Comité de surveillance des Procès-verbaux | 13 septembre 2011 - Toronto, Ontario

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13 septembre 2011 - Vancouver, Toronto, Ontario

Membres présents

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   Présidente
Mitch Holash Représentant de l’Église  
David Iverson Représentant de l’Église  
Kerry O’Shea Représentante des avocats des demandeurs  
David Paterson Représentant des avocats des demandeurs  
Marielle Doyon Canada Directrice générale désignée
Alison Molloy Représentante du gouvernement du Canada  
Les Carpenter Représentant des Inuits  
Paul Favel Représentant de l’Assemblée des Premières Nations  

Également présents

Nom Organisation Fonction
Randy Bennett Conseiller juridique  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Michael Mooney Crawford Class Action Services Surveillant nommé par les tribunaux
Akivah Starkman SAPI Directeur exécutif
John Trueman SAPI Secrétaire de séance
  1. Rapport du Sous-comité technique

    Alison Molloy présente un compte rendu d’une réunion du Sous-comité technique qui s’est déroulée par téléconférence le 12 septembre 2011. Le Sous-comité a fait le suivi de plusieurs questions concernant les aveux dans les cas de sévices perpétrés par d’autres élèves. En suspens suite à la réunion de juin:

    • La source des aveux (c.-à-d. le numéro de dossier) figure dans la liste de base fournie aux adjudicateurs, mais n’est pas indiquée dans les dossiers individuels. Selon la directive 8 (DAC-8) de l’adjudicateur en chef, cette information devrait être mise à disposition de toutes les parties et non pas seulement de l’adjudicateur. Le Canada réexaminera cette question et en fera rapport aux parties à une date ultérieure.
    • Les listes du personnel accompagnent parfois les textes descriptifs sur les écoles qui sont fournis, mais c’est assez rare. Le Canada étudie la faisabilité d’inclure ces listes dans les textes descriptifs. Cette étude fait partie d’un plus grand projet pour rendre les textes descriptifs accessibles dans la base de données sur les décisions, plutôt que de les envoyer avec les dossiers de la preuve.
    • La structure de présentation des aveux a fait l’objet de discussions, car il en existe actuellement trois. Le Canada fera rapport aux parties à une date ultérieure concernant cette question.

    Caroline Clark est la nouvelle représentante du Canada au Sous-comité technique. Elle sera également la représentante suppléante du Canada au Comité de surveillance.

  2. Approbation du procès-verbal

    Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procèsverbal de la réunion du 3 août 2011.

  3. Principaux indicateurs de rendement

    Akivah Starkman donne un aperçu des principales tendances qui ressortent du tableau de bord qui a été distribué avant la réunion :

    • On a maintenant franchi le cap de 10 000 audiences tenues dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant (PEI) et de 10,000 cas réglés par une décision d’un adjudicateur ou par négociation. Même s’il reste encore davantage de cas à régler, c’est quand même un jalon important qui a été atteint.
    • Le volume de demandes demeure élevé, mais fluctue d’un mois à l’autre.
    • Il y a un intérêt soutenu pour les demandes, probablement en raison du lancement d’une campagne d’information sur la date limite de présentation d’une demande dans le contexte du Paiement d’expérience commune. Le nombre d’appels et d’envois de formulaires de demande par la poste enregistré jusqu’à maintenant (début septembre) est déjà supérieur au nombre total enregistré en 2010. Toutefois, le nombre de formulaires reçus n’a pas augmenté par rapport à 2010, ce qui laisse supposer qu’un grand nombre de formulaires existe sur le terrain.

    En réponse à une question sur les répercussions de la décision récente de la Cour de justice de l’Ontario d’ajouter les écoles de Cristal Lake et de Stirland Lake à la liste des écoles visées par l’article 12 de la Convention de règlement, Randy Bennett signale que le délai pour interjeter appel n’a pas encore expiré, mais qu’il sera traité dans l’ordonnance. Selon les estimations, il y a de 350 à 600 nouveaux membres de recours collectifs possibles, dont un certain nombre pourrait soumettre une demande de règlement dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant.

