ComitĂ© de surveillance des Procès-verbaux | 06 décembre 2011 - Toronto, Ontario

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6 décembre 2011 - Toronto (Ontario)

Membres présents

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   PrĂ©sidente
Mitch Holash ReprĂ©sentant de l’Église  
David Iverson ReprĂ©sentant de l’Église  
Kerry O’Shea ReprĂ©sentante des avocats des demandeurs  
David Paterson ReprĂ©sentant des avocats des demandeurs  
Marielle Doyon ReprĂ©sentante du gouvernement du Canada  
Alison Molloy ReprĂ©sentante du gouvernement du Canada  
Les Carpenter ReprĂ©sentant des Inuits  
Paul Favel ReprĂ©sentant de l’AssemblĂ©e des Premières Nations  

Étaient également présents

Nom Organisation Fonction
Randy Bennett Avocat désigné par le tribunal présent pour les points 1 à 4
Daniel Ish   Adjudicateur en chef
Michael Mooney Crawford Class Action Services Surveillant nommé par les tribunaux
Dan Shapiro Adjudicateur en chef adjoint; président du sous-comité technique présent pour le 1er point seulement
Akivah Starkman SAPI Directeur exécutif
John Trueman SAPI Secrétaire de séance
  1. Rapport du sous-comité technique

    Dan Shapiro présente un rapport de la réunion du sous-comité technique tenue le 5 décembre 2011.

    Selon la Directive 8 de l’adjudicateur en chef, le Canada doit fournir la source d’information dans le cas d’un aveu d’abus d’élève à élève. Alors que ce renseignement était fourni dans la base de données réservée à l’adjudicateur en chef, il ne l’était pas dans le dossier de preuve à l’intention des parties. Le Canada a répondu à la fin d’octobre que la source des aveux serait indiquée dorénavant dans le dossier de preuve. Selon la Directive 8 de l’adjudicateur en chef, le Canada doit fournir la source d’information dans le cas d’un aveu d’abus d’élève à élève. Alors que ce renseignement était fourni dans la base de données réservée à l’adjudicateur en chef, il ne l’était pas dans le dossier de preuve à l’intention des parties. Le Canada a répondu à la fin d’octobre que la source des aveux serait indiquée dorénavant dans le dossier de preuve.

    Cependant, les avocats des demandeurs sont d’avis que pour faire un suivi censé de cette information, l’accès aux listes du personnel est nécessaire pour voir s’il y a eu transfert de connaissances d’un membre du personnel à l’autre. Cet aspect mène à une discussion plus élargie sur les narrations scolaires, incluant leur contenu, comment elles sont élaborées, et comment elles pourraient être suppléées.

    • Le Canada reviendra Ă  la prochaine rĂ©union pour expliquer ses politiques actuelles sur ces documents; l’intention est d’élaborer une directive qui pourrait identifier avec transparence ce qui devrait ĂŞtre inclus dans la narration.
    • Il est proposĂ© Ă©galement qu’il y ait un mĂ©canisme en place permettant Ă  une partie ou Ă  l’adjudicateur d’ajouter du matĂ©riel Ă  la narration.
    • Le Canada n’a pas encore dĂ©cidĂ© s’il va publier les narrations scolaires dans la base de donnĂ©es des dĂ©cisions; cela permettrait d’avoir une version « en direct » des narrations dans la base de donnĂ©es, au lieu de les envoyer dans chacun des dossiers de preuve.

    On soulève un problème au sujet de cas où il est prouvé que les élèves vivaient dans des dortoirs avec des membres de la famille qui travaillaient au pensionnat, pour lesquels le Canada avait été incohérent dans ses aveux. Il est proposé qu’il y ait une divulgation plus générale ainsi que des règles appliquées uniformément partout.

    Un autre problème soulevé est un cas pour lequel le Canada avait demandé une modification à une décision lorsque des recherches plus poussées avaient révélé la possibilité que le mauvais auteur présumé ait été désigné. L’adjudicateur n’avait pas été saisi de cette recherche à l’audience. Typiquement, l’adjudicateur reçoit l’apport des deux parties lorsqu’il y a une modification proposée à une décision. Kerry O’Shea et Alison Molloy échangeront directement sur la question.

