Comité de surveillance des Procès-verbaux | 21 novembre 2008 - Montréal, Québec

Participants:

Absents:

1. Modification et adoption de l’ordre du jour
   1. Remplaçants des membres du Comité – Jeff Hutchinson
   2. Maintien des demandes – Len Marchand
   3. Série d’audiences – Len Marchand
   4. Portée de l’examen – Len Marchand
   5. Perte de revenu réelle – Len Marchand
   6. Liste d'experts – Len Marchand
   7. Occasions de formation – James Ward
   8. Maladies transmissibles (tuberculose progressive) – James Ward
   9. Déroulement accéléré des audiences – Len Marchand
   10. PO3 – Len Marchand
   11. Calendrier des audiences des PMC – Len Marchand
   12. Sévices infligés par un autre élève – Len Marchand
   13. Mandat de représentation relatif aux experts – Len Marchand
   14. Tentatives de faire concorder les ressources par les avocats – Len Marchand
2. Approbation du procès-verbal
   1. Procès-verbal à huis clos - 29 juillet 2008

   Approuvé.

   2. Procès-verbal du 1er octobre 2008
   1. Page 3, sous la rubrique Discussion – Changement à apporter à la deuxième phrase, où on devrait lire « Elles veulent également qu’on les avise des discussions portant sur la négociation de règlements pour pouvoir donner leur avis. »
   2. Page 4, sous la rubrique Communication – Supprimer la section intitulée Décision et la remplacer par « Il s’agit d’un point indiqué à titre informatif. Un plan provisoire sera distribué. »

   Approuvé sous réserve des changements susmentionnés.

   3. Procès-verbal à huis clos – 1er octobre 2008

   Approuvé.

3. Remplaçants des membres du Comité

   Les contrats des membres du Comité de surveillance seront reconduits en janvier.

   L’absentéisme est préoccupant. Au moins sept membres doivent être présents pour trancher une question lorsqu’il n’y a pas consensus. Le Comité de surveillance n’a jamais abordé la question des attentes en matière d’assiduité.

   Décisions :

   1. Mayo Moran communiquera avec James Ehmann et Rosemarie Kuptana au sujet de la question de l’assiduité.
   2. Les membres du Comité de surveillance peuvent désigner des remplaçants, mais le fait qu’il y ait des contrats individuels peut poser problème. Jeff Hutchinson doit vérifier.
   3. On distribuera des rapports sur les deux points susmentionnés à la prochaine réunion.
4. Rapport du directeur exécutif
   • Le Comité discute de la question de l’indépendance. Les membres sont préoccupés par d’autres aspects que celui de la prise de décisions. Des discussions sont en cours au sujet du niveau des ressources exigées pour cette année et l’an prochain.

     Discussion : La notion d’insubordination au défendeur (Canada) continue de poser problème. On bifurque sur les questions d’indépendance, ce qui affecte le travail du PEI. L’indépendance ne devait pas se résumer au seul fait de ne pas s’ingérer dans les décisions de l’adjudicateur en chef ou des adjudicateurs. L’adjudicateur en chef prévoit aborder cette question lors d’une rencontre avec le sous-ministre. On souligne les efforts que le directeur exécutif a investis dans son travail à différents paliers.

   • On s’interroge sur les critères utilisés par le comité de sélection pour la pré-sélection des candidats aux postes d’adjudicateur et qui pourraient réduire le nombre d’entrevues.
   • Les documents que retournent les avocats en réponse à la lettre relative aux prochaines étapes sont souvent incomplets, sans explication, ce qui occasionne le surcroît de travail qu’on voulait justement éviter. Des éclaircissements seront apportés à la liste de contrôle.
   • On tente de faire concorder les ressources par les avocats par le truchement d’une série d’audiences.

   Jeffery Hutchinson distribue une note d’information à l’intention du Comité de surveillance sur les activités de communication et de sensibilisation. Les commentaires doivent parvenir à Jeff au plus tard le 19 décembre 2008.

   On discute de la possibilité de fixer la date d’une audience dès réception d’une demande, qui sera tenue huit ou neuf mois plus tard. On appuie la planification à long terme.

   Décision : Le bureau du directeur exécutif doit distribuer à intervalles mensuels le tableau de bord hebdomadaire de statistiques aux membres du Comité de surveillance.

   Décision : Dorénavant, David Iverson sera invité à prendre part aux réunions du Réseau, anciennement appelé Réseau de consultation des avocats des demandeurs (RCAD).

5. Communication des documents aux audiences

   Les documents concernant des demandeurs et des auteurs allégués qui ont été présentés, de temps à autre, par des représentants du Canada dans le cadre d’audiences seront mis à la disposition de toutes les parties. Le ministère de la Justice a réglé cette question à l’interne.

   Les Églises ont renoncé aux engagements implicites ayant habituellement trait à la communication préalable des documents.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • La formation en français a été couronnée de succès.
   • Nous n’avons que deux adjudicateurs francophones qui peuvent entendre les audiences du MARC, ce qui occasionne des retards dans la mise au rôle des audiences. L’adjudicateur en chef aimerait que quatre des nouveaux adjudicateurs francophones puissent suivre une formation d’un jour afin qu’ils puissent aider au règlement des derniers cas soumis au MARC.

