Comité de surveillance des Procès-verbaux | 17 janvier 2012 - Vancouver, Colombie-Britannique

Membres présents

Également présents

1. Rapport du sous-comité technique

   Dan Shapiro présente un rapport de la réunion du sous-comité technique tenue le 16 janvier 2012.

   Le sous­comité a discuté de l’utilisation des décisions abrégées (DA) dans les cas visant des demandeurs non pensionnaires où la signature de la quittance prévue à l’annexe P est utilisée. Le Canada a convenu que cela ne constituerait plus un obstacle à une DA. Des renseignements sur ces situations particulières seront ajoutés au formulaire électronique de DA. Cette modification devrait être très utile.

   Le sous­comité a poursuivi la discussion sur les narrations scolaires produites par le Canada pour chaque pensionnat indien. Voici les trois principales questions : (1) les politiques actuelles du Canada sur ces documents, (2) la possibilité d’ajouter un mécanisme pour permettre à une autre partie d’ajouter du matériel à la narration, (3) la possibilité de publier les narrations scolaires dans la base de données des décisions, au lieu de les envoyer dans chacun des dossiers de preuve.

   Le Canada n’a pas eu l’occasion de tenir une consultation complète sur ces points, mais une téléconférence est prévue pour le 8 février. À cette occasion, la personne responsable de la coordination de la recherche sur les narrations scolaires fournira des explications sur les trois questions suivantes : (1) à quel moment les listes du personnel sont incluses ou exclues et de quelle façon, (2) les documents qui établissent les limites des pensionnats indiens et ce qui se retrouve, ou non, sur les lieux d’un pensionnat indien, (3) la disponibilité des chroniques ou des journaux tenus par des religieuses dans les pensionnats ainsi que les registres des visites de prêtres et d’autres événements.

   Le sous­comité poursuivra la discussion sur ces questions. Mitch Holash demande que la proposition soit distribuée avant d’être achevée.

2. Approbation du procès-verbal

   Le comité approuve le procès­verbal de la réunion du 6 décembre 2011

3. Activités découlant du procès verbal

   Alison Molloy donne des renseignements sur l’avis aux auteurs allégués, un sujet qui a été abordé dans le cadre de la réunion du 6 décembre dernier. Des lettres distinctes, quoique très similaires, sont envoyées aux auteurs allégués parmi les élèves et le personnel. Les lettres envoyées aux auteurs allégués parmi les élèves contiennent de l’information sur les services du Programme de soutien en santé – Résolution des questions des pensionnats indiens offerts aux anciens élèves, de même que sur la disponibilité des services de soutien de santé pour les audiences. Elle souligne que les lettres sont rarement envoyées, et seulement lorsque le gouvernement du Canada a été incapable de communiquer directement avec les destinataires.

   Alison Molloy accepte de distribuer des copies électroniques aux membres du comité.

4. Indicateurs de rendement clés

   Akivah Starkman donne un aperçu des principales tendances observées dans le rapport de tableau de bord distribué avant la réunion :

   • Le taux de nouvelles demandes a diminué depuis son point culminant en septembre 2011, mais la ligne de tendance demeure la même. La projection du Secrétariat d’adjudication concernant le nombre total de demandes qui seront probablement reçues avant la date limite demeure valide.
   • Le temps d’attente des cas nécessitant la soumission de documents obligatoires par les demandeurs est demeuré à peu près le même. La durée moyenne entre l’admissibilité d’un cas et son envoi aux fins de planification est de 347 jours. Sur un total de 5 588 cas, 1 279 cas ont toutefois nécessité plus de 540 jours. Au cours des dix derniers mois, ce nombre est demeuré stable, soit entre 1 200 et 1 300 cas. Cette situation ne présente pas de problème pour le moment puisqu’il y a toujours un volume très élevé de cas prêts pour les audiences. Cependant, après la date limite pour la présentation de demandes, le Secrétariat prévoit réaffecter le personnel de l’unité d’admission afin de travailler intensivement sur les cas qui, pour diverses raisons, prennent plus de temps que le délai normal.
   • Le Secrétariat d’adjudication tente de préciser davantage la définition de cas « en attente » en vue d’éviter toute confusion.
   • Le nombre de dates d’audience de suivi standard fournies demeure inférieur à la moyenne. Le Secrétariat croit que plusieurs conseillers juridiques sont incapables de fournir des dates dans une période de six mois ou plus.
   • Le nombre d’audiences déjà tenues a dépassé les objectifs fixés, à l’exception de l’annulation imposée par les tribunaux des audiences de Blott & Company en novembre dernier.
   • Un nouveau tableau sur le traitement des décisions est présenté. Le nombre de décisions prises est satisfaisant, mais la norme de service concernant leur traitement n’est pas souvent respectée. Les décisions abrégées prennent en moyenne 13 jours alors que la norme de service indique 7 jours. Le manque de personnel constitue la principale cause de retard.

   Les membres du comité discutent du futur programme d’avis officiel concernant la date limite pour la présentation d’une demande de processus d’évaluation indépendant (PEI), de même que de diverses possibilités de communication externe au cours des mois précédant la date limite.

