Comité de surveillance des Procès-verbaux | 26 janvier 2010 - Ottawa, Ontario

Participants:

1. Ajouts à l'ordre du jour et adoption de l'ordre du jour

   Ajouts :

   • Nouveaux formulaires de demande – Jeff Hutchinson
   • Interprétation d'une disposition de la Convention règlement – Len Marchand
   • Lettre de l'adjudicatrice Kelly MacDonald – Len Marchand
2. Sous-comité technique

   L'adjudicateur en chef adjoint Dan Shapiro présente le compte rendu du Sous-comité technique.

   • On utilise maintenant les décisions abrégées.
   • On a révisé la directive existante numéro 6 de l'adjudicateur en chef (DAC 6) sur les audiences pour les auteurs allégués.

   Décision : La DAC révisée est adoptée. Une fois traduite, elle sera affichée sur le site Web sous le nom DAC 6 Rév-1. Le Canada révisera sa lettre à l'auteur allégué pour inclure les changements nécessaires.

3. Étude des recommandations concernant la banque de données des décisions

   Dan Ish remercie le Sous-comité technique pour son travail sur les décisions abrégées.

   Avant la réunion, Dan Ish a transmis par courriel aux membres un mémo titré Re : Decision Database (base de données sur les décisions).

   Ce mémo abordait trois points principaux.

   1. Contenu : il ne s'agit pas d'identifier des personnes, mais d'expliquer le raisonnement de l'adjudicateur lors de sa prise de décision.
   2. Politique de suppression : il faut prendre un soin particulier pour ne pas nommer ni identifier autrement des individus.
   3. Traduction : il faut tenir compte des coûts et de la valeur concrète.

   Plusieurs points font ensuite l'objet de discussions.

   Décision : La base de données sur les décisions est approuvée en principe, sous réserve de l'intégration dans une politique des suggestions formulées lors de la discussion. L'adjudicateur en chef rédigera une ébauche de politique à partir du document.

4. Sujets demandant une décision
   
   
   1. La nomination de Peter Burns, de Dennis Callihoo et de Yvon Roberge à titre d'adjudicateurs est approuvée.

   On souligne qu'il manque toujours des femmes francophones parmi les adjudicateurs. Jeff Hutchinson collectera des informations à ce sujet.

   Remarque : Du procès-verbal de la réunion à huis clos du 23 décembre 2009 :

   Des contrats seront accordés aux personnes suivantes, à condition que leurs autorisations de sécurité soient en ordre :

   • Patrice Valeriano
   • Kibir Ravindra
   • Terianne Mosher
   • Vivienne Beisel
   • Marie Henheffer
   • James Posynick
   • Wesley Marsden
   • Catherine Zuck
   • Angela Zborosky
   • Jean Pierre Beauchesne
   • Karen Snowshoe
   • John Hillson
   • Paul London
   • Scott Gray
   • Lore Marie Mirwaldt
   • John Moreau
   • Jane Morley
   • Kevin Ball
   • Richard Grounds
   • Lois Figg
   • Ian Sziazak
5. Sujets reportés lors de la dernière réunion
   1. Cadre pour les évaluations psychologiques/psychiatriques
      • La lettre d'instruction aux adjudicateurs est en retard, mais on est en train de la préparer.
      • Le barème des tarifs listera tous les spécialistes dont le taux ne dépasse pas 300 $.
      • Les membres du Comité de surveillance recevront par courriel un dossier complet.
6. Indicateurs de rendement clés

   On fait circuler des statistiques actuelles comme celles fournies dans le Tableau de bord du SAPI en date du 17 janvier 2010.

   Décision : À l'avenir, les statistiques devront contenir un résumé des décisions abrégées.

   On enverra une lettre aux avocats dont des documents sont en souffrance de 18 mois ou plus. Dan Ish inclura ses préoccupations au sujet des avocats et des documents en souffrance dans son rapport trimestriel aux tribunaux.

   Décision : On demandera à l'avocat-conseil David Blott de fournir un résumé de dossier expliquant de quelle façon le cabinet compte procéder en ce qui concerne les quelque 1 000 revendications en souffrance dont il s'occupe.

7. Commission de vérité et de réconciliation (CVR)

   La CVR devait travailler en parallèle avec le PEI et, dans ce cas, aurait été un canal d'information en ce qui concerne les mêmes années du processus de réclamation. En raison du lancement tardif des travaux de la CVR, il serait utile si elle organisait des événements dans les régions où le nombre de réclamations est moins élevé.

   Décision : Les membres du Comité de surveillance désirent rencontrer la CVR avant la réunion de celle-ci le 14 juin à Winnipeg. Jeff Hutchinson s'occupera de prendre les arrangements.