    Ressources et nombre maximum d’audiences : Akivah Starkman discute du fait que le Secrétariat d’adjudication a enclenché un processus pour obtenir des ressources au-delà de l’exercice en cours pour répondre aux besoins prévus, tout en reconnaissant que les parties entameront des discussions sur les changements à apporter au processus qui pourraient modifier les besoins réels. Le nombre d’audiences ayant lieu chaque année est le principal déterminant des besoins en ressources. Un objectif maximal raisonnable est de tenir 4 500 premières audiences par année, car les exigences du processus en cours (notamment le temps nécessaire pour rassembler les documents obligatoires) limitent la possibilité que davantage de cas soient prêts pour présentation en audience au cours d’une année donnée. Le Secrétariat d’adjudication demandera les ressources nécessaires pour tenir ce nombre d’audiences à partir de 2012-2013.

    Kerry O’Shea pose des questions concernant le calendrier d’audiences en Saskatchewan, car les audiences fixées en ce moment visent le trimestre avril-mai-juin 2012, ce qui veut dire que les demandeurs qui sont prêts pour se présenter à une audience devront attendre encore huit mois avant d’être entendus en audience. Akivah Starkman répond qu’il n’est jamais bon de fixer des dates d’audience aussi lointaines, mais que les longs délais sont peut-être attribuables au manque de capacité du Canada d’assister aux audiences dans certaines provinces. (Le Secrétariat d’adjudication fait également face à des problèmes de capacité, mais qui ne sont pas dus aux mêmes limitations géographiques.) Il signale qu’un certain délai est inévitable, en raison des procédures gouvernementales pour les préparatifs de voyage, les approbations préalables et ainsi de suite.

    Dave Iverson demande s’il y a assez d’adjudicateurs pour tenir 4 500 premières audiences par année. Akivah Starkman répond que le nombre actuel d’adjudicateurs est suffisant, mais que le Secrétariat continuera de surveiller le taux d’attrition d’adjudicateurs et d’autres facteurs. Il signale que certains avocats de demandeurs font peut-être également face à des limites de capacités.

  4. Rapport du directeur exécutif

    Akivah Starkman passe en revue les activités importantes en cours au sein du Secrétariat d’adjudication.

    La demande de financement à l’intention du gouvernement est en cours de mise au point et sera présentée au gouvernement à l’automne. Le Secrétariat s’efforce de bien définir ses besoins en ressources et de s’assurer qu’ils sont entièrement financés.

    La Commission de témoignage et de réconciliation n’a pas communiqué de nouveau avec le Secrétariat concernant l’élimination des dossiers du PEI. Depuis la dernière fois, le Secrétariat a consulté Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour connaître les exigences à respecter, s’il est déterminé que la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada s’applique au PEI :

    • Aux termes de cette loi, BAC évalue la valeur historique ou archivistique des dossiers, puis émet l’autorisation de détruire les dossiers ne présentant aucune valeur de cette nature.
    • BAC traite le Secrétariat d’adjudication de façon distincte d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. L’organisme a effectué une évaluation archivistique des dossiers du Secrétariat et informé ce dernier qu’il souhaitait recevoir tous les dossiers de décisions des adjudicateurs, ainsi que tous les dossiers de planification politique ou stratégique pour l’adjudication ou l’administration du PEI. Les autres types de dossiers ne l’intéressent pas.
    • Dès que les dossiers sont à BAC, ils sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant jusqu’à 110 ans après la date de naissance des personnes visées par ces dossiers. Certains membres du Comité se demandent si cette durée est compatible avec les dispositions de la Convention de règlement sur la confidentialité.

    Les membres du Comité discutent de plusieurs facettes de cette question, y compris du régime juridique applicable, de la protection de la confidentialité et de la vie privée des demandeurs et d’autres participants, d’un programme de consentement, des exigences de la Convention de règlement de donner aux demandeurs la possibilité de faire archiver leurs transcriptions d’audience ou de remettre des documents à la Commission de témoignage et de réconciliation, et le rôle des tribunaux de surveillance.