   Dan Ish mentionne que les projections comprenaient une augmentation de 50 % du taux de demandes au cours des six derniers mois avant la date limite, mais il ajoute qu’il a entendu des rumeurs voulant que certaines entreprises prévoient concentrer leurs efforts au cours de l’été qui vient à remplir des demandes. Les membres du comité demandent si cela peut compromettre les objectifs relatifs aux audiences fixées pour 2012. Akivah Starkman affirme qu’il est trop tôt pour répondre à cette question puisque le Secrétariat commence à peine à fixer les audiences pour l’été.

   Les membres du comité discutent des divers aspects de l’administration de la date limite des demandes. Akivah Starkman mentionne que le travail de planification à cet égard est en cours au sein du Secrétariat, et qu’un plan sera présenté à titre informatif au cours d’une prochaine réunion. On souligne que la Convention de règlement ne comprend aucune autorisation concernant l’acceptation de demandes reçues après la date limite; l’approbation des tribunaux responsables serait donc nécessaire. Randy Bennett discute des situations dans lesquelles cette approbation est généralement obtenue.

   Alison Molloy soulève la question du retrait des demandes à la date de l’audience ou juste avant cette date. Dan Ish conseille aux adjudicateurs de rédiger une décision confirmant qu’aucune preuve n’a été produite afin de mettre fin officiellement à la demande. Certains membres du comité se demandent si de tels retraits constituent un abus de procédure, particulièrement si le demandeur présente une nouvelle demande avant la date limite de présentation des demandes. Le retrait ne devrait pas être un moyen de contourner la politique en matière de remise d’audience. On propose que de tels cas soient considérés comme un « retrait avec préjudice », ce qui signifie que le demandeur ne peut pas présenter une autre demande.

5. Rapport du directeur général

   Akivah Starkman passe en revue les activités importantes en cours au sein du Secrétariat d’adjudication :

   • À la suite de la discussion du Comité de surveillance de la réunion de décembre 2011, le Secrétariat d’adjudication est prêt à demander aux avocats qui attestent les directives de l’Association du Barreau canadien et les objectifs connexes adoptés lors de la réunion d’août 2010 de participer aux événements de sensibilisation. L’information sera bientôt envoyée par courrier à tous les avocats des demandeurs, mais les avocats intéressés peuvent communiquer dès maintenant avec John Trueman s’ils souhaitent participer.
   • Le Secrétariat d’adjudication travaille sur de nombreuses questions générales liées à la représentation juridique, p. ex. mieux informer les demandeurs à propos des attentes raisonnables et des recours dont ils disposent si leurs attentes ne sont pas satisfaites et regrouper les modes de réception des questions et des plaintes sur les avocats au Secrétariat. Le Secrétariat créera un poste d’ombudsman qui sera pourvu par un avocat expérimenté. Cette fonction disposera du personnel de soutien requis et elle recevra les appels référés par le service d’information administré par Crawford.
   • À la suite de la discussion du Comité de surveillance de la réunion de décembre 2011 sur le partage d’information avec la Commission de témoignage et de réconciliation, Akivah Starkman et John Trueman tiendront une réunion avec le directeur général et avocat général de la Commission de vérité et réconciliation (CVR) le 2 février pour présenter un aperçu des opinions du Comité de surveillance et pour déterminer si la CVR est prête à participer à une discussion animée.
   • Une employée de la CVR qui menait une recherche sur le personnel des pensionnats a posé des questions à Akivah Starkman. Elle cherchait à obtenir des renseignements détenus par des pensionnats indiens sur les allégations d’abus commis par leurs employés. Dans sa lettre de janvier 2011, le Comité de surveillance a annoncé sa position, en l’occurrence que même si les renseignements sur les cas sont protégés en vertu de l’entente de règlement, les données statistiques peuvent être fournies à la CVR. Toutefois, les données statistiques sur les auteurs allégués dont dispose le Secrétariat d’adjudication sont très limitées. Ainsi, Akivah Starkman a conseillé à l’employée de la CVR de présenter une demande au Canada et aux organisations religieuses.
6. Rapport de l’adjudicateur en chef

   Dan Ish affirme qu’au cours de la courte période écoulée depuis la dernière réunion du Comité de surveillance, il a avant tout tâché de se mettre à jour dans la rédaction des décisions.

   Tel qu’il a été signalé lors de la réunion du 3 décembre 2011 du Comité de surveillance, l’adjudicateur en chef a la responsabilité, en vertu de l’ordonnance rendue par Madame la juge Brown le 17 novembre 2011, de présenter un rapport mensuel à la Cour concernant la tenue des audiences de Blott & Company. Pour faciliter la production de ces rapports, l’adjudicateur en chef a demandé aux adjudicateurs d’enquêter sur les problèmes de représentation et les ententes financières et de remplir un formulaire de rapport d’audience complémentaire sur ces questions pour toutes les audiences de Blott. Il leur a également demandé de déposer des rapports si certaines préoccupations sont soulevées dans les cas où d’autres avocats sont présents.

