Comité de surveillance des Procès-verbaux | 24 mars 2009 - Calgary, Alberta

Participants:

Absente :

Caroline Davis, sous-ministre adjointe du Secteur de la résolution et des affaires individuelles, est présente pour le dîner et assiste à une partie de la réunion à titre d’observatrice.

1. Lors de la réunion du 3 février 2009, James Ehmann a démissionné avec regret de son poste de représentant des entités de l’Église catholique en raison d’une trop grande charge de travail. Le comité reconnaît la contribution de M. Ehmann et accueille Mitchell Holash, le nouveau représentant des entités de l’Église catholique.
2. Le triste décès de l’adjudicateur Jean Dutil ainsi que sa remarquable contribution sont soulignés par l’adjudicateur en chef Dan Ish. Michel Landry a représenté le Comité lors des funérailles de M. Dutil.
3. Ajouts à l’ordre du jour et approbation

   Ajouter les éléments suivants à l'ordre du jour :

   • Question de la mobilisation d’enquêteurs privés
   • Processus de règlement négocié (PRN)
   • Achèvement des cas soumis au mode alternatif de règlement des conflits (MARC)
   • Mise à jour sur le processus à l’intention des remplisseurs de formulaires
   • Enjeux liés au site Web et publication des décisions
   • Contrats – Évaluation d’experts
   • Transcriptions
4. Approbation du procès-verbal (la transcription des réunions à huis clos du 3 février 2009 n’est pas disponible et n’a pas été approuvée)

   3 février 2009

   • Item no 2, premier paragraphe : remplacer « matériaux » par « documents »
   • Item no 2, deuxième paragraphe : remplacer le texte par « une erreur a été repérée dans les formulaires de demande présentés dans le cadre du PEI et pour les sévices perpétrés par d’autres élèves », Remplacer le texte par « Santé Canada est mentionné plutôt qu’Affaires indiennes et du Nord Canada. »
   • Item no 2, troisième paragraphe, point c) : inscrire plutôt « Approuvé pour distribution » en ce qui concerne les directives sur la suppression des noms dans les décisions.
   • Item no 2, quatrième paragraphe, point f) : ajouter après la première phrase « Il y a eu une discussion concernant la préparation et la conservation des transcriptions. » Supprimer « Une copie de la transcription devrait être consignée dans les dossiers pour la durée de l’Accord. »
   • Item no 5, premier point : changer le texte afin de lire « les formulaires du PEI reçus en fonction du mois et de la province »
   • Item no 5, premier point : remplacer « cadre » par « portée »

   Le procès-verbal de la réunion du 3 février 2009 est approuvé, mais il pourrait être révisé et redistribué aux membres. Une copie du procès-verbal à huis clos sera distribuée.

5. Questions concernant le procès-verbal
   1. Le protocole pour dresser et maintenir la liste d’experts est discuté et approuvé en principe, sous réserve d’une révision par Dan Ish. On aborde le besoin de confier les demandes aux experts selon des critères géographiques et liés au sexe, ainsi que le besoin de distribuer le travail de manière plus égale à partir de la liste existante. Jeff Hutchinson poursuivra les demandes d’intérêts et autres efforts de distribution afin d’intéresser des personnes qualifiées à se faire nommer sur la liste.
   2. La demande de proposition pour de nouveaux adjudicateurs est traitée par Jeff Hutchinson, qui a vérifié que nous pouvions toujours respecter les échéances précédemment établies pour organiser le concours au printemps, dans l’objectif d’embaucher de nouveaux adjudicateurs pour les deux volets (général et autochtone) à l’automne 2009.
   3. Le cas des jugements du Secrétariat rendus en retard au Canada a été vérifié, et le gouvernement a relevé peu de cas de décisions tardives.
   4. Luc Dumont doit présenter un compte rendu sur l’état des négociations dans le cadre du PRN à la prochaine réunion.
   5. Luc Dumont doit présenter un compte rendu sur l’état d’achèvement des dossiers soumis au MARC lors de la prochaine réunion, et les documents doivent être distribués avant la réunion.
   6. Jeff Hutchinson fait rapport de l’état d’une proposition de contrat avec l’APN pour l’embauche de remplisseurs de formulaires et fait un survol de l’historique de l’engagement dans ce domaine. Il y a encore du travail à accomplir avec l’APN relativement au contexte stratégique du document de planification; le programme ne sera pas achevé pour le 1er avril 2009, comme on l’avait prévu. Jeff fera le point sur ce sujet à la prochaine réunion.
6. Rapport du directeur général

   Jeff Hutchinson souligne ces quelques points dans son rapport oral :

