Comité de surveillance des Procès-verbaux | 06 décembre 2011 - Toronto, Ontario

Membres présents

Étaient également présents

1. Rapport du sous-comité technique

   Dan Shapiro présente un rapport de la réunion du sous-comité technique tenue le 5 décembre 2011.

   Selon la Directive 8 de l’adjudicateur en chef, le Canada doit fournir la source d’information dans le cas d’un aveu d’abus d’élève à élève. Alors que ce renseignement était fourni dans la base de données réservée à l’adjudicateur en chef, il ne l’était pas dans le dossier de preuve à l’intention des parties. Le Canada a répondu à la fin d’octobre que la source des aveux serait indiquée dorénavant dans le dossier de preuve. Selon la Directive 8 de l’adjudicateur en chef, le Canada doit fournir la source d’information dans le cas d’un aveu d’abus d’élève à élève. Alors que ce renseignement était fourni dans la base de données réservée à l’adjudicateur en chef, il ne l’était pas dans le dossier de preuve à l’intention des parties. Le Canada a répondu à la fin d’octobre que la source des aveux serait indiquée dorénavant dans le dossier de preuve.

   Cependant, les avocats des demandeurs sont d’avis que pour faire un suivi censé de cette information, l’accès aux listes du personnel est nécessaire pour voir s’il y a eu transfert de connaissances d’un membre du personnel à l’autre. Cet aspect mène à une discussion plus élargie sur les narrations scolaires, incluant leur contenu, comment elles sont élaborées, et comment elles pourraient être suppléées.

   • Le Canada reviendra à la prochaine réunion pour expliquer ses politiques actuelles sur ces documents; l’intention est d’élaborer une directive qui pourrait identifier avec transparence ce qui devrait être inclus dans la narration.
   • Il est proposé également qu’il y ait un mécanisme en place permettant à une partie ou à l’adjudicateur d’ajouter du matériel à la narration.
   • Le Canada n’a pas encore décidé s’il va publier les narrations scolaires dans la base de données des décisions; cela permettrait d’avoir une version « en direct » des narrations dans la base de données, au lieu de les envoyer dans chacun des dossiers de preuve.

   On soulève un problème au sujet de cas où il est prouvé que les élèves vivaient dans des dortoirs avec des membres de la famille qui travaillaient au pensionnat, pour lesquels le Canada avait été incohérent dans ses aveux. Il est proposé qu’il y ait une divulgation plus générale ainsi que des règles appliquées uniformément partout.

   Un autre problème soulevé est un cas pour lequel le Canada avait demandé une modification à une décision lorsque des recherches plus poussées avaient révélé la possibilité que le mauvais auteur présumé ait été désigné. L’adjudicateur n’avait pas été saisi de cette recherche à l’audience. Typiquement, l’adjudicateur reçoit l’apport des deux parties lorsqu’il y a une modification proposée à une décision. Kerry O’Shea et Alison Molloy échangeront directement sur la question.

   Le sous-comité discute à nouveau de la politique du Canada de ne pas accepter de décisions abrégées (DA) dans les cas visant des demandeurs non pensionnaires où la signature de la quittance prévue à l’annexe P est utilisée. Le motif de cette politique n’est pas clair, et lorsque des décisions complètes sont rendues dans ces cas, le représentant du Canada ne fait pas de présentations sur la question. Des données récentes visant le deuxième trimestre indiquent que le taux des DA est tombé de 45,7 % l’an dernier à 38,4 % cette année. À titre d’anecdote, les adjudicateurs rapportent que les cas liés à l’annexe P constituent le plus gros obstacle à une DA. Les parties songeront à ajouter une case au modèle de la DA qui pourrait contenir les formulations requises pour que le Canada se sente à l’aise de poursuivre dans ces cas.

   D’autres obstacles aux décisions abrégées sont, notamment, les cas où des allégations ont été faites contre un nouvel auteur présumé mais qu’elles ont ensuite été retirées, ou les cas où des détails mineurs non réglés empêchent l’adjudicateur de remplir une DA le jour de l’audience. Cela obligerait le Canada à réexaminer sa politique. Il est proposé de régler cette question à la réunion du sous-comité technique ou par l’intermédiaire du groupe de travail de Randy Bennett.

   David Iverson soulève un point au sujet de la notification d’auteurs présumés qui sont des élèves, lesquels recevaient apparemment la même lettre que les auteurs présumés qui étaient des membres du personnel. Alison Molloy dit qu’elle ne croit pas que ce soit le cas, et fait remarquer que les anciens élèves ont accès aux services de soutien de santé alors que les anciens employés n’y ont pas accès. Plusieurs membres commentent les nombreuses difficultés, les risques appréciables à la santé, et les répercussions sur la communauté découlant de l’exigence de l’annexe D d’aviser tous les anciens élèves désignés comme auteurs présumés.

