Comité de surveillance des Procès-verbaux | 1 octobre 2008 - Toronto, Ontario

Participants:

Absents :

À la demande de Mayo Moran, David Iverson préside la réunion de 8 h 15 à 10 h 30, puis Mme Moran prend la relève.

1. Modification et adoption de l’ordre du jour
   • Le point concernant la politique sur les transcriptions est reporté à la prochaine réunion.
   • Un rapport statistique sera inclus dans le rapport du directeur exécutif.
   • Le procès-verbal de la séance à huis clos du 27 juin 2008 est approuvé.
   
   

   Ajouts :

   • Soutien des services de conseil de Santé Canada.
   • Communication des décisions au Comité d’administration national (CAN) aux fins des appels relatifs au Programme d’expérience commune (PEC).

   Adopté.

2. Adoption du procès-verbal
   1. Procès-verbal de la séance à huis clos du 20 juin 2008
   • Dans le coin supérieur droit de la première page, indiquer « Secret professionnel ».
   • Ajouter les noms des participants.

   Adopté avec les changements.

   2. Procès-verbal de la séance à huis clos du 27 juin
   • Dans le coin supérieur droit de la première page, ajouter « Secret professionnel ».

   Adopté.

   3. Le procès-verbal de la séance à huis clos du 29 juillet sera remis à la prochaine réunion.
   4. Procès-verbal du 9 septembre 2008
      • Page 2, d), remplacer « replace » par « replaced » (version anglaise).
      • Page 2, point 3, remplacer le contenu de la puce 8 par l’énoncé suivant : « Il n’est pas nécessaire de présenter les dossiers de la Commission des accidents de travail et des services correctionnels si le demandeur n’a jamais eu affaire à l’organisme. »
      • Page 3, puce 2, remplacer « data base » par « database ».
      • Page 3, puce 1, sous la rubrique « Discussion », remplacer « may require » par « may result in » (version anglaise).
      • Page 3, ajouter les quatre types de règlements négociés ainsi que les succès du gouvernement sous le point « Décision ».
      • Page 3, point 4, puce 2, remplacer « spend » par « spent ».
      • Page 3, point 4, puce 3, la phrase doit se lire comme suit : « Delia Opekokew assume maintenant les fonctions d’adjudicatrice en chef adjointe. »
      • Page 4, point 7, puce 1, remplacer « this » (version anglaise) par « l’auteur allégué ».
      • Page 5, puce 2, supprimer «(unless the parties agree otherwise) » (version anglaise).

      Adopté avec les changements.

   5. Procès-verbal du 9 septembre 2008
      • Dans le coin supérieur droit de la première page, indiquer « Secret professionnel ».
      • Page 1, puce 3, remplacer « Bruning » par « Brunning ».
      • Page 2, puce 2, supprimer le mot « not ».

      Adopté avec les changements.

3. Rapport du directeur exécutif
   • Les activités mettent l’accent sur la gestion des audiences.
   • La préférence des demandeurs quant au lieu des audiences est en train de changer.
     • 3,6 % des audiences se sont déroulées au domicile des demandeurs.
     • Selon une analyse, les principales raisons de tenir l’audience au domicile des demandeurs sont l’âge, l’état de santé, la mobilité et la santé psychologique de ces derniers.

   Décision : Si l’avocat du demandeur précise un lieu pour l’audience, il doit fournir une raison. Il n’est pas obligatoire de fournir un certificat médical. La préférence du demandeur à cet égard sera officiellement modifiée en conséquence.

