Comité de surveillance des Procès-verbaux | 10 juillet 2012 - Vancouver, BC

Membres présents

Également présents

1. Rapport du sous-comité technique

Dan Shapiro fait un compte rendu de la réunion du sous-comité technique tenue le 9 juillet 2012.

Le sous-comité a discuté des pratiques du Secrétariat relatives aux aveux dans les cas de sévices entre élèves. Depuis sa création, le Secrétariat a considéré comme un élément essentiel d’une demande admissible dans cette catégorie l’affirmation du demandeur selon laquelle le personnel savait ou aurait raisonnablement dû savoir que des abus tels que ceux allégués se produisaient au pensionnat. Cependant, à la suite de l’application de la directive 8 (DAC-8), un demandeur peut maintenant avoir gain de cause même s’il n’est pas en mesure de prouver que le personnel était au courant des sévices perpétrés, étant donné les aveux déposés à cet égard par le Canada à partir de précédents dossiers. Bien que le Secrétariat admette les demandes qui s’appuient déjà sur les aveux que le Canada déposera à l’audience, on s’est demandé dans quelle mesure tous les demandeurs sont bien au courant de cette possibilité. Il a aussi été soutenu qu’il ne devrait pas être nécessaire de faire valoir ce point.

Les parties ont convenu :

• que le Secrétariat n’exigera plus du demandeur de fournir des preuves que le personnel était au courant de la situation pour admettre sa demande dans la catégorie des sévices entre élèves;
• que le Secrétariat examinera toute demande non admise pour des motifs liés à ce que savait le personnel;
• qu’à l’avenir, un avertissement énonçant les exigences auxquelles les demandeurs devront répondre à l’audience sera, au besoin, envoyé aux demandeurs admis.

Des débours raisonnables et nécessaires sont payés à l’avocat lorsque le demandeur obtient gain de cause. Dans le cadre du PEI, le Canada examine les débours de l’avocat; en cas de différends, le dossier est renvoyé à l’adjudicateur.

Les avocats des demandeurs ont exprimé leurs préoccupations au sujet des politiques internes du Canada en matière de débours :

• la politique limite à deux le nombre des rencontres entre l’avocat et son client (à moins qu’une justification ne soit fournie pour la tenue de rencontres supplémentaires), ce qui va à l’encontre des bonnes pratiques et des récentes décisions concernant les honoraires d’avocat qui soulignent l’importance de contacts réguliers entre le demandeur et son avocat;
• d’autres coûts, comme les évaluations commandées par l’avocat du demandeur pour envisager une éventuelle réclamation pour perte d’occasion, ne sont pas remboursés.

Dan Shapiro a souligné que les politiques internes du Canada ne lient pas les adjudicateurs. Toutefois, les cas de renvoi à ces derniers sont extrêmement rares : après plus de 13 000 audiences, seules trois ou quatre décisions relatives aux débours ont été publiées dans la base de données des décisions.

Le sous-comité s’est penché sur la lettre d’instruction de l’adjudicateur à l’intention des spécialistes retenus pour effectuer une évaluation médicale ou psychologique. Il semble que la pratique qui consiste à fournir une version préliminaire de la lettre aux parties sur demande, afin d’éviter les malentendus ou de corriger les erreurs, ne soit pas toujours appliquée. Les parties ont convenu de demander à l’adjudicateur en chef de recommander à tous les adjudicateurs d’accéder aux demandes faites à cet égard, tout en laissant une courte période de temps (une semaine) pour les commentaires.

Le Canada a posé des questions au sujet des directives données aux adjudicateurs relativement à l’imposition de conditions pour le report des audiences. Dan Shapiro a donné aux membres du sous-comité accès à un séminaire sur vidéo destiné aux adjudicateurs sur la politique en matière de report, et invité le Canada à préciser ses préoccupations.

Dan Shapiro a fait le point sur le projet pilote « plus de 65 ans ». Les premières audiences ont commencé la veille de la réunion (le 9 juillet) à Saskatoon; deux adjudicateurs ont chacun présidé deux audiences. On prévoyait qu’au cours de la première semaine, dix-neuf demandes seraient portées devant les tribunaux par deux avocats.