    Le sous-comité discute à nouveau de la politique du Canada de ne pas accepter de décisions abrégées (DA) dans les cas visant des demandeurs non pensionnaires où la signature de la quittance prévue à l’annexe P est utilisée. Le motif de cette politique n’est pas clair, et lorsque des décisions complètes sont rendues dans ces cas, le représentant du Canada ne fait pas de présentations sur la question. Des données récentes visant le deuxième trimestre indiquent que le taux des DA est tombé de 45,7 % l’an dernier à 38,4 % cette année. À titre d’anecdote, les adjudicateurs rapportent que les cas liés à l’annexe P constituent le plus gros obstacle à une DA. Les parties songeront à ajouter une case au modèle de la DA qui pourrait contenir les formulations requises pour que le Canada se sente à l’aise de poursuivre dans ces cas.

    D’autres obstacles aux décisions abrégées sont, notamment, les cas où des allégations ont été faites contre un nouvel auteur présumé mais qu’elles ont ensuite été retirées, ou les cas où des détails mineurs non réglés empêchent l’adjudicateur de remplir une DA le jour de l’audience. Cela obligerait le Canada à réexaminer sa politique. Il est proposé de régler cette question à la réunion du sous-comité technique ou par l’intermédiaire du groupe de travail de Randy Bennett.

    David Iverson soulève un point au sujet de la notification d’auteurs présumés qui sont des élèves, lesquels recevaient apparemment la même lettre que les auteurs présumés qui étaient des membres du personnel. Alison Molloy dit qu’elle ne croit pas que ce soit le cas, et fait remarquer que les anciens élèves ont accès aux services de soutien de santé alors que les anciens employés n’y ont pas accès. Plusieurs membres commentent les nombreuses difficultés, les risques appréciables à la santé, et les répercussions sur la communauté découlant de l’exigence de l’annexe D d’aviser tous les anciens élèves désignés comme auteurs présumés.

  2. Approbation du procès-verbal

    Après y avoir fait de légères modifications, le comité approuve le procès verbal de la réunion du 25 octobre 2011.

  3. Principaux indicateurs de rendement

    Akivah Starkman donne un aperçu des grandes tendances contenues dans le tableau de bord distribué avant la réunion :

    • Les rĂ©clamations rĂ©glĂ©es et les dĂ©cisions rendues se chiffrent Ă  près de 11 000. Quand on prend en compte les 2 000 rĂ©clamations fermĂ©es ou retirĂ©es, le PEI a dĂ©passĂ© l’estimation initiale de 12 500 rĂ©clamations. Cependant, plus de 24 000 demandes ont Ă©tĂ© reçues et le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication prĂ©voit en recevoir entre 29 000 et 30 000 d’ici la date butoir du 19 septembre 2012 pour le dĂ©pĂ´t des demandes.
    • Il reste huit rĂ©clamations au titre du MARC, toutes rendues Ă  l’étape suivant l’audience.
    • Le nombre de rĂ©clamations envoyĂ©es pour la fixation de la date d’audience a chutĂ© depuis les deux derniers mois. Le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication a rĂ©affectĂ© du personnel Ă  un blitz de « dĂ©blocage » des dossiers qui Ă©taient coincĂ©s au stade de la gestion de cas, et a pu faire avancer 156 dossiers en suspens au stade de l’établissement de la date d’audience.
    • Le taux de fixation de dates pour les audiences continue d’excĂ©der le nombre de rĂ©clamations envoyĂ©es Ă  cette fin, mais le nombre global des dates d’audience fixĂ©es a baissĂ©. Le calendrier des audiences est rendu maintenant très loin : le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication demande la disponibilitĂ© des parties pour le mois de juillet 2012, et beaucoup d’avocats ne veulent pas s’engager parce que la date est trop loin. De plus, de nombreux avocats et autres intervenants se sont engagĂ©s Ă  participer Ă  des activitĂ©s de sensibilisation et autres en prĂ©vision de la date butoir pour le dĂ©pĂ´t des demandes, en septembre 2012.
    • La hausse du taux des annulations est presque entièrement attribuable aux 56 audiences de Blott & Company annulĂ©es par suite de l’ordonnance de la cour du 31 octobre 2011. Les audiences de Blott & Company ont repris maintenant, conformĂ©ment Ă  l’ordonnance du 17 novembre 2011, et le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication s’affaire Ă  bloquer de nouvelles dates pour les audiences qui avaient Ă©tĂ© annulĂ©es.
  4. Rapport du directeur exécutif

    Akivah Starkman passe en revue les activités importantes qui sont en cours au sein du Secrétariat à l’adjudication :

