Comité de surveillance des Procès-verbaux | 8 avril 2008 - Calgary, Alberta

Participants:

1. Modification et approbation de l’ordre du jour
   1. Liste des experts
   2. Protocole relatif aux mentions de la liste des experts à ajouter ou à retrancher
   3. Rapport sur les PMC
   4. Participation aux travaux des sous-comités
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 26 février 2008
   1. Page 4 : on remplace « resolution manager » (version anglaise) par « représentant du Canada » (version française).
   2. Page 4, no 14 : on indique que la téléconférence a été annulée.
   3. On corrige la numérotation.
   4. Page 6, no 21 : on remplace le mot « decisions » à la deuxième ligne par le mot « hearings » (version anglaise).
   5. Page 4, no 9 : on déplace la phrase sur l’action bénévole à la fin du dernier paragraphe.

   On approuve le procès-verbal avec les modifications.

3. Points découlant du procès-verbal de la dernière réunion
   1. Remplisseurs de formulaires

      Le rapport d’évaluation sommative du Programme des remplisseurs de formulaires servira à des consultations à l’intérieur comme à l’extérieur du Ministère.

      Décision : On en remettra copie aux membres du Comité de surveillance avant la prochaine réunion.

   2. Indépendance du Comité de surveillance (gouvernance)

      Décision : Dan présentera un rapport à la prochaine réunion sur les rôles respectifs du Comité de surveillance, du Secrétariat du PEI et du Bureau de l’adjudicateur en chef. On citera les diverses dispositions applicables de l’annexe D sur le PEI de la Convention, ainsi que la décision des tribunaux.

   3. Réouverture de dossiers

      L’objet initial de la note de discussion déjà présentée était de disposer d’une procédure et d’un cadre d’orientation pour harmoniser le MARC et le PEI en ce qui concerne les indemnités pour perte d’occasion au niveau PO3, et non pas de refaire la décision. Comme l’adjudicateur s’est déjà prononcé sur l’incapacité chronique à obtenir ou à conserver un emploi (PO3), ce n’est qu’en de rares circonstances qu’il faudra une évaluation d’expert (p. ex., l’adjudicateur a fait fausse route et sa conclusion quant à la perte d’occasion ne repose sur aucune documentation). La chose pourra se décider à la téléconférence préalable à l’audience qui est proposée. L’annexe A accompagnera la proposition. Le Canada n’a pas l’intention de renoncer à l’évaluation d’expert suivant l’annexe « D » sur le PEI si une telle évaluation s’impose dans les cas de PO4 et de PO5. Il ne sera pas loisible au Canada de faire réviser la décision de l’adjudicateur.

      Décision : On retient l’option 6. Le Secrétariat produira un document décrivant la procédure qui sera suivie en cas de réouverture. On rédigera une lettre destinée aux demandeurs et à leurs avocats et on la fera parvenir par courrier électronique à tous les membres avant de la diffuser.

