Comité de surveillance des Procès-verbaux | 29 juillet 2008 - Vancouver, Colombie-Britannique

Téléchargement

Cliquer ici pour la version PDF (taille: 442 Ko - mise Ă  jour: 2009-07-13)

29 juillet 2008 - Vancouver, Colombie-Britannique

Participants:

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   PrĂ©sidente
David Iverson ReprĂ©sentant des Églises  
Len Marchand Avocat reprĂ©sentant les demandeurs  
David Paterson Avocat reprĂ©sentant les demandeurs  
Luc Dumont ReprĂ©sentant du gouvernement du Canada  
William Wuttunee ReprĂ©sentant de l’APN  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Jeffery Hutchinson SecrĂ©tariat d’adjudication des pensionnats indiens  
James Ward Ministère de la Justice  
Irene Fraser Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens Secrétaire de séance

Absent :

Nom Organisation Fonction
James Ehmann    

Luc Dumont quitte Ă  14 h 30. Alison Molloy le remplace.

  1. Modification et approbation de l’ordre du jour
    1. On retranche 9 h).
    2. On traitera de 9 c) au point 8.
    3. On ajoute un point sur la procédure de réouverture.
    4. On ajoute un point sur le site Web.
    5. On ajoute un point sur le processus de règlement négocié.
    6. On ajoute un point sur les transferts de dossiers du MARC.
    7. On fait suivre le point 8 du point 4.
  2. Approbation du procès-verbal

    RĂ©union du 21 mai 2008

    1. Page 2, point 3 c : à la première phrase, on retranche le passage « directly in writing to the Chief Adjudicator » (version anglaise).
    2. Page 2, point 3 b : on ajoute au dernier élément énuméré « en vertu de la Convention de règlement ».
    3. Page 2, point 3 c : on retranche la dernière phrase.
    4. Page 3, point 3 d : on remplace « has already begun » par « should have been completed » (version anglaise).
    5. Page 4, 5e élément : on remplace le mot « individual » par le mot « claimant » (version anglaise).
    6. Page 6, point 10 : on retranche le paragraphe intitulé « Discussion » et le remplace par « Si une des parties voit un problème à ce que l’heure de début soit 9 h, on corrigera celle-ci par accord des intéressés ».
    7. Page 7, point 17 : on remplace « Isle a Crosse » par « Île-à-la-Crosse »; on remplace aussi la dernière phrase par « Le demandeur peut en appeler d’abord à Crawford et ensuite au CAN ou aux juges qui supervisent ».
    8. Page 7, point 19 : on retranche ce point.
    9. Page 4, point 3e, dernier élément : on doit lire « On constate le besoin de faciliter aux parties la tâche de communiquer avec le Secrétariat ».
    10. Page 4, point 4, dernier élément : on emploie plutôt « PEI ».
    11. Page 5, point 6, premier élément : on met « paper » en majuscules; on retranche « government reps and claimant counsel on the data base » et insère « the parties » (version anglaise).
    12. Page 5, point 6 : on remplace « income predictability » par « life time earnings » (version anglaise).
    13. Page 6, point 7 : on doit lire : « Le Canada a donné instruction à son personnel au sujet du droit à renonciation ».
    14. Page 6, point 9 : on remplace la phrase par « On a une discussion sur une question interpersonnelle ».
    15. Page 6, point 12 : on doit lire « Le point a été introduit et renvoyé à la prochaine réunion ».
    16. Page 6, point 13 : on doit lire « Question traitée au point 10 ».

    On approuve le procès-verbal avec les modifications.

    Décision : Les délibérations en séance à huis clos ne doivent pas figurer au procès-verbal général, mais être consignées à part dans un compte rendu confidentiel. Si une décision se prend en séance à huis clos, elle doit cependant être portée au procès-verbal général.

    Décision : Si les membres du CS proposent d’apporter des changements au projet de procès-verbal, ils doivent les communiquer à Irene Fraser avant le jour de la réunion.

    13 mai 2008

    On retranche le point 3 Confirmation des nouveaux adjudicateurs et le porte au compte rendu de la séance à huis clos.

    On approuve le procès-verbal avec les modifications.

    13, 20 et 27 juin 2008

    Décision : Mayo Moran produira les comptes rendus des séances à huis clos des 20 et 27 juin. Irene Fraser dressera le procès-verbal général de la téléconférence du 20 juin.

    La réunion qu’on prévoyait tenir le 13 juin n’a pas eu lieu.