    • Le SecrĂ©tariat poursuit ses travaux concernant sa demande de financement pour la prolongation du PEI après 2012.
    • Dans le cadre du programme de vĂ©rification ministĂ©rielle normal, KPMG a menĂ© une vĂ©rification du soutien d’Affaires autochtones et DĂ©veloppement du Nord Canada au PEI, incluant le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication. La vĂ©rification ciblait la gestion des ressources, les contrĂ´les, la gestion du risque et des aspects similaires; elle n’a pas examinĂ© de questions concernant les rĂ©clamations, les adjudicateurs ou les droits des parties. La vĂ©rification a Ă©tĂ© gĂ©nĂ©ralement favorable, avec quelques recommandations administratives mineures auxquelles on donnera suite. La vĂ©rification finale sera mise Ă  la disposition du public une fois qu’elle aura Ă©tĂ© approuvĂ©e par le ComitĂ© de vĂ©rification d’AADNC.
    • Depuis la fin de 2008, AADNC oblige le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication Ă  embaucher surtout des employĂ©s pour une durĂ©e dĂ©terminĂ©e plutĂ´t qu’une durĂ©e indĂ©terminĂ©e (permanents). La politique normale du gouvernement est de convertir automatiquement le statut d’un employĂ© dĂ©terminĂ© Ă  celui d’un employĂ© indĂ©terminĂ© au bout de trois ans de service au mĂŞme ministère. Au dĂ©but de novembre, AADNC et plusieurs autres ministères ont suspendu la conversion des employĂ©s embauchĂ©s pour une durĂ©e dĂ©terminĂ©e. Plus de 60 employĂ©s du SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication sont touchĂ©s, de mĂŞme que plus de 100 employĂ©s d’AADNC qui travaillent Ă  la Convention de règlement. Personne n’a Ă©tĂ© mis Ă  pied et le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication prĂ©voit poursuivre ses opĂ©rations encore quelques annĂ©es, mais cela a sĂ©rieusement affectĂ© le moral des employĂ©s et suscite des prĂ©occupations au sujet du maintien en poste de ces derniers
    • Le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication a menĂ© des consultations exhaustives auprès des barreaux Ă  propos du code de pratique des avocats. L’objectif maintenant est de se servir du code comme fondement pour Ă©duquer les demandeurs et autres intervenants sur leurs droits et sur ce Ă  quoi ils peuvent s’attendre des avocats, plutĂ´t que sur une dĂ©marche axĂ©e sur des plaintes. Des documents rĂ©digĂ©s dans un langage simple et prĂ©sentĂ©s d’une manière conviviale pour les demandeurs seront disponibles au cours des prochains mois.
      • David Paterson se dit en dĂ©saccord et invoque la motion que le ComitĂ© de surveillance avait faite en aoĂ»t 2010 selon laquelle les avocats devaient ĂŞtre invitĂ©s Ă  des Ă©vĂ©nements de sensibilisation s’ils adhĂ©raient aux lignes directrices et Ă  certaines normes de prestation de l’Association du Barreau canadien. Il fait remarquer qu’il y a beaucoup de rĂ©gions au Canada oĂą l’accès aux avocats est inadĂ©quat. Akivah Starkman rĂ©pond qu’éduquer les demandeurs au sujet de leurs droits n’empĂŞche pas cela d’avoir quand mĂŞme lieu.
    • Le 16 novembre, le juge en chef Winkler a Ă©mis son ordonnance ajoutant les pensionnats de Stirland Lake et de Cristal Lake Ă  la liste des pensionnats de la Convention de règlement. Le Canada a jusqu’au 16 dĂ©cembre pour en appeler de cette dĂ©cision; aucune dĂ©cision n’a Ă©tĂ© annoncĂ©e jusqu’à ce jour. En l’absence d’une suspension de la dĂ©cision, le SecrĂ©tariat Ă  l’adjudication donne suite Ă  l’ordonnance. Jusqu’à ce jour, le SecrĂ©tariat a reçu une demande de ces pensionnats, qu’il a accueillie et qu’il est en train de traiter.
  5. Rapport de l’adjudicateur en chef

    Dan Ish déclare qu’une bonne partie de son temps depuis la dernière réunion a été consacrée aux ordonnances du tribunal et à l’audience concernant Blott & Company.

    Sur requête de l’organisme de surveillance des décisions judiciaires, une ordonnance a été émise ex parte le 31 octobre 2011 par Mme la juge Brown de la Cour suprême de la Colombie-Britannique, qui est la juge administrative de l’Ouest, visant la suspension de toutes les audiences des demandeurs représentés par Blott & Company.

