Comité de surveillance des Procès-verbaux | 3 août 2011 - Vancouver, Colombie-Britannique

Membres présents

Également présents

1. Approbation du procès-verbal

   Après y avoir apporté des corrections mineures, le comité a approuvé le procèsverbal de la réunion du 21 juin 2011.

2. Principaux indicateurs de rendement

   Akivah Starkman a donné un aperçu des grandes tendances contenues dans le tableau de bord qui a été distribué avant la réunion. Le nombre de nouvelles demandes est stable. Le volume global des cas qui perdure demeure stable, mais le nombre de cas prêts à être présentés en audience dépasse les normes de rendement. Cela signifie qu'il y a plus de cas qui entrent dans la phase d'établissement du calendrier de ce que l'on peut céduler pour audience.

   Un membre a suggéré qu'il serait utile de retrouver le total annuel sur le calendrier, et possiblement ailleurs.

   Il y a eu une discussion sur les facteurs qui ont une incidence sur la capacité de céduler davantage d’audiences. Les objectifs en matière d'audience sont liés à la capacité des adjudicateurs, des représentants du Canada, du personnel de soutien du Secrétariat d'adjudication et des avocats des demandeurs. Actuellement, pour éviter le report des audiences, le nombre d'audiences prévues correspond à la capacité du Canada. Les adjudicateurs se déplacent partout au pays en fonction des besoins; il a été proposé que les représentants du Canada fassent de même. On a aussi discuté de l'incidence du report d’audiences sur l'atteinte des objectifs.

3. Rapport de l’adjudicateur en chef

   L'adjudicateur en chef a fait rapport sur les mesures prises par la Société du Barreau du Manitoba à l’encontre d’un avocat qui a été interdit d'exercice pour avoir indûment retenu des honoraires des indemnités versées à des clients, ce qui est en contravention aux décisions de l'adjudicateur concernant les honoraires. L'affaire est actuellement devant le comité de discipline de la Société du Barreau. Si l’avocat est déclaré coupable par la Société du Barreau, les demandeurs auront accès au Fonds d'indemnisation de la Société du Barreau, qui créera des formulaires de demande simplifiés pour les demandeurs du PEI. Autrement, les demandeurs pourraient être en mesure de récupérer leur argent par l'intermédiaire de l'assureur de l'avocat ou d'autres sources.

   Le barreau a nommé un gardien afin d'encadrer la pratique de l'avocat et a établi une liste d’avocats du PEI expérimentés vers lesquels il dirige les demandeurs.

   Paul Favel, c.r., qui est membre du Comité de surveillance a été nommé commissaire de la Saskatchewan Human Rights Commission.

   L'adjudicateur en chef a présenté une recommandation du personnel visant à retirer un expert de la liste des psychologues experts autorisés en raison de son incapacité d’achever les rapports dans les délais requis.

   Décision : Le Comité de surveillance a retiré le nom d'une personne de la liste des psychologues experts du PEI.

   Un membre du comité a soulevé le cas d'un autre expert en raison de préoccupation par rapport à la qualité des rapports. L'adjudicateur en chef s'est engagé à faire le suivi avec le personnel.

   Il y a une discussion sur le processus d'évaluation des experts qui figurent sur la liste. Actuellement, même si le Secrétariat d'adjudication surveille le temps de traitement, le processus est davantage fondé sur les plaintes. [Après la réunion, on a confirmé que dans leur rapport suivant l'audience, les adjudicateurs fournissent également de la rétroaction au sujet des experts.]

4. Rapport du directeur exécutif

   Une bonne partie du travail que le Secrétariat d'adjudication a réalisé depuis la réunion précédente figure dans les documents fournis pour les points à l'ordre du jour qui seront étudiés plus tard.

   Le système interactif de gestion des dossiers (SIGD) sera lancé sous peu. Il s'agit d'un outil Web conçu pour fournir au Secrétariat d'adjudication de meilleurs renseignements sur l'état des demandes, particulièrement celles qui en sont à l'étape de la collecte des documents. L’outil permettra aussi aux avocats des demandeurs, s'ils choisissent de l'utiliser, de gérer leurs dossiers. Un cabinet d'avocats qui s'occupe d'un grand nombre de cas liés au PEI a accepté de l'utiliser. Le Secrétariat entreprendra des visites sur place dans plusieurs autres cabinets d'avocats afin de les aider à évaluer l'utilité de l'outil. Michael Mooney a distribué un résumé du projet.

