Comité de surveillance des Procès-verbaux | 16 juin 2009 - Régina, Saskatchewan

Participants:

L’adjudicateur en chef adjoint, Dan Shapiro, n’était présent que pour le rapport du sous-comité technique.

1. Modification et adoption de l'ordre du jour
   1. Suivi de la réunion de planification du 15 juin – Dan Ish
   2. Échange d’information avec la Commission de vérité et de réconciliation – Jeff Hutchinson
   3. Liste des pensionnats – David Iverson
   4. Processus de règlement négocié – Len Marchand

   L’ordre du jour est approuvé.

2. Approbation du procès-verbal de la dernière réunion
   1. Procès-verbal de la réunion du 5 mai 2009

      Approuvé avec modifications

   2. Procès-verbal de la séance à huis clos du 5 mai 2009

      Approuvé

3. Rapport du sous-comité technique (SCT) par Dan Shapiro
   1. Un document d’orientation sur les réclamations concernant les autres actes fautifs (AFF) en est à sa forme provisoire. Ce document est essentiel étant donné que de nombreux demandeurs cochent la case « AFF » sur leur formulaire sans comprendre tout ce que cela exige d’avoir à prouver des préjudices psychologiques au degré P3 ou supérieur. Ce document suggère qu’on exige la tenue d’une conférence téléphonique préalable à l’audience pour aider les demandeurs à comprendre ces conséquences.

      Le document provisoire sera retravaillé pour tenir compte des discussions à ce jour, le but étant de le faire approuver aux fins de distribution peu après.

   2. Par suite d’une décision récente de la Cour suprême, on a demandé à Dan Shapiro de rédiger un document provisoire à l’intention des adjudicateurs au sujet de la perte d’occasion dans les dossiers des volets ordinaire et complexe où le demandeur est ou a été incarcéré pendant un certain temps. Ce document est présenté, mais son examen est reporté à la prochaine réunion.
   3. L’adjudicatrice en chef adjointe Kaye Dunlop a rédigé un document provisoire à l’intention des adjudicateurs au sujet de la réouverture des dossiers concernant les sévices entre élèves, document actuellement utilisé par les adjudicateurs. Le SCT étudiera les recommandations et les fera parvenir au Comité de surveillance.
   4. On examine la possibilité d’utiliser des décisions abrégées. Alison Molloy et Dan Shapiro prépareront une note d’information à ce sujet.

   Décision : L’information doit parvenir aux Églises dès que possible de sorte que la rétroaction découlant des discussions entre leurs membres ne retarde pas le processus.

   On suggère que les ordres du jour du SCT soient distribués aux membres du Comité de surveillance avant leurs réunions.

4. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
   1. Distribution des documents d’orientation

      Le document portant sur la réouverture des dossiers concernant la perte d’occasion est approuvé sous réserve de certains changements techniques. Alison Molloy discutera de ces changements avec Kaye Dunlop, et la version définitive sera présentée au Comité de surveillance.

   2. Liste d’experts

      Irene Fraser distribue la liste revue des psychologues et des psychiatres qui souhaitent figurer sur la liste.

   Décision : Jeff Hutchinson devancera l’acquisition des services d’un bureau de médecins et engagera également une entreprise pour procéder aux vérifications des antécédents et aux entrevues afin de produire une liste d’experts valables à envoyer au Comité de surveillance aux fins d’approbation.

   3. Processus de clôture des dossiers du MARC

      On discute de la proposition de clôture des dossiers du mode alternatif de règlement des conflits distribuée auparavant par Luc Dumont au Comité de surveillance. On communiquera avec un avocat possédant des dossiers inactifs et les demandeurs non représentés par téléphone, puis par lettre, pour leur expliquer l’intention de clore le MARC. On s’y prendra par des communications individuelles plutôt que par une stratégie de communication publique. On mettra tout en oeuvre pour conclure toutes les audiences du MARC d’ici le 31 mars 2010. Les demandeurs auront toujours le choix de faire une demande en vertu du PEI, qui sera acceptée si leur réclamation respecte les critères.

      Luc Dumont présentera un rapport d’étape sur les dossiers du MARC lors de la prochaine réunion.

5. Rapport du directeur exécutif

   On distribue les statistiques en date du 7 juin 2009, et le nouveau mode de présentation est bien accueilli.

