Comité de surveillance des Procès-verbaux | 3 novembre 2009 - Winnipeg, Manitoba

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3 novembre 2009 - Winnipeg, Manitoba

Participants:

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   PrĂ©sidente
Dave Iverson ReprĂ©sentant de l’Église  
Mitch Holash ReprĂ©sentant de l’Église  
Luc Dumont ReprĂ©sentant du gouvernement du Canada  
Les Carpenter ReprĂ©sentant des inuits  
William Wuttunee ReprĂ©sentant de l’APN (arrivĂ©e : 11 h 15)  
Len Marchand ReprĂ©sentant des avocats des demandeurs  
David Paterson ReprĂ©sentant des avocats des demandeurs  
Jeffery Hutchinson SecrĂ©tariat d'adjudication des pensionnats indiens  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Irene Fraser SAPI Secrétaire de séance

Kerry Eaton; Daniel Shapiro est présent pour le rapport du sous-comité technique; Violet Paul est présente pour un court rapport de l’APN.


  1. Adoption et modification de l’ordre du jour

    Ajout :

    1. SĂ©ance tenue Ă  huis clos
    2. Évoquer des décisions pendant les audiences
    3. Compte rendu des soins futurs
    4. Compte rendu des plans 2010
    5. Sécurité des conférences téléphoniques
    6. Publication des aveux relatifs aux sévices entre élèves
    7. Gouvernance du Comité de surveillance
  2. Rapport du sous-comité technique

    Dan Shapiro parle au nom du SCT.

    • Les participants s’entendent Ă  l’unanimitĂ© sur les modalitĂ©s des dĂ©cisions abrĂ©gĂ©es et l’intĂ©rĂŞt pour cette formule.
    • Cette formule nĂ©cessite la rĂ©ception très rapide de la carte numĂ©rique après l’audience. Le SCT demande que la lettre d’accompagnement de la dĂ©cision abrĂ©gĂ©e explique la nĂ©cessitĂ© de faire vite et que le temps entre l’audience et la rĂ©ception de la carte numĂ©rique au SecrĂ©tariat soit suivit.
    • Le droit de rĂ©vision d’une dĂ©cision abrĂ©gĂ©e est maintenu. La pĂ©riode de trente jours reste en vigueur.
    • Pour Ă©viter de donner l’impression d’une influence indue en l’absence d’avis juridique, d’une dĂ©cision abrĂ©gĂ©e sera une option offerte uniquement aux demandeurs reprĂ©sentĂ©s.
    • La dĂ©cision finale quant au recours Ă  la dĂ©cision abrĂ©gĂ©e restera Ă  la discrĂ©tion de l’adjudicateur.
    • Tout, y compris les documents servant Ă  la dĂ©cision abrĂ©gĂ©e, doit figurer au dossier.
    • Le terme « indĂ»ment » doit ĂŞtre insĂ©rĂ© Ă  l’endroit appropriĂ© Ă  la page 3 du projet d’Instruction relative Ă  la pratique – 2.

    DĂ©cisions :

    1. La décision abrégée est approuvé à l’unanimité. On prévoit l’adopter en janvier et réviser la formule en avril 2010.
    2. Dan Shapiro transmettra une copie de décision abrégée, avec les changements discutés, aux membres du CS. Voir pièce jointe.
    • Il y a eu une discussion sur la rĂ©daction des dĂ©cisions dans la future base de donnĂ©es, mais aucune entente n’a Ă©tĂ© prise. La discussion se poursuivra.
    • Le SCT Ă©tudie une Ă©bauche rĂ©visĂ©e de la directive no 6 de l’adjudicateur en chef sur les audiences pour les auteurs allĂ©guĂ©s.
  3. Assemblée des Premières Nations (APN)

    Violet Paul, conseillère principale à l’APN, présente de brefs commentaires sur les récents changements apportés au leadership et à la structure au sein de l’APN. Elle demande et reçoit des précisions concernant le rôle des représentants du CS.

  4. Rapport du directeur exécutif
    • Le rapport du tableau de bord du SAPI du 18 octobre, qui rĂ©sume les statistiques des demandes, etc., est remis aux participants.
    • Le dossier de prĂ©sentation du matĂ©riel dĂ©posĂ© devant le ComitĂ© d’administration national est remis aux participants.
    • Le Centre des audiences de Winnipeg est maintenant ouvert.
    • Trois dates d’audience possibles sont maintenant offertes aux auteurs allĂ©guĂ©s qui doivent choisir une de ces trois dates. Cette mĂ©thode fonctionne bien.
    • Il y aura une rĂ©duction du nombre d’audiences dans les deux derniers trimestres de l’annĂ©e financière afin que le personnel et les adjudicateurs puissent se rattraper.
  5. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Ă€ la suite de la dernière rĂ©union du CS, l’adjudicateur en chef a rencontrĂ© le sous-ministre pour exposer les questions relatives aux services d’administration et du soutien fournis par le Canada au SecrĂ©tariat.
    • Les adjudicateurs doivent effectuer des examens ponctuels des frais juridiques.
    • Michel Landry est maintenant adjudicateur en chef adjoint.
    • On compte actuellement 50 adjudicateurs Ă  temps plein. Ainsi, l’objectif de DP pour les adjudicateurs est passĂ© de 20 Ă  40.
    • Dan Ish a assistĂ© Ă  une cĂ©lĂ©bration impressionnante le 15 octobre Ă  la rĂ©sidence du gouverneur gĂ©nĂ©ral pour rendre hommage Ă  la Commission de vĂ©ritĂ© et de rĂ©conciliation.
    • Les adjudicateurs sont en train d’être Ă©valuĂ©s.
    • Jeff Hutchinson et Dan Ish ont eu une rencontre utile et positive avec le ComitĂ© d’administration national. La prĂ©sentation de Jeff Ă©tait très bien faite et a Ă©tĂ© bien reçue.
  6. Liste d’experts