   Akivah Starkman et plusieurs employés du Secrétariat d'adjudication ont assisté à l’événement national de la Commission de vérité et de réconciliation qui s'est tenu à Inuvik à la fin du mois de juin. De 1 000 et 1 200 personnes y ont participé. Le Secrétariat avait deux objectifs principaux : 1) informer les particuliers et les dirigeants communautaires sur le PEI; 2) répondre aux questions des particuliers. Les deux activités ont été favorablement accueillies.

   Un membre a fait rapport sur une réunion des avocats des demandeurs qui a été organisée par l’avocat général de la Commission de vérité et de réconciliation à l’occasion de l’événement d’Inuvik pour discuter de la possible divulgation des dossiers du PEI à la Commission. Lors de cette réunion, les avocats ont souligné l’importance des dispositions de la Convention de règlement qui prévoient que le transfert des dossiers ne peut se faire sans consentement des demandeurs.

   Des membres du comité ont parlé de leur expérience pendant l'événement de la CVR.

   Le prochain événement de la CVR aura lieu à Halifax en octobre 2011.

5. Questions à trancher
   1. Stratégie d'achèvement

      Akivah Starkman a donné un aperçu du document du Secrétariat d'adjudication intitulé « Options for completion: strategies to complete more IAP claims by 2013 » qui a été distribué d’avance aux membres du comité.

      Il y a deux enjeux clés : 1) terminer le traitement des nouvelles demandes de façon plus expéditive (pas plus de 12 mois); 2) éliminer les obstacles qui empêchent le traitement des anciennes demandes. Les délais du PEI sont attribuables à trois facteurs : 1) le volume – le nombre total de demandes en traitement; 2) la capacité – le nombre de demandes qui peuvent être traitées et entendues chaque année; 3) le processus – les exigences qui causent des retards inhérents.

      Dans le document du Secrétariat, on aborde la question de façon chronologique; le processus est fractionné en trois étapes. On y indique les mesures qui sont déjà en place, les mesures possibles qui sont de la compétence du Secrétariat, les mesures qui pourraient être adoptées avec le consentement des parties et celles qui nécessitent l'approbation des tribunaux. On y aborde aussi des questions sous un angle thématique : les demandeurs de plus de 70 ans; les annulations et les reports; les rencontres avec les demandeurs et les approches fondées sur la conférence de cas. La raison d'être du document est de fournir des solutions qui peuvent être étudiées par les parties; il ne s'agit pas d'une série de mesures « à prendre ou à laisser ».

      Les membres du comité ont discuté de divers aspects du document :

      • on y a inclus les discussions antérieures qui ont eu lieu tant au Comité de surveillance qu'ailleurs;
      • on a fait part de préoccupations concernant des mesures qui nécessiteraient un contact direct avec les demandeurs qui sont représentés par un avocat — une approche plus ciblée pourrait être de mise pour les cas qui présentent de graves préoccupations, mais dans les autres cas, cette façon de faire pourrait créer plus de problèmes qu'elle n'en résoudrait, notamment des préoccupations liées à la vie privée et à la sécurité;
      • on a fait remarquer que l'appendice IV de l'annexe « D » prévoit que la date de l'audience sera déterminée en fonction de la disponibilité des parties, de l'avocat et de l'adjudicateur et prévoit aussi que la disposition s'applique à l'ensemble de la Convention de règlement, dans laquelle on indique que le demandeur devrait obtenir une date d'audience dans les neuf mois qui suivent son admission;
      • on a discuté des endroits pour tenir des audiences et de l’utilisation de la vidéoconférence comme façons d’accroître la capacité et
      • afin de classer les cas par ordre de priorité et d’augmenter la probabilité de parvenir à un règlement négocié, il a été proposé de procéder plus tôt à l'échange de documents.

      Les membres du comité ont discuté de diverses façons de donner suite au document, d'établir des priorités parmi les points qu’on y aborde et d'entreprendre des discussions sur les mesures à prendre.