  3. Approbation du programme et du guide de formation des adjudicateurs pour la semaine du 14 au 21 septembre 2008
    • Les membres reçoivent le programme et le guide pour information.
    • Discussion : Le programme est provisoire, et on prĂ©voit y apporter des changements. Éric Lepine est invitĂ© Ă  faire une prĂ©sentation sur le programme français. La version française doit plus clairement faire Ă©tat du rĂ´le de Myriam Girard Ă  titre de prĂ©sidente.

    • Nous attendons toujours que le ministre approuve les frais de reprĂ©sentation (pour les hĂ´tels).
    • Jeff Hutchinson aimerait recevoir la liste de ceux et celles qui seront prĂ©sents chaque jour Ă  la sĂ©ance de formation.
    • Les membres du ComitĂ© de surveillance peuvent obtenir un remboursement pour trois jours au maximum chaque mois. S’ils participent Ă  la sĂ©ance de formation comme prĂ©sentateurs, ils n’ont pas droit Ă  un remboursement pour plus de deux jours, car le ComitĂ© de surveillance se rĂ©unira le 9 septembre pour la journĂ©e.

    William Wuttunee offre d’animer un cercle de guérison dans une des soirées. Il n’est pas obligatoire que les adjudicateurs y assistent.

    Décision : Les modifications proposées au guide ou au programme doivent être présentées à Irene Fraser d’ici le 11 août 2008.

  4. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Le Bureau de l’adjudicateur en chef compte maintenant neuf employĂ©s sans les commis au rĂ´le.
    • L’adjudicateur en chef Dan Ish consacre une partie de son temps aux rĂ©visions de dĂ©cisions.
    • Le cheminement des dossiers pose toujours problème. Faire cheminer un dossier du dĂ©but Ă  la fin est une tâche complexe. On met tout en oeuvre pour garantir que l’organisme sera capable de s’acquitter des obligations que lui impose la Convention de règlement.
    • Les dossiers de rĂ©ouverture prendront une partie de nos ressources, plus particulièrement les dossiers de sĂ©vices entre Ă©lèves. Les prĂ©visions du dernier trimestre sont des plus importantes, car elles dĂ©montreront ce qui peut ĂŞtre accompli en 2009-2010.
    • On a reçu une dĂ©lĂ©gation de la SociĂ©tĂ© nationale des survivants des pensionnats indiens (SNSPI) qui recommande d’embaucher des « remplisseurs de formulaires ».
    • Irene Fraser a assistĂ© Ă  la première audience des nouveaux adjudicateurs. Il en reste deux qui n’ont pas eu leur première audience.
    • On consacre encore beaucoup de temps aux questions financières.
  5. Prochaine réunion

    La prochaine réunion aura lieu le 9 septembre à Toronto.

  6. Rapport du directeur exécutif
    • En ce qui concerne Affaires indiennes et du Nord Canada, la transition s’est opĂ©rĂ©e plutĂ´t sans heurt. On jouit de plus d’autonomie par rapport au service des finances. Un agent de communications est maintenant mis Ă  la disposition du SecrĂ©tariat.
    • Ce dernier compte aujourd’hui 160 employĂ©s.
    • Tina Eberts est directrice par intĂ©rim Ă  Regina.
    • RĂ©cemment, on a portĂ© atteinte Ă  la sĂ©curitĂ© du site Web. Les services de TI ont immĂ©diatement rĂ©agi. On ne constate aucune fuite d’information.
    • L’équipe de gestion des cas enverra cette semaine des lettres avisant les avocats des modifications apportĂ©es Ă  la procĂ©dure. Les demandeurs et leurs avocats seront dĂ©sormais priĂ©s, Ă  l’admission d’une nouvelle demande, de se mettre immĂ©diatement Ă  rĂ©unir les documents requis. Les avocats recevront les listes de contrĂ´le et les formulaires nĂ©cessaires pour faire avancer les demandes jusqu’à l’étape de l’audience. Lorsque tous les documents auront Ă©tĂ© produits, notamment en ce qui concerne les prĂ©fĂ©rences du demandeur, l’équipe de gestion des cas confirmera auprès des reprĂ©sentants du Canada que la recherche nĂ©cessaire a Ă©tĂ© faite; dans ce cas, on sera prĂŞt Ă  la mise au rĂ´le des audiences, ce qui devrait hâter le cheminement des dossiers.
    • Luc Dumont mène un dĂ©bat sur les questions de sĂ©curitĂ© dans le cadre des audiences. Un des sujets d’inquiĂ©tude est la question de savoir si on a atteint le juste Ă©quilibre dans l’octroi aux demandeurs du choix du lieu de l’audience.
    • Tous les jours, des demandes de remplisseurs de formulaires sont reçues. Deux ordres d’avocats consultĂ©s se sont dits d’avis qu’il n’y a pas pratique illicite du droit si le personnel aide seulement Ă  remplir les formulaires de demande selon les indications des demandeurs. Jusqu’à prĂ©sent, 18,7 % des demandeurs ont dĂ©cidĂ© de ne pas ĂŞtre reprĂ©sentĂ©s par un avocat et on s’attend Ă  ce que la proportion augmente. Le SecrĂ©tariat songe Ă  lancer une demande de propositions pour trouver un organisme autochtone qui Ă©laborerait des programmes de formation et d’autorisation de ces remplisseurs de formulaires.
    • Discussion :

