Comité de surveillance des Procès-verbaux | 9 septembre 2008 - Toronto, Ontario

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9 septembre 2008 - Toronto, Ontario

Participants:

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   PrĂ©sidente
David Iverson ReprĂ©sentant des Églises  
Len Marchand reprĂ©sentant les demandeurs  
David Paterson reprĂ©sentant les demandeurs  
Luc Dumont ReprĂ©sentant du gouvernement du Canada  
William Wuttunee ReprĂ©sentant de l’APN  
Rosemarie Kuptana ReprĂ©sentante des Inuits  
James Ward Ministère de la Justice  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Jeffery Hutchinson SecrĂ©tariat d’adjudication des pensionnats indiens  
Irene Fraser Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens Secrétaire de séance

Absent :

Nom Organisation Fonction
James Ehmann    
  1. Modification et approbation de l’ordre du jour
    1. Rapidité des décisions
    2. Questions de divulgation
    3. RĂ©ouvertures de dossier
    4. Futures réunions et lieu de la rencontre du 1er octobre
    5. Proposition relative aux critères de sélection du lieu d’audience
    6. Les points 6. f et g peuvent être retirés de l’ordre du jour.

      L’ordre du jour est approuvé.

  2. Approbation du procès-verbal
    1. Approbation du procès-verbal de la téléconférence du 13 mai 2008
    2. Le procès-verbal est approuvé.

    3. Approbation du procès-verbal de la réunion du 20 juin 2008
      • L’avant-dernier Ă©lĂ©ment doit se lire ainsi : « Le but est d’acheminer de 1 700 Ă  1 800 dossiers le plus tĂ´t possible Ă  la gestion des audiences. »
      • Au dernier Ă©lĂ©ment, insĂ©rer le mot « proposĂ© » après le mot « changement ».

      Le procès-verbal est accepté avec les modifications.

    4. Compte rendu de la séance à huis clos du 29 juillet
    5. On a présenté le mauvais document. On représentera le compte rendu.

    6. Procès-verbal de la réunion du 29 juillet 2008
      • Page 2 : dans l’énoncĂ© de la première dĂ©cision, ajouter « to » Ă  la première ligne derrière « not » (version anglaise).
      • Page 3, 2e Ă©lĂ©ment : remplacer « on » par « of » (version anglaise).
      • Page 3. Rapport de l’adjudicateur en chef, point 4, 3e Ă©lĂ©ment : retrancher « to produce the case of 2500 » (version anglaise).
      • Page 4, dernier Ă©lĂ©ment sous Rapport du directeur exĂ©cutif en ce qui concerne les remplisseurs de formulaires : retrancher la deuxième phrase et la remplacer par « Deux ordres d’avocats consultĂ©s ont dit qu’il n’y avait pas pratique illicite du droit si un tel personnel aidait seulement Ă  remplir les formulaires selon les indications des demandeurs ». La dernière phrase de cet Ă©lĂ©ment devrait ĂŞtre remplacĂ©e par « Le SecrĂ©tariat songe Ă  lancer une demande de propositions pour trouver un organisme autochtone qui Ă©laborerait des programmes de formation et d’autorisation de ces remplisseurs de formulaires. »

      On accepte le procès-verbal avec les modifications.

    7. 20 juin 2008

      Le compte rendu de la séance à huis clos à la téléconférence du 20 juin sera présenté à la prochaine réunion par Mayo Moran.