Le projet pilote visait notamment à vérifier l’utilité des téléconférences de gestion des dossiers. Les avocats des demandeurs trouvent que ces téléconférences les incitent à travailler plus tôt dans les dossiers, ce qui permet de constituer des trousses de documentation plus exhaustives en prévision de l’audience.

Le projet pilote a aussi réussi à favoriser des règlements négociés. Le Canada a évalué environ 200 dossiers à des fins de négociation; de ce nombre, 71 ont été réglés ou sont prêts à être instruits.

Il a fallu surmonter certaines difficultés, notamment en ce qui concerne la planification des dossiers de la preuve et des téléconférences, la disponibilité des avocats des demandeurs pendant l’été et les déplacements. Dan Shapiro a affirmé que tous les participants ressentaient un certain degré d’inconfort à l’égard des nouvelles façons de faire, mais que tous étaient déterminés à obtenir un résultat positif. Un document d’évaluation a été distribué aux membres du sous-comité, et tous les participants sont invités à fournir de la rétroaction.

Le Secrétariat d’adjudication a distribué aux membres du sous-comité un document de travail sur le règlement des réclamations incomplètes ou inactives au titre du PEI dans le cadre des travaux généraux liés à la stratégie d’achèvement. La plupart des demandes au titre du PEI suivent leur cours : les deux tiers des demandes sont prêtes à être entendues dans moins d’un an, et 85 % d’entre elles, dans moins de dix-huit mois. Cependant, pour 15 % des demandes, l’audience devra encore attendre au moins dix-huit mois.

La stratégie vise essentiellement à tout mettre en œuvre pour que les dossiers atteignent un niveau qui permet de fixer la date d’une audience. Le Secrétariat prévoit que les employés de l’Unité d’admission joueront un rôle actif dans la gestion des dossiers une fois que le processus d’admissions prendra fin en 2013. Ces employés possèdent de solides compétences, connaissent bien le PEI et seront en mesure de travailler avec les avocats des demandeurs pour éliminer les obstacles et résoudre les problèmes.

Cependant, des mesures devront être prises en ce qui concerne les demandes qui risquent de ne jamais pouvoir être entendues, malgré des efforts soutenus. À l’heure actuelle, il n’existe aucun mécanisme permettant de mettre fin à une demande admise au titre du PEI, à moins qu’un adjudicateur ne tranche la question ou que la demande soit réglée ou retirée. Le document de travail du Secrétariat énonçait quelques options possibles pour traiter ces demandes, qui serviraient de fondement à l’élaboration de propositions précises qui seraient intégrées à la demande aux tribunaux cet automne.

Les parties conviennent de fournir de la rétroaction au Secrétariat d’ici deux semaines.

2. Départ d’Alison Molloy

Marielle Doyon annonce qu’Alison Molloy prendra sa retraite d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada au cours des prochains mois, après une carrière de près de 34 ans dans la fonction publique. Il s’agit donc de sa dernière réunion du Comité de surveillance.

Les membres du Comité expriment leur reconnaissance et leurs remerciements pour le dévouement et l’engagement d’Alison à l’égard de la compensation des séquelles laissées par les pensionnats indiens. Elle y aura consacré plus de douze ans, dont plus de trois au sein du Comité de surveillance.

Dan Shapiro souligne aussi le travail d’Alison au sein du sous-comité technique depuis sa création

Alison Molloy et Dan Shapiro quittent la réunion.

3. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le comité approuve le procès-verbal de la réunion du 29 mai 2012.

4. Indicateurs de rendement clés

Akivah Starkman donne un aperçu des principales tendances observées dans les rapports statistiques distribués avant la réunion.

Plus de 27 000 demandes ont été reçues à ce jour; ce chiffre ne tient pas compte des demandes non déposées par le cabinet Blott & Company qui sont visées par la récente décision rendue par les tribunaux. Il semble que les prévisions du Secrétariat (environ 29 700 demandes en tout) seront atteintes ou dépassées.

