Comité de surveillance des Procès-verbaux | 25 octobre 2011 - Toronto, Ontario

Membres présents

Étaient également présents

1. Approbation du procès-verbal

   Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 13 septembre 2011, tel que présenté.

2. Principaux indicateurs de rendement

   Akivah Starkman présente un aperçu des principales tendances qui se dégagent du rapport de type « tableau de bord » distribué avant la réunion :

   • Le nombre de nouvelles demandes continue d’augmenter. Au cours du trimestre de juillet à septembre 2011, le PEI a reçu 1 600 nouvelles demandes, ce qui constitue un nouveau record. Michael Mooney fait remarquer que le nombre d’appels téléphoniques et de demandes de formulaire de demande est également très élevé : au début de septembre, Crawford avait reçu plus d’appels qu’au cours de toute l’année 2010.
   • Ces tendances suggèrent que le nombre total de demandes que l’on a estimé à tout juste un peu moins de 30 000 sera probablement atteint ou dépassé. Le nombre accru d’audiences exercera une pression continue sur le Secrétariat d’adjudication et les parties.
   • Pour la première fois, le nombre d’audiences tenues a dépassé le millier au cours du trimestre de juillet à septembre. C’est une étape nécessaire pour atteindre les 4 000 audiences par année. Cela démontre qu’il est à tout le moins possible d’atteindre cette cible. La question est de savoir s’il est possible de maintenir le rythme.
   • Le nombre de cas prêt pour l’étape de l’audience continue toutefois de dépasser le nombre d’audiences dont la date a été fixée, ce qui prolongera le calendrier des audiences dans plusieurs provinces. Actuellement, à la mi octobre, le Secrétariat d’adjudication a fixé des audiences jusqu’en mai 2012. Le Secrétariat examine la possibilité de recourir à de nouvelles ressources pour permettre la tenue d’un plus grand nombre d’audiences et accroître la souplesse si une audience devait être annulée ou reportée.

   En réponse à une question au sujet de la priorité accordée aux demandeurs âgés, Akivah Starkman explique que la Convention de règlement prévoit trois options : (1) la priorité doit être accordée aux demandeurs de plus de 70 ans et de plus de 60 ans, et (2) lorsque le Secrétariat d’adjudication reçoit un avis médical selon lequel la santé d’un demandeur est défaillante, une priorité doit également être accordée. Toutefois, une priorité ne peut être accordée que lorsque les documents obligatoires ont été fournis et que la demande est prête à faire l’objet d’une audience. Une troisième option, soit la tenue d’une audience « accélérée » pour recueillir la preuve avant que tous les documents n’aient été soumis, est possible si, selon un avis médical, un demandeur risque de mourir ou de perdre sa capacité de témoigner. En plus de ces trois options, les propositions sur une stratégie d’achèvement présentées au Comité de surveillance lors de sa réunion du mois d’août comprennent des mesures extraordinaires pouvant être offertes aux demandeurs âgés, peut-être dans le cadre d’un projet pilote.

   En réponse à une question sur le nombre de décisions abrégées, Akivah Starkman indique qu’environ 45 % des audiences donnent lieu à des décisions abrégées. Il souligne également que des propositions sur la stratégie d’achèvement visent à élargir la gamme de demandes pouvant faire l’objet d’une décision abrégée. Dan Ish ajoute que les décisions abrégées ne sont pas une panacée, mais qu’elles permettent de faire gagner du temps aux adjudicateurs (environ une journée), aux adjudicateurs en chef adjoints et au personnel. Dans l’ensemble, elles permettent de réduire d’environ deux mois le temps qu’un demandeur doit attendre avant de recevoir le paiement de son indemnité.

3. Rapport de l’adjudicateur en chef

   Dan Ish indique que les nouveaux adjudicateurs formés en août ont à présent pu observer un adjudicateur en chef adjoint tenir une audience, et qu’ils ont ensuite eux mêmes tenu une audience sous la surveillance d’un adjudicateur en chef adjoint. Comme par le passé, les nouveaux adjudicateurs se voient assigner un petit nombre de dossiers et ils font l’objet d’une surveillance afin de garantir qu’ils rédigent correctement leurs décisions, en temps opportun.