  3. Rapport du directeur exécutif
    • Le nombre total de nouvelles demandes au PEI est de 3 991. On dĂ©nombre ainsi approximativement 7 000 dossiers en traitement dans ce processus.
    • Sur les 3 991 nouvelles demandes, 169 ont Ă©tĂ© jugĂ©es irrecevables.
    • Une centaine des 169 demandes irrecevables s’expliquent par un sĂ©jour dans un pensionnat non visĂ© par la Convention de règlement (CR), 39 par un règlement obtenu dans un autre processus et quelques-unes enfin par des allĂ©gations qui ne tombent pas sous le coup de la Convention.
    • Sur les 3 991 demandes, 1 200 viennent de l’Alberta, 1 000 de la Colombie- Britannique, 662 du Manitoba, environ 470 de la Saskatchewan, 26 des Territoires du Nord-Ouest, 19 du Nunavut, 132 du Yukon, 21 (en français) et 77 (en anglais) du QuĂ©bec, 230 de l’Ontario, 3 du Nouveau-Brunswick, 11 de la Nouvelle-Écosse, 1 de l’Île-du-Prince-Édouard et 1 enfin de Terre-Neuveet- Labrador.
    • Il y a 47 audiences qui ont Ă©tĂ© mises au rĂ´le la semaine dernière; on en compte environ 600 depuis le dĂ©but de l’annĂ©e.
    • Un grand nombre de dossiers sont en suspens, le plus souvent Ă  cause des prĂ©fĂ©rences exprimĂ©es par les demandeurs.
    • On prĂ©voit pour l’avenir un nombre approximatif de 40 dĂ©cisions par mois dans le PRN (processus de règlement nĂ©gociĂ©).
    • Il n’est pas nĂ©cessaire de prĂ©senter les dossiers de la Commission des accidents de travail et des services correctionnels si le demandeur n’a jamais eu affaire Ă  l’organisme.
    • On a eu très peu de rĂ©ponses aux lettres envoyĂ©es aux avocats par l’équipe de gestion des cas.
    • La première « confĂ©rence d’audiences en bloc » a eu lieu, et on y voit un progrès. Ce mode de traitement conviendra moins au règlement des demandes pour perte de revenus rĂ©elle. On doit regrouper respectivement les dossiers du volet complexe et du volet ordinaire en deux miniblocs distincts pour optimiser l’emploi du temps du reprĂ©sentant du ministère de la Justice ou du gestionnaire du Secteur de la rĂ©solution.
    • Des salles d’audience rĂ©servĂ©es seront prĂŞtes sous peu Ă  Winnipeg, Ă  Regina, Ă  Edmonton et Ă  Vancouver.
    • Sur le site Web, il y aura une base de donnĂ©es accessible un jour prochain.
    • On est en train de rĂ©viser le système financier; le SecrĂ©tariat accuse toujours un retard dans le traitement des factures.
    • David Paterson, William Wuttunee et Jeffery Hutchinson ont assistĂ© Ă  une rĂ©union au sujet des « remplisseurs de formulaires » avec Ken Young, de l’APN, et les reprĂ©sentants de l’AssemblĂ©e des Chefs du Manitoba, de la B.C. Indian Residential Schools Survivors Society, de la SociĂ©tĂ© nationale des survivants des pensionnats indiens et de SantĂ© Canada. Une autre rencontre aura lieu le 12 septembre 2008.
    • Discussion :

    • Les Églises voient nettement baisser le nombre de demandes de reprĂ©sentation des autoritĂ©s ecclĂ©siastiques, peut-ĂŞtre mĂŞme dans une proportion des deux tiers. Cela pourrait changer leur façon d’aborder la question des audiences.
    • On a proposĂ© d’élaborer des critères pour la procĂ©dure contractuelle des « remplisseurs de formulaires ». Le Canada aurait pour rĂ´le de simplement surveiller et n’exercerait pas de fonctions administratives.
    • Il serait bon de disposer de statistiques sur le nombre de dossiers des volets complexe et ordinaire et de rĂ©clamations au titre des PRR et AFF.
    • On hĂ©site Ă  passer par le processus de règlement nĂ©gociĂ© lorsque le demandeur n’est pas reprĂ©sentĂ© par un avocat. La participation d’un adjudicateur aide en pareil cas.
    • Quatre types de règlements nĂ©gociĂ©s :
      1. au terme de l’audience, les parties s’entendent sur l’évaluation que fait l’adjudicateur de la déposition du demandeur.
      2. On peut se reporter à une déposition antérieure venant de l’interrogatoire préalable ou de l’audience tenue dans le MARC.
      3. L’affaire est simple (p. ex., volet ordinaire) et les règles de base sont acceptées par les parties.
      4. On pourrait négocier dans le cas des réouvertures de dossier pour perte d’occasion.
    • Len Marchand fĂ©licite le ministère de la Justice et Luc Dumont du succès remportĂ© jusqu’ici dans les nĂ©gociations.

