Comité de surveillance des Procès-verbaux | 17 avril 2012 - Victoria, Colombie-Britannique

Membres présents

Également présents

Excusés

1. Présentations

   Marielle Doyon présente Caroline Clark, avocate générale et directrice des services juridiques pour les questions sur les enfants autochtones à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. Mme Clark siège au sous-comité technique et agit à titre de représentante suppléante du Canada au sein du Comité de surveillance.

2. Rapport du sous-comité technique

   Dan Shapiro donne un compte rendu de la réunion du sous-comité technique tenue le 16 avril 2012.

   Le sous-comité a encore une fois discuté de la divulgation de la source des aveux voulant que le personnel possédait de l’information sur les agressions d’élèves par d’autres élèves. Le Canada s’est engagé à joindre la source de l’information, comme l’exige la DAC-8, mais dans certains cas, l’information n’a pas été communiquée. Il est possible que cela se soit produit au cours de la période de transition durant laquelle le Canada procédait à l’ajout de matériel. Dans certains cas, les avocats des demandeurs pourraient avoir à demander qu’on leur fournisse ce matériel, si celui-ci ne fait pas partie de l’ensemble de la preuve.

   Les parties discutent de la façon dont le matériel pourrait être ajouté aux récits sur les écoles. Le Canada a accepté de créer une adresse électronique, nra.requests@inac-ainc.gc.ca, à laquelle les parties peuvent envoyer du matériel aux fins d'étude.

   Le sous-comité recommande l’approbation d’un document d’orientation sur le retrait des réclamations. Le document proposé normalise l’approche utilisée lorsqu’une réclamation est retirée avant la tenue d’une audience et prévoit que le demandeur peut refaire une demande avant le 19 septembre 2012, date limite de dépôt d'une réclamation. Lorsqu’une réclamation est envoyée à un adjudicateur, celui-ci ajoute les parties au dossier (soit durant une audience ou au moyen d’une téléconférence) puis rédige une brève décision. Dans les cas exceptionnels, l’adjudicateur peut refuser d’autoriser le retrait et accorder plutôt un ajournement ou entendre le cas en audience.

   Décision : Le Comité de surveillance approuve le document d’orientation 8 – Retrait des réclamations du PEI.

   Le sous-comité recommande d’apporter des modifications à la directive de l’adjudicateur en chef sur la distribution des transcriptions, laquelle a été mise à jour la dernière fois en 2008. Les modifications font en sorte d’ajouter trois situations pour lesquelles les transcriptions pourraient être demandées : (1) lorsqu’un adjudicateur expose oralement des motifs pour appuyer une décision abrégée, (2) lorsque les parties formulent des commentaires finaux au demandeur à la fin de l’audience et (3) pour les processus d’audience pour le volet relatif aux questions complexes, afin d’aider les parties à présenter leurs observations.

   Décision : Le Comité de surveillance approuve la directive 7 de l’adjudicateur en chef, révision 1 – Politique de distribution des transcriptions,

   Le sous-comité a également discuté du projet pilote pour les demandeurs âgés de plus de 65 ans, et Dan Shapiro distribue un court document. On propose que les audiences débutent au cours de la dernière semaine de juin et continuent jusqu’en octobre. On soulève des préoccupations sur le fait que certains avocats des demandeurs ne seront pas disponibles durant les semaines précédant la date limite du dépôt de demandes établie au 19 septembre 2012, mais les audiences seront planifiées de façon à éviter qu’un trop grand nombre se déroulent au même endroit et au même moment.

   David Paterson soulève des préoccupations de nature linguistique au sujet du document, lequel présente une distinction entre un demandeur qui « présente des preuves médicales que tout retard dans l'audition de son témoignage entraîne un grand risque qu'il meure ou perde la capacité de fournir un témoignage » (Annexe D, p. 23) et un demandeur qui « présente des preuves médicales indiquant qu’il est aux prises avec une santé chancelante, et que tout retard supplémentaire compromettrait sa capacité à prendre part à une audience » (Annexe D, p. 44). Il laisse entendre que ces deux énoncés ne précisent pas deux catégories de personnes différentes, mais plutôt différentes mesures pouvant être prises en fonction du moment où les preuves médicales sont fournies. La disposition présentée à la page 44 donne priorité sur la liste d’attente aux personnes souffrant d’une santé chancelante sur les autres demandeurs qui attendent leur audience, tandis que la disposition de la page 23 permet la tenue d’une audience « accélérée » avant que la demande soit prête à être entendue, de façon à préserver les preuves du demandeur.

   Kerry O’Shea soutient qu’il doit exister une distinction entre les demandeurs gravement malades, qui sont alités à l’hôpital par exemple, et ceux dont les demandes doivent être traitées rapidement, mais qui sont en mesure d’attendre qu’une audience soit prévue. Mobiliser des forces pour tenir une audience extrêmement urgente alors que la situation ne l’exige pas ne constituerait pas une manière efficace d’utiliser les ressources.

   Dan Shapiro mentionne que le projet pilote ne vise pas à empêcher les demandeurs pour qui c’est nécessaire d’avoir accès aux audiences « accélérées ». Si la santé d’un demandeur participant au projet pilote se détériore, on peut alors le retirer du projet et organiser une audience accélérée.

