Comité de surveillance des Procès-verbaux | 1 octobre 2008 - Toronto, Ontario

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1 octobre 2008 - Toronto, Ontario

Participants:

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   PrĂ©sidente
David Iverson ReprĂ©sentant de l’Église  
Alison Molloy AINC (remplace James Ward)  
Luc Dumont AINC  
William Wuttunee ReprĂ©sentant de l’APN  
Len Marchand Avocat des demandeurs  
David Paterson Avocat des demandeurs  
Jeffery Hutchinson SAPI  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Irene Fraser   SecrĂ©taire de sĂ©ance

Absents :

Nom Organisation Fonction
James Ehmann ReprĂ©sentant de l’Église  
Rosemarie Kuptana ReprĂ©sentante des Inuits  
James Ward Ministère de la Justice Canada  

À la demande de Mayo Moran, David Iverson préside la réunion de 8 h 15 à 10 h 30, puis Mme Moran prend la relève.


  1. Modification et adoption de l’ordre du jour
    • Le point concernant la politique sur les transcriptions est reportĂ© Ă  la prochaine rĂ©union.
    • Un rapport statistique sera inclus dans le rapport du directeur exĂ©cutif.
    • Le procès-verbal de la sĂ©ance Ă  huis clos du 27 juin 2008 est approuvĂ©.

    • Ajouts :

    • Soutien des services de conseil de SantĂ© Canada.
    • Communication des dĂ©cisions au ComitĂ© d’administration national (CAN) aux fins des appels relatifs au Programme d’expĂ©rience commune (PEC).
    • AdoptĂ©.

  2. Adoption du procès-verbal
    1. Procès-verbal de la séance à huis clos du 20 juin 2008
      • Dans le coin supĂ©rieur droit de la première page, indiquer « Secret professionnel ».
      • Ajouter les noms des participants.

      Adopté avec les changements.

    2. Procès-verbal de la séance à huis clos du 27 juin
      • Dans le coin supĂ©rieur droit de la première page, ajouter « Secret professionnel ».

      Adopté.

    3. Le procès-verbal de la séance à huis clos du 29 juillet sera remis à la prochaine réunion.
    4. Procès-verbal du 9 septembre 2008
      • Page 2, d), remplacer « replace » par « replaced » (version anglaise).
      • Page 2, point 3, remplacer le contenu de la puce 8 par l’énoncĂ© suivant : « Il n’est pas nĂ©cessaire de prĂ©senter les dossiers de la Commission des accidents de travail et des services correctionnels si le demandeur n’a jamais eu affaire Ă  l’organisme. »
      • Page 3, puce 2, remplacer « data base » par « database ».
      • Page 3, puce 1, sous la rubrique « Discussion », remplacer « may require » par « may result in » (version anglaise).
      • Page 3, ajouter les quatre types de règlements nĂ©gociĂ©s ainsi que les succès du gouvernement sous le point « DĂ©cision ».
      • Page 3, point 4, puce 2, remplacer « spend » par « spent ».
      • Page 3, point 4, puce 3, la phrase doit se lire comme suit : « Delia Opekokew assume maintenant les fonctions d’adjudicatrice en chef adjointe. »
      • Page 4, point 7, puce 1, remplacer « this » (version anglaise) par « l’auteur allĂ©guĂ© ».
      • Page 5, puce 2, supprimer «(unless the parties agree otherwise) » (version anglaise).

      Adopté avec les changements.

    5. Procès-verbal du 9 septembre 2008
      • Dans le coin supĂ©rieur droit de la première page, indiquer « Secret professionnel ».
      • Page 1, puce 3, remplacer « Bruning » par « Brunning ».
      • Page 2, puce 2, supprimer le mot « not ».

      Adopté avec les changements.

  3. Rapport du directeur exécutif
    • Les activitĂ©s mettent l’accent sur la gestion des audiences.
    • La prĂ©fĂ©rence des demandeurs quant au lieu des audiences est en train de changer.
      • 3,6 % des audiences se sont dĂ©roulĂ©es au domicile des demandeurs.
      • Selon une analyse, les principales raisons de tenir l’audience au domicile des demandeurs sont l’âge, l’état de santĂ©, la mobilitĂ© et la santĂ© psychologique de ces derniers.

    Décision : Si l’avocat du demandeur précise un lieu pour l’audience, il doit fournir une raison. Il n’est pas obligatoire de fournir un certificat médical. La préférence du demandeur à cet égard sera officiellement modifiée en conséquence.

