Comité de surveillance des Procès-verbaux | 1-2 mars 2010 - Winnipeg, Manitoba

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1er et 2 mars 2010 - Winnipeg, Manitoba

Participants:

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   PrĂ©sidente
David Iverson ReprĂ©sentant de l’Église  
Mitch Holash ReprĂ©sentant de l’Église  
Luc Dumont ReprĂ©sentant du gouvernement  
Alison Molloy ReprĂ©sentante du gouvernement  
Les Carpenter ReprĂ©sentant des Inuits  
David Paterson Avocat de demandeurs  
Kerry O’Shea Avocat de demandeurs  
William Wuttunee ReprĂ©sentant de la FĂ©dĂ©ration des nations indiennes de la Saskatchewan (FSIN)  
Jeff Hutchinson SecrĂ©tariat d’adjudication  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Irene Fraser SecrĂ©tariat d’adjudication  
Randy Bennett avocat du Comité d’administration national Invité
Kerry Eaton Crawford Class Action Services Invité
  1. Ajouts à l’ordre du jour et approbation :
    1. Dates des prochaines rencontres
    2. Nouvelle structure organisationnelle d’Affaires indiennes et du Nord Canada
  2. Questions à décider
    1. Protocole d’ajout et de suppression à la liste
    2. Décision : Ce point doit être transféré au sous-comité technique.

    3. Politique relative à la base de données sur les décisions
    4. Dan Ish présente une ébauche de politique.

      Jeff Hutchinson récapitule les deux options, envoyées par courriel aux membres, pour supprimer les noms dans les décisions à verser dans la base de données. On distribue des exemples des options.

    1. Méthode conforme aux principes de Sedona : Couvrir d’encre noire les mots à supprimer et les brûler dans le document. Les mots sont supprimés.
    2. Méthode de remplacement : On remplace un mot spécifique par un mot qui le généralise; ainsi, « le demandeur Jean Untel » est remplacé par « nom du demandeur ».

    On discute des différences entre les deux options sur le plan du risque.

    Décision : Les membres du Comité de surveillance doivent examiner les deux méthodes, puis faire part de leurs observations à Jeff Hutchinson.

    Chaque utilisateur aura son propre mot de passe pour utiliser la base de données. Un résumé bilingue de chaque décision sera disponible. La base pourra contenir jusqu’à 5 000 décisions. Les adjudicateurs en chef adjoints et l’adjudicateur en chef noteront les décisions importantes pour qu’elles soient entièrement traduites dans les deux langues officielles.

    Décision : Dan Ish corrigera le document en fonction des décisions, puis fournira une version finale à la prochaine rencontre.

  3. Indicateurs du rendement clés

    Jeff Hutchinson distribue des mises à jour statistiques. Près de 5 000 audiences (Processus d’évaluation indépendant (PEI) et mode alternatif de règlement des conflits (MARC) confondus) ont eu lieu.

    La date de cessation du PEI est le 18 septembre 2012. Il faut dresser un plan en vue d’accélérer le traitement dans le cadre du PEI, puisque beaucoup d’audiences sont en suspens et que les réclamations continuent d’être déposées à un rythme relativement constant.

    Décision : Jeff Hutchinson présentera des scénarios de cessation du PEI. Il faut aborder la question sous deux angles : 1) dans les limites du mandat accordé; 2) en fournissant à la présidente de l’information susceptible d’être communiquée aux intervenants.

  4. Rapport du directeur exécutif

    L’ordonnance du tribunal concernant l’échange électronique de données (EED) devrait être prête cette semaine; l’ordonnance du tribunal pour le projet de base de données suivra. Une autre ordonnance, celle-là clarifiant le cadre d’information du gouvernement sur le PEI, prendra plus de temps.

    Le processus d’évaluation par un expert ne nécessitera aucune ordonnance du tribunal.

    Les projections de dotation pour ce trimestre n’ont pas été réalisées. En conséquence, le nombre d’audiences est modeste au premier trimestre, du 1er avril au 30 juin 2010.

    Les RH à AINC manquent de personnel; au cours de l’exercice à venir, le Secrétariat n’atteindra pas sa cible de 3 000 à 4 000 audiences à moins que les ressources n’augmentent considérablement. On prévoit que seules 200 audiences par mois se tiendront en mars, en avril et en mai.

    Décision : On doit tenir une discussion détaillée sur la façon d’aborder l’avocat d’un demandeur dont les réclamations sont en suspens en conséquence de l’absence de documents obligatoires, puisque ces cas constituent la majorité des audiences en suspens.

  5. Rapport de l’adjudicateur en chef

    Chaque demandeur doit donner son accord à l’utilisation d’une décision abrégée. Quelque 93 ont été rédigées à ce jour.