   4. Rapport de l’adjudicateur en chef
      • Le premier rapport trimestriel a été envoyé le 29 février. Dan Ish remercie Jeffery Hutchinson et Monique Bond de leur aide. Une fois que les tribunaux auront reçu le document, celui-ci parviendra par courrier électronique aux membres du Comité de surveillance.
      • Politique relative aux transcriptions – L’adjudicatrice en chef adjointe Peggy Blair examine la politique actuelle. À la prochaine réunion, on présentera un document où des choix seront proposés au Comité de surveillance.
      • La dotation du SAPI en ressources humaines est lente, mais on a répondu aux demandes de personnel à court terme. Jeff Hutchinson et Monique Bond emploient une stratégie dite d’« équipes d’intervention » pour faire avancer les dossiers. Les premiers efforts ont porté sur les activités d’admission à Crawford & Company. Les dossiers progresseront plus vite à mesure qu’on comblera les besoins en personnel.
      • On diffuse dans le MERX des demandes de propositions pour un poste d’adjudicateur en chef adjoint et des postes d’adjudicateur. Dans le premier cas, la présélection est prévue pour mai.
      • On a besoin d’un site Web fonctionnel qui est ouvert au public; la question est étudiée au bureau d’Ottawa. Il est nécessaire de prendre une décision en matière d’accès qui ne porte pas atteinte aux intérêts privés.
      • Il n’y a pas de décision des tribunaux qui permette de combiner les décisions du MARC et du PEI pour la réalisation de l’objectif des 2 500 dossiers traités, mais on prévoit une décision en ce sens.
   5. Rapport du directeur exécutif
      • On accorde la priorité aux transferts du MARC au PEI conformément à l’annexe D de la Convention, et non pas selon les dates initiales, mais il reste que, en cas de passage du MARC au PEI, l’information et la documentation devraient être en place et pouvoir cheminer plus rapidement dans le processus.
      • Un grand nombre de dossiers se trouvent à Crawford & Company. Un problème de TI a empêché de les faire avancer, mais une équipe d’intervention a récemment acheminé un millier de demandes à la gestion des dossiers. Une équipe se charge maintenant de cette gestion, le but étant d’atteindre l’étape de la documentation obligatoire. Une fois produite la lettre sur les prochaines étapes, il appartient aux avocats des demandeurs et aux demandeurs sans représentant de répondre sans délai à la demande de production de documents.
      • Jeff Hutchinson a eu un entretien positif avec le conseiller politique du Ministre.
      • On a fait passer 733 demandes du MARC à la gestion des dossiers. On met tout en oeuvre pour dégager les 35 dossiers qui restent.
      • On a tardé à annoncer les DP. L’annonce a paru ce dernier week-end dans un grand journal. Le délai d’affichage dans le MERX est prolongé d’une semaine et se termine le 28 avril.
      • Nous disposons des ressources voulues (adjudicateurs, etc.) pour faire avancer les dossiers, mais ceux-ci ne sont pas prêts et les adjudicateurs en place sont sousutilisés. On prévoit que, en septembre, on sera capable de tenir 250 audiences et plus tous les mois. C’est pourquoi la formation des adjudicateurs prévue pour juin est reportée à la semaine du 14 au 19 septembre 2008.
      • On mettra la dernière main aux diagrammes de processus la semaine prochaine.
      • On a mis en chantier un cadre de gestion des risques à la réunion du SAPI.
      • Il y a eu ralentissement de l’envoi aux demandeurs de lettres définitives d’irrecevabilité au PEI, parce qu’on veut réviser les documents pour simplifier la formulation et pour appliquer une stratégie de communication avec les médias. L’envoi se fera dans une semaine.
      • On a dégagé les comptes en souffrances au service des finances. Tout problème doit être signalé au directeur exécutif.
      • On doit bientôt mettre en place les comités de présélection et d’entrevue.

      Décision : Les membres feront connaître leur disponibilité à Jeffery Hutchinson pour les comités de présélection et d’entrevue. Ce dernier établira un calendrier. La préférence va à deux comités de sélection bien distincts.

      Décision : À la prochaine réunion, on discutera de la procédure de gestion des dossiers. On se dit préoccupé du ton et des exigences dans la lettre sur les prochaines étapes.

   6. Rapport du Sous-comité technique

      Le comité a tenu une téléconférence le 14 mars.

      • Il prépare une note d’orientation générale à l’intention des avocats sur la documentation à réunir dans les dossiers relevant du volet complexe.

      Décisions :

      1. On examinera la possibilité pour le SAPI de retenir les services d’un économiste ou d’un actuaire pour qu’il conseille les gens à la prochaine réunion.
      2. On doit dresser une liste d’économistes à l’intention des adjudicateurs qui inclue des noms de francophones. On ne prévoit pas que les experts pourront rencontrer les demandeurs. Une liste de noms proposés devra être présentée d’ici deux jours et examinée peu après. Il sera question du point habituel des pertes de revenus, mais aussi des facteurs sociétaux en général.
      • Un débat est en cours sur le règlement des honoraires si un demandeur démet son avocat avant la décision.
      • Il y a place pour la négociation, mais on craint que l’entente intervenue sur les faits entre l’avocat et le gouvernement n’ait pour effet de lier l’adjudicateur.
      • Les parties tiendront une rencontre bilatérale où elles discuteront de la divulgation des documents et de l’aveu de connaissance des faits dans les demandes portant sur les sévices infligés par un autre élève. Si on le lui demande, le Bureau de l’adjudicateur en chef pourrait confier à quelqu’un le soin de mener le débat.
      • Il n’y a pas de période fixée dans le PEI pour les révisions. Le Sous-comité en discute et présentera un rapport à ce sujet.
      • La note d’orientation sur les pertes de revenus réelles sera distribuée par courrier électronique avant la prochaine réunion. Les membres transmettront leur vote par ce même moyen.

