Comité de surveillance des Procès-verbaux | 29 mai 2012 - Toronto, Ontario

Membres présents

Également présents

Excusés

1. Approbation du procès-verbal

   Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 17 avril 2012, après y avoir apporté de légères modifications.

2. Indicateurs clés de rendement

   Akivah Starkman fait un survol des principales tendances notées dans le rapport de type « tableau de bord » distribué avant la réunion.

   À la fin du mois d’avril 2012, le Secrétariat avait reçu 26 150 demandes; à la mi-mai, il en avait reçu 26 500. Plus de 15 000 demandes ont été réglées, dont plus de 13 000 à l’issue d’une décision de l’adjudicateur ou d’un règlement négocié.

   Le nombre de demandes connaît une hausse importante, tout comme les appels sur la ligne d’information et la ligne d’écoute. Ce phénomène s’explique par le fait que la date limite pour le dépôt des demandes approche, le plan de notification a été approuvé par les tribunaux et les efforts de diffusion de l’information ont été intensifiés. De plus, l’enquête menée par l’organisme de surveillance des décisions judiciaires sur le cabinet Blott & Company a révélé qu’environ 1200 demandes n’avaient pas encore été soumises.

   Le Secrétariat d’adjudication éprouve toujours des difficultés à obtenir les disponibilités des avocats des demandeurs pour fixer les dates d’audience. Un certain nombre d’entre eux ont restreint leur disponibilité pendant l’été 2012, étant donné que la date limite pour présenter une demande approche. Il est difficile d’obtenir des dates plus tard également.

   Le taux d’ajournements est maintenant en baisse; en avril, il était de 13,6 % et en mars, de 13,5 %. Il est trop tôt pour mesurer l’incidence de la politique, mais le taux n’a jamais été aussi faible.

   La période de temps nécessaire pour rendre une décision s’est accrue légèrement. Il se pourrait qu’elle continue de croître si le nombre de dossiers complexes augmente. Le Secrétariat d’adjudication continue de suivre le temps nécessaire aux différentes étapes, notamment le temps requis aux experts pour effectuer leur évaluation, à l’adjudicateur pour rédiger sa décision et au personnel pour la publier. Le Secrétariat d’adjudication a mis en place récemment un outil plus précis pour permettre à l’adjudicateur en chef de suivre de près la charge de travail des adjudicateurs et le temps consacré à la rédaction des décisions.

   Alison Molloy souligne que trois dossiers MARC ne sont pas encore réglés. Dans un cas, les observations finales ont été présentées la semaine dernière, et dans les deux autres, elles le seront en juin et juillet. Elle ajoute qu’organiser la présentation des observations finales après l’audience peut prendre beaucoup de temps.

   L’adjudicateur en chef mentionne que les mesures de protection offertes aux demandeurs, notamment l’audition de l’auteur allégué et l’évaluation par un expert, sont à l’origine de la plupart des ajournements. Ces mesures font partie intégrante du PEI, mais lorsqu’elles ne sont pas nécessaires, les adjudicateurs peuvent, dans tous les cas, entendre des observations à l’audience. Les parties ne doivent pas s’attendre à ce que tout soit terminé le jour de l’audience si des mesures de protection sont nécessaires.

   Akivah Starkman mentionne que le Secrétariat d’adjudication est en train de mettre au point une procédure pour gérer les dossiers qui ne cheminent pas normalement. Les propositions seront soumises au Comité de surveillance à l’une de ses prochaines réunions; la procédure sera probablement intégrée à la demande de report de la date d’achèvement présentée aux tribunaux.

   En réponse à une question, Akivah Starkman confirme que le Secrétariat d’adjudication prévoit terminer les premières audiences en décembre 2014, à condition que la cadence se maintienne et que tous les dossiers soient prêts d’ici là.