    Décision : Le Comité de surveillance a mise sur pied un groupe de travail composé de John Trueman (responsable), Mitch Holash (entités de l’Église catholique), Alison Molloy (Canada) et David Paterson (avocat des demandeurs) qui est chargé d’examiner la question de l’élimination des dossiers et de lui faire des recommandations.

  5. Rapport de l’adjudicateur en chef

    Dan Ish discute de la séance de formation pour les 19 nouveaux adjudicateurs qui a eu lieu à Saskatoon la semaine du 22 août. Il y a maintenant un total de 110 adjudicateurs. Les nouveaux adjudicateurs ont déjà commencé à assister à des audiences à titre d’observateurs et à tenir eux-mêmes des audiences sous la supervision d’un adjudicateur en chef adjoint.

    L’adjudicateur en chef a récemment accordé une entrevue au Réseau de télévision des peuples autochtones (APTN) au sujet du PEI et de la Convention de règlement. L’interview sera diffusée en mars 2012.

    Alison Molloy demande quelles sont les instructions qui ont été données aux adjudicateurs à propos du moment et de la durée des audiences. Elle mentionne que les adjudicateurs signalent parfois au début d’une audience qu’ils ont un vol à prendre à 14 h 30. Dan Ish répond que les adjudicateurs ne devraient jamais soumettre les audiences à une telle contrainte de temps et qu’il communiquera avec eux à cet égard.

  6. Questions à trancher
    1. Adjudicateurs de révision

      Dan Ish dit que les demandes de révision continuent d’augmenter à tel point qu’elles alourdissent sensiblement la charge de travail. L’adjudicateur en chef demande d’ajouter quatre noms à la liste des délégués autorisés à mener des révisions du bien-fondé des décisions des adjudicateurs. La liste précédente a été approuvée le 21 juin 2011.

      Décision : Le Comité de surveillance approuve une liste d’adjudicateurs en tant que délégués de l’adjudicateur en chef autorisés à mener des révisions du bien-fondé des décisions des adjudicateurs.

  7. Sujets de discussion
    1. Stratégie d’achèvement

      Akivah Starkman remercie les membres du Comité pour leurs réponses écrites au document du Secrétariat d’adjudication intitulé « Options for completion: strategies to complete more IAP claims by 2013 » qui a été distribué aux membres en prévision de la réunion du 3 août. Il signale qu’une réunion avec Randy Bennett est maintenant prévue pour le 28 septembre pour discuter de cinq points soulevés à la réunion du 3 août.

      Akivah Starkman fait le point sur plusieurs mesures prises actuellement par le Secrétariat d’adjudication :

      • Le code de pratique pour les avocats a été modifié en réaction aux commentaires faits lors de la réunion précédente et aux discussions avec David Paterson. Le nouveau code est en voie d’être finalisé pour être utilisé cette automne.
      • Le Secrétariat a retenu le message principal selon lequel le concept d’une stratégie de dissuasion du report d’audiences est bon, mais que les procédures pour mettre en oeuvre la stratégie sont compliquées et bureaucratiques. Il a donc simplifié les procédures pour mettre l’accent sur les reports évitables d’audiences. Il organisera sous peu une série de communications, d’abord pour faire connaître le problème, puis pour décrire la nouvelle approche. Un adjudicateur en chef adjoint est en train de préparer un document d’orientation. Le Secrétariat prévoit mettre la nouvelle procédure en oeuvre en novembre 2011.
      • Il est ressorti de la réunion du mois d’août qu’il serait bon que les parties procèdent plus tôt à l’échange de documents. Actuellement, le Secrétariat d’adjudication reçoit tous les documents, les regroupe, puis les envoie aux parties peu avant les audiences. Les parties ont indiqué que la diffusion plus rapide d’informations faciliterait notamment l’examen des affaires d’agressions perpétrées par d’autres élèves et l’évaluation des demandes de règlements négociés. Le Secrétariat cherche des façons d’accélérer l’échange d’informations. Ce qui l’inquiète le plus, c’est de perdre la capacité de gérer les dossiers et de surveiller leur avancement.
      • À partir de septembre, le Secrétariat mènera un programme de sensibilisation assez intensif auprès des collectivités du Nunavut et du Nord.