   • On a de plus en plus recours aux séances de règlement des conflits.
   • L’analyse de la répartition géographique des demandeurs et des avantages d’établir un horaire des audiences se poursuit.
   • Les processus financiers actuels de gestion des coûts associés aux audiences sont à peine suffisants pour répondre à la demande croissante, mais on augmente les ressources actuellement.
   • Il faut conclure un contrat à long terme avec la société chargée de la base de données de l’adjudicateur.
   • On surveille les évaluations effectuées par des experts pour veiller à ce qu’elles respectent les règles sur la passation de marchés.
   • Les prévisions de mi-exercice sont en cours d’élaboration. L’insuffisance des ressources ne devrait pas compter au nombre des problèmes.
   • La rencontre entre Jeff Hutchinson et le sous-ministre a confirmé que celui-ci respectait l’indépendance du Secrétariat.
   • Le problème des personnes qui remplissent les formulaires au nom des demandeurs qui se représentent eux-mêmes n’est pas encore réglé, mais il fait l’objet de discussions fécondes et passionnées. Il n’est pas obligatoire que la décision soit approuvée par le Comité de surveillance.
   • Statistiques :
     • Il y a actuellement 6 000 dossiers en traitement, ce qui comprend les dossiers transférés, mais non les dossiers rouverts.
     • Près de 205 dossiers ont été rejetés, principalement parce que l’école fréquentée par le demandeur ne figurait pas sur la liste approuvée.
     • Des 767 audiences prévues, 695 ont eu lieu.
     • Près de 726 demandes demeurent en attente de règlement dans le cadre du MARC.

   Discussion : Les Églises protestantes souhaitent avoir la possibilité de participer aux discussions sur les changements apportés au processus d’audience. Elles veulent également qu’on les avise des discussions portant sur la négociation de règlements pour pouvoir donner leur avis. Il y a également des préoccupations quant au fait que de moins en moins de représentants d’Églises demandent d’assister aux audiences. On invite Jeff Hutchinson à prendre part à la prochaine rencontre oecuménique.

4. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • Des commentaires positifs ont été formulés au sujet de la formation des adjudicateurs en septembre, à laquelle ont participé 78 adjudicateurs et quatre adjudicateurs en chef adjoints.
   • Le site Web de l’adjudicateur en chef est très utile pour les adjudicateurs, surtout les nouveaux. Le site est en panne depuis plusieurs mois; il est important de le remettre en ligne dès que possible.
   • Les contraintes de sécurité associées au déplacement des dossiers protégés entraînent des retards dans les décisions, qui doivent être rendues le plus rapidement possible. C’est pourquoi on envisage d’avoir recours au transfert électronique, ce qui constituerait une amélioration importante.
   • Le système servant à recueillir des statistiques fiables continue de faire l’objet d’améliorations.

   Discussion : Les avocats des demandeurs souhaitent avoir accès aux décisions qui ont fait l’objet de suppression. Les adjudicateurs en chef adjoints pourraient sélectionner quelques décisions concernant des affaires importantes, qu’ils mettraient à la disposition des avocats.

   • Problème de personnel – Le contrat de travail de Mme Blair a été résilié d’un commun accord. Son poste d’adjudicateur en chef adjoint ne sera pas pourvu tout de suite. Diverses options seront envisagées pour trouver un candidat francophone, et on examinera la possibilité de nommer davantage d’Autochtones comme adjudicateurs.
5. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
   1. Politique provisoire sur les audiences des personnes mises en cause (PMC)

      On distribue la version provisoire, et on suggère d’apporter les modifications suivantes :

      • Point 3, c) : Remplacer « personne d’intérêt » par « auteur allégué ».
      • Ajouter que l’adjudicateur avisera les parties du retrait par écrit.
      • Supprimer les termes « lignes directrices » de l’introduction.
      • Point 3 : Remplacer « les allégations n’ont pas été formulées, il sera inutile de tenir une audience … » par « les allégations ne sont pas appuyées par des éléments de preuve, l’audience n’aura pas lieu … ».
      • Au point 4, on peut lire «…sauf si les parties conviennent… ». Au moment de rédiger la version provisoire, il faudra communiquer avec les représentants de l’Église s’ils sont absents. Le personnel peut envoyer une lettre et demander une réponse dans les dix jours.
      • Point 5 : La phrase doit commencer par le segment suivant : « Si l’audience concernant l’auteur allégué n’a pas eu lieu parce que l’allégation a été retirée ou qu’elle n’a pas été appuyée par des éléments de preuve… ».