    • On a de plus en plus recours aux sĂ©ances de règlement des conflits.
    • L’analyse de la rĂ©partition gĂ©ographique des demandeurs et des avantages d’établir un horaire des audiences se poursuit.
    • Les processus financiers actuels de gestion des coĂ»ts associĂ©s aux audiences sont Ă  peine suffisants pour rĂ©pondre Ă  la demande croissante, mais on augmente les ressources actuellement.
    • Il faut conclure un contrat Ă  long terme avec la sociĂ©tĂ© chargĂ©e de la base de donnĂ©es de l’adjudicateur.
    • On surveille les Ă©valuations effectuĂ©es par des experts pour veiller Ă  ce qu’elles respectent les règles sur la passation de marchĂ©s.
    • Les prĂ©visions de mi-exercice sont en cours d’élaboration. L’insuffisance des ressources ne devrait pas compter au nombre des problèmes.
    • La rencontre entre Jeff Hutchinson et le sous-ministre a confirmĂ© que celui-ci respectait l’indĂ©pendance du SecrĂ©tariat.
    • Le problème des personnes qui remplissent les formulaires au nom des demandeurs qui se reprĂ©sentent eux-mĂŞmes n’est pas encore rĂ©glĂ©, mais il fait l’objet de discussions fĂ©condes et passionnĂ©es. Il n’est pas obligatoire que la dĂ©cision soit approuvĂ©e par le ComitĂ© de surveillance.
    • Statistiques :
      • Il y a actuellement 6 000 dossiers en traitement, ce qui comprend les dossiers transfĂ©rĂ©s, mais non les dossiers rouverts.
      • Près de 205 dossiers ont Ă©tĂ© rejetĂ©s, principalement parce que l’école frĂ©quentĂ©e par le demandeur ne figurait pas sur la liste approuvĂ©e.
      • Des 767 audiences prĂ©vues, 695 ont eu lieu.
      • Près de 726 demandes demeurent en attente de règlement dans le cadre du MARC.

    Discussion : Les Églises protestantes souhaitent avoir la possibilité de participer aux discussions sur les changements apportés au processus d’audience. Elles veulent également qu’on les avise des discussions portant sur la négociation de règlements pour pouvoir donner leur avis. Il y a également des préoccupations quant au fait que de moins en moins de représentants d’Églises demandent d’assister aux audiences. On invite Jeff Hutchinson à prendre part à la prochaine rencontre oecuménique.

  4. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Des commentaires positifs ont Ă©tĂ© formulĂ©s au sujet de la formation des adjudicateurs en septembre, Ă  laquelle ont participĂ© 78 adjudicateurs et quatre adjudicateurs en chef adjoints.
    • Le site Web de l’adjudicateur en chef est très utile pour les adjudicateurs, surtout les nouveaux. Le site est en panne depuis plusieurs mois; il est important de le remettre en ligne dès que possible.
    • Les contraintes de sĂ©curitĂ© associĂ©es au dĂ©placement des dossiers protĂ©gĂ©s entraĂ®nent des retards dans les dĂ©cisions, qui doivent ĂŞtre rendues le plus rapidement possible. C’est pourquoi on envisage d’avoir recours au transfert Ă©lectronique, ce qui constituerait une amĂ©lioration importante.
    • Le système servant Ă  recueillir des statistiques fiables continue de faire l’objet d’amĂ©liorations.
    • Discussion : Les avocats des demandeurs souhaitent avoir accès aux dĂ©cisions qui ont fait l’objet de suppression. Les adjudicateurs en chef adjoints pourraient sĂ©lectionner quelques dĂ©cisions concernant des affaires importantes, qu’ils mettraient Ă  la disposition des avocats.

    • Problème de personnel – Le contrat de travail de Mme Blair a Ă©tĂ© rĂ©siliĂ© d’un commun accord. Son poste d’adjudicateur en chef adjoint ne sera pas pourvu tout de suite. Diverses options seront envisagĂ©es pour trouver un candidat francophone, et on examinera la possibilitĂ© de nommer davantage d’Autochtones comme adjudicateurs.
  5. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
    1. Politique provisoire sur les audiences des personnes mises en cause (PMC)

      On distribue la version provisoire, et on suggère d’apporter les modifications suivantes :

      • Point 3, c) : Remplacer « personne d’intĂ©rĂŞt » par « auteur allĂ©guĂ© ».
      • Ajouter que l’adjudicateur avisera les parties du retrait par Ă©crit.
      • Supprimer les termes « lignes directrices » de l’introduction.
      • Point 3 : Remplacer « les allĂ©gations n’ont pas Ă©tĂ© formulĂ©es, il sera inutile de tenir une audience … » par « les allĂ©gations ne sont pas appuyĂ©es par des Ă©lĂ©ments de preuve, l’audience n’aura pas lieu … ».
      • Au point 4, on peut lire «…sauf si les parties conviennent… ». Au moment de rĂ©diger la version provisoire, il faudra communiquer avec les reprĂ©sentants de l’Église s’ils sont absents. Le personnel peut envoyer une lettre et demander une rĂ©ponse dans les dix jours.
      • Point 5 : La phrase doit commencer par le segment suivant : « Si l’audience concernant l’auteur allĂ©guĂ© n’a pas eu lieu parce que l’allĂ©gation a Ă©tĂ© retirĂ©e ou qu’elle n’a pas Ă©tĂ© appuyĂ©e par des Ă©lĂ©ments de preuve… ».