    Décision : Un rapport d’étape de Jeff Hutchinson sur le processus de règlement négocié (PRN) figurera à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

  4. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Il se pourrait que le rĂ©servoir de candidats aux postes d’adjudicateur soit Ă©puisĂ© : nous n’avons pas recrutĂ© le nombre prĂ©vu d’adjudicateurs malgrĂ© de sĂ©rieux efforts de publicitĂ© et de sensibilisation.
    • Les questions d’approvisionnement et de finances continuent Ă  prendre beaucoup de notre temps. Ainsi, on nous invite Ă  rendre des comptes avant mĂŞme d’avoir dĂ©pensĂ© les sommes affectĂ©es Ă  la formation. L’adjudicateur en chef s’occupe de ces questions.
    • Delia Opekokew assume maintenant les fonctions d’adjudicatrice en chef adjointe.
    • L’adjudicateur en chef a rencontrĂ© Randy Bennett et le juge en chef Winkler.
    • Copie du rapport trimestriel est remise aux membres du CS. C’est un document des tribunaux et, s’il est possible de communiquer l’information qu’il renferme, le document lui-mĂŞme ne peut l’être.
    • L’adjudicateur en chef doit prĂ©senter un rapport annuel au ComitĂ© de surveillance, qui peut alors dĂ©cider de le rendre public ou non.
    • DĂ©cision : On convient que le premier rapport annuel visera l’annĂ©e civile. Il portera donc sur la pĂ©riode qui s’étend du 19 septembre 2007 au 31 dĂ©cembre 2008.

      Discussion :

    • On se plaint de tout le temps qu’on doit compter pour obtenir une audience, plus particulièrement au QuĂ©bec. Des efforts se font en vue de rĂ©duire les dĂ©lais le plus possible.
    • DĂ©cision : Jeff Hutchinson livrera au CS une interprĂ©tation Ă©crite des engagements de tenir une audience dans les neuf mois suivant la rĂ©ception de la demande et de parvenir Ă  l’objectif de 2 500 règlements.

      Décision : La production d’un rapport statistique demeurera à l’ordre du jour des futures réunions.

      Décision : Irene Fraser communiquera les noms des adjudicateurs au Comité de surveillance.

  5. Protocole des mentions de la liste des experts Ă  ajouter ou Ă  retrancher

    Décision : On se préoccupe de la rétention des services d’experts par les adjudicateurs, qui sont des entrepreneurs. Le service d’approvisionnement est en train de concevoir dans ce dossier une double stratégie à court et à long terme.

  6. Guichet unique

    Ce point sera à l’ordre du jour à la suite de la réunion du 1er octobre.

  7. Rapport sur les personnes mises en cause (PMC)

    Dan Ish présente une nouvelle version de la politique relative aux PMC.

    Discussion :

    • Dans l’énoncĂ© de politique, on devrait employer le terme « auteur allĂ©guĂ© » au lieu du terme « personne mise en cause » (PMC), le premier de ces termes figurant dans la Convention de règlement.
    • Si les parties consentent au retrait d’allĂ©gations, l’adjudicateur n’a pas Ă  prendre de dĂ©cision sur le retrait. S’il n’y a pas entente, il doit cependant trancher la question.
    • Il importe de tenir compte du moment oĂą se fait le retrait. L’éventuel retrait doit se faire avant que les allĂ©gations ne soient portĂ©es au dossier de l’affaire. Si de tels Ă©lĂ©ments de preuve ont dĂ©jĂ  Ă©tĂ© versĂ©s au dossier, l’auteur allĂ©guĂ© a le droit d’être entendu.
    • Les demandeurs peuvent vouloir retirer une allĂ©gation par crainte de confusion ou en se rendant compte qu’il y a erreur sur la personne ou encore en ne sachant au juste si le nom de l’auteur est le bon.
    • Si une allĂ©gation se fait et qu’une dĂ©position a lieu, l’auteur allĂ©guĂ© a le droit de se faire entendre s’il n’y a pas de consentement des parties.
    • Si l’allĂ©gation est retirĂ©e, elle n’influe en rien sur l’attribution des points.
    • Les adjudicateurs doivent aviser les parties par Ă©crit du retrait de l’allĂ©gation.

