Comité de surveillance des Procès-verbaux | 25 octobre 2011 - Toronto, Ontario

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25 octobre 2011 - Toronto (Ontario)

Membres présents

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   PrĂ©sidente
Mitch Holash ReprĂ©sentant de l’Église  
David Iverson ReprĂ©sentant de l’Église  
Kerry O’Shea ReprĂ©sentante des avocats des demandeurs  
David Paterson ReprĂ©sentant des avocats des demandeurs  
Marielle Doyon ReprĂ©sentante du gouvernement du Canada  
Alison Molloy ReprĂ©sentante du gouvernement du Canada  
Les Carpenter ReprĂ©sentant des Inuits  
Paul Favel ReprĂ©sentant de l’AssemblĂ©e des Premières Nations  

Étaient également présents

Nom Organisation Fonction
Randy Bennett Avocat désigné par le tribunal présent pour les points 1 à 4
Daniel Ish   Adjudicateur en chef
Michael Mooney Crawford Class Action Services Surveillant nommé par les tribunaux
Akivah Starkman SAPI Directeur exécutif
John Trueman SAPI Secrétaire de séance
  1. Approbation du procès-verbal

    Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 13 septembre 2011, tel que présenté.

  2. Principaux indicateurs de rendement

    Akivah Starkman présente un aperçu des principales tendances qui se dégagent du rapport de type « tableau de bord » distribué avant la réunion :

    • Le nombre de nouvelles demandes continue d’augmenter. Au cours du trimestre de juillet Ă  septembre 2011, le PEI a reçu 1 600 nouvelles demandes, ce qui constitue un nouveau record. Michael Mooney fait remarquer que le nombre d’appels tĂ©lĂ©phoniques et de demandes de formulaire de demande est Ă©galement très Ă©levĂ© : au dĂ©but de septembre, Crawford avait reçu plus d’appels qu’au cours de toute l’annĂ©e 2010.
    • Ces tendances suggèrent que le nombre total de demandes que l’on a estimĂ© Ă  tout juste un peu moins de 30 000 sera probablement atteint ou dĂ©passĂ©. Le nombre accru d’audiences exercera une pression continue sur le SecrĂ©tariat d’adjudication et les parties.
    • Pour la première fois, le nombre d’audiences tenues a dĂ©passĂ© le millier au cours du trimestre de juillet Ă  septembre. C’est une Ă©tape nĂ©cessaire pour atteindre les 4 000 audiences par annĂ©e. Cela dĂ©montre qu’il est Ă  tout le moins possible d’atteindre cette cible. La question est de savoir s’il est possible de maintenir le rythme.
    • Le nombre de cas prĂŞt pour l’étape de l’audience continue toutefois de dĂ©passer le nombre d’audiences dont la date a Ă©tĂ© fixĂ©e, ce qui prolongera le calendrier des audiences dans plusieurs provinces. Actuellement, Ă  la mi octobre, le SecrĂ©tariat d’adjudication a fixĂ© des audiences jusqu’en mai 2012. Le SecrĂ©tariat examine la possibilitĂ© de recourir Ă  de nouvelles ressources pour permettre la tenue d’un plus grand nombre d’audiences et accroĂ®tre la souplesse si une audience devait ĂŞtre annulĂ©e ou reportĂ©e.

    En réponse à une question au sujet de la priorité accordée aux demandeurs âgés, Akivah Starkman explique que la Convention de règlement prévoit trois options : (1) la priorité doit être accordée aux demandeurs de plus de 70 ans et de plus de 60 ans, et (2) lorsque le Secrétariat d’adjudication reçoit un avis médical selon lequel la santé d’un demandeur est défaillante, une priorité doit également être accordée. Toutefois, une priorité ne peut être accordée que lorsque les documents obligatoires ont été fournis et que la demande est prête à faire l’objet d’une audience. Une troisième option, soit la tenue d’une audience « accélérée » pour recueillir la preuve avant que tous les documents n’aient été soumis, est possible si, selon un avis médical, un demandeur risque de mourir ou de perdre sa capacité de témoigner. En plus de ces trois options, les propositions sur une stratégie d’achèvement présentées au Comité de surveillance lors de sa réunion du mois d’août comprennent des mesures extraordinaires pouvant être offertes aux demandeurs âgés, peut-être dans le cadre d’un projet pilote.

