ComitĂ© de surveillance des Procès-verbaux | 15 décembre 2009 - Toronto, Ontario

Téléchargement

Cliquer ici pour la version PDF (taille: 98 Ko - mise Ă  jour: 2010-04-07)

15 décembre 2009 - Toronto, Ontario

Participants:

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   PrĂ©sidente
Stephen Kendall ReprĂ©sentant de l’Église  
Mitch Holash ReprĂ©sentant de l’Église  
Luc Dumont ReprĂ©sentant du gouvernement du Canada  
Alison Molloy ReprĂ©sentant du gouvernement du Canada  
Les Carpenter ReprĂ©sentant des inuits  
William Wuttunee ReprĂ©sentant de l’APN  
Len Marchand ReprĂ©sentant des avocats des demandeurs  
David Paterson ReprĂ©sentant des avocats des demandeurs  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Jeffery Hutchinson SecrĂ©tariat d'adjudication des pensionnats indiens  
Leah Kraft SAPI Secrétaire de séance

Kerry Eaton; Daniel Shapiro est présent pour le rapport du sous-comité technique.


  1. Adoption et modification de l’ordre du jour

    Ajout :

    1. SĂ©ance tenue Ă  huis clos
    2. Affichage du procès-verbal sur le site Internet
  2. Rapport du sous-comité technique

    Dan Shapiro parle au nom du SCT.

    Dossiers abrégés

    • Crawford a crĂ©Ă© les dossiers en format Ă©lectronique
    • Une vidĂ©o didactique est en cours de prĂ©paration pour les adjudicateurs et les parties
    • Les dossiers abrĂ©gĂ©s seront affichĂ©s sur le site Internet

    DAC-6

    • Une rĂ©vision de cette directive est acceptĂ©e Ă  l’unanimitĂ©. Dan Shapiro Ă©laborera une Ă©bauche qui sera rĂ©visĂ©e par les autres membres.

    Dossiers de la CSC sur l’incarcération

    • Remis Ă  la prochaine rĂ©union

    Lettre aux experts

    • Dan Shapiro effectuera un suivi avec Kaye Dunlop Ă  ce sujet.

    Base de données sur les décisions

    • Suite de la discussion concernant le niveau de suppression des dĂ©cisions, mais toujours pas d’entente.
    • La question essentielle est de savoir s’il devrait y avoir une base de donnĂ©es.
    • D’autres options intermĂ©diaires ont fait l’objet d’une discussion :
      • Transfert de la question Ă  l’adjudicateur en chef
      • Une base de donnĂ©es plus restreinte, p. ex. examen des dĂ©cisions, volet complexe, points d’interprĂ©tation particuliers, cas oĂą les connaissances sont rĂ©elles ou construites.

    Discussion du CS

    • Mitch demande si l’accès Ă  la base de donnĂ©es sur les dĂ©cisions entre en contradiction avec le SecrĂ©tariat d’adjudication et, si oui, quelle est la tribune appropriĂ©e pour apporter des modifications Ă  l’entente de règlement.
    • Suite de la discussion au sujet de l’accès et de la prise de mesures pour assurer des conditions uniformes et le respect des questions relatives Ă  la protection de la vie privĂ©e.

    Décision : Sujet transféré à Dan Ish afin qu’il élabore des recommandations.