    Décision : Dan Ish révisera le projet et présentera la nouvelle version au CS.

  8. Politique relative aux transcriptions

    Les représentants du Canada ont livré le fruit de leurs réflexions dans le document de travail présenté au CS le 21 mai 2008.

    Voici des changements proposés à l’énoncé de politique actuel :

    • Si une partie obtient copie de la transcription, celle-ci doit parvenir Ă  toutes les parties.
    • En cas d’ajournement, on propose dans la politique actuelle que la transcription parvienne aux parties si un grand laps de temps de cinq Ă  six mois s’est Ă©coulĂ©. La pĂ©riode en question devrait plutĂ´t ĂŞtre de trois Ă  quatre mois. Dans les dossiers du volet complexe, on fera droit aux demandes d’obtention de transcription sans Ă©gard Ă  la pĂ©riode qui s’est Ă©coulĂ©e.
    • On doit remplacer « personne mise en cause » par « auteur allĂ©guĂ© » pour reprendre les termes de la Convention de règlement.
    • L’auteur allĂ©guĂ© ne devrait pas avoir le droit d’obtenir copie de sa propre transcription.
    • DĂ©cision : On devrait solliciter les vues de James Ehmann sur la question avant de modifier la politique.

    • On ne devrait pas imposer de conditions de confidentialitĂ© ni de destruction des transcriptions Ă  quiconque reçoit celles-ci en dehors du demandeur.
    • On ne devrait pas imposer de frais pour une transcription.
    • On enverra sur demande une transcription Ă  des fins de rĂ©vision.

    DĂ©cision : James Ward communiquera les suggestions par Ă©crit Ă  Dan Ish.

  9. Délais de révision dans le cadre du PEI

    Décision : Les révisions sont acceptées.

  10. Consultation des données de la procédure des paiements d’expérience commune (PEC) dans l’examen des demandes au PEI

    Le Canada se fie aux recherches effectuées aux fins des paiements d’expérience commune sur les années indiquées de séjour des demandeurs dans les pensionnats, mais ces données de recherche ne doivent pas être considérées comme une confirmation absolue des dates par les adjudicateurs aux audiences.

  11. Commentaires du Canada

    On reportera ce point à l’ordre du jour de la prochaine réunion..

  12. Proposition relative aux critères de sélection des lieux et des modes d’audience

    Luc Dumont donne un aperçu de la proposition portant sur les critères de sélection des lieux et des modes d’audience et les changements de date et de lieu..

    Discussion :

    • Certaines de ces questions sont d’ordre opĂ©rationnel et n’exigent pas l’approbation du ComitĂ© de surveillance.
    • On ne s’interroge pas sur la difficultĂ© de tenir des audiences Ă  domicile. La nĂ©cessitĂ© d’en tenir peut-elle ĂŞtre remise en question par l’équipe de gestion des audiences? Qu’entend-on par circonstances exceptionnelles? Peut-on proposer des moyens de rechange Ă  l’audience au domicile des demandeurs aux avocats de ceux-ci ou aux demandeurs non reprĂ©sentĂ©s par un avocat?
    • Il serait bon de s’entendre sur les principes de base en ce qui concerne les lieux d’audience.
    • Jeff Hutchinson veut que ce soit un document interne. Lorsqu’il sera prĂŞt, il le communiquera au ComitĂ© de surveillance.
  13. Prochaine réunion

    Les points « Rapidité des décisions », « Questions de divulgation » et « Réouvertures de dossier » sont reportés à la prochaine réunion.

    Celle-ci aura lieu à Toronto. Mayo Moran doit être absente une partie de la matinée. David Iverson présidera en son absence.