Comité de surveillance des Procès-verbaux | 5 août 2009 - Vancouver, Colombie-Britannique

Participants:

Dan Shapiro n’était présent que pour le rapport du sous-comité technique.

1. Modification et adoption de l’ordre du jour
   1. Suppression du point sur l’échange d’information avec la CVR
   2. Qualifications pour les adjudicateurs
   3. Remplisseurs de formulaires
   4. Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves
   5. Pratiques exemplaires pour les travailleurs régionaux de la santé communautaire

   L’ordre du jour est adopté.

2. Approbation du procès - verbal de la dernière réunion

   Approuvé avec modifications

   1. Procès-verbal de la séance à huis clos du 16 juin 2009

      Approuvé

3. Sous - comité technique (SCT)

   Dan Shapiro présente le rapport du SCT.

   • On discute de la dernière ébauche du Document d'orientation de l'adjudicateur en chef - Préparation en vue des réclamations concernant les autres actes fautifs (AFF). L’ébauche fait l’unanimité, à l’exception du paragraphe 8 qui porte sur le volet complexe et l’application des normes des tribunaux dans tous les aspects de la réclamation.

   Décision : Les membres du Comité de surveillance auront deux semaines pour envoyer leurs commentaires à Dan Ish, après quoi l’ébauche sera traitée à l’interne.

   • Les adjudicateurs en chef adjoints et l’adjudicateur en chef discuteront des récentes suggestions pour les lignes directrices sur la réouverture de dossiers. Une décision devrait être prise d’ici la fin du mois d’août.
   • L’ébauche de document d’orientation sur la perte d’occasion dans les cas où le demandeur est ou était incarcéré fait toujours l’objet de discussions.
   • Les décisions abrégées du PEI font toujours l’objet de discussions.

   Décision : Dan Shapiro préparera un document de travail concernant les décisions abrégées.

   • L’adjudicateur en chef songera à obtenir un avis juridique pour déterminer à quelle autorité l’adjudicateur doit déclarer un conflit dans les situations où il y a des allégations de conflit d’intérêts impliquant un avocat, le plus souvent constatés dans les réclamations relatives aux sévices entre élèves.

   Décision : L’adjudicateur en chef inclura une note à ce sujet dans son compte rendu aux adjudicateurs. L’avocat des demandeurs sera avisé par voie électronique. La note sera aussi ajoutée au document sur les honoraires et affichée sur le site Internet.

4. Questions découlant du procès - verbal de la dernière réunion
   1. Document d’orientation sur la réouverture de dossiers pour sévices perpétrés par un autre élève

      Voir ci-dessous.

   2. Suivi de la séance de planification du Comité de surveillance

      Un résumé rédigé par l’animateur, Glen Gardiner, est distribué.

   3. Nomination des remplaçants désignés de l’adjudicateur en chef aux fins d’examen

      L’adjudicateur en chef Dan Ish présente une liste de remplaçants désignés proposés.

   Décision : D’autres membres peuvent être ajoutés à la liste plus tard. Approuvé.

   4. Document d’évaluation du rendement de l’ adjudicateur

      Une discussion s’ensuit au sujet du document et des suggestions sont faites à l’adjudicateur en chef. Le Comité de surveillance comprend que le processus d’évaluation est régi par l’adjudicateur en chef et appuie le document et le processus.

      Décisions :

      • Les commentaires seront transmis à l’adjudicatrice en chef adjointe Delia Opekokew.
      • L’adjudicateur en chef et les adjudicateurs en chef adjoints détermineront le cadre du processus d’évaluation.
      • Le document doit être traduit en français et affiché sur le site Internet.
5. Acquisition des services d’experts

   Le processus est reporté.

   Décision : Le Comité de surveillance appuie entièrement tous les efforts accomplis pour faire avancer le processus d’acquisition. Les idées soumises seront étudiées. Jeff Hutchinson présentera un rapport à la prochaine réunion.