2. Approbation du procès-verbal

   Après y avoir fait de légères modifications, le comité approuve le procès verbal de la réunion du 25 octobre 2011.

3. Principaux indicateurs de rendement

   Akivah Starkman donne un aperçu des grandes tendances contenues dans le tableau de bord distribué avant la réunion :

   • Les réclamations réglées et les décisions rendues se chiffrent à près de 11 000. Quand on prend en compte les 2 000 réclamations fermées ou retirées, le PEI a dépassé l’estimation initiale de 12 500 réclamations. Cependant, plus de 24 000 demandes ont été reçues et le Secrétariat à l’adjudication prévoit en recevoir entre 29 000 et 30 000 d’ici la date butoir du 19 septembre 2012 pour le dépôt des demandes.
   • Il reste huit réclamations au titre du MARC, toutes rendues à l’étape suivant l’audience.
   • Le nombre de réclamations envoyées pour la fixation de la date d’audience a chuté depuis les deux derniers mois. Le Secrétariat à l’adjudication a réaffecté du personnel à un blitz de « déblocage » des dossiers qui étaient coincés au stade de la gestion de cas, et a pu faire avancer 156 dossiers en suspens au stade de l’établissement de la date d’audience.
   • Le taux de fixation de dates pour les audiences continue d’excéder le nombre de réclamations envoyées à cette fin, mais le nombre global des dates d’audience fixées a baissé. Le calendrier des audiences est rendu maintenant très loin : le Secrétariat à l’adjudication demande la disponibilité des parties pour le mois de juillet 2012, et beaucoup d’avocats ne veulent pas s’engager parce que la date est trop loin. De plus, de nombreux avocats et autres intervenants se sont engagés à participer à des activités de sensibilisation et autres en prévision de la date butoir pour le dépôt des demandes, en septembre 2012.
   • La hausse du taux des annulations est presque entièrement attribuable aux 56 audiences de Blott & Company annulées par suite de l’ordonnance de la cour du 31 octobre 2011. Les audiences de Blott & Company ont repris maintenant, conformément à l’ordonnance du 17 novembre 2011, et le Secrétariat à l’adjudication s’affaire à bloquer de nouvelles dates pour les audiences qui avaient été annulées.
4. Rapport du directeur exécutif

   Akivah Starkman passe en revue les activités importantes qui sont en cours au sein du Secrétariat à l’adjudication :

   • Le Secrétariat poursuit ses travaux concernant sa demande de financement pour la prolongation du PEI après 2012.
   • Dans le cadre du programme de vérification ministérielle normal, KPMG a mené une vérification du soutien d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada au PEI, incluant le Secrétariat à l’adjudication. La vérification ciblait la gestion des ressources, les contrôles, la gestion du risque et des aspects similaires; elle n’a pas examiné de questions concernant les réclamations, les adjudicateurs ou les droits des parties. La vérification a été généralement favorable, avec quelques recommandations administratives mineures auxquelles on donnera suite. La vérification finale sera mise à la disposition du public une fois qu’elle aura été approuvée par le Comité de vérification d’AADNC.
   • Depuis la fin de 2008, AADNC oblige le Secrétariat à l’adjudication à embaucher surtout des employés pour une durée déterminée plutôt qu’une durée indéterminée (permanents). La politique normale du gouvernement est de convertir automatiquement le statut d’un employé déterminé à celui d’un employé indéterminé au bout de trois ans de service au même ministère. Au début de novembre, AADNC et plusieurs autres ministères ont suspendu la conversion des employés embauchés pour une durée déterminée. Plus de 60 employés du Secrétariat à l’adjudication sont touchés, de même que plus de 100 employés d’AADNC qui travaillent à la Convention de règlement. Personne n’a été mis à pied et le Secrétariat à l’adjudication prévoit poursuivre ses opérations encore quelques années, mais cela a sérieusement affecté le moral des employés et suscite des préoccupations au sujet du maintien en poste de ces derniers
   • Le Secrétariat à l’adjudication a mené des consultations exhaustives auprès des barreaux à propos du code de pratique des avocats. L’objectif maintenant est de se servir du code comme fondement pour éduquer les demandeurs et autres intervenants sur leurs droits et sur ce à quoi ils peuvent s’attendre des avocats, plutôt que sur une démarche axée sur des plaintes. Des documents rédigés dans un langage simple et présentés d’une manière conviviale pour les demandeurs seront disponibles au cours des prochains mois.
   • David Paterson se dit en désaccord et invoque la motion que le Comité de surveillance avait faite en août 2010 selon laquelle les avocats devaient être invités à des événements de sensibilisation s’ils adhéraient aux lignes directrices et à certaines normes de prestation de l’Association du Barreau canadien. Il fait remarquer qu’il y a beaucoup de régions au Canada où l’accès aux avocats est inadéquat. Akivah Starkman répond qu’éduquer les demandeurs au sujet de leurs droits n’empêche pas cela d’avoir quand même lieu.
   • Le 16 novembre, le juge en chef Winkler a émis son ordonnance ajoutant les pensionnats de Stirland Lake et de Cristal Lake à la liste des pensionnats de la Convention de règlement. Le Canada a jusqu’au 16 décembre pour en appeler de cette décision; aucune décision n’a été annoncée jusqu’à ce jour. En l’absence d’une suspension de la décision, le Secrétariat à l’adjudication donne suite à l’ordonnance. Jusqu’à ce jour, le Secrétariat a reçu une demande de ces pensionnats, qu’il a accueillie et qu’il est en train de traiter.
5. Rapport de l’adjudicateur en chef

