Comité de surveillance des Procès-verbaux | 27-28 juillet 2010 - Ville de Québec, Québec

Participants:

Première journée

1. Sous-comité technique

   Dan Shapiro représente le sous-comité.

   • Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves

   Décision : : Dan Shapiro rédigera un document d’orientation.

   • Réclamations rejetées

   Lorsque l’Unité de l’admission n’est pas certaine si un dossier peut être admis ou non au PEI , en grande partie pour des raisons de compétence, le dossier sera acheminé à un adjudicateur. L’adjudicateur rédigera une décision. Une fois la décision rendue, on enverra une lettre au demandeur pour lui faire savoir qu’il peut en appeler auprès de l’adjudicateur en chef, qui confirmera ou infirmera la décision.

   • Décisions provisoires

   Aucune décision provisoire ne doit être prise.

   Décision : : L’adjudicateur en chef ajoutera un rappel à l’intention des adjudicateurs dans son compte rendu habituel.

   • Présentations communes

   Il arrive que l’avocat du demandeur et le représentant du Canada s’entendent sur la conclusion de l’audience, mais que l’adjudicateur soit en désaccord.

   Décision : : L’adjudicateur en chef incitera les adjudicateurs à donner aux parties la possibilité de régler la situation avant que la décision ne soit rendue, lorsque l’adjudicateur est en désaccord avec le représentant du Canada et l’avocat du demandeur.

   • Décisions concernant les honoraires d’avocat

   Décision : : On demande à l’adjudicateur en chef de rappeler aux adjudicateurs qu’ils doivent obtenir l’adresse actuelle des demandeurs et des autres parties qui recevront des renseignements confidentiels.

   • Décisions abrégées

   Trente-huit pour cent des décisions sont maintenant sous forme abrégée.

   Décision : : Le Canada demande qu’on rappelle aux adjudicateurs qu’il est nécessaire de préciser si le demandeur réclame ou non une lettre d’excuses. Le Canada fait aussi remarquer que certaines décisions abrégées sont trop brèves.

   • On demandera au Sous-comité technique de soumettre des points à inscrire à l’ordre du jour deux semaines avant la réunion du Comité de surveillance. Une réunion aura lieu seulement si de nouveaux points exigent l’attention subséquente du Comité de surveillance.

   Décision : : Le président du Sous-comité technique informera les représentants de l’Église lorsqu’un point les concernera.

2. Adoption du procès-verbal
   1. 1er juin 2010, adopté avec modifications
   2. 1er juin 2010, procès-verbal de la réunion à huis clos adopté
3. Questions à trancher
   1. Stratégie visant le respect du délai de la Convention de règlement

      Une stratégie en plusieurs étapes est en cours d’élaboration.

      • L’effectif compte maintenant environ deux cents employés, et trente autres devraient être engagés sous peu, ce qui permettra au Secrétariat d’avoir un effectif complet.
      • La production de documents continue d’être problématique. L’équipe de gestion s’est engagée à améliorer le débit de production de 25 %.
      • Tous se sont engagés à respecter le délai du 19 septembre 2012.
      • La stratégie d’appels téléphoniques pour les demandes en suspens commencera à la mi-août. La priorité ira d’abord aux dossiers du MARC.
      • La demande de propositions relative aux évaluations sera lancée d’ici deux semaines. Elle devrait permettre de réduire le délai d’attente des rapports d’évaluation.
      • Le site Web est en cours de révision.
      • L’objectif de mille dossiers par trimestre entrera en vigueur en novembre.
      • Jusqu’à six séances d’information à l’intention des collectivités sont prévues pour cet automne.
      • Afin de diminuer les délais de production des documents, on négocie actuellement des protocoles d’entente avec des organismes.

      Décision : : Le Comité de surveillance est d’accord pour produire un cadre qui permettra à l’adjudicateur en chef de sommer un organisme ou l’avocat d’un demandeur d’expliquer les raisons d’un délai de production des documents.

   2. Confidentialité des renseignements relatifs aux demandeurs

      Cette question est toujours à l’étude.

   3. Cadre relatif aux plaintes contre les avocats

      Un exposé de position provisoire a été rédigé.

4. Réunion avec la CTR

   Le juge Sinclair a demandé à rencontrer le Comité de surveillance. Cette rencontre pourrait avoir lieu lors de la réunion du Comité de septembre.

   Décision : : Jeff confirmera la rencontre avec Tom McMahon.

5. Indicateurs de rendement

   Les membres du Comité examinent la documentation envoyée par courriel par Jeff Hutchinson avant la réunion.

6. Rapport du directeur exécutif
   • La formation du personnel et des adjudicateurs sur l’échange électronique de données (EED) commence immédiatement.
   • La séance d’information de la CTR n’a connu qu’une faible participation.
   • Il y aura entre deux et cinq séances d’information dans les T.N.-O. « avant que la neige commence à tomber ».
7. Réconciliation dans les dossiers de sévices entre élèves

   On s’inquiète de l’effet des réclamations lorsque le demandeur et l’auteur présumé habitent dans la même collectivité. Récemment, l’APN a demandé qu’un processus de guérison soit envisagé dans ces cas.

8. Politique sur les transcriptions

   Le Secrétariat produit des transcriptions de chaque audience. La Convention de règlement ne prévoit aucune obligation à cet égard. Le nombre de demandes de transcriptions adressées à l’adjudicateur en chef par le Canada et les avocats des demandeurs et suivies d’une demande de prolongation aux fins d’examen a augmenté. Le Secrétariat cessera de produire des transcriptions pour chaque audience.

