Comité de surveillance des Procès-verbaux | 21 septembre 2010 - Toronto, Ontario

Participants:

Absences:

Invités:

1. Présentation d’Akivah Starkman

   Dan Ish présente Akivah Starkman, directeur délégué au Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens. Il a plus de vingt ans d’expérience dans les relations de travail, la médiation et le règlement alternatif de conflits; il a en outre déjà été directeur exécutif du Conseil canadien des relations industrielles.

   Jeff Hutchinson quittera ses fonctions le 28 septembre pour occuper un poste au Conseil du Trésor.

2. Sous-comité technique (SCT)

   Dan Shapiro fait un rapport pour le SCT. Il présente deux documents à discuter, une ébauche de résolution et une ébauche de directive de l’adjudicateur en chef (DAC-8), Faits admis par le Canada quant à la connaissance/supervision du personnel dans les cas de sévices entre élèves.

   Décisions:

   1. La DAC-8 a été adoptée telle que proposée par le sous-comité technique le 20 septembre 2010, avec certaines révisions.
   2. Les parties se sont engagées à poursuivre les pourparlers afin de résoudre les questions relatives aux faits admis quant à la connaissance/supervision du personnel dans les cas de sévices entre élèves après l’arrêt d’une décision ou lors de l’amorce d’un processus de règlement négocié (PRN).
   3. Le 20 septembre 2012 (après l’expiration du délai accordé pour soumettre une demande dans le cadre du PEI), le Canada fournira à l’adjudicateur en chef une liste maîtresse de toutes les admissions de faits jusqu’à cette date et mettra cette liste à jour mensuellement, jusqu’à la conclusion du PEI. L’adjudicateur en chef peut permettre à l’avocat du demandeur d’accéder à certains des renseignements contenus dans la liste maîtresse, à sa discrétion et selon ses conditions, s’il le juge pertinent.
   4. Dan Shapiro incorporera les suggestions découlant de la discussion dans l’ébauche de la DAC-8 et fera circuler le document à nouveau parmi les membres.
3. Adoption des procès-verbaux
   1. Procès-verbaux des 27 et 28 juillet.

      Décision: approuvés.

   2. Procès-verbal à huis clos

      Décision: approuvé.

4. Indicateurs de rendement clés

   Jeff Hutchinson distribue des rapports statistiques à titre informatif.

   Décision:

   1. Il est convenu d’aviser les parties intéressées que le Secrétariat reconnaît qu’il ne réglera pas toutes les demandes dans les 12 mois suivant la date limite du dépôt, fixée au 19 septembre 2012.
   2. Jeff Hutchinson demandera au Secrétariat de préparer un communiqué en langage clair accessible à tous.
5. Réunion avec la Commission de vérité et réconciliation du Canada (CVR)

   Une réunion aura lieu le 18 octobre de 16 h à 17 h 30 entre le Comité de surveillance et la Commission de témoignage et réconciliation du Canada.

6. Documents des avocats des demandeurs

   Les avocats des demandeurs ne parviennent toujours pas à obtenir certains documents à temps. Des stratégies possibles sont discutées.

   Kerry Eaton est en train d’élaborer un système grâce auquel les avocats pourront indiquer à quelle étape ils sont rendus dans la collecte de documents. Le fait de dépendre d’une tierce partie peut poser problème, mais il peut être utile de fournir une note explicative justifiant l’absence d’un document en particulier. Les avocats dont les documents sont le plus en retard seront contactés en premier.

   L’objectif est de faire en sorte que les demandes en cours ne stagnent pas dans le processus. En dernier recours, la cour pourrait décider de mesures à prendre avec ceux qui ne fournissent pas les documents requis.

7. Stratégie de planification de dates

   Jeff Hutchinson présente le document provisoire sur le lieu des audiences et ouvre la discussion.

   Décision:

   1. 5b) sera réécrit afin d’indiquer que le Secrétariat ou les avocats peuvent suggérer de tenir des audiences à l’extérieur des villes principales.
   2. Jeff Hutchinson distribuera la version révisée. Ce point sera inscrit à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

   On fait observer que plus de 80 % des audiences ne seront pas affectées par cette politique puisqu’on a déjà prévu les tenir dans les grands centres.

8. Politique de transcription

   Une décision administrative a été prise en vue de ne plus produire une transcription pour chaque audience. Les transcriptions ne seront fournies que selon la politique et seront transmises principalement par l’entremise du système d’échange de données informatisé (système EED).

9. Note résumant une demande de proposition

   Jeff Hutchinson présente une l’ébauche de la demande de proposition pour les services d’adjudicateurs, qui présente la stratégie du groupe 4.

   La demande de propositions permettra de retenir les services d’au plus vingt adjudicateurs additionnels.

   Décision:

   1. Les résultats présentés au Comité de surveillance ne seront pas finaux, contrairement à ce que laisse croire le document.
   2. On a suggéré que le système de points soit plus équilibré, particulièrement dans les secteurs de RT2 (connaissance de l’histoire autochtone) et RT3 (connaissance et sensibilisation face aux abus sexuels et physiques).
   3. Une version révisée du rapport et un échéancier seront présentés lors de la prochaine réunion.
10. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Il y a toujours beaucoup de poursuites liées aux honoraires.
    • Deux décisions de la cour font l’objet d’un appel par les avocats des demandeurs.
11. Inquiétude quant aux sévies entre élèves dans le cadre du PEI

    Le fait d’identifier des anciens étudiants des pensionnats, des demandeurs et des agresseurs présumés pourrait s’avérer potentiellement dangereux, en particulier lorsque ces personnes habitent dans la même collectivité.

    Décision:Luc Dumont soumettra, lors de la prochaine réunion, une proposition pour tenter de trouver une solution à la question des sévices entre élèves.

12. 12. Rapport du directeur délégué
    • La mise en œuvre de la base de données progresse. Elle devrait être fonctionnelle d’ici le 2 octobre 2010.
    • Le système EED utilisé par les adjudicateurs est en place. Les autres parties y auront accès plus tard en octobre.
    • Jeff Hutchinson soumet un document sur les dates proposées pour les réunions de sensibilisation.
    • Une étude est en cours concernant les gabarits pour les formulaires de demande.
    • On compile présentement des statistiques sur les raisons des ajournements.
13. Psychologue

    Décision:La candidature de Nicole Smith Bringsli, une psychologue de Whitehorse, a été approuvée : cette dernière fait maintenant partie de la liste des experts.

14. Avis juridique sur la propriété et l’administration

    L’avis juridique de Thomas Dastrous sur le recueil, le stockage et la protection des renseignements par les adjudicateurs a été diffusé à tous les membres avant la tenue de la réunion.

    • Les questions de propriété des documents et de confiance ne sont pas abordées.
    • Il faut étudier les répercussions de l’édition avec le consentement des individus sur qui portent les renseignements personnels.

    L’avis se situe à un stade intermédiaire.

15. Jeffery Hutchinson

    Le dévouement et la contribution de Jeff Hutchinson en tant que directeur délégué du Secrétariat depuis près de trois ans ont été soulignés avec gratitude.

16. Prochaine réunion

    La prochaine réunion aura lieu le 19 octobre à Toronto. La réunion avec la CVR sera le 18 octobre.