3. Approbation du procès-verbal

   Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 28 février 2012 après y avoir apporté de légères modifications.

4. Indicateurs clés de rendement

   Akivah Starkman fait un survol des principales tendances présentées dans le rapport de type « tableau de bord » distribué avant la réunion.

   Depuis la fin de mars 2012, plus de 12 500 réclamations ont été réglées ou on fait l’objet d’une décision. Si l’estimation initiale du volume de réclamations avait été exacte, le Processus d’évaluation indépendant (PEI) prendrait fin un an et demi avant l’échéance prévue actuellement.

   Le nombre offert d’audiences du volet ordinaire demeure un problème. Bien que le manque de personnel ait constitué un problème, le Secrétariat d'adjudication (SA) estime également qu’on inscrit au rôle les audiences si longtemps d’avance qu’il est difficile d’obtenir un accord sur les dates auprès de l’avocat du demandeur. Il faut peut-être envisager de prendre des mesures plus draconiennes.

   Les objectifs pour les audiences prévues en avril et en mai 2012, et dans une moindre mesure, celles de juin, ont dû être revus à la baisse en raison d’une pénurie de personnel. Les délais du processus de dotation impartis par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada ont fait en sorte que des candidats qualifiés ont accepté des postes dans d’autres organisations.

   Le Secrétariat d’adjudication continue de surveiller le taux de report et améliorera la méthodologie pour effectuer le suivi de ceux-ci dès la prochaine réunion. Il est trop tôt pour déterminer l’effet qu’aura la politique de report (Document d’orientation 7) étant donné que cette politique visait à améliorer les pratiques plutôt qu’à refuser les demandes de report légitimes. Des signes démontrent que le taux de report est à son plus bas depuis quelque temps.

   Pour ce qui est du traitement des décisions, les objectifs n’ont pas non plus été atteints, bien que de nombreuses décisions en retard aient été rendues au cours des dernières semaines. Le temps de réponse moyen de l’adjudicateur est de 60 jours, ce qui concorde avec les pratiques précédentes, mais excède le temps prévu dans la Convention de règlement. Le Secrétariat d’adjudication a également manqué de personnel au sein de l’unité décisionnelle. Le Secrétariat d’adjudication travaille actuellement à l’élaboration d’un outil plus solide pour aider l’adjudicateur en chef à gérer la charge de travail des adjudicateurs et l’affectation des dossiers.

   Alison Molloy note que le Canada et l’avocat des demandeurs peuvent être dépassés lorsqu’un nombre important de décisions sont rendues en même temps. Akivah Starkman répond que le Secrétariat d’adjudication essaie de faire en sorte que le rythme auquel les décisions sont rendues soit constant et régulier, mais il ne peut pas se permettre de ralentir l’annonce des décisions uniquement pour ralentir le rythme.

5. Rapport du directeur exécutif

   Akivah Starkman discute de l’expansion du Programme Extension du Secrétariat de l’adjudication; on contribue ainsi à s’assurer que les survivants connaissent les dates limites de dépôt des réclamations. Plus de 150 activités communautaires ont eu lieu cette année. Au cours des dernières semaines, l’accent a été mis dans le Nord.

   De plus, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a divulgué un communiqué de presse le 19 mars en vue du programme d’avis qui a débuté le 24 mars. Le programme multimédia comprendra l’envoi de lettres personnelles aux gens ayant rempli une demande de Paiement d’expérience commune, mais n’ayant pas présenté une demande au PEI.

   Le Canada a informé les parties qu’il avait retiré son appel de la décision du juge en chef Winkler voulant que les écoles de Stirland Lake et de Cristal Lake soient comprises dans la Convention de règlement. Le Secrétariat de l’adjudication effectuera un travail particulier pour s’assurer que les élèves de ces écoles savent qu’ils ont le droit de présenter une demande.

   Le formulaire de demande n’indique pas explicitement que la date limite est le 19 septembre 2012. Le Secrétariat de l’adjudication a fait faire un tampon à appliquer sur la page couverture.

   Dan Ish fait remarquer que la section où l’avocat du demandeur doit certifier la demande ne comporte pas d’espace pour inscrire la date. Cela a posé problème lors de quelques examens et lors de l’application de Crawford. La prochaine version comportera un espace prévu à cet effet.

   Pour répondre à une question, Akivah Starkman mentionne que le Secrétariat de l’adjudication travaillera avec Crawford pour s’assurer que l’on dispose de suffisamment de temps de manœuvre pour traiter les demandes de dernière minute.

   Pour donner suite à une question concernant les demandes provenant d'anciens étudiants qui sont incarcérés, Akivah Starkman indique que le Secrétariat d'adjudication a fait beaucoup de sensibilisation au sein des établissements carcéraux et des centres d'amitié afin de rejoindre les sans-abri et d'autres personnes plus difficiles d'approche. Toutefois, le Secrétariat ne sait pas précisément combien d'anciens élèves sont maintenus en détention, puisque de nombreux demandeurs inscrivent l'adresse de leur avocat ou de leur domicile sur les formulaires.