6. Dossiers du MARC
   • Alison Molloy signale une baisse des dossiers restants, pour un total actuel de 153.
   • Des lettres ont été envoyées à tous.
   • Le Canada tente de déterminer la gravité des préjudices afin que les plus importants reçoivent la priorité étant donné qu’ils prendront plus de temps à traiter.
   • Le Canada attend l’affectation d’un agent de liaison, Gestion des audiences, afin que ces dossiers puissent être traités en priorité et rapidement pour l’établissement du calendrier.
7. Rapport sur les activités de recherche

   On présente sept tableaux illustrant différents aspects de la charge de travail, comme les calendriers, l’indemnité versée, l’état de la recherche relative aux auteurs allégués et la documentation en attente du Canada.

   • Le nombre d’employés augmentera en septembre. L’objectif est d’augmenter la capacité de 30 %.
   • L’équipe des services à la clientèle aide à la recherche.
   • Les avocats des demandeurs qui envoient leurs documents en retard posent problème.

   Des rapports à jour seront publiés chaque trimestre.

8. Projet d’amélioration du processus d’indemnisation du PEI

   Le Canada examine quelques solutions. On envisage la possibilité d’envoyer une lettre aux demandeurs après la décision. Luc Dumont fera une proposition à l’adjudicateur en chef et au directeur exécutif. Luc demande aux adjudicateurs de préparer un texte pour la fin de l’audience afin d’éviter de donner aux demandeurs l’impression que dès qu’une décision est rendue, une indemnité est remise peu importe les autres délais, tels que la période d’examen.

   Deux lignes téléphoniques sans frais sont mises en place afin de recevoir les appels des demandeurs qui veulent savoir où est leur chèque, l’une à Vancouver et l’autre à Ottawa.

9. Pratiques exemplaires pour les travailleurs régionaux de la santé communautaire

   En cours.

10. Rapport du directeur exécutif

    La mise à jour habituelle des statistiques est distribuée.

    • Il faut considérer un financement à long terme pour appuyer les travaux administratifs nécessaires à l’augmentation de la charge de travail. Les prévisions d’origine concernant les réclamations du PEC et du PEI s’élevaient à 12 000, mais actuellement, le résultat est plutôt de 21 000. En ce moment, le total des réclamations reçues ne dépasse pas les prévisions originales.
    • Pour analyser les écarts, des cartes géographiques ont été élaborées et distribuées afin de montrer aux collectivités où ont été admises les réclamations du PEI.
    • On étudie les répercussions et une approche pour la grippe A(H1N1).
    • Le concours pour le poste d’adjudicateur en chef adjoint prend fin le 14 août 2009.
    • La demande de propositions (DP) pour les adjudicateurs n’a pas encore été diffusée.
11. Qualifications pour les nouveaux adjudicateurs

    Au nom de l’Assemblée des Premières Nations (APN), William Wuttunee observe que la période de cinq ans de pratique juridique est une exigence trop élevée pour les adjudicateurs. Il est possible que le libellé de la DP contrevienne à l’annexe 5 de l’Annexe D.

    Décision : L’exigence de la DP pour les années d’expérience passera de cinq à quatre ans pour les nouveaux adjudicateurs.

12. Remplisseurs de formulaires

    Un conseiller du SAPI travaille avec l’APN et un directeur du SAPI pour préparer les devis.

13. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Dan Ish a participé à une réunion avec les nouveaux commissaires de la CVR dans le but de parler de la structure de la CVR.
    • Dan Ish a publié un examen des honoraires portant sur l’affectation de fonds à une tierce partie. L’examen a été distribué aux organisations pertinentes.
    • Il y a eu des appels de la décision de ne pas rouvrir une réclamation du PEI. Elles ne peuvent être rouvertes une fois signées.
    • Un adjudicateur a été notifié par voie de signification dans une décision judiciaire québécoise concernant les droits des auteurs de sévices d’avoir accès à tous les documents, y compris à la transcription. Luc Dumont attend un avis à ce sujet. L’adjudicateur aura peut-être besoin d’un mandat légal.
14. Séance à huis clos

    On a reçu le rapport écrit des commentaires du Canada sur les montants attribués par les adjudicateurs et d’autres questions en date du mois d’août 2009.

15. Présence d’un invité au Comité de surveillance

    Décision : Tous sont d’accord pour que Randy Bennet participe à la réunion du Comité de surveillance qui devrait avoir lieu le 22 septembre à Toronto.