   En réponse à une question, Akivah Starkman et Dan Ish expliquent que le nombre d’adjudicateurs est suffisant compte tenu du nombre d’audiences prévues. L’attrition demeure une préoccupation : au cours du mois précédent, trois adjudicateurs n’ont pas travaillé à cause de problèmes médicaux.

   Pendant ce temps, les adjudicateurs en chef adjoints terminent la deuxième ronde d’évaluations des adjudicateurs actuels. Cette ronde est semblable à la première ronde qui a eu lieu en 2010, mais elle conduira à des recommandations visant à aider l’adjudicateur en chef à formuler des recommandations au Comité de surveillance sur le renouvellement de l’effectif après l’automne 2012. Les adjudicateurs en chef adjoints ont discuté des évaluations avec chacun des adjudicateurs et, parmi ces derniers, ceux qui contestent leur évaluation peuvent s’adresser à l’adjudicateur en chef avant que celui ci ne fasse ses recommandations au Comité de surveillance.

   Dan Ish demande aux parties intéressées au sein du Comité de l’informer à l’avance si elles ont des préoccupations sérieuses au sujet d’un adjudicateur, qui pourraient les inciter à ne pas appuyer le renouvellement de son contrat.

   En réponse à des questions :

   • Dan Ish explique qu’il fera des recommandations de renouvellement, à compter de 2012 jusqu’à la fin du PEI (peu importe la date). Le Secrétariat d’adjudication consultera alors les règles du gouvernement sur la passation de marchés pour les personnes que le Comité de surveillance aura approuvées.
   • Il souligne que les adjudicateurs continueront de faire l’objet d’un examen attentif et qu’un bilan médiocre pourrait conduire à ce qu’aucun nouveau cas ne soit attribué à un adjudicateur, ou même à une recommandation en vue d’une résiliation de contrat.
   • Lors de la réunion de décembre, il fournira deux listes : (1) une liste d’adjudicateurs dont on recommande le renouvellement du contrat, (2) une liste, à titre d’information, d’adjudicateurs dont on ne recommande pas le renouvellement du contrat ou qui ne désirent pas renouveler leur contrat. Lors d’une réunion ultérieure, une liste sera également présentée énonçant toutes les situations spéciales et les noms des 19 nouveaux adjudicateurs.

   Dan Ish parle de la réunion du 28 septembre, présidée par Randy Bennet, au cours de laquelle plusieurs points soumis par le Comité de surveillance ont été examinés, de même que d’autres points soulevés par les participants. Dans la foulée de cette réunion, le gouvernement du Canada et le Secrétariat d’adjudication préparent certains rapports. Des discussions se tiennent également au sujet d’un projet pilote pour les demandeurs âgés de plus de 70 ans.

   Un document d’orientation sur les annulations et les reports d’audiences est presque terminé et sera distribué à toutes les parties dans les prochaines semaines. Ce document fournira des consignes cohérentes aux adjudicateurs, qui ont la responsabilité de gérer les audiences, sur les situations pour lesquelles des reports pourraient être accordés. On demandera aux parties de faire preuve d’une plus grande rigueur, et une suite sera donnée en cas de non-respect. Actuellement, le taux d’annulation est d’environ 20 %, ce qui est particulièrement insatisfaisant parce que les annulations d’audiences dans le cadre du PEI ne sont pas associées à un règlement des demandes et qu’il faut donc les reporter.

