Comité de surveillance des Procès-verbaux | 3 novembre 2009 - Winnipeg, Manitoba

Participants:

Kerry Eaton; Daniel Shapiro est présent pour le rapport du sous-comité technique; Violet Paul est présente pour un court rapport de l’APN.

1. Adoption et modification de l’ordre du jour

   Ajout :

   1. Séance tenue à huis clos
   2. Évoquer des décisions pendant les audiences
   3. Compte rendu des soins futurs
   4. Compte rendu des plans 2010
   5. Sécurité des conférences téléphoniques
   6. Publication des aveux relatifs aux sévices entre élèves
   7. Gouvernance du Comité de surveillance
2. Rapport du sous-comité technique

   Dan Shapiro parle au nom du SCT.

   • Les participants s’entendent à l’unanimité sur les modalités des décisions abrégées et l’intérêt pour cette formule.
   • Cette formule nécessite la réception très rapide de la carte numérique après l’audience. Le SCT demande que la lettre d’accompagnement de la décision abrégée explique la nécessité de faire vite et que le temps entre l’audience et la réception de la carte numérique au Secrétariat soit suivit.
   • Le droit de révision d’une décision abrégée est maintenu. La période de trente jours reste en vigueur.
   • Pour éviter de donner l’impression d’une influence indue en l’absence d’avis juridique, d’une décision abrégée sera une option offerte uniquement aux demandeurs représentés.
   • La décision finale quant au recours à la décision abrégée restera à la discrétion de l’adjudicateur.
   • Tout, y compris les documents servant à la décision abrégée, doit figurer au dossier.
   • Le terme « indûment » doit être inséré à l’endroit approprié à la page 3 du projet d’Instruction relative à la pratique – 2.

   Décisions :

   1. La décision abrégée est approuvé à l’unanimité. On prévoit l’adopter en janvier et réviser la formule en avril 2010.
   2. Dan Shapiro transmettra une copie de décision abrégée, avec les changements discutés, aux membres du CS. Voir pièce jointe.
   • Il y a eu une discussion sur la rédaction des décisions dans la future base de données, mais aucune entente n’a été prise. La discussion se poursuivra.
   • Le SCT étudie une ébauche révisée de la directive no 6 de l’adjudicateur en chef sur les audiences pour les auteurs allégués.
3. Assemblée des Premières Nations (APN)

   Violet Paul, conseillère principale à l’APN, présente de brefs commentaires sur les récents changements apportés au leadership et à la structure au sein de l’APN. Elle demande et reçoit des précisions concernant le rôle des représentants du CS.

4. Rapport du directeur exécutif
   • Le rapport du tableau de bord du SAPI du 18 octobre, qui résume les statistiques des demandes, etc., est remis aux participants.
   • Le dossier de présentation du matériel déposé devant le Comité d’administration national est remis aux participants.
   • Le Centre des audiences de Winnipeg est maintenant ouvert.
   • Trois dates d’audience possibles sont maintenant offertes aux auteurs allégués qui doivent choisir une de ces trois dates. Cette méthode fonctionne bien.
   • Il y aura une réduction du nombre d’audiences dans les deux derniers trimestres de l’année financière afin que le personnel et les adjudicateurs puissent se rattraper.
5. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • À la suite de la dernière réunion du CS, l’adjudicateur en chef a rencontré le sous-ministre pour exposer les questions relatives aux services d’administration et du soutien fournis par le Canada au Secrétariat.
   • Les adjudicateurs doivent effectuer des examens ponctuels des frais juridiques.
   • Michel Landry est maintenant adjudicateur en chef adjoint.
   • On compte actuellement 50 adjudicateurs à temps plein. Ainsi, l’objectif de DP pour les adjudicateurs est passé de 20 à 40.
   • Dan Ish a assisté à une célébration impressionnante le 15 octobre à la résidence du gouverneur général pour rendre hommage à la Commission de vérité et de réconciliation.
   • Les adjudicateurs sont en train d’être évalués.
   • Jeff Hutchinson et Dan Ish ont eu une rencontre utile et positive avec le Comité d’administration national. La présentation de Jeff était très bien faite et a été bien reçue.
6. Liste d’experts

   Irene Fraser fera circuler le protocole pour l’ajout d’experts sur la liste et leur retrait.

