Comité de surveillance des Procès-verbaux | 22 septembre 2009 - Toronto, Ontario

Participants:

Dan Shapiro et Kaye Dunlop, adjudicateurs en chef adjoints, présents uniquement pour le rapport du sous-comité technique

1. Modification et adoption de l'ordre du jour

   Suppression : Rapport sur les activités de recherche

   Ajouts :

   1. Clôture du MARC
   2. Stagiaires en droit
   3. Sûreté des téléconférences
   4. Qualifications pour les adjudicateurs
   5. Projet d'amélioration du processus d'indemnisation et règlements négociés

   Approuvé

2. Adoption du procès-verbal de la réunion du 5 août

   Procès-verbal approuvé avec modifications

3. Sous-comité technique

   Le Comité s’est réuni le soir précédent. Étaient présents : Dave Iverson, Mitch Holash, l’adjudicatrice en chef adjointe Kaye Dunlop, Susan Riley, Alison Molloy, l’adjudicateur en chef adjoint Dan Shapiro, Len Marchand et David Paterson.

   Dan Shapiro représente le sous-comité.

   • Le document au sujet de la réouverture des dossiers concernant les sévices entre élèves était initialement destiné à fournir des directives aux adjudicateurs. Cependant, il est maintenant utilisé comme un document d’orientation, ce qui préoccupe le Canada et l’avocat des demandeurs.

   Décision : L’adjudicatrice en chef adjointe Kaye Dunlop clarifiera les questions soulevées. Ce document sera dorénavant un recueil de directives à l’intention des adjudicateurs, et non un document d’orientation. Il sera publié sur le site Web, de même que le document sur la perte d’occasion.

   • Dans sa forme actuelle, la lettre type aux experts ne concorde pas tout à fait avec les lignes directrices sommaires à l’intention des psychologues, mais ces deux documents sont envoyés ensemble.

   Décision : L’adjudicatrice en chef adjointe Kaye Dunlop révisera le modèle de lettre à l'expert pour qu’il concorde mieux avec les lignes directrices sommaires.

   • Dans un dossier ordinaire, un lien plausible doit être établi. Toutefois, les décisions présentent de nombreuses incohérences.

   Décision : Alison Molloy formulera des suggestions à cet égard.

   • Lorsqu’il semble y avoir un conflit d’intérêts avec l’avocat, l’adjudicateur en chef conseille aux adjudicateurs de régler la question à l’avance par téléconférence si le conflit est perçu a priori. Autrement, les adjudicateurs doivent demander conseils auprès de la partie qui affirme qu’il y a conflit d’intérêts, puis se charger de l’affaire pour régler le conflit.
   • Des avocats ont demandé aux adjudicateurs d’intervenir dans les mésententes relatives aux frais juridiques lorsqu’un demandeur change d’avocat pendant le traitement d’un dossier. Ni le Secrétariat ni les adjudicateurs ne souhaitent jouer le rôle d’arbitre des frais entre les avocats.
   • Les Églises comprennent les objectifs des décisions abrégées. Les Églises délèguent au Canada le pouvoir d’accepter une décision en leur nom.

   Décision : Le Canada déterminera s’il peut accepter les décisions abrégées et dans quelles conditions, y compris la manière de gérer les délais d’examen.

   • L’admission d'une dénégation en une phrase de l'auteur allégué sera contrôlée afin de déterminer si des mesures doivent être prises pour combler le manque d’information.
   • La planification des audiences des auteurs allégués souffre de retards prolongés.

   Décisions : On demandera aux préposés à la mise du calendrier d’audiences d’adopter immédiatement une démarche plus conforme à celle des tribunaux et de fixer l’audience de l’auteur allégué en même temps que celle du demandeur, mais à six semaines d’intervalle. Le processus de négociation des dates doit être écourté. Une date sera fixée et, si l’auteur allégué ne peut assister à l’audience, il faudra établir les raisons pour lesquelles l’auteur allégué ne peut assister à l’audience, ou poursuivre l’audience.

   Un modèle, Formulaire de renseignements sur l’auteur allégué, a dernièrement été mis à la disposition des adjudicateurs afin de les aider à accélérer la présentation au Canada des résumés des nouvelles allégations ou rétractations.

   Décision : Dan Shapiro et Dan Ish étudieront la possibilité de réviser la directive no 6 de l’adjudicateur en chef.

   Décision : Alison Molloy et Len Marchand rassembleront de l’information sur un problème soulevé à propos de la communication avec les témoins qui ne figurent pas sur la liste des auteurs allégués.

4. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
   1. Le point sur l'acquisition de services d'experts

      Jeff Hutchinson distribue les résultats partiels de ZSA, la firme engagée pour évaluer les candidats possibles à la liste d'experts. Il reste des noms à soumettre à l’approbation. Viewpoint Medical a laissé savoir que les experts associés à sa firme, principalement des psychiatres, étaient réticents à l’idée de passer une entrevue parce que leur horaire est très chargé et qu’ils ont déjà fait leur preuve avec Viewpoint.