      Adopté sous réserve des changements susmentionnés à apporter par l’adjudicateur en chef.

    2. Communication

      Le Secrétariat s’est-il doté d’un plan de communication si l’on n’arrive pas à atteindre l’objectif de 2 500?

      DĂ©cisions :

      • Il s’agit d’un point indiquĂ© Ă  titre informatif. Un plan provisoire sera distribuĂ©.
    3. Mise à jour sur le processus de règlement négocié (PRN).

      Luc Dumont informe les membres que 44 demandes au titre du PRN ont été réglées. Jusqu’à maintenant, 644 affaires sont susceptibles d’être réglées, et il y a 212 dossiers en attente. Toutes les affaires prioritaires ont été réglées.

      Le Canada privilégie les affaires qui peuvent être réglées avant la tenue d’une audience (pendant la conférence préparatoire à l’audience) et sur le règlement des affaires qui exigent un interrogatoire préalable ou dont les demandeurs sont malades.

      Les négociations portant sur la perte d’occasions ne sont pas comprises dans les 44 affaires réglées. Dans 13 dossiers, on a conclu qu’il y avait eu perte d’occasions. Ces affaires font l’objet d’un suivi distinct.

      DĂ©cisions :

      • Luc Dumont prĂ©sentera un rapport sur les PRN avant la prochaine rĂ©union du ComitĂ© de surveillance.
      • Dan Ish conseillera les adjudicateurs pour les inciter Ă  ĂŞtre proactifs quant aux règlements.
      • Il faut enregistrer les confĂ©rences prĂ©paratoires Ă  l’audience et les règlements suivant l’audience sĂ©parĂ©ment pour Ă©viter de les enregistrer deux fois.
  6. Rapidité des décisions

    Une inquiétude fut soulevée par rapport aux délais des décisions. Si des renseignements précis portant sur un dossier sont communiqués au Bureau de l’adjudicateur en chef (BAC), le suivi peut être effectué avec l’adjudicateur.

    On rappelle souvent aux adjudicateurs qu’ils doivent rendre des décisions dans des délais raisonnables. Deux adjudicateurs font actuellement l’objet d’une « surveillance » parce qu’ils ont tardé à rendre leurs décisions. Le BAC déploie un nouveau système de rappel de documents pour suivre les décisions tardives, ce qui améliorera la surveillance à cet égard.

  7. RĂ©ouverture des dossiers

    Un document d’orientation a été remis aux adjudicateurs. On élabore actuellement des procédures internes concernant les sévices infligés par un autre élève.

  8. Formation

    On distribue le calendrier de la formation en français à titre indicatif. Tous les adjudicateurs qui parlent couramment français ont été convoqués à cette formation, qui doit avoir lieu les 20 et 21 novembre à Montréal.

  9. Interprétation des jalons de production

    Document fourni Ă  titre indicatif.

  10. Programme de soutien de Santé Canada

    Point reporté à la prochaine réunion.

  11. Communication des décisions au CAN aux fins des appels relatifs au PEC

    Luc Dumont aborde la question de l’inclusion des décisions rendues dans le cadre du MARC/PEI aux décisions qui sont communiquées au CAN aux fins des appels relatifs au PEC. Il faut déterminer s’il est nécessaire d’effectuer la suppression des noms dans les décisions par écrit avant de les inclure. Luc veut s’assurer que les membres du Comité acceptent que les décisions soient communiquées au CAN même si les suppressions n’ont pas été faites, et il se demande s’il faut en informer les autres. La communication des décisions est régie par une entente sur la divulgation, et les documents sont renvoyés au Canada une fois les décisions rendues. Les documents seront remis uniquement aux parties qui sont représentées au Comité de surveillance.

    Décision : Personne ne s’oppose à ce point.

  12. Dates des prochaines réunions

    La prochaine réunion aura lieu le 21 novembre, à Montréal, soit pendant la deuxième journée de la formation en français. Dans la mesure du possible, prendre les dispositions nécessaires pour coordonner le dîner avec celui des adjudicateurs francophones.

    Les réunions suivantes se dérouleront le 6 janvier 2009 à Vancouver, le 3 février à Toronto et le 19 ou le 24 mars à Regina.

    Remarque : La réunion prévue à Regina aura lieu le 24 mars.