  3. Examen des indicateurs de rendement clés (Jeff Hutchinson)
    • Trois documents ont Ă©tĂ© distribuĂ©s – Rapport du tableau de bord du SAPI en date du 6 dĂ©cembre 2009, Statistiques du SecrĂ©tariat d’adjudication du 19 septembre 2007 au 6 dĂ©cembre 2009 et un nouveau, Aperçu hebdomadaire des demandes, qui explique en dĂ©tail comment sont gĂ©rĂ©s les demandes au sein du SecrĂ©tariat.
    • Le nombre d’audiences prĂ©vues a dĂ©passĂ© le cap des 2500 et on en prĂ©voit environ 3000 en 2009.
    • L’objectif de divulgation de 44 dĂ©cisions par semaine avait Ă©tĂ© fixĂ© – après du retard, on est maintenant Ă  jour.
    • En matière de tendance, on demeure Ă  environ 90 nouvelles demandes par semaine.
    • Kerry indique que ce n’est pas surprenant – il s’attendait Ă  ce niveau de rĂ©gularitĂ©.
    • En matière de traitement par province, les rĂ©clamations sont traitĂ©es plus rapidement en C.-B. parce que le gouvernement de la C.-B. envoie les documents aux demandeurs plus rapidement que les autres provinces.
    • Le SecrĂ©tariat a entamĂ© des discussions avec les provinces et les territoires au sujet de la collecte de documents.
    • Le plus grand facteur d’influence du processus de rĂ©clamation est la collecte de documents. Dans les cas oĂą le dĂ©lai de 9 mois n’est pas respectĂ©, le retard est souvent attribuable au dĂ©lai nĂ©cessaire pour l’obtention des documents.
  4. Rapport du directeur exécutif
    • Le SecrĂ©tariat a ajoutĂ© un certain nombre de ressources depuis le dĂ©but du mois d’octobre.
    • La prioritĂ© du SecrĂ©tariat est la gestion des audiences. Bien que nous ayons des ressources en place pour accorder un plus grand nombre d’audiences, il y a encore des problèmes, principalement des conflits internes qui dĂ©teignent sur la productivitĂ©.
    • Une formation sur les valeurs et l'Ă©thique de la fonction publique a Ă©tĂ© donnĂ©e.
    • Dans les deux dernières semaines de novembre, les opĂ©rations ont presque atteint la norme de service, mais il y a encore des situations oĂą les avis et les arrangements ont lieu Ă  la dernière minute.
    • On continue d’étudier diffĂ©rentes options pour rendre le processus moins onĂ©reux, y compris les changements en matière de distribution du travail et de procĂ©dure de paiement
    • On ne considère pas que l’entente de règlement oblige le SecrĂ©tariat Ă  faire autant qu’il le fait, p. ex. en matière de transactions financières– le SecrĂ©tariat effectue 40 000 opĂ©rations financières par annĂ©e
    • On examine si les avocats des demandeurs devraient considĂ©rer les dĂ©placements et la facturation comme des dĂ©boursements – transformant les opĂ©rations en quelque sorte en greffe du Tribunal.
    • Len Marchand suggère qu’il serait utile de travailler sur ce point avec les avocats des demandeurs.
    • Des entrevues pour de nouveaux adjudicateurs auront lieu cette semaine, une liste devra ĂŞtre approuvĂ©e par le CS le plus rapidement possible afin de respecter les dĂ©lais de mise en oeuvre des contrats et de planification de la formation.
    • Le CS accepte de participer Ă  une confĂ©rence tĂ©lĂ©phonique le 23 dĂ©cembre.
    • Discussion au sujet de la rigueur appliquĂ©e au triage des candidats, le CS accepte de revoir le processus de sĂ©lection avant la prochaine vague d’embauche.
  5. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Le recrutement du personnel reste un problème.
    • Un système de surveillance a Ă©tĂ© mis en place pour assurer le suivi des dĂ©cisions.
    • Des attentes prĂ©cises seront Ă©tablies pour les adjudicateurs au sujet des dĂ©lais en matière de dĂ©cisions.
    • En matière de norme de service, on approche d’un dĂ©lai d’exĂ©cution de 14 jours.
    • Des dossiers abrĂ©gĂ©s ont Ă©tĂ© envoyĂ©s au CAN et on ne prĂ©voit aucun problème pour leur approbation.
    • Il faut Ă©tablir une ligne de communication avec la CVR. On veut s’assurer que la CVR possède l’information et les chiffres exacts pour le PEI.
    • Il faut un agent de liaison entre les responsables du PEI et la CVR.
    • Cela vaut la peine d’organiser une rencontre entre les trois commissaires et 3-4 personnes qui ont passĂ© par tout le processus.
    • Une discussion approfondie sur la relation avec la CVR mène le CS Ă  accepter de crĂ©er un sous-comitĂ© de la CVR. Il faut tenir compte du fait que Stephen, David et Luc faisaient dĂ©jĂ  partie du comitĂ© consultatif de la CVR; le sous-comitĂ© pourrait inclure ces trois personnes en plus de Dan.
    • De plus, des lignes de communication informelles seront maintenues entre Dan et le prĂ©sident de la CVR et entre Jeff et le directeur exĂ©cutif de la CVR.
    • Lors du CAN, Dan prĂ©parera une communication sur la relation entre le CAN et le PEI; une relation qui devra ĂŞtre prise en considĂ©ration par le CS.
  6. DĂ©cisions requises :
    1. Apport sur le recrutement d’experts (Jeff Hutchinson)
      • Le cadre de responsabilisation est prĂŞt. En principe, il a Ă©tĂ© approuvĂ© par le CS.
      • Il y a un point Ă  rĂ©gler au sujet de la gestion des tarifs. Le gouvernement du Canada veut un cadre. Une note d’information indiquant quelques options a Ă©tĂ© distribuĂ©e.
      • Une grille tarifaire approuvĂ©e pourrait ĂŞtre une façon de gĂ©rer les frais.
      • Ă€ la suite de l’examen de la note d’information, Len indique que trois des experts rĂ©cemment approuvĂ©s ne se sont pas de Viewpoint – le SecrĂ©tariat doit effectuer un suivi et confirmer l’information.