   • L’objectif pour le trimestre était de 900 audiences. En date du 7 juin, 830 audiences avaient été prévues et le reste mis de côté aux fins de traitement accéléré.
   • Le travail se poursuit avec le gouvernement pour déterminer comment les mesures législatives relatives à l’accès à l’information touchent le Secrétariat.
   • Un conseiller travaille au transfert électronique des données et est en train d’étendre l’accès de la banque de données des adjudicateurs actuelle à toutes les parties.
   • On prépare une demande d’ordonnance de la cour. Cette ordonnance comprend notamment une modification permettant le transfert électronique des documents à l’extérieur du gouvernement.
6. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • Un document sur le processus interne d’examen sera distribué aux membres du Comité de surveillance au début de juillet. L’objectif relatif au délai d’exécution des décisions d’examen est fixé à 14 jours.
   • L’outil destiné aux examens de rendement des adjudicateurs est terminé et sera distribué aux membres du Comité de surveillance.
   • On a reçu une demande d’examen des honoraires pour un dossier qui a des répercussions sur des tierces parties. Dan Ish se chargera de cet examen.
7. Suivi de la séance de planification du 14 juin

   Décision : Dan Ish distribuera le rapport de l’animateur de la séance. On demande aux membres du Comité de surveillance de choisir trois ou quatre priorités du rapport pour en discuter lors de la prochaine réunion.

8. Affaires nouvelles
   1. Approbation des examens

      L’adjudicateur en chef demande l’approbation du Comité de surveillance pour que des représentants désignés puissent exercer son pouvoir d’examen au besoin. Ces adjudicateurs s’ajouteraient aux adjudicateurs en chef adjoints déjà approuvés.

      Décision : Dan Ish dressera une liste pour la prochaine réunion.

   2. Plainte de D. Merkur

      L’avocat des demandeurs D. Merkur a écrit au Comité de surveillance pour se plaindre d’un retard lié aux délais de recherche concernant les auteurs allégués dans un dossier accéléré particulier. Luc Dumont fournit à Dan Ish une réponse qui sera incluse dans celle de l’adjudicateur en chef à M. Merkur.

      Luc Dumont présentera un rapport sur le domaine de la recherche à la prochaine réunion.

   3. Travailleurs de la santé communautaire (Résolution)

      Le document intitulé Cadre, qui porte sur le rôle des travailleurs de la santé communautaire, des aînés, des psychologues et des avocats, distribué plus tôt par Luc Dumont en est à sa forme provisoire et évoluera en un document sur les pratiques exemplaires à l’intention des personnes qui viennent en aide aux demandeurs dans le cadre du PEI. Luc continuera à faire partie du groupe qui y collabore.

      Les représentants de l’Église font remarquer que le rôle des Églises n’est pas mentionné dans le document. Luc Dumont leur demande de lui envoyer leurs commentaires pour qu’il puisse les ajouter au document.

   4. Organisme de formation juridique permanente (FJP)

      Mayo Moran, David Paterson, Luc Dumont et Irene Fraser acceptent de se réunir pour discuter d’un mode de présentation possible pour une séance qui aura lieu lors du congrès sur la FJP.

      Décision : À mettre à l’ordre du jour de la réunion d’août.

   5. Processus de paiement du PEI

      Kerry Eaton a procédé à une vérification du Processus d’évaluation indépendant par rapport aux retards de paiement des indemnités aux demandeurs. Il distribue un tableau d’une page sur l’acheminement du travail relatif à l’indemnisation pour les réclamations visant les pensionnats indiens, ainsi qu’un plan d’action. Ses recommandations à l’égard de la simplification du processus seront soumises aux tribunaux. Un groupe de travail créé au sein du Secrétariat examinera ces recommandations.

      Luc Dumont distribue un document comportant un plan d’action et d’amélioration de l’indemnisation au titre du PEI daté du 12 juin 2009.

   6. Échange d’information avec la Commission de vérité et de réconciliation (CVR)

      La CVR a sondé le Secrétariat concernant l’échange d’information des dossiers des demandeurs.

      Décision : À mettre à l’ordre du jour de la réunion d’août.

      Date de la prochaine réunion : 5 août, à Vancouver.