    En réponse à une question sur le nombre de décisions abrégées, Akivah Starkman indique qu’environ 45 % des audiences donnent lieu à des décisions abrégées. Il souligne également que des propositions sur la stratégie d’achèvement visent à élargir la gamme de demandes pouvant faire l’objet d’une décision abrégée. Dan Ish ajoute que les décisions abrégées ne sont pas une panacée, mais qu’elles permettent de faire gagner du temps aux adjudicateurs (environ une journée), aux adjudicateurs en chef adjoints et au personnel. Dans l’ensemble, elles permettent de réduire d’environ deux mois le temps qu’un demandeur doit attendre avant de recevoir le paiement de son indemnité.

  3. Rapport de l’adjudicateur en chef

    Dan Ish indique que les nouveaux adjudicateurs formés en août ont à présent pu observer un adjudicateur en chef adjoint tenir une audience, et qu’ils ont ensuite eux mêmes tenu une audience sous la surveillance d’un adjudicateur en chef adjoint. Comme par le passé, les nouveaux adjudicateurs se voient assigner un petit nombre de dossiers et ils font l’objet d’une surveillance afin de garantir qu’ils rédigent correctement leurs décisions, en temps opportun.

    En réponse à une question, Akivah Starkman et Dan Ish expliquent que le nombre d’adjudicateurs est suffisant compte tenu du nombre d’audiences prévues. L’attrition demeure une préoccupation : au cours du mois précédent, trois adjudicateurs n’ont pas travaillé à cause de problèmes médicaux.

    Pendant ce temps, les adjudicateurs en chef adjoints terminent la deuxième ronde d’évaluations des adjudicateurs actuels. Cette ronde est semblable à la première ronde qui a eu lieu en 2010, mais elle conduira à des recommandations visant à aider l’adjudicateur en chef à formuler des recommandations au Comité de surveillance sur le renouvellement de l’effectif après l’automne 2012. Les adjudicateurs en chef adjoints ont discuté des évaluations avec chacun des adjudicateurs et, parmi ces derniers, ceux qui contestent leur évaluation peuvent s’adresser à l’adjudicateur en chef avant que celui ci ne fasse ses recommandations au Comité de surveillance.

    Dan Ish demande aux parties intéressées au sein du Comité de l’informer à l’avance si elles ont des préoccupations sérieuses au sujet d’un adjudicateur, qui pourraient les inciter à ne pas appuyer le renouvellement de son contrat.

    En réponse à des questions :

    • Dan Ish explique qu’il fera des recommandations de renouvellement, Ă  compter de 2012 jusqu’à la fin du PEI (peu importe la date). Le SecrĂ©tariat d’adjudication consultera alors les règles du gouvernement sur la passation de marchĂ©s pour les personnes que le ComitĂ© de surveillance aura approuvĂ©es.
    • Il souligne que les adjudicateurs continueront de faire l’objet d’un examen attentif et qu’un bilan mĂ©diocre pourrait conduire Ă  ce qu’aucun nouveau cas ne soit attribuĂ© Ă  un adjudicateur, ou mĂŞme Ă  une recommandation en vue d’une rĂ©siliation de contrat.
    • Lors de la rĂ©union de dĂ©cembre, il fournira deux listes : (1) une liste d’adjudicateurs dont on recommande le renouvellement du contrat, (2) une liste, Ă  titre d’information, d’adjudicateurs dont on ne recommande pas le renouvellement du contrat ou qui ne dĂ©sirent pas renouveler leur contrat. Lors d’une rĂ©union ultĂ©rieure, une liste sera Ă©galement prĂ©sentĂ©e Ă©nonçant toutes les situations spĂ©ciales et les noms des 19 nouveaux adjudicateurs.

    Dan Ish parle de la réunion du 28 septembre, présidée par Randy Bennet, au cours de laquelle plusieurs points soumis par le Comité de surveillance ont été examinés, de même que d’autres points soulevés par les participants. Dans la foulée de cette réunion, le gouvernement du Canada et le Secrétariat d’adjudication préparent certains rapports. Des discussions se tiennent également au sujet d’un projet pilote pour les demandeurs âgés de plus de 70 ans.

    Un document d’orientation sur les annulations et les reports d’audiences est presque terminé et sera distribué à toutes les parties dans les prochaines semaines. Ce document fournira des consignes cohérentes aux adjudicateurs, qui ont la responsabilité de gérer les audiences, sur les situations pour lesquelles des reports pourraient être accordés. On demandera aux parties de faire preuve d’une plus grande rigueur, et une suite sera donnée en cas de non-respect. Actuellement, le taux d’annulation est d’environ 20 %, ce qui est particulièrement insatisfaisant parce que les annulations d’audiences dans le cadre du PEI ne sont pas associées à un règlement des demandes et qu’il faut donc les reporter.

