Comité de surveillance des Procès-verbaux | 5 mai 2009 - Toronto, Ontario

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5 mai 2009 - Toronto, Ontario

Participants:

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   Présidente
David Iverson Représentant de l’Église  
Mitch Holash Représentant de l’Église  
Len Marchand Représentant des avocats des demandeurs  
David Paterson Représentant des avocats des demandeurs  
Luc Dumont Représentant du gouvernement du Canada  
William Wuttunee Représentant de l’Assemblée des Premières Nations  
Les Carpenter Représentant des Inuits  
Alison Molloy Représentante du gouvernement du Canada  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Jeffery Hutchinson Secrétariat d'adjudication des pensionnats indiens (SAPI)  
Randy Bennett Court counsel to Justice Winkler Observer
Irene Fraser SAPI Secrétaire de séance
  1. Modification et adoption de l'ordre du jour
    1. Stagiaires en droit
    2. Séance à huis clos
    3. Liste des pensionnats
    4. Participation des Églises
  2. Approbation du procès-verbal
    1. Procès-verbal de la séance à huis clos du 3 février 2009

      Approuvé

    2. Procès-verbal de la réunion du 24 mars 2009

      Approuvé avec modifications

    3. Procès-verbal de la séance à huis clos du 24 mars 2009

      Approuvé avec modifications

    Décision : Irene Fraser enverra par courriel la version définitive des procès-verbaux des réunions, ordinaires et à huis clos, du Comité de surveillance rédigés à ce jour.

  3. Sous-comité technique (SCT)

    L’adjudicateur en chef adjoint, Dan Shapiro, relate au nom du SCT les discussions de celui-ci.

    1. Dan Shapiro rédigera une directive sur les réclamations concernant les autres actes fautifs et demandera au SCT ses commentaires.
    2. Les réclamations comportant des allégations mixtes sont traitées dans le cadre du volet ordinaire. Une intervention précoce permettrait d’économiser du temps. À discuter avec Jeff Hutchinson.
    3. Les évaluations médicales et psychologiques prennent beaucoup trop de temps. Les membres discutent des modifications qui pourraient être apportées aux politiques actuelles.
    4. Ont cherchent des solutions pour simplifier le processus qui s’inscrit entre l'émission de la décision et le moment du versement de l’indemnité au demandeur.
    5. Il faut trouver d’autres moyens de réduire le délai des décisions du Bureau de l’adjudicateur en chef (BAC).
    6. Aux fins de présentation au Comité de surveillance, Dan Shapiro rédigera une note d’orientation pour le SCT au sujet des dossiers où l’incarcération constitue un facteur dans l’évaluation de la perte d’occasion.
    7. Dan Shapiro examinera la plainte concernant la distribution partielle, à toutes les parties, du document d’orientation sur la réouverture des dossiers concernant les sévices entre élèves.
    8. Dans son compte rendu aux adjudicateurs, l’adjudicateur en chef demandera que des décisions opportunes soient prises à l’égard de l’examen des honoraires.

    Le prochain ordre du jour du Comité de surveillance comportera un point sur la distribution des documents d’orientation à l’intention des adjudicateurs.

  4. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
    1. État du processus de règlement négocié (PRN)

      Luc Dumont distribue un document intitulé Statistiques nationales relatives au PRN.

      • 2 057 demandes au titre du PRN étudiées pour 1 223 rejetées.
      • 170 dossiers soumis au mode alternatif de règlement des conflits (MARC) et 120 demandes soumises au PRN ont été réglés.
      • Les représentants du Canada ne disposent pas du pouvoir requis pour régler les affaires lors des audiences.
      • Les ressources en personnel sont restreintes. Il est difficile de trouver un équilibre entre la présence aux audiences et les efforts consacrés aux règlements. On s’attend à une augmentation de l’effectif, mais probablement pas avant l’automne.

      Luc Dumont demande que le point « Amélioration du processus et de la portée du PRN» figure à l’ordre du jour de la réunion du 15 juin.

    2. Dossiers du MARC

      Luc Dumont distribue un document de proposition à l’égard du Mode alternatif de règlement des conflits. Ce document propose trois étapes et une vaste stratégie de communication préalables à la clôture du dossier.

      • De nombreuses demandes sont retardées parce qu’il est impossible de trouver le demandeur. Jeff Hutchinson offre de travailler avec Luc Dumont aux dossiers soumis au MARC. Un problème semblable touche également le processus d’évaluation indépendant (PEI).
      • S’il veut respecter la date de clôture suggérée du 31 mars 2010, le Secrétariat devra établir son calendrier en septembre 2009.
      • Un délai de grâce sera requis pour les audiences en cours. On recommande de clore ces dossiers en douceur.

      Tout autre commentaire doit être adressé à Luc d’ici le 15 mai.

    3. Dates des prochaines réunions
      • 15 et 16 juin, Regina
      • 5 août, Vancouver
      • 22 septembre, Toronto
      • 3 novembre, Winnipeg
      • 15 décembre, Ottawa
  5. Rapport du directeur exécutif – Jeffery Hutchinson
    • La collecte des documents exigés est problématique. On compte 5 000 dossiers à cette étape. Cette situation commencera bientôt à nuire au nombre d’audiences que l’on peut inscrire au calendrier. Jeff Hutchinson reçoit des suggestions.