    • Le rapport d’évaluation sur les remplisseurs de formulaires n’a pas encore Ă©tĂ© mis Ă  la disposition du ComitĂ© de surveillance.
    • On souhaite avoir l’occasion de rĂ©unir toutes les parties pour un examen des objections concernant l’utilisation des remplisseurs de formulaires.
    • Les remplisseurs de formulaires ne sont pas seulement allĂ©s dans les rĂ©gions Ă©loignĂ©es.
    • Comment un tel personnel peut-il aborder les questions de perte d’occasion ou de perte de revenus rĂ©elle sans se mĂŞler de questions juridiques?
    • DĂ©cision : Jeff Hutchinson soumettra le rapport d’évaluation au ComitĂ© de surveillance.

    • Il prĂ©sente un document sur la modĂ©lisation de la charge de travail du SAPI. On y donne un aperçu de l’analyse du nombre de dossiers pour la première annĂ©e de mise en oeuvre du PEI. On prĂ©voit que le SecrĂ©tariat atteindra ou sera très près d’atteindre l’objectif de 2 500 dĂ©cisions. Le chiffre global comprendra les rĂ©ouvertures, les règlements nĂ©gociĂ©s et les audiences du PEI et du MARC. Des variables entrent en jeu comme les retards dans la recherche, la disponibilitĂ© des avocats ou le faible nombre de règlements nĂ©gociĂ©s, ce qui pourrait influer sur le rĂ©sultat. On compte 320 dossiers oĂą l’examen prĂ©liminaire a eu lieu et qui, de ce fait, pourraient ĂŞtre soumis au processus de règlement nĂ©gociĂ©.
    • Discussion : Pourquoi a-t-on tenu si peu d’audiences dans le cadre du PEI, alors qu’il y a des causes prĂ©sentĂ©es qui sont prĂŞtes Ă  ĂŞtre entendues?

    • On songe Ă  des « confĂ©rences de règlement » comme option dans le cas des dossiers dĂ©jĂ  prĂ©sentĂ©s. L’équipe de gestion des cas proposerait Ă  cette fin plusieurs demandes dont s’occupe un avocat en particulier, ou encore un avocat ferait de mĂŞme pour une partie des demandes qui lui ont Ă©tĂ© confiĂ©es, notamment celles qui se situent au-delĂ  ou approchent de l’échĂ©ance des neuf mois.
    • Dans une tĂ©lĂ©confĂ©rence prĂ©sidĂ©e par un adjudicateur en chef adjoint et qui rĂ©unirait les parties et un reprĂ©sentant des Ă©quipes de mise au rĂ´le et de gestion des audiences, on dĂ©ciderait lesquelles des demandes parmi celles qui sont proposĂ©es passeraient Ă  la prochaine Ă©tape et quand. On aurait la possibilitĂ© de cĂ©duler des audiences en bloc. Il faudrait alors avoir soin de toujours tenir compte des prĂ©fĂ©rences des demandeurs.

      Décision : Jeff rédigera les indications de son rapport à des fins de distribution. Il faut clairement déterminer s’il y aura diffusion publique.

    • On prĂ©voit maintenant inaugurer le centre d’audiences de Winnipeg en septembre ou octobre. Il est Ă©galement possible qu’on affecte des locaux aux audiences Ă  tenir Ă  Edmonton.
    • Le site Web sera lancĂ© le 15 aoĂ»t.
  7. Les points non traités à la présente réunion seront reportés à la séance du 9 septembre.

    Note : Mayo Moran a dû quitter à 15 h 45. David Iverson lui a succédé à la présidence.