   On parle du document sur les experts potentiels qui est remis aux participants.

   Décision : Les experts recommandés sont ajoutés à la liste. Le numéro 6 est en attente de confirmation; le numéro 7 est en suspens jusqu’à ce qu’on ait déterminé son niveau d’intérêt; le numéro 10 n’a pas été approuvé; le numéro 17 doit être confirmé. Il faut plus d’information sur les numéros 14 et 20 (a) pour prendre une décision.

7. Recrutement d’experts

   Une note d’information est remise aux participants pour la discussion sur les mesures relatives au maintien en service et à la rémunération des experts figurant sur la liste. Un cadre de responsabilisation est requis. Le document de travail propose un tel cadre,

   Décision : Il faut se pencher davantage sur ce sujet à la réunion de décembre.

8. Délais de sélection et d’entrevue

   Décision : Jeff Hutchinson proposera un délai révisé de sélection et d’entrevue pour les DP dès que possible.

9. Dates futures de réunion

   Décision : La réunion du 15 décembre aura lieu à Toronto. La réunion de janvier aura lieu à Ottawa.

10. Rapport trimestriel du gouvernement du Canada

    Luc Dumont remet aux participants des statistiques à jour sur le processus de règlement négocié, les étapes d’indemnisation et la présence du gouvernement du Canada aux audiences, les progrès en matière de fermeture des dossiers du MARC, etc.

    • Les numéros de téléphone sans frais destinés aux demandeurs recherchant de l’information sur leur indemnisation doivent être inclus dans la lettre du Secrétariat qui leur sera envoyée avec la décision.
    • L’acceptation de la lettre de décision sera envoyée uniquement aux demandeurs non représentés. Les avocats des demandeurs peuvent répondre pour leurs clients. L’objectif est d’envoyer les chèques d’indemnisation dans un délai de trente jours après notification de l’acceptation de la décision au gouvernement du Canada. La liste d’avocats du Secrétariat peut être utilisée pour informer les avocats des demandeurs des changements au processus.
    • Il serait utile pour les adjudicateurs d’expliquer aux demandeurs que le chèque ne sera pas envoyé immédiatement après l’audience ou la décision. Dan Ish le rappellera aux adjudicateurs.
11. Sécurité téléphonique

    Il faut augmenter le nombre de codes de sécurité pour les conférences téléphoniques et espacer davantage les appels. Actuellement, il arrive que la sécurité de l’appel soit compromise à cause d’un autre appel qui a lieu en même temps. On ne semble plus annoncer les participants qui se joignent à l’appel. Il serait utile de reprendre cette pratique.

12. Plan de base de données

    Jeff Hutchinson distribue le rapport, Plan de mise en oeuvre de la base de données sur les décisions. Le but est de mettre les décisions contenant les suppressions dans les deux langues à la disposition des adjudicateurs, des avocats des demandeurs, des représentants du gouvernement du Canada et des églises. Il faudra un contrat avec un tiers pour créer et entretenir la base de données et préciser que les renseignements dans la base de données ne sont pas la propriété du gouvernement. L’ordonnance d’un tribunal est nécessaire pour mettre en oeuvre cette idée. Le transfert électronique sécurisé des documents serait une partie de l’ordonnance du tribunal.

    Décision : Les membres du CS doivent lire le rapport et une conférence téléphonique sera planifiée pour en discuter davantage. Mise en oeuvre de la base de données en attente de discussions additionnelles par le CS.

13. Rendement des avocats des demandeurs

    Le gouvernement du Canada signale une représentation inadéquate de la part d’un avocat en particulier. Il n’existe pas de conditions limitant qui peut signaler un avocat qui représente mal son client au barreau provincial. Le gouvernement du Canada aussi bien qu’un adjudicateur peut le faire. Ils peuvent même le faire ensemble.

Prochaine réunion : 15 décembre à Toronto.