      Décision : Approuver l’option D expliquée dans la note d’information, modifiée comme suit : sous réserve de l’ajout des trois experts récemment approuvés qui ne sont pas de Viewpoint, approuver les taux horaires pour la liste d’experts détaillée à l’annexe « A », limiter le recours à d’autres experts approuvés dont les taux sont plus élevés que ceux présentés à l’annexe « A » au cas où les experts de l’annexe « A » ne soient pas disponibles ou qu’une spécialisation particulière qu’ils ne possèdent pas soit requise.

    2. Plan de la base de données (Jeff Hutchinson)
      • DiscutĂ© dans la section Rapport du sous-comitĂ© technique
    3. Évoquer des décisions lors des audiences (Dan Ish)
      • Dan Ish indique qu’en principe, les parties ne doivent pas Ă©voquer des dĂ©cisions lors des audiences et il le rappellera aux adjudicateurs.
      • On fournit des exemples de situations oĂą il est très utile de se rĂ©fĂ©rer Ă  des dĂ©cisions, par exemple en fournissant aux adjudicateurs d’autres cas oĂą des programmes de guĂ©rison traditionnelle ont Ă©tĂ© utilisĂ©s dans le cadre de soins futurs.
      • Le gouvernement du Canada confirme que les reprĂ©sentants avaient reçu l’ordre de ne pas faire allusion Ă  des dĂ©cisions.
      • Discussion Ă  savoir si cette question est liĂ©e Ă  une base de donnĂ©es limitĂ©e – on pourrait inclure des cas clĂ©s.
      • Discussion sur l’option de directives ou de documents d’orientation.
      • Dan Ish confirme que des dĂ©cisions rĂ©visĂ©es seront distribuĂ©es, il s’entretiendra avec l’adjudicateur en chef adjoint pour voir comment procĂ©der Ă  la distribution de façon systĂ©matique.

      Décision : Le CS confirme qu’il ne faut pas évoquer des décisions lors d’audiences puisqu’elles ne constituent pas un précédent.

  7. Protocole pour l’ajout d’experts à la liste et leur retrait
    • David Paterson indique que deux experts, Dr Robinson et Dr Devrome, qui n’ont pas Ă©tĂ© ajoutĂ©s Ă  la liste lors de la dernière assemblĂ©e du CS parce qu’ils n’avaient pas indiquĂ© leur intĂ©rĂŞt, ont depuis confirmĂ© leur intĂ©rĂŞt Ă  participer.
    • Les participants discutent brièvement de la version prĂ©liminaire du protocole pour les ajouts Ă  la liste.

    Décision : Approuver l’ajout de ces deux experts à la liste et réviser la version préliminaire du protocole qui figurera comme point à l’ordre du jour de la réunion de janvier.

  8. Rapport sur le plan de soins futurs (Len Marchand)
    • Non discutĂ©, car la question est ambigue.
  9. Stratégie de sensibilisation (Jeff Hutchinson)
    • Un projet de stratĂ©gie de sensibilisation et de dossier de prĂ©sentation est prĂ©sentĂ©.
    • Jeff rĂ©sume la stratĂ©gie – la diffusion se concentre dans les rĂ©gions oĂą, selon l’analyse de l’écart, il y a eu peu de participation.
    • Le SecrĂ©tariat sera en contact avec les barreaux locaux et les organismes de ces rĂ©gions, le Nord a besoin d’une attention particulière et le QuĂ©bec nĂ©cessite une stratĂ©gie unique.
    • Jeff dĂ©clare que le SecrĂ©tariat serait heureux de recevoir les commentaires du CS avant la prochaine rĂ©union.