   Décision : : Dan Ish révisera la politique actuelle sur les transcriptions.

Deuxième journée

9. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • Le directeur exécutif Jeff Hutchinson quittera son poste à la fin de septembre. Il y aura chevauchement pendant deux semaines entre le moment où son remplaçant entrera en fonction, le 20 septembre, et celui où Jeff partira.
   • Un nouveau rapport aide à surveiller et à diminuer le nombre de retards de la part des adjudicateurs concernant les décisions.
   • L’adjudicateur Paul Lorden prépare des lignes directrices sur le conflit d’intérêts et les questions de partialité à l’intention des adjudicateurs.
   • Le nombre de révisions et d’appels de décisions augmente. Les décisions sans indemnisation, plus fréquentes dans les derniers temps, font souvent l’objet d’un appel.
   • Lorsqu’un adjudicateur change les honoraires de l’avocat d’un demandeur, sa décision est souvent révisée. Des lignes directrices supplémentaires au sujet de la révision des honoraires pourraient être fournies aux adjudicateurs.

   Il faut qu’un plus grand nombre d’adjudicateurs participent aux révisions. Dan Ish distribue la liste à jour des adjudicateurs de révision ainsi qu’une deuxième liste plus complète.

   Décision : : La précédente liste des adjudicateurs de révision est annulée et la deuxième liste est approuvée par le Comité de surveillance.

10. Psychologue de Whitehorse

    On distribue le curriculum vitae de Nicole Bringsli. Les évaluations psychologiques actuelles exigent qu’un psychologue d’une autre région se rende à Whitehorse ou que les demandeurs se rendent dans une autre région.

    Décision : : Les références seront vérifiées.

11. Sévices entre élèves

    Luc Dumont présente une proposition au sujet des aveux dans les cas de sévices entre élèves. Cette proposition se compose de quatre grands éléments :

    1. Le Canada communiquerait une liste principale de tous les aveux à l’adjudicateur en chef, qui la transmettrait aux adjudicateurs.
    2. Les adjudicateurs ne communiqueraient pas cette liste.
    3. Aucun aveu concernant une autre école ne serait pertinent, et les aveux portant sur une période ultérieure à la période de fréquentation du demandeur ne seraient pas pertinents.
    4. Si un aveu pertinent n’a pas été obtenu, le Canada se chargerait immédiatement de le fournir.

    Décision : : La formulation sera clarifiée. De plus amples discussions devront avoir lieu entre le Canada et l’avocat du demandeur. L’adjudicateur en chef distribuera le produit final aux adjudicateurs. La liste principale pourra être publiée sur le site Web exclusif aux adjudicateurs lorsqu’il sera fonctionnel.

12. Stratégie de sensibilisation/information

    L’avocat d’un demandeur propose qu’une liste d’avocats soit publiée sur un site Web pour faciliter la recherche pour les demandeurs provenant de régions éloignées qui n’ont pas facilement accès à un avocat. Il suggère aussi que des normes minimales soient établies, notamment les suivantes :

    1. l’avocat se conforme expressément aux lignes directrices de l’ABC;
    2. l’avocat consent à rencontrer le demandeur dans sa propre collectivité dans les 60 jours;
    3. l’avocat consent à rencontrer le demandeur dans le lieu choisi par ce dernier dans sa collectivité.

    La proposition pourrait être transmise aux avocats pour approbation et distribution. Les membres du Comité de surveillance sont d’accord avec ces trois suggestions.

    Kerry O’Shea, Alison Molloy, David Iverson et David Paterson aimeraient qu’une téléconférence ait lieu avec Jeff Hutchinson afin de pouvoir formuler des suggestions et des commentaires dans le cadre de la stratégie de sensibilisation/information.

13. Gouvernance

    Les membres du Comité discutent des points suivants :

    • suivi du rapport de Kerry Eaton au Comité de surveillance;
    • tableau des mesures à transmettre une semaine après chaque réunion;
    • resserrement de l’ordre du jour;
    • l’ordre du jour de la réunion de décembre devra comprendre un tableau des engagements pour les membres;
    • l’ordre du jour de la prochaine réunion devra comprendre un compte rendu complet des progrès en lien avec la stratégie de sensibilisation/information;
    • la demande de propositions concernant les adjudicateurs, le processus de présélection et le plan de formation figureront à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

    L’adjudicateur en chef rappelle aux membres le rôle unique du Comité de surveillance, qui consiste à conseiller l’adjudicateur en chef et non à servir de conseil d’administration.

14. Dates des prochaines réunions

    Mardi 21 septembre 2010, Toronto

    Mardi 19 octobre 2010, Toronto

    Mardi 14 décembre 2010, Vancouver

    Mardi 25 janvier 2011, Toronto

    Mardi 22 mars 2011, Vancouver

    Mardi 10 mai 2011, Toronto

    Mardi 21 juin 2011, Vancouver

    Il est possible que la réunion de juin coïncide avec l’une des grandes séances de la CTR dans le Nord. Si tel est le cas, le lieu de la réunion de juin pourrait changer.

    Décision : : Les membres doivent faire savoir à Irene Fraser d’ici deux semaines si le moment des réunions entre en conflit avec leur calendrier.