    Une audience a eu lieu le 10 novembre 2011 à laquelle 18 avocats se sont présentés devant le tribunal; l’adjudicateur en chef a également fait des présentations. L’ordonnance qui en a résulté le 17 novembre 2011 a renversé la suspension, et les audiences de Blott & Company ont repris le 21 novembre. L’ordonnance obligeait également l’organisme de surveillance des décisions judiciaires à mener une enquête sur le cabinet Blott & Company et sur un certain nombre d’autres organisations.

    En plus de l’organisme de surveillance des décisions judiciaires qui doit remettre des rapports au tribunal sur son enquête, l’adjudicateur en chef est maintenant tenu de faire état mensuellement de la conduite des audiences par Blott & Company. Pour éclairer son rapport, l’adjudicateur en chef a ordonné aux adjudicateurs d’examiner certaines questions durant les audiences et de fournir un rapport écrit après chaque audience de Blott en se servant d’un modèle qui leur a été remis. On a aussi demandé aux adjudicateurs de remplir ce rapport si des questions semblables étaient soulevées durant des audiences dirigées par d’autres avocats.

    Dan Ish informe les participants qu’étant donné les événements récents, les tribunaux sont plus inquiets, et qu’il faudra alors renouveler les efforts. Il insiste sur ses préoccupations à l’égard des demandeurs, dont la plupart font partie d’une population vulnérable, ainsi que du rôle limité qu’il peut jouer à titre d’acteur neutre dans le PEI.

    Howard Tennenhouse, un avocat manitobain, n’a pas obtenu gain de cause dans sa requête auprès du tribunal pour faire annuler l’ordonnance de placement sous garde de la Société du Barreau du Manitoba. Il appert, selon la décision, qu’il a continué de facturer des frais juridiques de 30 % à ses demandeurs, en dépit des examens de frais juridiques qui les avaient réduits dans bien des cas. Le jugement fait référence à environ 800 000 $ qui ont été obtenus indûment des demandeurs.

    Dan Ish signale le départ à la retraite de deux employées de premier plan du bureau de l’adjudicateur en chef. Bonita Breti, gestionnaire des services d’administration, a pris sa retraite dernièrement et Tina Eberts, directrice du bureau de l’adjudicateur en chef, prendra la sienne en décembre.

  6. Programme de consentement du demandeur à l’archivage de la transcription de son audience

    John Trueman entretient les membres du travail réalisé en guise de suivi à la réunion du 25 octobre, où le Comité de surveillance a décidé de créer une archive provisoire pour les transcriptions, en vue de les transférer ultérieurement à un site permanent. Une première version du formulaire de consentement et des documents connexes a été préparée et envoyée aux membres du Comité pour leurs commentaires. Les commentaires portaient sur deux questions à approfondir : 1) lorsque le demandeur consent à faire archiver sa transcription, combien de temps celle-ci doit-elle être considérée comme un renseignement de la vie privée?; et 2) si le demandeur ne donne pas son consentement, que doit dire le formulaire à l’égard de ce qui sera fait de sa transcription?

    Les membres du Comité discutent de plusieurs aspects de ces questions :

    • Il est proposĂ© de prĂ©senter sur le formulaire de consentement une liste des fins acceptables durant une pĂ©riode fermĂ©e donnĂ©e, de façon similaire Ă  la liste du formulaire de consentement de la CVR. Par ailleurs, il est proposĂ© que le formulaire prĂ©voie explicitement l’accès par la CVR Ă  la transcription, pourvu que le demandeur ne soit pas identifiĂ©.
    • Il est proposĂ© qu’au lieu d’y avoir une seule archive nationale (ou en plus de celle-ci), le demandeur puisse, s’il le veut, donner sa transcription Ă  une archive ou Ă  une institution culturelle avec laquelle il est affiliĂ©.
    • Si le demandeur consent Ă  ce que sa transcription soit disponible « immĂ©diatement », les documents devraient prĂ©ciser clairement que l’archive pourrait ne pas ĂŞtre mise en place avant plusieurs annĂ©es.
    • Les membres du ComitĂ© Ă©taient gĂ©nĂ©ralement d’avis qu’il faudra probablement que le tribunal intervienne pour prĂ©server la nature confidentielle des transcriptions, dans les cas oĂą un demandeur ne donne pas son consentement. La CVR serait vraisemblablement mise Ă  contribution, soit parce qu’elle donnerait suite Ă  la demande du ComitĂ© de surveillance, soit parce qu’elle apporterait sa propre demande si le ComitĂ© de surveillance n’a pas apportĂ© la sienne.