   Mitch Holash demande si on s’est penché sur les raisons qui expliquent le fait que le nombre de demandes soit plus élevé que prévu. John Trueman répond que le gouvernement avait établi ses prévisions, 12 500, en s’appuyant sur d’autres programmes d’indemnisation du même genre, mais que ceux-ci ne prévoyaient pas d’indemnités pour les sévices physiques ou les actes fautifs, et qu’ils ne s’appliquaient pas aux sévices commis par d’autres élèves, ou encore subis par des élèves non pensionnaires ou des enfants admis sur les lieux; le bassin des demandeurs potentiels est donc plus vaste. De plus, la publicité faite de manière continue à l’échelle nationale au sujet de la Convention de règlement et le travail des avocats et des organismes d’aide pour remplir les formulaires peuvent avoir incité un plus grand nombre d’anciens élèves admissibles à présenter une demande. Il semble en outre que l’incidence et la gravité des sévices commis dans les pensionnats indiens aient été plus élevées que dans d’autres établissements d’enseignement. Certains facteurs sont toutefois hypothétiques et difficiles à quantifier. David Paterson mentionne que l’Assemblée des Premières Nations avait estimé le nombre total de demandes à environ 26 000.

   Les membres discutent du besoin de veiller à ce que tout ce qui entoure le PEI soit bien documenté pour les générations futures. Compte tenu de la nature confidentielle du processus, il est difficile de sensibiliser la population aux raisons d’être du PEI. Le PEI vise non seulement à réparer les torts causés aux survivants des pensionnats et à leurs collectivités, mais aussi, à favoriser la réconciliation.

   En plus des efforts déployés actuellement par le Secrétariat d’adjudication, on propose d’embaucher un historien ou un spécialiste en sciences sociales pour bien documenter l’héritage du PEI et son rôle dans la réconciliation. Akivah Starkman se penchera sur la question et soumettra le tout au comité à une prochaine réunion.

3. Rapport du directeur exécutif

   Akivah Starkman discute du nouvel échéancier concernant la demande de propositions pour pourvoir au nouveau poste d’adjudicateur en chef adjoint qui a été distribué avant la réunion. L’objectif est de diffuser la DP le 8 juin, afin que l’on puisse confirmer le choix du candidat à la réunion du Comité de surveillance du 25 septembre et que le contrat soit signé au début d’octobre. La DP doit être affichée sur le site www.merx.com pendant une période minimale de 40 jours.

   Le plan de notification concernant la date limite de présentation des demandes va bon train. À ce jour, 207 annonces publicitaires en anglais et 133 en français ont été diffusées à la télévision; de la publicité a également été faite dans les journaux et à la radio. De plus, une lettre a été envoyée à tous les bénéficiaires du PEC qui n’ont pas présenté de demande dans le cadre du PEI.

   Kerry O’Shea et David Paterson mentionnent que depuis l’envoi des lettres, ils ont reçu un nombre accru d’appels. Certains survivants dont le dossier a déjà été réglé dans le cadre du MARC ou de la procédure peuvent avoir reçu une lettre et ne pas être admissibles au PEI.

   Le Secrétariat d’adjudication a également accru ses efforts de sensibilisation à l’approche de la date limite. En 2011-2012, le Secrétariat a tenu 168 séances; depuis le 1er avril, 33 séances supplémentaires sont venues s’ajouter, et l’accent a été mis sur les régions du Nord et les survivants dans les prisons fédérales. On veut ainsi s’assurer que les survivants admissibles sont au courant de leur droit de présenter une demande.

   Le Système interactif de gestion des dossiers (SIGD) est maintenant utilisé par 28 cabinets d’avocats pour effectuer un suivi des documents obligatoires requis. Le système s’est révélé utile pour mieux comprendre où en sont les demandes.

4. Rapport de l’adjudicateur en chef

   Dan Ish présente un compte rendu de diverses décisions rendues dernièrement par les tribunaux qui ont des répercussions sur le PEI.