   Pour répondre à une question portant sur la sensibilisation, Akivah Starkman indique que l'Assemblée des Premières Nations et les dirigeants des collectivités ont fait partie intégrante du programme de sensibilisation du Secrétariat d'adjudication. Le programme dépend des invitations et du soutien apporté par les dirigeants des collectivités, et Akivah travaille actuellement à l'organisation d'une réunion avec l'Assemblée des premières nations afin de discuter du rôle qu'elle peut jouer afin d'apporter son appui à ces efforts.

   Le lancement du système interactif de gestion des dossiers a eu lieu à la mi-mars et, à l'heure actuelle, 27 cabinets d'avocats y participent. On s'attend à ce que cet outil électronique procure des avantages tangibles en ce qui a trait à la surveillance des progrès réalisés dans la collecte de documents. D'autres cabinets continuent de s'y joindre et le Secrétariat d'adjudication reçoit des demandes en vue d'ajouter de nouvelles fonctionnalités à la version 2 du système.

6. Rapport de l'adjudicateur en chef

   Dan Ish indique qu'il a assisté à un événement régional organisé par la Commission de vérité et de réconciliation à Victoria au cours de la fin de semaine précédente. Cette activité était bien organisée et plus de 2 000 personnes y ont participé. Le prochain événement organisé par la Commission de vérité et de réconciliation aura lieu à Saskatoon vers la fin du mois de juin.

   Les nouveaux adjudicateurs nommés en 2011 sont presque tous prêts à se mettre à la tâche. L'adjudicateur en chef s'occupe encore de la répartition des audiences parmi les adjudicateurs afin de veiller à ce que les cas soient assignés plus équitablement. Deux adjudicateurs ont quitté leur poste : Kelly Macdonald, qui a mené la toute première audience de MARC en mai 2004, a démissionné pour des raisons de santé. Troy Sweet, de Moncton, qui a été nommé à la Cour provinciale du Nouveau-Brunswick.

   L'adjudicateur en chef demande au Comité de surveillance d'approuver l'ajout de deux noms à la liste des délégués autorisés afin de mener des examens du bien-fondé des décisions des adjudicateurs. La liste précédente a été approuvée le 13 septembre 2011.

   Pour répondre à une question, l'adjudicateur en chef indique que cette mesure ne réduit pas le bassin d'adjudicateurs disponibles pour les audiences, mais augmente le nombre d'adjudicateurs disponibles pour les examens.

   Décision : Le Comité de surveillance approuve l'ajout de deux adjudicateurs à la liste des délégués de l'adjudicateur en chef autorisés à mener des examens du bien-fondé des décisions des adjudicateurs.

7. Demande de propositions pour le poste d'adjudicateur en chef adjoint

   L'adjudicateur en chef discute de ses intentions relativement à l'embauche d'un sixième adjudicateur en chef adjoint. Le nouvel adjudicateur en chef adjoint se pencherait principalement sur les questions liées aux avocats et serait apte à se rendre devant les tribunaux au nom de l'adjudicateur en chef, au besoin. On fournit au Comité de surveillance une version provisoire de l'énoncé de travail associé au poste. On ne prévoit pas que le nouvel adjudicateur en chef adjoint dispose d'un noyau d'adjudicateurs réguliers, mais il pourra intervenir dans l'éventualité où une personne est absente.

   Décision : Le Comité de surveillance donne son accord de principe pour l'embauche d'un nouvel adjudicateur en chef adjoint. La version provisoire de l'énoncé de travail sera acheminée par courriel lorsqu'elle sera achevée.

8. Stagiaires

   L'adjudicateur en chef fait mention au Comité de surveillance de la motion du 5 mai 2009 concernant les stagiaires. Son point de vue est que cette motion n'empêche pas les avocats d'être accompagnés de stagiaires, mais qu'un stagiaire ne pourra pas représenter le demandeur seul lors d'une audience.

   L'adjudicateur en chef indique qu'il fournira une certaine orientation à cet égard aux adjudicateurs et qu'il la publiera sur le site Web.

   On pose une question au sujet des cliniques d'aide juridique dotées d'étudiants en droit sous la surveillance attentive d'un membre du barreau. Normalement, ces cliniques ne demandent aucuns frais au demandeur. À cet égard, le gouvernement du Canada est d'avis qu'il ne paierait pas une contribution de 15 % pour payer les frais juridiques à des cliniques de ce genre, puisque ces dernières n'imposent aucuns frais.

9. Réunion avec le Comité d’administration national (CAN)

   Mayo Moran indique que Dan Ish, Akivah Starkman, John Trueman et elle-même prendront part à une réunion avec les membres du Comité d'administration national qui aura lieu en juin, à Saskatoon. Dans le cadre de cette réunion, on se concentrera sur les questions liées à l'achèvement du Processus d'évaluation indépendant (PEI). Les autres questions qui seront soulevées par le CAN, au sujet du pouvoir exercé par l'adjudicateur en chef aux fins de la protection de l'intégrité du PEI, seront prises en compte par le tribunal chargé du dossier.

10. Prochaine réunion

    La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Toronto, le 29 mai 2012.