   Décision : Approuvé.

   • Nous avons besoin d’un adjudicateur en chef adjoint qui parle couramment le français et l’anglais. Les candidats ne sont pas très nombreux. À l’heure actuelle, un des adjudicateurs francophones aide l’adjudicatrice en chef adjointe Delia Opekokew avec l’examen de contrôle de la qualité des décisions en français.

   Décision : On préparera une demande de propositions. On doute de l’utilité d’une diffusion à grande échelle puisque le bassin de candidats potentiels est limité. Il pourrait être plus avantageux de la transmettre par courrier électronique à toutes les personnesressources possibles.

   • L’attribution des cotes de sécurité pour les nouveaux adjudicateurs se fait progressivement et devrait bientôt prendre fin.
   • Les réunions régionales des adjudicateurs se tiennent à Montréal le 6 février, à Winnipeg le 9 mars et à Vancouver le 6 mars.
   • Les appels (la demande de mise à l’examen par le Canada d’une décision dans le cadre du MARC, les appels de demandes d’admission au PEI, les questions juridiques, les appels de frais juridiques) mobilisent l’adjudicateur en chef.
   • Les deux discours prévus le mois dernier se sont bien déroulés. Un autre est prévu sous peu.
   • L’adjudicateur en chef produit quatre types de documents : des directives relatives à la pratique, des lignes directrices (distribuées par le Comité de surveillance), des documents d’orientation (p. ex. sur la perte de revenus et les honoraires d’avocat) et des mises à jour de l’adjudicateur en chef. Les trois premiers sont traduits et publiés et le gouvernement du Canada, les avocats des demandeurs et les adjudicateurs peuvent les consulter. Les mises à jour de l’adjudicateur en chef ne sont pas publiées, car elles ne concernent que les adjudicateurs.

   Luc Dumont propose que les trois premiers types de communication soient des documents PDF portant la signature de l’adjudicateur en chef, de façon à ce qu’ils ne puissent être modifiés.

   • Des préoccupations sont soulevées quant au temps écoulé avant que les décisions ne soient rendues. Selon l’adjudicateur en chef, les décisions des adjudicateurs doivent parvenir au Secrétariat dans les 30 jours et les 45 jours respectivement. Le cheminement des décisions tardives sera suivi au moyen d’un système de rappel, mais ce système n’est pas encore en place. L’évaluation du contrôle de la qualité faite par les adjudicateurs en chef adjoints demande quelques jours supplémentaires, mais permet d’économiser du temps et des efforts ultérieurement.

   Discussion : Le Bureau de l’adjudicateur en chef prend des mesures pour accélérer les décisions tardives, notamment en nommant un superviseur des greffiers aux décisions.

   Discussion : Le Canada est chargé de communiquer avec les auteurs allégués. Le Comité de surveillance se demande si le lien devrait se faire par l’entremise des avocats qui représentent, ou représentaient, les auteurs allégués au moyen du processus de règlement des litiges, du mode alternatif de règlement des conflits (MARC) ou du processus d’évaluation indépendant (PEI).

7. Politique sur les transcriptions

   Enlever le mot « reject » au numéro cinq (en anglais seulement).

   Approuvé.

8. Liste des experts financiers

   Le groupe de travail du sous-comité technique présente la liste. La première lettre d’instructions comportera des frais allant de 2 000 $ à 4 000 $.

   Approuvé.

9. Formulaire de préférence du demandeur

   Une nouvelle ébauche du formulaire précédent est distribuée à des fins d’information. On suggère de supprimer la première ligne du formulaire.

10. Occasions de formation

    Les avocats des demandeurs doivent être informés de l’importance d’accepter des observateurs aux audiences.

    Décision : Les représentants des avocats du Comité de surveillance en feront part à leurs mandants.

11. Maladies transmissibles

    La tuberculose est active dans certaines collectivités. Le risque est faible.

    Décision : Le ministère de la Justice transmettra au Secrétariat l’information qu’il remet à son personnel.

12. Avis d’audiences

    David Iverson signale que les Églises reçoivent de nombreux avis d’audience avant de recevoir les demandes.

    Décision : À prendre conjointement avec le personnel du Secrétariat.

13. Points à l’étude pour l’ordre du jour de la prochaine réunion
    1. Remplaçants des membres du Comité – Jeff Hutchinson
    2. Maintien des demandes – Len Marchand
    3. Série d’audiences – Len Marchand
    4. Portée de l’examen – Len Marchand
    5. Perte de revenu réelle – Len Marchand
    6. Liste d'experts – Len Marchand
    7. Déroulement accéléré des audiences – Len Marchand
    8. PO3 – Len Marchand
    9. Calendrier des audiences des PMC – Len Marchand
    10. Sévices infligés par un autre élève – Len Marchand
    11. Mandat de représentation relatif aux experts – Len Marchand
    12. Tentatives de faire concorder les ressources par les avocats – Len Marchand

    Note : La prochaine réunion aura lieu le 6 janvier à Vancouver.