8. Rapport du directeur exécutif
   • La Gestion des audiences reçoit de l'aide d'équipes d'Ottawa et de Vancouver en ce qui concerne les paiements.
   • On a découvert trois ensembles de changements au formulaire de demande en ligne qui n'ont apparemment pas été approuvés. Lors de la prochaine réunion, on déposera une note documentaire de Jeff Hutchinson.
9. Stratégie de sensibilisation

   Leah Kraft, directrice par intérim du service à la clientèle, se joint à Jeff Hutchinson pour présenter une stratégie de sensibilisation pour le Secrétariat.

   • Une analyse de l'écart a fourni des informations sur les régions qui ont connu beaucoup d'activité en matière de demandes concernant le PEC et le PEI. Dans ces régions, les besoins pour une approche proactive sont moins prononcés. On mettra donc l'accent sur la Saskatchewan, l'Ontario, le Québec, les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut.
   • La stratégie prévoit une collaboration avec AINC, des groupes régionaux comme la FSIN et l'AMC, des groupes locaux comme des organisations associées au traitement et à l'éducation en matière d'abus de l'alcool et des drogues, ainsi que des avocats de requérants dont la demande est en cours, pour diffuser l'information.
   • L'évaluation de la stratégie est en discussion au sein du Secrétariat.
10. Sous-ministre adjointe

    La sous-ministre adjointe, Elisabeth Chatillon, se présente au Comité de surveillance. Elle est nouvelle à ce poste et a travaillé pour Service Canada auparavant. Elle exprime son respect pour le mandat et le legs à long terme du travail du SAPI et souligne que le mot « réconciliation » ne s'applique pas seulement pendant le PEI mais pour toujours.

11. Rapport de l'adjudicateur en chef
    • Le BAC a connu des améliorations notables en matière de dotation en personnel et en ce qui concerne l'établissement et le respect des normes de service.
    • La nomination de 24 nouveaux adjudicateurs entraînera une charge de travail supplémentaire pour les adjudicateurs en chef adjoints, surtout en ce qui concerne l'examen des décisions. On discute des solutions possibles.
    • La poursuite en justice au Québec est en cours.
    • La poursuite en justice concernant la révision des frais judiciaires fait l'objet d'un appel, et une révision judiciaire a été demandée. Les tribunaux auront à décider s'ils se saisiront des révisions judiciaires.
    • l'adjudicateur en chef a soumis aux tribunaux une demande de directives pour recevoir des précisions au sujet des paiements au Consortium and Merchant Law Group.
12. Accréditation des spécialistes

    Décision : Les psychologues inscrits sur la liste des spécialistes doivent être agréés auprès de leur association. Irene Fraser en informera Craig Dempsey.

13. Formation des adjudicateurs

    Le Comité approuve le programme pour la formation prochaine des nouveaux adjudicateurs.

    Irene Fraser enverra un manuel de formation à Luc Dumont.

14. Adoption de procès-verbaux
    1. 15 décembre 2009
       • Page 2, point 3, troisième puce, il faut lire « on track ».
       • Page 1, troisième puce, objet : décision abrégée. Changer la ligne pour lire « format for short form decisions will be posted » (on affichera le format pour les décisions abrégées).
       • Page 2, objet : base de données, sous la deuxième puce, il faut lire « where knowledge is actual or constructed knowledge is established » (où les connaissances sont réelles ou la connaissance déduite est bien établie).
       • Indicateurs de rendement clés, « admissions » prend une majuscule.
       • Avant-dernière page, point 10, dernière puce : supprimer « whether » et remplacer le mot par « if there was ».
       • Dernière page, d), deuxième puce, il faut remplacer « not finished » par « it is not heard ».
       • Corriger l'orthographe du nom Alison.

       Adopté sous réserve des modifications.

    2. Réunion à huis clos du 15 décembre 2009

       Le Comité de surveillance demande que le procès-verbal de la réunion à huis clos soit intégré au procès-verbal ordinaire pour le mois de décembre. Adopté en attente des modifications.

    3. Réunion à huis clos du 23 décembre 2009

       Adopté.

    4. Réunion à huis clos du 8 janvier 2010

       Adopté.

15. Nouveaux sujets
    1. Interprétation d'une disposition de la Convention

       L'avocat du demandeur soulève une question concernant la définition de « on the premises » (sur les lieux).

       Décision : ce point est transmis au Sous-comité technique.

    2. Démission de Len Marchand

       On souligne qu'il s'agissait de la dernière réunion pour Len Marchand, qui a donné sa démission en tant que membre du Comité de surveillance. Le Comité remercie Len pour sa contribution généreuse pendant plusieurs années.

16. Acceptation du montant adjugé

    On fait circuler une lettre de Luc Dumont, directeur général, Opérations de résolution de conflits, à l'avocat du demandeur. On n'enverra plus de trousse d'indemnisation et une lettre d'acceptation ne sera pas requise. La norme de service établie pour l'expédition du chèque est d'ailleurs de 60 jours après l'avis de décision du Secrétariat.

    Remarque : La prochaine réunion aura lieu les 1er et 2 mars à Winnipeg.