   Le Comité de surveillance discute de la demande aux tribunaux de repousser la date d’achèvement au-delà du 19 septembre 2013. Plusieurs éléments importants ont émergé de ces discussions :

   • Il semble improbable que les tribunaux envisagent de répondre à une demande de directives avant l’échéance de présentation des demandes du 19 septembre 2012. Ce n’est qu’à cette date que nous aurons une idée précise du nombre total de demandes qui devront être traitées.
   • Les travaux sur la stratégie d’achèvement qui ont lieu actuellement entre les parties et au sein du Secrétariat d’adjudication devront être terminés à la fin du printemps 2012, de manière à poser les bases d’une présentation aux tribunaux qui soulignera les éléments efficaces du processus actuel.
   • Il semble que le Comité d’administration national, peut-être conjointement avec le Comité de surveillance, a la compétence pour soumettre la demande. Cela devrait idéalement être fait sur la base d’un consentement et comprendre une présentation du gouvernement du Canada sur le financement des dépenses connexes.
   • Les membres du Comité discutent du besoin de consulter leurs homologues du Comité d’administration national au cours du travail préparatoire entourant cette demande.

   Akivah Starkman souligne qu’indépendamment du processus judiciaire, le Secrétariat d’adjudication et Affaires autochtones et Développement du Nord Canada préparent une demande au gouvernement en vue d’obtenir les fonds requis pour poursuivre les activités du PEI après l’exercice de 2011-2012. Ceci devrait permettre au gouvernement du Canada d’avoir une certaine certitude au moment de la demande aux tribunaux.

4. Rapport du directeur exécutif

   Akivah Starkman revient sur d’importantes activités en cours au Secrétariat d’adjudication :

   • Le Secrétariat a examiné avec les parties des façons d’assurer une distribution plus rapide des documents. L’approche la plus directe consiste à distribuer le dossier de la preuve au moment où la date de l’audience est fixée, au lieu d’attendre pour le fournir plus près de l’audience, comme c’est le cas actuellement. Une équipe travaille à établir un mécanisme en ce sens.
   • Il y a également eu des discussions lors de la réunion du 28 septembre sur un échange plus progressif des documents, peut-être au moyen du Système interactif de gestion des dossiers (SIGD), mais cette proposition n’a pas été acceptée par tous. Malgré que cela puisse être utile dans certains cas, certains ont estimé que les documents devaient être lus en contexte.
   • L’événement national de la Commission de témoignage et de réconciliation à Halifax a lieu cette semaine. Une équipe du Secrétariat d’adjudication sera présente. Tout comme lors des événements de Winnipeg et d’Inuvik, la présence de représentants du PEI est utile pour créer des liens avec des gens qui seront invités par la suite à participer à des activités de sensibilisation, et pour fournir de l’information à des demandeurs.
   • Le Secrétariat continue d’étendre ses activités de sensibilisation dans le Nord. Il élargit également ses travaux avec les centres d’amitié afin de fournir de l’information aux sans-abri, et il travaille en vue d’offrir un plus grand nombre de séances d’information dans les prisons. L’objectif du programme de sensibilisation demeure celui de faire tout ce qui est possible pour offrir aux personnes admissibles l’occasion de présenter une demande. Pour ce faire, le Secrétariat prend note du nombre de séances tenues et du nombre de participants. Jusqu’à maintenant, 185 séances d’information ont eu lieu.
   • En plus de ses travaux associés à la sensibilisation, le Secrétariat d’adjudication travaille avec le gouvernement du Canada à un plan de notification officiel, semblable à celui qui a été créé pour informer de l’échéance du processus relatif au Paiement d’expérience commune (PEC). On vise actuellement mars ou avril 2012. Le but est d’accorder suffisamment de temps pour qu’il n’y ait pas de confusion avec la date du PEC, tout en procurant assez de temps aux éventuels demandeurs pour qu’ils présentent une demande.

   En réponse à une question, Akivah Starkman signale que le Secrétariat d’adjudication prévoit toujours mettre en œuvre un code volontaire destiné aux avocats, fondé sur le principe de l’auto-attestation, qui servirait de base de référence. Les avocats qui s’auto-attesteraient seraient de plus invités à participer aux activités de sensibilisation.