      Adopté sous réserve des changements susmentionnés à apporter par l’adjudicateur en chef.

   2. Communication

      Le Secrétariat s’est-il doté d’un plan de communication si l’on n’arrive pas à atteindre l’objectif de 2 500?

      Décisions :

      • Il s’agit d’un point indiqué à titre informatif. Un plan provisoire sera distribué.
   3. Mise à jour sur le processus de règlement négocié (PRN).

      Luc Dumont informe les membres que 44 demandes au titre du PRN ont été réglées. Jusqu’à maintenant, 644 affaires sont susceptibles d’être réglées, et il y a 212 dossiers en attente. Toutes les affaires prioritaires ont été réglées.

      Le Canada privilégie les affaires qui peuvent être réglées avant la tenue d’une audience (pendant la conférence préparatoire à l’audience) et sur le règlement des affaires qui exigent un interrogatoire préalable ou dont les demandeurs sont malades.

      Les négociations portant sur la perte d’occasions ne sont pas comprises dans les 44 affaires réglées. Dans 13 dossiers, on a conclu qu’il y avait eu perte d’occasions. Ces affaires font l’objet d’un suivi distinct.

      Décisions :

      • Luc Dumont présentera un rapport sur les PRN avant la prochaine réunion du Comité de surveillance.
      • Dan Ish conseillera les adjudicateurs pour les inciter à être proactifs quant aux règlements.
      • Il faut enregistrer les conférences préparatoires à l’audience et les règlements suivant l’audience séparément pour éviter de les enregistrer deux fois.
6. Rapidité des décisions

   Une inquiétude fut soulevée par rapport aux délais des décisions. Si des renseignements précis portant sur un dossier sont communiqués au Bureau de l’adjudicateur en chef (BAC), le suivi peut être effectué avec l’adjudicateur.

   On rappelle souvent aux adjudicateurs qu’ils doivent rendre des décisions dans des délais raisonnables. Deux adjudicateurs font actuellement l’objet d’une « surveillance » parce qu’ils ont tardé à rendre leurs décisions. Le BAC déploie un nouveau système de rappel de documents pour suivre les décisions tardives, ce qui améliorera la surveillance à cet égard.

7. Réouverture des dossiers

   Un document d’orientation a été remis aux adjudicateurs. On élabore actuellement des procédures internes concernant les sévices infligés par un autre élève.

8. Formation

   On distribue le calendrier de la formation en français à titre indicatif. Tous les adjudicateurs qui parlent couramment français ont été convoqués à cette formation, qui doit avoir lieu les 20 et 21 novembre à Montréal.

9. Interprétation des jalons de production

   Document fourni à titre indicatif.

10. Programme de soutien de Santé Canada

    Point reporté à la prochaine réunion.

11. Communication des décisions au CAN aux fins des appels relatifs au PEC

    Luc Dumont aborde la question de l’inclusion des décisions rendues dans le cadre du MARC/PEI aux décisions qui sont communiquées au CAN aux fins des appels relatifs au PEC. Il faut déterminer s’il est nécessaire d’effectuer la suppression des noms dans les décisions par écrit avant de les inclure. Luc veut s’assurer que les membres du Comité acceptent que les décisions soient communiquées au CAN même si les suppressions n’ont pas été faites, et il se demande s’il faut en informer les autres. La communication des décisions est régie par une entente sur la divulgation, et les documents sont renvoyés au Canada une fois les décisions rendues. Les documents seront remis uniquement aux parties qui sont représentées au Comité de surveillance.

    Décision : Personne ne s’oppose à ce point.

12. Dates des prochaines réunions

    La prochaine réunion aura lieu le 21 novembre, à Montréal, soit pendant la deuxième journée de la formation en français. Dans la mesure du possible, prendre les dispositions nécessaires pour coordonner le dîner avec celui des adjudicateurs francophones.

    Les réunions suivantes se dérouleront le 6 janvier 2009 à Vancouver, le 3 février à Toronto et le 19 ou le 24 mars à Regina.

    Remarque : La réunion prévue à Regina aura lieu le 24 mars.