    Irene Fraser fera circuler le protocole pour l’ajout d’experts sur la liste et leur retrait.

    On parle du document sur les experts potentiels qui est remis aux participants.

    Décision : Les experts recommandés sont ajoutés à la liste. Le numéro 6 est en attente de confirmation; le numéro 7 est en suspens jusqu’à ce qu’on ait déterminé son niveau d’intérêt; le numéro 10 n’a pas été approuvé; le numéro 17 doit être confirmé. Il faut plus d’information sur les numéros 14 et 20 (a) pour prendre une décision.

  7. Recrutement d’experts

    Une note d’information est remise aux participants pour la discussion sur les mesures relatives au maintien en service et à la rémunération des experts figurant sur la liste. Un cadre de responsabilisation est requis. Le document de travail propose un tel cadre,

    Décision : Il faut se pencher davantage sur ce sujet à la réunion de décembre.

  8. Délais de sélection et d’entrevue

    Décision : Jeff Hutchinson proposera un délai révisé de sélection et d’entrevue pour les DP dès que possible.

  9. Dates futures de réunion

    Décision : La réunion du 15 décembre aura lieu à Toronto. La réunion de janvier aura lieu à Ottawa.

  10. Rapport trimestriel du gouvernement du Canada

    Luc Dumont remet aux participants des statistiques à jour sur le processus de règlement négocié, les étapes d’indemnisation et la présence du gouvernement du Canada aux audiences, les progrès en matière de fermeture des dossiers du MARC, etc.

    • Les numĂ©ros de tĂ©lĂ©phone sans frais destinĂ©s aux demandeurs recherchant de l’information sur leur indemnisation doivent ĂŞtre inclus dans la lettre du SecrĂ©tariat qui leur sera envoyĂ©e avec la dĂ©cision.
    • L’acceptation de la lettre de dĂ©cision sera envoyĂ©e uniquement aux demandeurs non reprĂ©sentĂ©s. Les avocats des demandeurs peuvent rĂ©pondre pour leurs clients. L’objectif est d’envoyer les chèques d’indemnisation dans un dĂ©lai de trente jours après notification de l’acceptation de la dĂ©cision au gouvernement du Canada. La liste d’avocats du SecrĂ©tariat peut ĂŞtre utilisĂ©e pour informer les avocats des demandeurs des changements au processus.
    • Il serait utile pour les adjudicateurs d’expliquer aux demandeurs que le chèque ne sera pas envoyĂ© immĂ©diatement après l’audience ou la dĂ©cision. Dan Ish le rappellera aux adjudicateurs.
  11. Sécurité téléphonique

    Il faut augmenter le nombre de codes de sécurité pour les conférences téléphoniques et espacer davantage les appels. Actuellement, il arrive que la sécurité de l’appel soit compromise à cause d’un autre appel qui a lieu en même temps. On ne semble plus annoncer les participants qui se joignent à l’appel. Il serait utile de reprendre cette pratique.

  12. Plan de base de données

    Jeff Hutchinson distribue le rapport, Plan de mise en oeuvre de la base de données sur les décisions. Le but est de mettre les décisions contenant les suppressions dans les deux langues à la disposition des adjudicateurs, des avocats des demandeurs, des représentants du gouvernement du Canada et des églises. Il faudra un contrat avec un tiers pour créer et entretenir la base de données et préciser que les renseignements dans la base de données ne sont pas la propriété du gouvernement. L’ordonnance d’un tribunal est nécessaire pour mettre en oeuvre cette idée. Le transfert électronique sécurisé des documents serait une partie de l’ordonnance du tribunal.

    Décision : Les membres du CS doivent lire le rapport et une conférence téléphonique sera planifiée pour en discuter davantage. Mise en oeuvre de la base de données en attente de discussions additionnelles par le CS.

  13. Rendement des avocats des demandeurs

    Le gouvernement du Canada signale une représentation inadéquate de la part d’un avocat en particulier. Il n’existe pas de conditions limitant qui peut signaler un avocat qui représente mal son client au barreau provincial. Le gouvernement du Canada aussi bien qu’un adjudicateur peut le faire. Ils peuvent même le faire ensemble.

  14. Prochaine réunion : 15 décembre à Toronto.