    Le Comité de surveillance discute de la demande aux tribunaux de repousser la date d’achèvement au-delà du 19 septembre 2013. Plusieurs éléments importants ont émergé de ces discussions :

    • Il semble improbable que les tribunaux envisagent de rĂ©pondre Ă  une demande de directives avant l’échĂ©ance de prĂ©sentation des demandes du 19 septembre 2012. Ce n’est qu’à cette date que nous aurons une idĂ©e prĂ©cise du nombre total de demandes qui devront ĂŞtre traitĂ©es.
    • Les travaux sur la stratĂ©gie d’achèvement qui ont lieu actuellement entre les parties et au sein du SecrĂ©tariat d’adjudication devront ĂŞtre terminĂ©s Ă  la fin du printemps 2012, de manière Ă  poser les bases d’une prĂ©sentation aux tribunaux qui soulignera les Ă©lĂ©ments efficaces du processus actuel.
    • Il semble que le ComitĂ© d’administration national, peut-ĂŞtre conjointement avec le ComitĂ© de surveillance, a la compĂ©tence pour soumettre la demande. Cela devrait idĂ©alement ĂŞtre fait sur la base d’un consentement et comprendre une prĂ©sentation du gouvernement du Canada sur le financement des dĂ©penses connexes.
    • Les membres du ComitĂ© discutent du besoin de consulter leurs homologues du ComitĂ© d’administration national au cours du travail prĂ©paratoire entourant cette demande.

    Akivah Starkman souligne qu’indépendamment du processus judiciaire, le Secrétariat d’adjudication et Affaires autochtones et Développement du Nord Canada préparent une demande au gouvernement en vue d’obtenir les fonds requis pour poursuivre les activités du PEI après l’exercice de 2011-2012. Ceci devrait permettre au gouvernement du Canada d’avoir une certaine certitude au moment de la demande aux tribunaux.

  4. Rapport du directeur exécutif

    Akivah Starkman revient sur d’importantes activités en cours au Secrétariat d’adjudication :

    • Le SecrĂ©tariat a examinĂ© avec les parties des façons d’assurer une distribution plus rapide des documents. L’approche la plus directe consiste Ă  distribuer le dossier de la preuve au moment oĂą la date de l’audience est fixĂ©e, au lieu d’attendre pour le fournir plus près de l’audience, comme c’est le cas actuellement. Une Ă©quipe travaille Ă  Ă©tablir un mĂ©canisme en ce sens.
    • Il y a Ă©galement eu des discussions lors de la rĂ©union du 28 septembre sur un Ă©change plus progressif des documents, peut-ĂŞtre au moyen du Système interactif de gestion des dossiers (SIGD), mais cette proposition n’a pas Ă©tĂ© acceptĂ©e par tous. MalgrĂ© que cela puisse ĂŞtre utile dans certains cas, certains ont estimĂ© que les documents devaient ĂŞtre lus en contexte.
    • L’évĂ©nement national de la Commission de tĂ©moignage et de rĂ©conciliation Ă  Halifax a lieu cette semaine. Une Ă©quipe du SecrĂ©tariat d’adjudication sera prĂ©sente. Tout comme lors des Ă©vĂ©nements de Winnipeg et d’Inuvik, la prĂ©sence de reprĂ©sentants du PEI est utile pour crĂ©er des liens avec des gens qui seront invitĂ©s par la suite Ă  participer Ă  des activitĂ©s de sensibilisation, et pour fournir de l’information Ă  des demandeurs.
    • Le SecrĂ©tariat continue d’étendre ses activitĂ©s de sensibilisation dans le Nord. Il Ă©largit Ă©galement ses travaux avec les centres d’amitiĂ© afin de fournir de l’information aux sans-abri, et il travaille en vue d’offrir un plus grand nombre de sĂ©ances d’information dans les prisons. L’objectif du programme de sensibilisation demeure celui de faire tout ce qui est possible pour offrir aux personnes admissibles l’occasion de prĂ©senter une demande. Pour ce faire, le SecrĂ©tariat prend note du nombre de sĂ©ances tenues et du nombre de participants. Jusqu’à maintenant, 185 sĂ©ances d’information ont eu lieu.
    • En plus de ses travaux associĂ©s Ă  la sensibilisation, le SecrĂ©tariat d’adjudication travaille avec le gouvernement du Canada Ă  un plan de notification officiel, semblable Ă  celui qui a Ă©tĂ© crĂ©Ă© pour informer de l’échĂ©ance du processus relatif au Paiement d’expĂ©rience commune (PEC). On vise actuellement mars ou avril 2012. Le but est d’accorder suffisamment de temps pour qu’il n’y ait pas de confusion avec la date du PEC, tout en procurant assez de temps aux Ă©ventuels demandeurs pour qu’ils prĂ©sentent une demande.