   La Cour suprême de la Colombie-Britannique a entendu l’affaire Blott & Company en avril et mai. L’organisme de surveillance avait présenté une demande en vue de faire bannir le cabinet, ses avocats et tout son personnel du PEI, et de nommer un « représentant des demandeurs » pour superviser le transfert des dossiers vers d’autres avocats. L’avocat de David Blott a semblé juger adéquates les conditions imposées à son cabinet par la Law Society of Alberta qui prévoient notamment que M. Blott n’a pas le droit de représenter des demandeurs dans le cadre des audiences du PEI ou d’avoir des contacts avec les clients. Il a également embauché un conseiller en gestion d’entreprise expérimenté pour surveiller les activités de son cabinet.

   Les plaidoiries ont duré cinq jours et demi, pendant lesquels la juge Brown a entendu les avocats représentant l’organisme de surveillance, Blott & Company, deux des associés de Blott, le gouvernement du Canada, l’Assemblée des Premières Nations, le National Consortium, les avocats indépendants, le Merchant Law Group, la Law Society of Alberta, BridgePoint Financial, et l’adjudicateur en chef.

   Une des questions soulevées concernait le compte rendu d’audience supplémentaire mis en place par l’adjudicateur en chef lorsque l’adjudicateur trouve que la conduite de l’avocat du demandeur est préoccupante. Le Merchant Law Group s’oppose à ce que des questions soient posées aux demandeurs, tandis que le National Consortium et les avocats indépendants soutiennent que les questions devaient être posées au moment de l’examen des honoraires des avocats et non pas à l’audience. La position de l’adjudicateur en chef est que l’audience est le seul moment où le demandeur comparaît en personne, que des examens détaillés des honoraires des avocats sont menés dans seulement 40 à 45 % des cas, et que le demandeur participe à la conférence téléphonique sur le sujet dans environ 5 % des cas seulement. Ainsi, seulement environ 2 % des demandeurs se verraient interrogés sur la question, ce qui réduirait à néant les efforts déployés en ce sens.

   On ne sait pas quand la décision sera rendue.

   Deux nouvelles plaintes ont été présentées concernant l’examen des honoraires des avocats. Les trois plaintes précédentes ont été déposées au nom des avocats. Ces deux nouvelles plaintes ont ceci de particulier que ce sont apparemment les demandeurs qui ont mandaté leurs avocats de porter la cause devant la Cour fédérale au motif que leur droit en vertu de la Charte de leur verser des honoraires supérieurs au montant établi par l’adjudicateur a été violé. L’adjudicateur en chef a retenu les services d’un avocat pour s’occuper du dossier.

   La Cour d’appel du Québec a statué que l’affaire concernant les droits des auteurs présumés dans le cadre du PEI devait être confiée au juge en chefTingley. Les Pères Oblats ont présenté une requête en autorisation d’appel devant la Cour suprême du Canada.

   Le nombre de demandes de révision ne cesse de croître. Dans presque tous les cas où aucune indemnité n’est accordée, la cause est portée en appel. La plupart le sont pour des questions de crédibilité ou de fiabilité, ce qui monopolise plus de ressources que la procédure d’examen des compétences parce que l’adjudicateur doit examiner la transcription de l’audience.

   L’adjudicateur en chef a répondu à la lettre d’une clinique juridique étudiante en présentant la politique du Comité de surveillance sur la participation des stagiaires en droit au PEI.

   L’adjudicateur en chef participera avec Mayo Moran, Akivah Starkman et John Trueman à la rencontre du 21 juin avec le Comité d’administration national. Le principal point à l’ordre du jour sera de mettre le CAN à jour sur le travail accompli au cours de la dernière année dans le cadre de la stratégie d’achèvement afin de préparer la demande de report de la date du 19 septembre 2013 à présenter aux tribunaux.

5. Liste d’experts

   L’adjudicateur en chef présente le curriculum vitae de trois personnes que le Secrétariat d’adjudication propose d’ajouter à la liste des experts, tous capables de travailler en français.