    Décision : Réviser et donner des commentaires au Secrétariat à la prochaine réunion.

  10. Publication des aveux relatifs aux sévices entre élèves (Len Marchand)
    • Len Marchand informe le CS de la question. Certains scĂ©narios concernant les sĂ©vices entre Ă©lèves conformĂ©ment Ă  l’accord de règlement pour lesquels le fardeau de prouver que le gouvernement du Canada et/ou l’Église Ă©tait ou aurait dĂ» ĂŞtre au courant des sĂ©vices incombe au demandeur.
    • Len Marchand mentionne qu’une fois que cette preuve a Ă©tĂ© fournie, le gouvernement du Canada doit communiquer cette information d’une façon plus gĂ©nĂ©rale avec les avocats des demandeurs en vertu de l’Annexe « D », plutĂ´t que de le faire au cas par cas. Ce serait utile si cette information Ă©tait divulguĂ©e car les avocats seraient mieux en mesure de dĂ©cider si le cas du demandeur est justifiĂ© avant d’aller de l’avant.
    • Les reprĂ©sentants du gouvernement du Canada dĂ©clarent que selon l’interprĂ©tation de la section pertinente par ce dernier, elle s’applique au cas par cas et le gouvernement du Canada n’est pas en mesure de publier des aveux pour toutes les Ă©coles.
    • Jeff Hutchinson mentionne le besoin de trouver une solution pratique et indique que grâce Ă  l’établissement du site Internet sĂ©curisĂ© pour l’EED, on pourrait songer Ă  la possibilitĂ© de publier juste assez d’information pour permettre aux avocats des demandeurs de dĂ©terminer s’il y a lieu de poursuivre une affaire.

    Décision : Le CS se penchera sur la recommandation au sujet de la base de données et le gouvernement du Canada réévaluera sa position à ce sujet.

  11. Affichage du procès-verbal sur le site Internet
    • On soulève la question des procès-verbaux qui ne sont pas Ă  jour sur le site Internet et on indique le besoin d’avoir des outils d’évaluation Ă  jour pour que les adjudicateurs soient toujours au courant.
    • On propose aussi que les directives sur l’adjudicateur en chef soient transfĂ©rĂ©es Ă  la section destinĂ©e aux avocats des demandeurs sur le site Internet.
    • Le SecrĂ©tariat doit faire un suivi de ces questions.
Ajouts à l’ordre du jour
  1. Compte rendu du traitement des chèques (Luc Dumont)
    • Il faut compter 89 jours pour effectuer les paiements.
    • La situation s’amĂ©liore en ce qui concerne la sĂ©paration du traitement des indemnitĂ©s et des frais juridiques et des dĂ©boursements.
    • Il faut un processus sĂ©parĂ© pour les demandeurs non reprĂ©sentĂ©s.
    • On espère ramener le dĂ©lai de traitement des chèques Ă  62 jours.
    • DĂ©lai pour l’émission de chèque une fois la demande de paiement faite : 25 Ă  30 jours.
  2. Compte rendu du MARC (Alison Molloy)
    • La situation s’amĂ©liore quant aux cas qui restent
    • Le nombre d’audiences prĂ©vues semble encore peu Ă©levĂ© Ă  leurs yeux – dans certains cas, on a perdu le contact avec les demandeurs non reprĂ©sentĂ©s et les avocats des demandeurs.
    • Un certain nombre de modèles B ont Ă©tĂ© transfĂ©rĂ©s au modèle A mais on possède peu d’information
    • On aimerait s’assurer que les adjudicateurs savent que l’ORC tente de conclure les cas de MARC d’ici le 31 mars et on dĂ©sire traiter en prioritĂ© toutes les Ă©valuations.
    • Les rĂ©clamations du modèle B doivent ĂŞtre traitĂ©es en prioritĂ©.
    • Impossible de prolonger l’autorisation du MARC – tous les cas non entendus d’ici le 31 mars seront transfĂ©rĂ©s au PEI.
    • Jeff indique que le SAPI planifie l’examen des cas rĂ©glĂ©s au moyen du MARC dès qu’ils sont prĂŞts. Il faut Ă©tablir un Ă©quilibre entre l’examen de ces demandes et le respect des obligations quant au nombre d’audiences du PEI requis en vertu de l’accord de règlement.

Prochaine réunion : 26 janvier à Ottawa.