    En réponse à une question, Akivah Starkman signale que le Secrétariat d’adjudication prévoit toujours mettre en œuvre un code volontaire destiné aux avocats, fondé sur le principe de l’auto-attestation, qui servirait de base de référence. Les avocats qui s’auto-attesteraient seraient de plus invités à participer aux activités de sensibilisation.

    En réponse à une question sur les services d’aide à la présentation de demandes, Akivah Starkman indique que l’Assemblée des Premières Nations a obtenu un contrat et embauché sept personnes, qui ont reçu une formation à la fin septembre. Le Secrétariat d’adjudication travaille avec l’APN afin de recevoir et de traiter la rétroaction reçue de ces personnes. Crawford travaille avec l’Unité des admissions du Secrétariat pour faire un suivi des formulaires et assurer un contrôle de la qualité.

    Randy Bennett quitte la réunion.

  5. Sujets de discussion
    1. Stratégie d’achèvement

      Les membres du Comité poursuivent la discussion sur la stratégie d’achèvement, commencée avec le rapport de l’adjudicateur en chef.

      Dan Ish explique que les discussions actuelles portent surtout sur des changements progressifs apportés au processus, mais que le selon le message des tribunaux en mai dernier, il fallait une augmentation exponentielle. Il n’y a pas de réponse évidente à la question de savoir comment on peut réaliser cela tout en garantissant une équité entre les demandeurs qui ont présenté leur demande plus tôt et ceux qui l’ont fait plus tard, et sans expédier les audiences ou dévaluer l’expérience des demandeurs.

      David Paterson souligne que le document sur la stratégie d’achèvement présenté par le Secrétariat d’adjudication en août semble avoir été un peu « mis sur les tablettes »; on lui préfère une poignée d’éléments traités au cours des discussions avec Randy Bennett. Quelques éléments pourraient être mis en œuvre par le Secrétariat, de sa propre initiative, mais de nombreux éléments énoncés dans le document allaient beaucoup plus loin.

      Les membres du Comité discutent de diverses façons de restructurer la discussion sur les sujets traités dans la stratégie d’achèvement. Il est convenu que Dan Ish préparera avec Randy Bennett un calendrier des futures réunions de ce groupe de travail. Akivah Starkman se charge de produire un rapport sommaire sur l’état de la situation concernant les derniers éléments du document de la stratégie d’achèvement qu’il reste à traiter dans le cadre des futures discussions du Comité de surveillance.

    2. DĂ©classement des dossiers

      Mitch Holash présente un résumé de la réunion du groupe de travail sur le déclassement des documents qui a eu lieu le 17 octobre. Lors de cette réunion, le groupe de travail s’est vu confier un double mandat : (1) examiner des façons de mettre en œuvre l’exigence énoncée dans l’annexe « D » et qui consiste à offrir aux demandeurs la possibilité que la transcription de leur audience soit versée dans des archives; (2) examiner le déclassement à long terme des dossiers concernant les cas du PEI.

      Le groupe de travail propose six « principes essentiels », présentés dans un texte imprimé au cours de la pause et distribué afin de recueillir les commentaires :

      1. Le Comité de surveillance (CS) et le SAPI se sont engagés à fournir de l’aide et leurs ressources disponibles afin d’appuyer le mandat de la CTR relativement à l’archivage.
      2. Le CS et le SAPI respecteront entièrement la confidentialité à laquelle ont droit les demandeurs et les personnes concernées en vertu des ordonnances des tribunaux et de la Convention de règlement.
      3. Les modalités particulières de la Convention de règlement et l’entente sous-jacente aux termes de la Convention de règlement (droits limités en matière de défense pour les auteurs allégués) procurent une protection supérieure à la protection minimale fournie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.
      4. Les « personnes concernées » sont notamment le demandeur et les personnes directement visées par la demande, y compris les auteurs allégués – à savoir les personnes qui méritent de voir leurs renseignements personnels protégés – ce qui ne comprend pas les noms de personnes mentionnés en passant.
      5. Les renseignements personnels seront communiqués à la CTR (ou à un autre responsable de l’archivage) uniquement si les « personnes concernées » donnent leur accord.
      6. Il faut demander son consentement à une « personne concernée » qui serait identifiable. Aucun consentement n’est requis lorsqu’une personne n’est pas identifiable. En pratique, on examine la possibilité de demander leur consentement aux demandeurs, mais nous pourrions éviter d’avoir à le faire si l’on verse dans les archives des documents expurgés, qui n’identifient personne, par exemple un auteur allégué qui n’aurait pas donné son consentement.