      Les membres du Comité se demandent si on pourra mettre en oeuvre le point 2.15 du document sur la méthode de participation alternative du défendeur, vu qu’il est nécessaire d’engager des discussions avec les autres organismes religieux participants. On signale que le but de cette suggestion était d’augmenter le nombre possible d’audiences. Toutefois, les membres signalent que d’autres mesures – comme l’ajout de ressources, une meilleure planification, une souplesse accrue et la réduction du nombre de reports inutiles - permettraient au Canada d’assister à un plus grand nombre d’audiences à titre de défendeur, afin de réduire le besoin que les Églises jouent ce rôle.

    2. Processus de renouvellement/de prolongation des contrats des adjudicateurs

      Dan Ish discute des contrats des adjudicateurs, qui prendront tous fin en septembre 2012. Ces contrats contiennent une option d’un an. Si cette option est exercée, les contrats seront prolongés jusqu’en septembre 2013.

      La Convention de règlement confère à l’adjudicateur en chef le pouvoir exclusif de recommander la résiliation ou le renouvellement d’un contrat et au Comité de surveillance le pouvoir d’appliquer les recommandations de ce dernier, selon la règle ordinaire de vote d’au moins sept voix en faveur sur neuf. Les adjudicateurs en chef adjoints sont actuellement en train de finir la deuxième série d’évaluations des adjudicateurs, sur laquelle l’adjudicateur en chef se fondera pour faire ses recommandations.

      Le calendrier de communication des décisions de renouvellement des contrats pose problème : septembre 2012 semble bien loin, mais on doit éviter des situations où un contrat d’un adjudicateur se termine et qu’il faut transférer un dossier en cours à un autre adjudicateur. Pour éviter cela, il faudra informer les adjudicateurs en janvier 2012 au plus tard si leur contrat sera renouvelé ou non.

      Les membres du Comité discutent des moyens de s’assurer que les adjudicateurs dont le contrat n’est pas renouvelé pourront finir leur travail sur les affaires déjà en cours. On signale que contrairement à de nombreux tribunaux administratifs, les contrats des adjudicateurs ne contiennent pas de dispositions pour permettre à ces derniers de continuer de s’occuper de dossiers en cours après la fin de leur période de nomination. On suggère que le Comité de surveillance examine la possibilité de recommandations de l’adjudicateur en chef de prolonger des contrats non renouvelés pour permettre aux adjudicateurs de finir le traitement de dossiers en cours, à condition qu’aucun nouveau cas ne leur soit confié.

    3. Correspondance; objet : les auteurs allégués

      Mayo Moran mentionne qu’elle a répondu à la lettre de l’avocat représentant les auteurs allégués, dont on a discuté lors de la réunion du 3 août. Elle a dit dans la lettre que le Comité de surveillance n’a pas compétence pour intervenir dans des cas individuels.

      Dan Ish discute des nouvelles initiatives prises à ce sujet lors de la récente séance de formation des adjudicateurs. Lors de cette séance, l’adjudicateur en chef adjoint a fait un exposé, puis un groupe d’experts représentant les différents intervenants a parlé aux adjudicateurs des questions soulevées lors des audiences pour les auteurs allégués.

    4. Comité d’administration national

      Mayo Moran discute d’une lettre reçue de Peter Grant, le nouveau président du Comité d’administration national (CAN), par suite de la réunion mixte CAN-Comité de surveillance qui a eu lieu en juin. Elle dit qu’elle a envoyé une lettre à M. Grant pour le remercier de l’offre d’aide du CAN et lui dire que le Comité de surveillance communiquera avec lui pour obtenir de l’aide, dès qu’il fera face à des questions qui méritent l’attention du CAN.

  8. Prochaine réunion

    La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue pour le mardi 25 octobre, à Toronto.