   En réponse à une question sur les services d’aide à la présentation de demandes, Akivah Starkman indique que l’Assemblée des Premières Nations a obtenu un contrat et embauché sept personnes, qui ont reçu une formation à la fin septembre. Le Secrétariat d’adjudication travaille avec l’APN afin de recevoir et de traiter la rétroaction reçue de ces personnes. Crawford travaille avec l’Unité des admissions du Secrétariat pour faire un suivi des formulaires et assurer un contrôle de la qualité.

   Randy Bennett quitte la réunion.

5. Sujets de discussion
   1. Stratégie d’achèvement

      Les membres du Comité poursuivent la discussion sur la stratégie d’achèvement, commencée avec le rapport de l’adjudicateur en chef.

      Dan Ish explique que les discussions actuelles portent surtout sur des changements progressifs apportés au processus, mais que le selon le message des tribunaux en mai dernier, il fallait une augmentation exponentielle. Il n’y a pas de réponse évidente à la question de savoir comment on peut réaliser cela tout en garantissant une équité entre les demandeurs qui ont présenté leur demande plus tôt et ceux qui l’ont fait plus tard, et sans expédier les audiences ou dévaluer l’expérience des demandeurs.

      David Paterson souligne que le document sur la stratégie d’achèvement présenté par le Secrétariat d’adjudication en août semble avoir été un peu « mis sur les tablettes »; on lui préfère une poignée d’éléments traités au cours des discussions avec Randy Bennett. Quelques éléments pourraient être mis en œuvre par le Secrétariat, de sa propre initiative, mais de nombreux éléments énoncés dans le document allaient beaucoup plus loin.

      Les membres du Comité discutent de diverses façons de restructurer la discussion sur les sujets traités dans la stratégie d’achèvement. Il est convenu que Dan Ish préparera avec Randy Bennett un calendrier des futures réunions de ce groupe de travail. Akivah Starkman se charge de produire un rapport sommaire sur l’état de la situation concernant les derniers éléments du document de la stratégie d’achèvement qu’il reste à traiter dans le cadre des futures discussions du Comité de surveillance.

   2. Déclassement des dossiers

      Mitch Holash présente un résumé de la réunion du groupe de travail sur le déclassement des documents qui a eu lieu le 17 octobre. Lors de cette réunion, le groupe de travail s’est vu confier un double mandat : (1) examiner des façons de mettre en œuvre l’exigence énoncée dans l’annexe « D » et qui consiste à offrir aux demandeurs la possibilité que la transcription de leur audience soit versée dans des archives; (2) examiner le déclassement à long terme des dossiers concernant les cas du PEI.

      Le groupe de travail propose six « principes essentiels », présentés dans un texte imprimé au cours de la pause et distribué afin de recueillir les commentaires :

      1. Le Comité de surveillance (CS) et le SAPI se sont engagés à fournir de l’aide et leurs ressources disponibles afin d’appuyer le mandat de la CTR relativement à l’archivage.
      2. Le CS et le SAPI respecteront entièrement la confidentialité à laquelle ont droit les demandeurs et les personnes concernées en vertu des ordonnances des tribunaux et de la Convention de règlement.
      3. Les modalités particulières de la Convention de règlement et l’entente sous-jacente aux termes de la Convention de règlement (droits limités en matière de défense pour les auteurs allégués) procurent une protection supérieure à la protection minimale fournie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.
      4. Les « personnes concernées » sont notamment le demandeur et les personnes directement visées par la demande, y compris les auteurs allégués – à savoir les personnes qui méritent de voir leurs renseignements personnels protégés – ce qui ne comprend pas les noms de personnes mentionnés en passant.
      5. Les renseignements personnels seront communiqués à la CTR (ou à un autre responsable de l’archivage) uniquement si les « personnes concernées » donnent leur accord.
      6. Il faut demander son consentement à une « personne concernée » qui serait identifiable. Aucun consentement n’est requis lorsqu’une personne n’est pas identifiable. En pratique, on examine la possibilité de demander leur consentement aux demandeurs, mais nous pourrions éviter d’avoir à le faire si l’on verse dans les archives des documents expurgés, qui n’identifient personne, par exemple un auteur allégué qui n’aurait pas donné son consentement.