   Décisions :

   1. Il faut inviter des organismes semblables à Viewpoint à soumettre le nom d’experts pour la liste.
   2. Deux semaines avant la prochaine réunion, Irene Fraser et Jeff Hutchinson présenteront une liste des candidats retenus en fonction de leurs aptitudes après l’examen des renseignements recueillis lors des entrevues. Les membres du Comité de surveillance doivent demander à leurs mandants s’ils ont des commentaires sur les experts proposés et leur dire de formuler ces commentaires à Jeff Hutchinson et Irene Fraser.
   3. Si les membres du Comité de surveillance ont des questions qu’ils jugent nécessaires aux fins de suivi, ils doivent les adresser à Jeff Hutchinson et à Irene Fraser.
5. Questions reportées
   1. Gouvernance du Comité de surveillance

      Décision : Mayo Moran invitera Kerry Eaton à une ou plusieurs réunions afin de fournir de la rétroaction au Comité de surveillance sur les problèmes de gouvernance.

   2. Échange de cadeaux

      Décision : Dan Ish établira les fondements d’une politique d’échange de cadeaux pour les adjudicateurs, il les informera que ce problème a été soulevé par le Comité de surveillance et il leur demandera de lui envoyer une note si des cadeaux sont offerts et/ou reçus lors des audiences afin qu’il puisse évaluer s’il s’agit d’un problème.

   3. Admissions : années partielles d’administration

      Il y a des pensionnats qui figurent sur la liste à l’annexe F de la Convention de règlement qui n'ont pas été administrées comme un pensionnat pour une période complète : par exemple, un pensionnat fermé en raison d’un incendie qui doit être reconstruit ou un pensionnat qui n’est pas administrée comme un pensionnat, un hôpital ou un externat. Il est impossible d’enquêter à l’Unité d'admission et, par conséquent, une demande peut être admise dans le processus même si elle n’est pas valide. Dans de tels cas, il est probable que la demande soit entendue et que l’on puisse la cerner et y répondre avant l’audience. Sinon, c’est l’adjudicateur qui en déterminera la validité.

   Le CAN nous fournira bientôt une liste révisée, mais il est peu probable que les dates d’administration qui y figurent soient exhaustives. Il est peu probable que l’on retrouve dans la liste quelle Église a administré quelle école, comme l’ont demandé les Églises.

6. Rapport du directeur exécutif
   • Mises à jour des avocats-conseils – le premier groupe a été envoyé. Il faut être d’un commun accord pour le dossier dans le but d’être d’un commun accord avec la firme. Ce sera utile pour les audiences regroupées.
   • La DP visant à doter les postes d’adjudicateurs sera publiée demain, le 23 septembre. La DP a fait l’objet de quelques révisions tel que convenu par courriel par les membres afin de refléter la décision prise lors de la réunion précédente et le libellé de la Convention de règlement pour les demandeurs nonjuristes. On pourra y lire que le candidat devra détenir un diplôme universitaire et deux années d’expérience à titre d’adjudicateur.
   • Un échéancier de la présélection et des entrevues sera bientôt envoyé. La formation des nouveaux adjudicateurs devrait se tenir durant la troisième semaine de février.
   • L’énoncé des travaux pour l’acquisition d’évaluations par des experts est terminé, mais la meilleure façon d’aller de l’avant avec cet énoncé n’est pas encore déterminée.
7. Base de données sur les décisions
   • Une ébauche de plan sera présentée lors de la prochaine réunion.
   • Il y aura un outil de travail en décembre.
   • La participation de l’adjudicateur en chef et des adjudicateurs en chef adjoints est nécessaire afin de déterminer les principales décisions qui seront affichées sur le site Web. Il faudra tenir compte des demandes des avocats des demandeurs quant aux décisions qui seront incluses dans la base de données.
   • Les décisions n’auront pas une valeur de précédent, mais d’interprétation.
   • Les Églises et les avocats y auront accès.
   • Le protocole de suppression des noms dans les décisions doit être établi. Les principes de suppressions doivent être maintenus.
   • Quelles seront les capacités en matière de recherche?
   • La base de données aura une capacité bilingue.

   Décision : On demandera au sous-comité technique de prendre en considération la question de la suppression dans les décisions pour la base de données.

8. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • L’adjudicateur en chef rencontrera le sous-ministre demain, le 23 septembre, afin de discuter des problèmes posés par le rôle d’administrateur du Canada.
   • L’entrevue pour l’adjudicateur francophone a été menée et le contrôle des références est en cours.

   Décision : Le Comité de surveillance approuve la nomination du meilleur candidat à condition que le contrôle des références soit positif.

   • Nous avons reçu plusieurs demandes de prolongation de la période d’examen.

   Décision : Dan Ish passera en revue l’ébauche de la politique.

   • Le processus d’évaluation de l’adjudicateur est approuvé et subordonné aux questions soulevées.

   Décision : Le document sera envoyé aux adjudicateurs et aux avocats des demandeurs.

9. Achèvement des décisions des adjudicateurs

   Les retards dans les décisions continuent d’être un problème. Une demande que certaines statistiques proviennent du Secrétariat a été présentée afin que l’on puisse les consulter en toute objectivité.

   Le Canada a reçu deux pages intitulées : Étapes d’indemnisation du PEI et Rendement et objectifs du PRN.

10. Planification pour la grippe A(H1N1)

    Un comité du Secrétariat rédige un document qui étudiera le mode de gestion du Secrétariat en cas d’épidémie majeure. La présentation des audiences par vidéoconférence sera un dernier recours.

11. Dates des prochaines réunions

    3 novembre – Winnipeg
    15 décembre – Ottawa
    26 janvier – Toronto
    23 février – Calgary
    7 avril – peut-être Vancouver