   Les membres expriment des réserves au sujet des candidatures et demandent notamment si on a vérifié leurs références, leur compétence en français, leur capacité de travailler avec les Autochtones, ainsi que d’autres éléments liés à leurs qualifications.

   L’adjudicateur en chef met les candidatures en suspens et demandera au personnel du Secrétariat de vérifier les points soulevés par les membres.

6. Observateurs aux audiences

   Caroline Clark mentionne que le gouvernement du Canada éprouve de la difficulté à obtenir que des stagiaires participent aux audiences, car les avocats des demandeurs s’y opposent. Comme certains avocats refusent d’entrée de jeu la présence d’observateurs, on se demande s’ils ont vraiment vérifié avec leurs clients. Elle ajoute que le gouvernement du Canada est en train d’embaucher et de former de nouveaux gestionnaires de résolution et avocats et que leur présence aux audiences à titre d’observateur constitue une partie importante de leur formation.

   Alison Molloy renvoie les membres à un document adopté en 2005 par l’ancien Groupe de référence de l’adjudicateur en chef qui permettait de plein droit aux représentants du Canada et des organisations religieuses d’avoir des observateurs. Elle demande si une directive ou un avis sur le site Web ne devrait pas mentionner la nécessité, tant pour le gouvernement que pour les adjudicateurs et les autres intervenants, d’offrir des possibilités de formation. On préciserait que les observateurs sont assujettis aux mêmes règles de confidentialité que les autres intervenants et qu’ils ne seront pas appelés à jouer un rôle dans les audiences.

   David Paterson fait remarquer que de nombreux demandeurs tiennent à ce que le moins de gens possible soient présents à leur audience, et qu’ils demandent même parfois à ce que les membres de leur famille et les travailleurs de la santé communautaire quittent la salle. Le Comité de surveillance hésiterait à leur imposer des observateurs.

   Dan Ish mentionne que ce problème a rarement été rencontré dans le cadre de la formation des adjudicateurs. Le grand nombre d’audiences fait en sorte qu’il est possible d’offrir des possibilités de formation tout en respectant la volonté des demandeurs.

   Caroline Clark mentionne qu’il pourrait y avoir des « poches » de problèmes, notamment au Manitoba et à Ottawa, où on oppose un refus systématique.

   Dan Ish ajoute qu’il continuera de recommander aux adjudicateurs d’accepter des observateurs en formation, mais en précisant qu’il revient aux parties de régler les différends.

7. Dates des prochaines réunions

   Décision : Le Comité de surveillance fixe les dates de réunion suivantes :

   • Le mardi 10 juillet 2012 – Vancouver
   • Le mardi 25 septembre 2012 – Toronto
   • Le mardi 30 octobre 2012 – Toronto
   • Le mardi 4 décembre 2012 - Vancouver
   • Le mardi 15 janvier 2013 – Toronto
   • Le mardi 26 février 2013 – Vancouver
   • Le mercredi 24 avril 2013 – Montréal
   • Le mardi 28 mai 2013 – Toronto
   
   
8. Projet pilote « Plus de 65 ans »

   Alison Molloy soulève quelques préoccupations au sujet de ce projet : il englobe plus de 500 demandeurs, les documents semblent incomplets dans la plupart des cas, et on propose que chaque adjudicateur tienne 10 audiences par semaine; deux audiences par jour, c’est beaucoup, et cela pourrait se répercuter sur les demandeurs.

   Dan Ish mentionne qu’il croit savoir que ces préoccupations font toujours l’objet de discussions entre le gouvernement du Canada et le personnel du Secrétariat.

   Mayo Moran souligne que le projet pilote est chapeauté par le Sous-comité technique et qu’il revient à Dan Shapiro de s’occuper de ces questions. Si le sous-comité n’arrive pas à trouver une solution, le Comité de surveillance pourra en être saisi.

9. Prochaine réunion

   La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 10 juillet 2012, à Vancouver.