      Décision : L’ébauche des « principes essentiels » sera distribuée par courriel aux membres du Comité de surveillance afin de recueillir leurs commentaires.

      Les membres du Comité discutent de différents aspects associés à la façon dont ces principes seraient appliqués à un processus de partage des transcriptions et au déclassement des dossiers du PEI en général. De nombreuses facettes sont apparues :

      • Bien-fondé de fournir des archives aux générations futures, et mandat de l’annexe « D » selon lequel il faut archiver les transcriptions, tout en respectant la promesse de confidentialité faite aux demandeurs, aux auteurs allégués et aux autres participants à ce processus.
      • Questions pratiques associées au fait d’expurger des millions de pages de documents devant être archivés. Normalement, on fournit aux archives des documents non expurgés et ces documents ne sont expurgés que lorsqu’une demande d’accès à l’information est faite, au besoin.
      • Questions concernant la propriété des documents. Le Comité de surveillance a reçu un avis juridique selon lequel une fois que le Secrétariat d’adjudication a reçu un document, celui ci est dès lors sous sa garde et son contrôle. Selon des membres du Comité, certains documents demeurent la propriété des demandeurs, comme dans le cas des procès civils, ou ils doivent relever de la compétence des tribunaux de contrôle.
      • La Commission de témoignage et de réconciliation a estimé qu’elle avait un droit d’accès immédiat à tous les documents, mais la Convention de règlement précise que les renseignements découlant du PEI ne peuvent être transférés à la CTR qu’avec le consentement des personnes concernées.
      • Nécessité d’obtenir le consentement des personnes concernées et questions pratiques associées à l’obtention de ce consentement auprès d’environ 30 000 demandeurs, dont plus de 10 000 ont déjà eu une audience.
      • Déclassement des documents lorsque le demandeur n’a pas donné son consentement. La seule façon de garantir la protection permanente des renseignements personnels est la destruction des documents, ce à quoi s’oppose la CTR, et ce qui, sur le plan politique, pourrait déplaire à plusieurs.

      Le Comité est d’accord pour dire qu’il faut travailler à la mise en œuvre de la disposition contenue à l’annexe « D » qui permet aux demandeurs d’opter pour l’archivage de la transcription de leur audience, et ce, même en l’absence d’une décision finale sur le déclassement d’autres documents. On souligne que d’importantes discussions ont eu lieu pour que la CTR assume les fonctions d’archivage, mais qu’aucune entente en ce sens n’a été conclue.

      Décision : Le Comité de surveillance accepte de créer des archives pour les transcriptions, qui seront hébergées provisoirement au Secrétariat d’adjudication et par la suite transférées dans un lieu permanent. La protection de la confidentialité offerte aux demandeurs sera la même que dans le cas des documents se trouvant à Bibliothèque et Archives Canada (110 ans à partir de la date de naissance). Avec le consentement des demandeurs, les transcriptions seront archivées, et les noms des personnes directement concernées par les demandes (ce qui comprend les auteurs allégués mais non pas les personnes mentionnées en passant) seront supprimés. Les renseignements personnels concernant ces demandeurs ne seront pas éliminés.

      Décision : Le Secrétariat d’adjudication fera de nouvelles ébauches du formulaire de consentement et des documents d’accompagnement, et il les distribuera aux membres du Comité de surveillance afin de recueillir leurs commentaires.

      Décision : Après l’approbation du Comité de surveillance, la présidente écrira à la CTR pour l’informer du fait que le PEI prévoit créer des archives des transcriptions, dans ce contexte. La CTR aura l’occasion de formuler ses commentaires et peut-être d’entreprendre des discussions avec le Comité de surveillance.

6. Prochaine réunion

   La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 6 décembre, à Toronto.