorité des demandes, Crawford & Company devrait accepter les attestations de mauvaise santé qui émanent du personnel infirmier en santé communautaire.

    Décision : On donne son approbation de principe. Jeffery Hutchinson et Dan Ish arrêteront la formulation à employer.

21. Responsabilité de Crawford

    On ignore à qui formuler une plainte s’il s’en présente dans la procédure de réception et d’admission. Dans son rôle, Crawford & Company devient un prolongement du Secrétariat du PEI.

    Décision : Jeffery Hutchinson indiquera bientôt comment on doit donner suite à une plainte.

22. Adjudicateurs en chef adjoints et tâches de révision

    À la page III, s’agissant du Comité de surveillance du PEI, on mentionne une tâche du CS consistant à approuver « les adjudicateurs en chef désignés pour exercer le pouvoir de révision de l’adjudicateur en chef, tel que stipulé au sous-alinéa l (i) ».

    Dan Ish demande au CS d’approuver que les quatre adjudicateurs en chef adjoints et le 5e à venir remplacent l’adjudicateur en chef pour les révisions et agissent à titre de délégataires d’office à la discrétion de ce dernier.

    Décision : Mesure approuvée.

23. Audiences en procédure accélérée

    Un demandeur en mauvaise santé exprime le désir que l’audience soit tenue à Washington, aux États-Unis. Le GRAC avait pris la décision – plutôt que d’adopter une politique en bonne et due forme – de ne pas tenir d’audiences dans ce pays.

    Décision : On a le sentiment qu’il faut essayer de trouver des solutions de rechange susceptibles d’aider à régler les dossiers. On envisage la possibilité de tenir l’audience par liaison Web ou par vidéoconférence.

24. Sévices infligés par un autre élève

    À la page 33, l’appendice VIII stipule :

    « En ce qui concerne les allégations d’abus entre élèves, le gouvernement travaillera avec les parties pour établir des aveux et faits admis à partir des interrogatoires préalables complétés, des entrevues de témoins ou auteurs allégués, ou des décisions du MARC ou du PEI pertinentes aux allégations du demandeur. »

    Décision : C’est une question à traiter bilatéralement. Les Églises seront invitées à participer.

25. Indépendance du Comité de surveillance

    Il faut discuter des questions de gouvernance. Ce point sera porté à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

26. Prochaine réunion

    La prochaine réunion aura lieu le 8 avril 2008 à Calgary.