      Les membres du Sous-comité technique se rencontreront directement le jour qui précède la prochaine réunion du CS.

   7. Communication confidentielle des commentaires du Canada sur les décisions

      Seul le Canada a accès à toutes les décisions. Les autres parties n’ont pas la même possibilité. On convient qu’un équilibre est nécessaire, mais le document est précieux pour l’adjudicateur en chef à qui il fait connaître les tendances qui s’écartent du modèle et les problèmes que doivent résoudre les adjudicateurs. L’adjudicateur en chef a pour responsabilité d’assurer la cohérence et la justesse de l’interprétation de la Convention. Les adjudicateurs en chef adjoints aideront sur le plan du contrôle de la qualité.

      À ce jour, les commentaires se rapportent tous au MARC, et non au PEI.

      On suggère de peut-être limiter les commentaires à deux aspects : 1) erreurs ou retards directs dans les pratiques d’adjudication; 2) questions d’interprétation.

      Décision : report à l’ordre du jour de la prochaine réunion pour suivi.

   8. Annexe P

      À l’heure actuelle, l’annexe P eplace une restriction sur les demandeurs qui n’étaient pas résidents dans un pensionnat (c’est-à-dire qu’ils allaient à l,école de jour ou ont visités un pensionnat) et dont la résidence ne peut être confirmé n’on plus par l’entremise du (PEC). Ils pourraient y devenir admissibles plus tard. C’est là un problème juridique bien circonscrit qui peut facilement se résoudre, mais seulement avec l’autorisation définitive du CAN. Luc Dumont est chargé de la suite à donner, mais aimerait obtenir l’appui du Comité de surveillance.

      Décision : Luc Dumont rédigera une résolution et la transmettra par courrier électronique aux membres du Comité de surveillance qui pourront répondre par le même moyen. S’il y a consensus, Luc la soumettra au CAN.

   9. Passage de dossiers du MARC au PEI et à nouveau au MARC

      Décisions :

      • Les demandeurs et leurs avocats peuvent demander que le dossier revienne au MARC. Il faut une justification écrite. Un motif raisonnable serait que le demandeur n’ait pas eu la possibilité de choisir entre le MARC et le PEI.
      • Les requêtes ou demandes de transfert doivent être adressées à l’adjudicateur en chef qui prend la décision. Aucun avis général ne sera produit à ce sujet.
      • Les avocats représentant les demandeurs au CS transmettront l’information à leurs collègues.
      • Les demandes en question seront acceptées jusqu’au 30 juin 2008.
   10. Liste des experts

       Décision : La liste des experts dressée pour le GRAC est acceptée en vue de son utilisation au PEI.

   11. Protocole sur les mentions à ajouter ou à retrancher de la liste des experts

       Ce point figurera à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

   12. Participation aux travaux de sous-comités

       Le Comité de surveillance formera des sous-comités au besoin. On recherchera la plus grande diversité d’opinions possible, mais il appartient à chaque partie de décider de participer.

   13. Rapport sur les personnes mises en cause

       On fait circuler une note de l’adjudicateur en chef adjoint Rodger Linka. Le point figurera à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

   14. Lieu et date de la prochaine réunion

       La prochaine réunion se tiendra le 21 mai à Vancouver. Celle qui suit aura lieu à Vancouver la dernière semaine de juillet, sans doute le 29. Les membres consulteront leur agenda et feront connaître leur disponibilité à Irene Fraser.

       Il y aura une réunion le 9 septembre à Regina.