      Décision : Le Comité de surveillance a convenu de cinq mesures pour la mise en oeuvre de la stratégie d’achèvement :

      1. Le conseiller juridique convoquera une réunion des représentants des avocats des demandeurs et des représentants du Canada, avec l'appui de l'Adjudicateur en chef et du Secrétariat d'adjudication, pour discuter des mesures à prendre possibles en relation aux cinq points qui ont été soulevés par le Comité de surveillance :
         • un projet pilote pour les quelque 500 cas de demandeurs de plus de 70 ans qui sont rendus à l'étape préalable à l'audience;
         • pour les autres cas, un projet pilote d'une méthode de gestion de cas à l'intention des avocats qui s'occupent d'un grand nombre de cas;
         • l'élargissement des critères pour les décisions abrégées [point 3.11 du document « Options for completion »];
         • possibilité de création d'un « processus de décision de longeur moyenne » [point 3.12 du document « Options for completion »] et
         • les règlements négociés.
      2. Le Secrétariat d'adjudication sera libre de traiter des points considérés comme relevant de son autorité dans le document « Options for completion ». Les membres du Comité de surveillance feront part de leurs préoccupations concernant les points énumérés à John Trueman, par écrit, avant le mercredi 10 août.
      3. Les membres du Comité de surveillance réagiront par écrit aux autres points abordés dans le document « Options for completion » afin d'alimenter les discussions à venir. On demande aux membres, si possible, de donner le numéro du point abordé et de répondre selon un des trois critères suivants : i) d'accord; ii) d'accord si...; ou iii) en désaccord, parce que…. Les observations d'ordre général et les nouvelles propositions sont aussi les bienvenues. Les réponses doivent être envoyées à John Trueman avant le mercredi 31 août. Après cette date, les réponses seront rassemblées et envoyées aux membres du comité.
      4. La réunion régulière du Comité de surveillance aura lieu comme prévu le mardi 13 septembre, à Toronto.
      5. En plus de la réunion mentionnée plus haut, une réunion spéciale du Comité de surveillance d’une journée sera prévue pour l’examen des enjeux plus importants relevés dans le cadre de la stratégie d’achèvement.
6. Sujets de discussion
   1. Empêcher le report des audiences

      Akivah Starkman a donné un aperçu du document du Secrétariat d'adjudication qui s'intitule « Deterring hearing postponements ». Pour le secrétariat, les reports posent problème, particulièrement parce qu'un grand nombre d'entre eux sont évitables et que beaucoup sont annulés si près de la date de l'audience qu'il est impossible d'utiliser la date à d'autres fins. Par exemple, si le Secrétariat prévoit cinq journées d'audience consécutives, auxquelles se rendent un adjudicateur et un représentant du Canada, et que le mardi et le jeudi les audiences sont annulées à court préavis, il est très difficile d'entendre d'autres causes. L'objectif est de réduire le nombre de reports d'audience inutiles ou évitables.

      Les éléments clés de l'approche proposée sont : a) une période de modification du calendrier qui permet aux parties de faire des changements après qu'une date a été fixée; b) exiger que toute annulation et tout report fait après la période de modification du calendrier nécessitent l'approbation de l'adjudicateur; c) établir des conséquences dans les cas où une audience est annulée ou qu’une partie n'est pas présente à l'audience sans l'approbation exigée et d) nommer un agent du Secrétariat qui serait chargé de la coordination de ces activités.

      Les membres du comité ont discuté de plusieurs aspects de la proposition :

      • des membres ont fait part de certaines préoccupations au sujet des procédures proposées, qui sont considérées comme compliquées, techniques et lourdes;
      • il a été proposé que le Secrétariat adopte la façon de faire des tribunaux qui consiste à mettre au calendrier des cas en surnombre tout en sachant que beaucoup d'entre eux se règlent à l'amiable ou font l'objet d'une négociation de plaidoyer. Cependant, on a fait remarquer qu’habituellement, les cas du PEI ont tendance à être reportés à une date ultérieure plutôt que de faire l'objet d'un règlement. De plus, puisque les audiences du PEI ont lieu d'un bout à l'autre du pays, il est difficile de réutiliser les dates;
      • afin de déceler plus rapidement les cas qui pourraient faire l'objet d'un règlement négocié et de régler les questions liées aux admissions dans les cas de sévices entre élèves, il a été proposé de procéder plus tôt à l'échange de documents;
      • on a laissé entendre que les mesures proposées dans l'annexe B— c'est-à-dire réduire le nombre d’annulations par des règlements négociés —seraient prématurées si on ne règle pas les autres problèmes liés au processus de règlement négocié; et
      • les membres du comité ont discuté les différents motifs des reports et des annulations ainsi que des mesures qui auraient pu être prises pour les éviter.