   David Paterson soulève certaines inquiétudes au nom de l’avocat des demandeurs. Bien qu’il ne soit pas déplacé, selon lui, que l’adjudicateur en chef porte une attention particulière aux cas où les services d’un avocat s’imposent d’une manière générale, il considère que cette intervention est beaucoup trop intrusive à bien des égards. Certains adjudicateurs semblent poser leurs questions à tous les avocats dans chaque dossier traité. Certaines des questions violent le secret qui protège la relation entre l’avocat et son client et l’adjudicateur qui pose ces questions lors de l’audience peut laisser croire que l’avocat est incompétent, négligent ou sans scrupules à un moment où l’avocat et son client doivent encore travailler ensemble.

   David Paterson fait plusieurs suggestions, dont avoir des motifs raisonnables avant de poser les questions, les poser lors de l’examen des honoraires plutôt que lors de l’audience et convoquer une réunion avec l’avocat des demandeurs pour tenter de lui faire adopter une approche appropriée. On propose que d’autres intervenants, comme l’Assemblée des Premières Nations, participent également à cette rencontre.

   Dan Ish répond qu’il a expressément demandé aux adjudicateurs de ne pas poser les questions machinalement. Généralement, l’information recherchée est dite lors de l’audience ou dans le cadre du processus d’examen des honoraires. Il encourage fortement tout groupe représentant d’avocats à prendre l’initiative d’améliorer la qualité de cette pratique. Les pressions à l’uniformité pourraient jouer un rôle important.

   Mitch Holash indique que les trois sujets de préoccupation sont (1) les types de questions formulées, (2) la limite à franchir pour justifier qu’elles soient posées, (3) la pertinence de les aborder lors de l’audience. Selon lui, il pourrait s’avérer peu pratique de les poser à tout autre moment que lors de l’audience étant donné que le demandeur et l’adjudicateur sont alors mis en présence.

   David Paterson souligne qu’une téléconférence est généralement organisée avec l’adjudicateur, le demandeur et l’avocat de ce dernier dans le cadre du processus d’examen des honoraires et que ces questions pourraient alors être posées. Dan Ish répond que cette téléconférence ne leur permettrait pas d’obtenir l’information requise à temps pour présenter leur compte rendu aux tribunaux dans les dossiers de Blott, mais que cette option pourrait être envisagée dans les cas d’autres avocats. Le processus d’examen des honoraires comprend un seuil intégré. Dan Ish souligne toutefois que, dans bien des cas, le demandeur ne participe pas à cette téléconférence.

   Les Carpenter souligne que toutes ces discussions ont lieu après les faits, soit après que le demandeur a reçu un mauvais service d’un conseiller juridique. La véritable question est plutôt de savoir ce qu’il faut faire pour veiller à ce qu’un demandeur soit bien représenté dès le début du processus. L’intervention du Secrétariat d’adjudication et du Bureau de l’adjudicateur en chef est nécessaire pour prévenir et régler tout autre cas d’injustice.

   Paul Favel affirme qu’il est important que les gens voient qu’ils interviennent pour aider les demandeurs. Les plaintes concernant des conseillers juridiques prennent de plus en plus d’ampleur et sont de plus en plus fréquentes.

   Marielle Doyon demande s’il est inhabituel pour un tribunal d’endosser le rôle de protecteur du citoyen. Dan Ish indique que la plupart des autres tribunaux n’ont pas une relation privilégiée avec les demandeurs. Le PEI se veut avant tout un processus axé sur le demandeur et est donc perçu par les demandeurs, qui sont souvent vulnérables, comme une référence en matière de compétence et d’information. Nous pourrions dire que la pratique juridique n’est pas de notre ressort, mais les demandeurs n’auraient alors personne d’autre vers qui se tourner.

   Michael Mooney fait remarquer que les questions relatives aux problèmes de représentation visent réellement à faire passer les intérêts des demandeurs en premier. Les demandeurs au titre du PEI sont particulièrement vulnérables et nous avons donc, à ce titre, une responsabilité encore plus grande. Il est important de respecter le secret professionnel qui lie un avocat à son client, mais nous ne pouvons pas laisser ces préoccupations nous empêcher de protéger les demandeurs.

   Dan Ish explique certains autres aspects qui font du PEI un processus peu commun à cet égard. Dans d’autres contextes, il existe un « marché » plus normal où les clients insatisfaits peuvent trouver un autre avocat. En outre, lorsqu’un avocat dépasse les limites permises et agit de façon contraire à l’éthique, l’avocat de l’autre partie le dénonce habituellement au barreau. Toutefois, Dan Ish ne croit pas que le Canada n’ait jamais dénoncé un avocat du PEI au barreau d’une province. Il s’agit là d’une position inhabituelle et inconfortable pour un tiers.

   Kerry O’Shea affirme que les questions ne concernent pas les personnes à qui elles sont adressées et que les mauvais avocats se moquent qu’elles leur soient posées. Lorsqu’un client entretient une bonne relation avec son avocat, les questions peuvent avoir un effet très destructeur et laisser croire que quelque chose s’est mal passé.

7. Prochaine réunion

   La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Toronto, le mardi 28 février 2012.