   Dan Ish déclare qu’une bonne partie de son temps depuis la dernière réunion a été consacrée aux ordonnances du tribunal et à l’audience concernant Blott & Company.

   Sur requête de l’organisme de surveillance des décisions judiciaires, une ordonnance a été émise ex parte le 31 octobre 2011 par Mme la juge Brown de la Cour suprême de la Colombie-Britannique, qui est la juge administrative de l’Ouest, visant la suspension de toutes les audiences des demandeurs représentés par Blott & Company.

   Une audience a eu lieu le 10 novembre 2011 à laquelle 18 avocats se sont présentés devant le tribunal; l’adjudicateur en chef a également fait des présentations. L’ordonnance qui en a résulté le 17 novembre 2011 a renversé la suspension, et les audiences de Blott & Company ont repris le 21 novembre. L’ordonnance obligeait également l’organisme de surveillance des décisions judiciaires à mener une enquête sur le cabinet Blott & Company et sur un certain nombre d’autres organisations.

   En plus de l’organisme de surveillance des décisions judiciaires qui doit remettre des rapports au tribunal sur son enquête, l’adjudicateur en chef est maintenant tenu de faire état mensuellement de la conduite des audiences par Blott & Company. Pour éclairer son rapport, l’adjudicateur en chef a ordonné aux adjudicateurs d’examiner certaines questions durant les audiences et de fournir un rapport écrit après chaque audience de Blott en se servant d’un modèle qui leur a été remis. On a aussi demandé aux adjudicateurs de remplir ce rapport si des questions semblables étaient soulevées durant des audiences dirigées par d’autres avocats.

   Dan Ish informe les participants qu’étant donné les événements récents, les tribunaux sont plus inquiets, et qu’il faudra alors renouveler les efforts. Il insiste sur ses préoccupations à l’égard des demandeurs, dont la plupart font partie d’une population vulnérable, ainsi que du rôle limité qu’il peut jouer à titre d’acteur neutre dans le PEI.

   Howard Tennenhouse, un avocat manitobain, n’a pas obtenu gain de cause dans sa requête auprès du tribunal pour faire annuler l’ordonnance de placement sous garde de la Société du Barreau du Manitoba. Il appert, selon la décision, qu’il a continué de facturer des frais juridiques de 30 % à ses demandeurs, en dépit des examens de frais juridiques qui les avaient réduits dans bien des cas. Le jugement fait référence à environ 800 000 $ qui ont été obtenus indûment des demandeurs.

   Dan Ish signale le départ à la retraite de deux employées de premier plan du bureau de l’adjudicateur en chef. Bonita Breti, gestionnaire des services d’administration, a pris sa retraite dernièrement et Tina Eberts, directrice du bureau de l’adjudicateur en chef, prendra la sienne en décembre.

6. Programme de consentement du demandeur à l’archivage de la transcription de son audience

   John Trueman entretient les membres du travail réalisé en guise de suivi à la réunion du 25 octobre, où le Comité de surveillance a décidé de créer une archive provisoire pour les transcriptions, en vue de les transférer ultérieurement à un site permanent. Une première version du formulaire de consentement et des documents connexes a été préparée et envoyée aux membres du Comité pour leurs commentaires. Les commentaires portaient sur deux questions à approfondir : 1) lorsque le demandeur consent à faire archiver sa transcription, combien de temps celle-ci doit-elle être considérée comme un renseignement de la vie privée?; et 2) si le demandeur ne donne pas son consentement, que doit dire le formulaire à l’égard de ce qui sera fait de sa transcription?