      Décision : L’ébauche des « principes essentiels » sera distribuée par courriel aux membres du Comité de surveillance afin de recueillir leurs commentaires.

      Les membres du Comité discutent de différents aspects associés à la façon dont ces principes seraient appliqués à un processus de partage des transcriptions et au déclassement des dossiers du PEI en général. De nombreuses facettes sont apparues :

      • Bien-fondĂ© de fournir des archives aux gĂ©nĂ©rations futures, et mandat de l’annexe « D » selon lequel il faut archiver les transcriptions, tout en respectant la promesse de confidentialitĂ© faite aux demandeurs, aux auteurs allĂ©guĂ©s et aux autres participants Ă  ce processus.
      • Questions pratiques associĂ©es au fait d’expurger des millions de pages de documents devant ĂŞtre archivĂ©s. Normalement, on fournit aux archives des documents non expurgĂ©s et ces documents ne sont expurgĂ©s que lorsqu’une demande d’accès Ă  l’information est faite, au besoin.
      • Questions concernant la propriĂ©tĂ© des documents. Le ComitĂ© de surveillance a reçu un avis juridique selon lequel une fois que le SecrĂ©tariat d’adjudication a reçu un document, celui ci est dès lors sous sa garde et son contrĂ´le. Selon des membres du ComitĂ©, certains documents demeurent la propriĂ©tĂ© des demandeurs, comme dans le cas des procès civils, ou ils doivent relever de la compĂ©tence des tribunaux de contrĂ´le.
      • La Commission de tĂ©moignage et de rĂ©conciliation a estimĂ© qu’elle avait un droit d’accès immĂ©diat Ă  tous les documents, mais la Convention de règlement prĂ©cise que les renseignements dĂ©coulant du PEI ne peuvent ĂŞtre transfĂ©rĂ©s Ă  la CTR qu’avec le consentement des personnes concernĂ©es.
      • NĂ©cessitĂ© d’obtenir le consentement des personnes concernĂ©es et questions pratiques associĂ©es Ă  l’obtention de ce consentement auprès d’environ 30 000 demandeurs, dont plus de 10 000 ont dĂ©jĂ  eu une audience.
      • DĂ©classement des documents lorsque le demandeur n’a pas donnĂ© son consentement. La seule façon de garantir la protection permanente des renseignements personnels est la destruction des documents, ce Ă  quoi s’oppose la CTR, et ce qui, sur le plan politique, pourrait dĂ©plaire Ă  plusieurs.

      Le Comité est d’accord pour dire qu’il faut travailler à la mise en œuvre de la disposition contenue à l’annexe « D » qui permet aux demandeurs d’opter pour l’archivage de la transcription de leur audience, et ce, même en l’absence d’une décision finale sur le déclassement d’autres documents. On souligne que d’importantes discussions ont eu lieu pour que la CTR assume les fonctions d’archivage, mais qu’aucune entente en ce sens n’a été conclue.

      Décision : Le Comité de surveillance accepte de créer des archives pour les transcriptions, qui seront hébergées provisoirement au Secrétariat d’adjudication et par la suite transférées dans un lieu permanent. La protection de la confidentialité offerte aux demandeurs sera la même que dans le cas des documents se trouvant à Bibliothèque et Archives Canada (110 ans à partir de la date de naissance). Avec le consentement des demandeurs, les transcriptions seront archivées, et les noms des personnes directement concernées par les demandes (ce qui comprend les auteurs allégués mais non pas les personnes mentionnées en passant) seront supprimés. Les renseignements personnels concernant ces demandeurs ne seront pas éliminés.

      Décision : Le Secrétariat d’adjudication fera de nouvelles ébauches du formulaire de consentement et des documents d’accompagnement, et il les distribuera aux membres du Comité de surveillance afin de recueillir leurs commentaires.

      Décision : Après l’approbation du Comité de surveillance, la présidente écrira à la CTR pour l’informer du fait que le PEI prévoit créer des archives des transcriptions, dans ce contexte. La CTR aura l’occasion de formuler ses commentaires et peut-être d’entreprendre des discussions avec le Comité de surveillance.

  6. Prochaine réunion

    La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 6 décembre, à Toronto.