   • Le Secrétariat prévoit que 678 audiences auront été tenues d’ici la fin du quatrième trimestre (31 mars), et 532 audiences sont prévues pour le premier trimestre (avril à juin).
   • Le Secrétariat collabore avec Luc Dumont et son équipe (gouvernement du Canada) afin d’utiliser plus efficacement les ressources pour planifier les audiences et amener les gens à y participer. Les audiences en série se déroulent bien, et Luc fait le suivi de la logistique pour s’assurer qu’il est possible de prendre toutes les mesures nécessaires deux semaines avant l’audience.
   • Le Secrétariat effectuera un examen de la gestion au prochain trimestre afin de garantir des pratiques robustes et fiables.
   • Une étude des coûts est en cours afin de préciser les données requises pour l’estimation et l’examen du budget, et pour fournir un aperçu quant au ratio du processus d’administration par rapport au montant de l’indemnité. En ce moment, il n’y a aucune pression quant à la réduction des coûts; toutefois, nous devons modérer nos demandes de ressources auprès du Canada.
   • Le Secrétariat amorce le réexamen de la période suivant l’audience et de tous les processus en cause. La flexibilité doit être alliée avec la responsabilité dans ces quatre grands volets : les évaluations d’experts, les documents obligatoires, la transmission de documents et la disponibilité des experts. Des discussions générales sur chacun de ces volets ont lieu. Jeff fera rapport du progrès accompli pour ces volets aux prochaines réunions.
   • La question du calendrier des audiences des auteurs allégués a été soulevée lors d’une réunion précédente; on prévoit toujours l’aborder au prochain trimestre.
   • Quelques rapports statistiques (Tableau de bord de gestion du SAPI, Statistiques du SAPI) sont présentés et des discussions ont lieu sur le volume prévu d’admission, sur le nombre inhérent de dossiers ainsi que sur le suivi de l’octroi des indemnités dans plusieurs catégories. Luc Dumont accepte de vérifier les statistiques sur le montant des indemnités dans le cadre du PRN.
   • Récemment, un inventaire des dossiers de la Gestion des dossiers en rapport à l’état de préparation a été réalisé; seulement 44 dossiers sur 2300 étaient complétés et les autres étaient à différents états de préparation que le Secrétariat peut maintenant décrire et aborder.
7. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • Dan Ish distribue des copies de son rapport annuel pour 2008, qui couvre la période du 19 septembre 2007 au 31 décembre 2008. Les intervenants y auront accès sur le site Web une fois la traduction terminée.
   • Les réunions régionales avec les adjudicateurs se sont bien déroulées. D’autres auront lieu, avec certaines modifications apportées au processus.
   • Une journée de réflexion sera animée en juin.
   • Le problème concernant les transcriptions n’est toujours pas réglé. Pour des raisons variées, il faut joindre une copie à chaque dossier; nous pouvons établir une politique afin de faire de ce service une priorité.
   • Le site Web des adjudicateurs est en vigueur On discute de la possibilité de concevoir un site Web contenant des décisions expurgées que le conseil pourrait consulter.
8. Communications avec le Comité d’administration national (CAN) – Mayo Moran
   1. Certaines questions soumises au CAN devraient être redirigées au Comité de surveillance. Elles ne devraient être communiquées que de président à président; de manière similaire, les questions de chaque table doivent rester distinctes.
   2. Retards au Bureau de l’adjudicateur en chef – le Secrétariat a signalé que certaines mesures de suivi des décisions sont en place et que davantage seront instaurées pour d’autres aspects du processus durant l’année suivant la clôture de l’exercice.
   3. Dan Ish aborde la question du rôle de l’adjudicateur en chef et des adjudicateurs en chef adjoints dans les décisions rendues. Il souligne que la fonction des adjudicateurs en chef adjoints est de soulever les erreurs et de vérifier l’uniformité de l’application. Il peut s’agir d’erreurs de calcul mathématique, de grammaire ou d’interprétation, et le rôle des adjudicateurs en chef adjoints est seulement de les faire remarquer à l’adjudicateur. Une discussion générale est tenue sur les attentes des parties vis-à-vis des adjudicateurs et le rôle des adjudicateurs en chef adjoints, ainsi que sur les effets du rendement de la décision sur le calendrier, la gestion du rendement, les bases des politiques et la mise en contexte des décisions. Si certains adjudicateurs croient que cette définition de tâches porte atteinte à leur indépendance, ils doivent en discuter avec l’adjudicateur en chef. Si le problème émane de l’adjudicateur en chef, la question doit être portée devant le Comité de surveillance.
9. Annexe « P » et impact sur les demandes du Paiement d’expérience commune (CAN)

   Jeff Hutchinson a déclaré que la question du conflit présumé entre l’annexe et l’admissibilité au CAN a été résolue; ces documents ont des utilités différentes. Des discussions générales sur ce sujet ont lieu, et Jeff s’engage à clarifier la question.

10. Nouvel élément : Embauche d’un enquêteur privé par le gouvernement du Canada

    Luc Dumont déclare que des contrats sont établis avec des enquêteurs privés depuis 2005. Ces contrats font l’objet d’un renouvellement, et cette question a attiré l’attention des médias. Il ajoute que le seul rôle des enquêteurs est de localiser les auteurs allégués des sévices et non de mener des recherches à leur sujet ou de les interroger.

11. Prochaines réunions
    1. La prochaine réunion se tiendra le 5 mai 2009 à Toronto.
    2. La réunion de juin à Regina se tiendra les 15 et 16 juin. L’une des deux journées sera une discussion animée, et les éléments de cette discussion seront à l’ordre du jour de la réunion du 5 mai.
    3. Les dates des prochaines réunions seront fixées en mai. Il est proposé qu’une réunion soit tenue à Vancouver à la fin juillet ou au début août.