    Décision : Le Comité de surveillance décide de communiquer avec la Commission de vérité et réconciliation pour déterminer si celle-ci serait disposée à tenir une discussion structurée sur ces questions, avec l’assistance éventuelle de l’Honorable Frank Iacobucci.

    Des membres du Comité observent que d’autres discussions seraient nécessaires pour peaufiner la position du Comité de surveillance et choisir un sous-ensemble de membres qui représenterait le Comité de surveillance dans les discussions.

  7. Stratégie d’achèvement

    Akivah Starkman fait le point sur quelques initiatives liées à l’achèvement du PEI qui sont en cours. Il y a aussi un rapport d’étape global qui est en cours d’élaboration.

    L’ordonnance du tribunal visant à mettre en œuvre le Système interactif de gestion des dossiers a été obtenue, et la mise à l’épreuve a été faite avec cinq cabinets juridiques. On a prévu une réunion pour consolider le plan de mise en œuvre, le centre de dépannage et le manuel de formation. On prévoira alors des réunions avec les cabinets juridiques clés pour déployer le système.

    Le Secrétariat à l’adjudication prévoit mettre en œuvre la distribution anticipée du dossier de preuve au moment où l’avis d’audience est envoyé par l’Unité de la gestion des horaires. Un second dossier de preuve sera envoyé deux semaines avant l’audience, si besoin est.

    En outre, le Secrétariat travaille avec le Canada à un projet pilote pour les demandeurs âgés de plus de 70 ans, lequel sera instauré au début de 2012.

    Le document d’orientation de l’adjudicateur en chef sur l’annulation et le report des audiences a pris effet le 5 décembre 2011. Selon le document d’orientation, il faut obtenir l’approbation de l’adjudicateur pour les demandes d’annulation et de report faites plus tard que dix semaines avant la tenue de l’audience, et l’adjudicateur est autorisé à imposer des conséquences pour défaut de comparaître.

    • Kerry O’Shea discute de commentaires qu’elle a reçus de la part d’avocats des demandeurs sur la nouvelle politique, et se dit prĂ©occupĂ©e du fait que le document manque de contexte. Akivah Starkman rĂ©pond que la politique a pour but de dĂ©courager les reports, et qu’il accorde une grande discrĂ©tion Ă  l’adjudicateur pour considĂ©rer les faits de l’affaire.
    • En rĂ©ponse Ă  la proposition que les demandes d’annulation soient considĂ©rĂ©es par un comitĂ© d’adjudicateurs, l’adjudicateur en chef dit avoir songĂ© Ă  ce modèle mais avoir choisi plutĂ´t de laisser la dĂ©cision Ă  l’adjudicateur de l’audience, et de fournir des orientations aux adjudicateurs pour encourager l’uniformitĂ©.

    L’adjudicateur en chef passe en revue les points qui avaient été renvoyés, à la réunion d’août, au groupe de travail présidé par Randy Bennett. À une question, Randy Bennett répond que l’objectif est double : 1) améliorer les choses pour que le plus de réclamations possible puissent être réglées plus rapidement, et 2) pouvoir démontrer aux tribunaux le mieux qu’on peut faire, pour aider à éclairer une décision quant à la prolongation de la date d’achèvement de septembre 2013.

    Décision : Le Comité de surveillance décide de tenir une réunion toute la journée du lundi 16 janvier, en prévision de la réunion ordinaire du mardi 17 janvier, pour examiner en détail les points de la stratégie d’achèvement.

  8. Dates des prochaines réunions

    Décision : Le Comité de surveillance fixe les dates de réunion suivantes pour 2012 :

    • Le mardi 17 janvier 2012 – Vancouver
    • Le mardi 28 fĂ©vrier 2012 – Toronto
    • Le mardi 17 avril 2012 – Vancouver
    • Le mardi 29 mai 2012 – Toronto
    • Le mardi 10 juillet 2012 – Vancouver
    • Le mardi 25 septembre 2012 – Toronto
    • Le mardi 30 octobre 2012 – Toronto
    • Le mardi 4 dĂ©cembre 2012 - Vancouver
  9. Prochaine réunion

    La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue pour le mardi 17 janvier 2012 à Vancouver, et elle sera précédée d’une réunion spéciale d’une journée entière le lundi 16 janvier.