      Akivah Starkman a remercié les membres de leurs commentaires et a indiqué que le Secrétariat procéderait à une refonte et à une simplification des procédures. Les éléments de l'annexe B qui porte sur les règlements négociés seront mis en suspens jusqu'à ce qu'une discussion plus complète sur le processus de règlement négocié ait eu lieu.

   2. Code de pratique exemplaire pour les avocats

      Akivah Starkman a présenté l'ébauche du code de pratiques exemplaires pour les avocats qui a été distribuée à l'avance. L'idée est de faire connaître le code aux avocats, qui peuvent alors y adhérer librement. Si un avocat choisit de respecter le code, le Secrétariat inscrirait son nom sur une liste d'avocats qui adhèrent à ces principes. Ses avocats seraient aussi évités à participer aux activités de sensibilisation du Secrétariat. L'ébauche du code consiste en le regroupement des lignes directrices publiées par l'Association du Barreau canadien et plusieurs barreaux des provinces et des territoires ainsi que des commentaires des membres du Comité de surveillance et d'autres sources.

      Les membres du comité ont proposé plusieurs modifications à l'ébauche du code et ont parlé de la nécessité d'utiliser un langage clair lorsqu'on communique avec les demandeurs afin de leur expliquer le rôle de leur avocat.

      Akivah Starkman a remercié le comité de ses commentaires.

   3. Correspondance; objet : les auteurs allégués

      Mayo Moran a parlé aux membres du comité de deux ou trois lettres qui ont été adressées au Comité de surveillance par un avocat qui représente des auteurs allégués dans le cadre du PEI. Dan Ish a mis la situation en contexte.

      Il a été convenu que le Comité de surveillance n'est pas autorisé à intervenir dans des cas précis, comme on l’a demandé dans la lettre. L'Adjudicateur en chef avait déjà pris une décision par rapport aux cas en question.

      Le comité a aussi pris bonne note de la question d'interprétation plus large soulevée par la lettre.

   4. Formulaire de demande d’audience accélérée ou d’audience hautement prioritaire

      À la demande de David Paterson, les membres du comité ont discuté du nouveau formulaire de demande d'audience accélérée qui a été publié au début de juillet par le Secrétariat d'adjudication :

      • on s'est dit préoccupé par le fait qu'à certains égards, le texte du formulaire ne semble pas correspondre au libellé de la Convention de règlement, que certaines parties comportaient des dates qui ne concordent pas avec la Convention et que la création du formulaire ferait en sorte que des avocats de clients gravement malades auraient plus de difficulté à porter leurs causes devant une audience;
      • on a demandé s'il serait possible que le formulaire soit signé par les infirmières praticiennes plutôt que par un médecin, particulièrement le cas des demandeurs des collectivités éloignées;
      • on a expliqué que le nouveau formulaire avait été créé pour mieux définir les catégories d'audience « accélérée » et « hautement prioritaire » et pour régler les cas de recours abusif : certains avocats présentent tous leurs cas aux audiences accélérées et le Secrétariat d'adjudication a constaté une augmentation de 40 p. 100 du nombre de demandes d'audience accélérée —l'objectif global est d'éviter que les personnes dont le recours aux audiences accélérées est légitime ne puissent s'en prévaloir;
      • souvent, les audiences accélérées sont mises à l’horaire isolément et ont lieu dans des collectivités éloignées, ce qui engendre des dépenses importantes pour toutes les parties —particulièrement lorsqu'on arrive devant un demandeur qui semble être en parfaite santé.

      Akivah Starkman a entrepris d'examiner le formulaire et d’en discuter directement avec David Paterson.

   5. Programme de formation des adjudicateurs

      Dan Ish a examiné l'ébauche du programme de formation des adjudicateurs qui doit avoir lieu du 22 au 26 août 2011, à Saskatoon. Il a fait remarquer que le programme ressemble beaucoup à celui qui a été utilisé en 2010, lors de la série de séances de formation précédente, mais qu'on avait ajouté un groupe d'experts le cinquième jour pour parler plus spécifiquement des audiences pour les auteurs allégués.

7. Prochaine réunion

   La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue pour le mardi 13 septembre, à Toronto.