      On suggère d’appeler l’avocat du demandeur. Autrement, on pourrait demander une ordonnance de la cour pour clarifier la position du Secrétariat par rapport au Canada de manière à ce que les informations relatives au PEI puissent être traitées comme un prolongement du tribunal plutôt que du gouvernement. Également, il pourrait être nécessaire de revenir à la formule selon laquelle le personnel assume un rôle plus actif dans l’obtention des documents auprès des avocats.

    • Les évaluations retardent la clôture des dossiers. Ces retards sont nombreux et le processus actuel de passation de marchés avec les évaluateurs n’aide pas à améliorer la situation. Ce problème sera pris en considération dans l’ordonnance de la cour projetée.
    • Il importe de pouvoir compter sur un avocat indépendant. Actuellement, le ministère de la Justice nomme un avocat pour le Secrétariat, mais cette nomination prend du temps et comporte un conflit d’intérêts. Ce problème fera l’objet d’une ordonnance de la cour.
    • Des résumés statistiques pour la période allant jusqu’au 26 avril 2009 sont distribués. Neuf cents dossiers sont ciblés pour le deuxième trimestre de l’exercice. On prévoit la tenue de 832 audiences, le reste étant soumis au processus accéléré.
    • Les demandes de propositions concernant un adjudicateur adjoint en chef francophone et un plus grand nombre d’adjudicateurs empiéteront sur la période estivale. Les entrevues pourraient avoir lieu en octobre.
    • Un rapport substantif sur les remplisseurs de formulaires sera prêt en juin.
    • Les membres discutent des conséquences négatives que pourraient avoir les allégations relatives aux sévices entre élèves sur les collectivités, en particulier celles qui font l’objet des audiences en série pour les groupes PEI.
    • La création d’un site Web des avocats des demandeurs pourrait faire l’objet d’une ordonnance de la cour.
  6. Liste des pensionnats

    Un membre fait remarquer que la Convention de règlement, aux annexes E et F, ne mentionne pas quelle Église est associée à quelle école. Parfois, la documentation est expédiée à la mauvaise Église ou, quand deux Églises sont impliquées, il arrive qu’une seule reçoive la documentation.

    Décision : Dave Iverson et Luc Dumont chercheront une solution à ce problème.

  7. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Décisions écrites dans le cas des demandes non admises.
    • Afin de promouvoir la qualité, la cohérence et l’uniformité des décisions, Dan Ish prépare actuellement un guide provisoire présentant les lois et les principes juridiques applicables qui régissent les mécanismes internes. Les processus utilisés par le BAC, dont l’accès aux décisions par l’avocat des demandeurs, seront évalués en fonction de ces principes.
    • Dan Ish demandera aux tribunaux leur interprétation de l’article 13 concernant les honoraires.
    • Le rôle des travailleurs de la santé communautaire (Résolution) doit être clarifié. Leur fonction ne comprend pas la défense directe d’une cause auprès du Bureau de l’adjudicateur en chef, pourtant ces situations se produisent.
    • L’objectif des 900 audiences prévues présente des difficultés à l’égard de l’épuisement professionnel ou du relâchement de la vigilance des adjudicateurs
  8. Affaires nouvelles
    1. Vacances d’été

      Jeff Hutchinson communiquera avec Luc Dumont au sujet du nombre approximatif d’audiences prévues pendant la période estivale.

    2. Jeux olympiques de 2010 à Vancouver

      On fait remarquer qu’il sera difficile d’obtenir des places dans les moyens de transport et les hôtels de la région de Vancouver pour les audiences des participants prévues pendant cette période.

    3. Relations avec le Comité d’administration national (CAN)

      Mayo Moran et Dan Ish ont rencontré Randy Bennet et Allen Farrer, président du CAN, pour clarifier la nature de la relation du Comité de surveillance avec le CAN. Les présidents de ces comités devront communiquer de façon continue. Allen Farrer rapportera également au CAN l’idée de Dan Ish et de Jeff Hutchinson de rencontrer le CAN occasionnellement pour échanger de l’information.

    4. Séance de planification du 15 juin

      Sujets proposés :

      1. Simplifier le processus
      2. Nouvelle stratégie de sensibilisation
      3. Les quatre idées de Mitch Holash
      4. Efficacité, efficience et réceptivité à toutes les parties
      5. Solutions aux obstacles au système
      6. Sujets liés au sous-comité technique
      7. Rôle du Comité de surveillance

      Décision : Dan tentera de rédiger un ordre du jour pour la réunion du Comité de surveillance du 15 juin.

    5. Liste d’experts

      Irene Fraser distribue un résumé des curriculum vitae des psychologues et des psychiatres qui souhaitent figurer sur la liste des experts.

      Décision : Les membres du Comité de surveillance examineront la liste et se prépareront à en discuter lors de la prochaine réunion.

      Remarque : Le numéro 12 figure déjà sur la liste, il est donc inutile de le commenter.

    6. Stagiaires en droit

      Décision : Le Comité de surveillance interprète les dispositions de l’article de la Convention de règlement sur les honoraires de telle manière que le représentant du demandeur doit être membre du barreau. Si l’avocat des demandeurs envoie un stagiaire en droit à une audience, les honoraires du stagiaire ne seront pas remboursés.

    7. Participation de l’Église

      Les Églises protestantes publieront une note sur le site Web du Secrétariat pour présenter les sujets d’entretiens relatifs à ce qu’ils estiment être leur rôle dans les efforts visant à faire face à la baisse de demandes de participation de l’Église aux audiences. Avec de la chance, cette note permettra de rétablir le taux de participation au MARC à près de quarante pour cent. Cet avis sera aussi distribué par le truchement du réseau des avocats des demandeurs du Secrétariat.