   Les membres du Comité discutent de plusieurs aspects de ces questions :

   • Il est proposé de présenter sur le formulaire de consentement une liste des fins acceptables durant une période fermée donnée, de façon similaire à la liste du formulaire de consentement de la CVR. Par ailleurs, il est proposé que le formulaire prévoie explicitement l’accès par la CVR à la transcription, pourvu que le demandeur ne soit pas identifié.
   • Il est proposé qu’au lieu d’y avoir une seule archive nationale (ou en plus de celle-ci), le demandeur puisse, s’il le veut, donner sa transcription à une archive ou à une institution culturelle avec laquelle il est affilié.
   • Si le demandeur consent à ce que sa transcription soit disponible « immédiatement », les documents devraient préciser clairement que l’archive pourrait ne pas être mise en place avant plusieurs années.
   • Les membres du Comité étaient généralement d’avis qu’il faudra probablement que le tribunal intervienne pour préserver la nature confidentielle des transcriptions, dans les cas où un demandeur ne donne pas son consentement. La CVR serait vraisemblablement mise à contribution, soit parce qu’elle donnerait suite à la demande du Comité de surveillance, soit parce qu’elle apporterait sa propre demande si le Comité de surveillance n’a pas apporté la sienne.

   Décision : Le Comité de surveillance décide de communiquer avec la Commission de vérité et réconciliation pour déterminer si celle-ci serait disposée à tenir une discussion structurée sur ces questions, avec l’assistance éventuelle de l’Honorable Frank Iacobucci.

   Des membres du Comité observent que d’autres discussions seraient nécessaires pour peaufiner la position du Comité de surveillance et choisir un sous-ensemble de membres qui représenterait le Comité de surveillance dans les discussions.

7. Stratégie d’achèvement

   Akivah Starkman fait le point sur quelques initiatives liées à l’achèvement du PEI qui sont en cours. Il y a aussi un rapport d’étape global qui est en cours d’élaboration.

   L’ordonnance du tribunal visant à mettre en œuvre le Système interactif de gestion des dossiers a été obtenue, et la mise à l’épreuve a été faite avec cinq cabinets juridiques. On a prévu une réunion pour consolider le plan de mise en œuvre, le centre de dépannage et le manuel de formation. On prévoira alors des réunions avec les cabinets juridiques clés pour déployer le système.

   Le Secrétariat à l’adjudication prévoit mettre en œuvre la distribution anticipée du dossier de preuve au moment où l’avis d’audience est envoyé par l’Unité de la gestion des horaires. Un second dossier de preuve sera envoyé deux semaines avant l’audience, si besoin est.

   En outre, le Secrétariat travaille avec le Canada à un projet pilote pour les demandeurs âgés de plus de 70 ans, lequel sera instauré au début de 2012.

   Le document d’orientation de l’adjudicateur en chef sur l’annulation et le report des audiences a pris effet le 5 décembre 2011. Selon le document d’orientation, il faut obtenir l’approbation de l’adjudicateur pour les demandes d’annulation et de report faites plus tard que dix semaines avant la tenue de l’audience, et l’adjudicateur est autorisé à imposer des conséquences pour défaut de comparaître.

   • Kerry O’Shea discute de commentaires qu’elle a reçus de la part d’avocats des demandeurs sur la nouvelle politique, et se dit préoccupée du fait que le document manque de contexte. Akivah Starkman répond que la politique a pour but de décourager les reports, et qu’il accorde une grande discrétion à l’adjudicateur pour considérer les faits de l’affaire.
   • En réponse à la proposition que les demandes d’annulation soient considérées par un comité d’adjudicateurs, l’adjudicateur en chef dit avoir songé à ce modèle mais avoir choisi plutôt de laisser la décision à l’adjudicateur de l’audience, et de fournir des orientations aux adjudicateurs pour encourager l’uniformité.

   L’adjudicateur en chef passe en revue les points qui avaient été renvoyés, à la réunion d’août, au groupe de travail présidé par Randy Bennett. À une question, Randy Bennett répond que l’objectif est double : 1) améliorer les choses pour que le plus de réclamations possible puissent être réglées plus rapidement, et 2) pouvoir démontrer aux tribunaux le mieux qu’on peut faire, pour aider à éclairer une décision quant à la prolongation de la date d’achèvement de septembre 2013.

   Décision : Le Comité de surveillance décide de tenir une réunion toute la journée du lundi 16 janvier, en prévision de la réunion ordinaire du mardi 17 janvier, pour examiner en détail les points de la stratégie d’achèvement.

8. Dates des prochaines réunions

   Décision : Le Comité de surveillance fixe les dates de réunion suivantes pour 2012 :

   • Le mardi 17 janvier 2012 – Vancouver
   • Le mardi 28 février 2012 – Toronto
   • Le mardi 17 avril 2012 – Vancouver
   • Le mardi 29 mai 2012 – Toronto
   • Le mardi 10 juillet 2012 – Vancouver
   • Le mardi 25 septembre 2012 – Toronto
   • Le mardi 30 octobre 2012 – Toronto
   • Le mardi 4 décembre 2012 - Vancouver
9. Prochaine réunion

   La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue pour le mardi 17 janvier 2012 à Vancouver, et elle sera précédée d’une réunion spéciale d’une journée entière le lundi 16 janvier.