    Poursuites en justice :

    1. Contestations fondées sur la Charte au Québec : Le Secrétariat dispose d’un avocat, mais c’est le Canada qui avancera les arguments. Luc Dumont a subi un interrogatoire préalable. Cette poursuite a été déposée devant les tribunaux ordinaires, mais on préférerait que les contestations de ce genre se fassent devant les juges de contrôle : une requête est introduite à cet effet.
    2. En Colombie-Britannique, le tribunal de contrôle a tranché que les honoraires d’avocat s’appliquent au processus de règlement négocié (PRN). En attente de cette décision, une série de cas au titre du PRN se sont accumulés. Le Bureau de l’adjudicateur en chef élabore un processus pour éliminer les retards.
    3. Les juges de contrôle ont été saisis d’une demande d’interprétation de l’article 13 sous l’angle des honoraires versés aux avocats.
    4. L’adjudicateur en chef a rendu une décision négative sur le traitement de la TPS et de la TVQ applicables aux comptes des avocats des clients en tant que déboursés; ces taxes ne sont pas des déboursés.

    On discute des options pour aborder les questions de conduite de l’avocat d’un demandeur. L’adjudicateur en chef a obtenu de bons résultats quand il a parlé de ces questions avec les avocats. Le barreau est l’une des options, mais le processus prend beaucoup de temps et n’est donc pas efficace pour les demandeurs du PEI. Par le passé, les tribunaux ont traité de questions de mauvaise représentation de clients, mais il faut épuiser au préalable toutes les autres possibilités.

  6. Formation

    La formation à Saskatoon de 22 nouveaux adjudicateurs s’est bien déroulée. Les adjudicateurs en chef adjoints et l’adjudicateur en chef ont pris en charge le plus gros de cette formation et s’en sont très bien acquittés.

  7. Approbation du procès-verbal

    Le procès-verbal du 26 janvier 2010 est approuvé avec des changements.

    Le procès-verbal du débat à huis clos du 26 janvier 2010 est approuvé avec des changements.

    Le procès-verbal du 9 septembre 2009 est approuvé.

  8. Rencontre avec la Commission de vérité et de réconciliation (CVR)

    Demain, Mayo Moran, Jeff Hutchinson, Dan Ish, Irene Fraser, Randy Bennett et William Wuttunee rencontreront Tom McMahon, de la CVR, après la réception marquant l’ouverture du centre des audiences de Winnipeg. Les commissaires ne sont pas disponibles pour une rencontre à l’heure actuelle.

    Durant cette rencontre, le Comité de surveillance mettra l’accent sur les façons de favoriser la collaboration, surtout à mesure que la CVR tiendra ses événements nationaux, et sur la communication à la CVR de renseignements exacts sur notre processus afin que des discussions éclairées puissent se tenir.

    Le personnel du Secrétariat responsable de la communication prépare une trousse d’information à l’intention de la CVR. Le Secrétariat utilise un programme de sensibilisation pour diffuser l’information.

    Le Comité de surveillance et le Secrétariat s’inscrivent dans l’oeuvre de réconciliation. Les réunions de la CVR amèneront invariablement des questions au sujet du PEI. Nous devons être prêts à gérer les opinions du public et des médias découlant de ces présentations défavorables.

    La CVR ne pourrait demander aux demandeurs s’ils souhaitent lui communiquer la décision et la transcription, comme elle le souhaite, qu’après que les parties ont été informées de la décision. Si un demandeur donne son assentiment à cette communication, il faudra savoir si l’on souhaite que cette communication soit ou non expurgée.

    DĂ©cision : Ce sujet doit figurer dans le prochain ordre du jour.

  9. Dates et lieux des rencontres Ă  venir
    1. 7 avril – Vancouver
    2. 1er juin – Calgary
    3. 27 juillet – Québec
    4. 21 septembre – Toronto
  10. Processus d’évaluation par des experts

    On distribue la version la plus récente, datée du 22 février 2010, du document sur le processus d’évaluation par des experts.

    Décision : Les membres doivent soumettre leurs observations par courriel avant la fin de la semaine prochaine, après quoi elles seront communiquées au dirigeant principal des finances d’AINC.

  11. Rapport du Comité de surveillance

    Kerry Eaton présente son rapport, daté du 26 février 2010, contenant ses observations et ses recommandations touchant la gouvernance du Comité de surveillance. Il distribue également un formulaire d’auto-évaluation de la gouvernance du Comité de surveillance.

    Décision : Le formulaire d’auto-évaluation doit être rempli par les membres et retourné à Kerry Eaton.

  12. Ouverture du centre des audiences de Winnipeg

    Le 2 mars, les membres du Comité de surveillance ont assisté à la cérémonie d’ouverture de centre des audiences, qui contient deux salles d’audience adaptées à la culture.