Divers facteurs influent sur la capacité du Secrétariat à tenir des audiences. Les avocats de plusieurs demandeurs ont été moins disponibles pendant les mois d’été, jusqu’à la date limite pour le dépôt des demandes. Le Secrétariat d’adjudication a aussi connu de graves problèmes techniques liés à l’utilisation d’Internet dans les nouveaux locaux du personnel de la gestion des dossiers à Regina, ce qui a réduit la capacité de recevoir des documents ainsi que de préparer et de transmettre les dossiers de la preuve. Il semble que le marché qu’a conclu le gouvernement avec le fournisseur de services accorde à ce dernier 80 jours pour régler le problème.

Le Secrétariat et le gouvernement du Canada accusent d’importants retards sur le plan de la dotation en raison des mises à pied ailleurs au gouvernement. AADNC élimine quelque 500 postes, et environ 19 000 sont abolis à l’échelle du gouvernement. De nouvelles procédures ont été prévues afin de trouver des postes convenables aux personnes qui seront mises à pied.

Ces circonstances ont considérablement ralenti le processus de dotation, mais, paradoxalement, elles ont aussi rendu les postes en question plus difficiles à doter. Bien que le Secrétariat d’adjudication ne soit pas touché par les compressions ou les mises à pied, il n’est autorisé qu’à offrir des postes de durée déterminée en raison de la nature temporaire du PEI. Les employés excédentaires des autres organismes gouvernementaux refusent d’accepter ce genre de poste, ou encore les acceptent et les quittent aussitôt que des postes de durée indéterminée (permanents) s’offrent ailleurs.

Au sein de l’administration fédérale, y compris ceux du Secrétariat d’adjudication, plus de 100 postes entièrement financés sont toujours vacants. Idéalement, ces postes pourraient être occupés pour une durée indéterminée par des personnes mises à pied. Le taux d’attrition normal au cours des prochaines années contribuerait alors à réduire la responsabilité du gouvernement.

Akivah Starkman déclare qu’en raison des problèmes susmentionnés, le Secrétariat s’attend à tenir chaque mois de 20 à 30 audiences de moins que prévu, et ce, pour les trois prochains mois.

Marielle Doyon affirme que le Canada connaît les mêmes difficultés dans les efforts qu’il déploie pour recruter du personnel pour assister aux audiences. Former un gestionnaire de la résolution prend au moins huit semaines; il est pour le moins démotivant d’investir du temps et des efforts dans la formation d’une personne qui quittera ses fonctions faute de se voir offrir un poste de durée indéterminée.

Akivah Starkman souligne toutefois que ces problèmes ne semblent pas devoir être perçus comme un manque d’intérêt de la part du gouvernement pour le PEI. En fait, le gouvernement a récemment approuvé le financement requis pour que le PEI se poursuive jusqu’en 2015-2016. Cependant, la réduction des effectifs ailleurs au gouvernement et la rigidité d’AANDC à l’égard de la dotation des postes au Secrétariat d’adjudication ont des répercussions concrètes sur la mise en place du personnel nécessaire pour répondre aux objectifs en matière d’audiences.

Le Secrétariat s’efforce de peaufiner sa méthode de suivi des reports d’audiences. Les mesures actuelles prennent en considération toutes les audiences qui n’ont pas lieu à la date prévue à l’origine. Si l’on tient compte uniquement des reports effectués dans les dix semaines précédant la date de l’audience, le taux de report s’établit à environ 11,3 % pour janvier à juin 2012.

5. Rapport du directeur général

La date limite pour le dépôt d’une demande au titre du PEI est le 19 septembre 2012, soit une semaine avant la tenue de la prochaine réunion du Comité de surveillance. Le Secrétariat d’adjudication continue d’axer sur ce délai ses efforts de sensibilisation. Un document qui détaille les initiatives du Secrétariat qui vise à s’assurer que les survivants des pensionnats indiens sont au courant du PEI et qui rappelle la date limite sera distribué sous peu.

Des employés du Secrétariat d’adjudication ont participé à l’événement national de la Commission de vérité et de réconciliation en Saskatchewan, qui s’est tenu à Saskatoon du 21 au 24 juin 2012.

La demande de proposition pour les services d’un nouvel adjudicateur en chef adjoint est toujours en cours d’élaboration par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, et ce, depuis plus de deux mois, ce qui est inacceptable .

L’adjudicateur en chef a presque terminé son rapport annuel au Comité de surveillance; il le distribuera dès qu’il sera terminé.

La décision de la Cour dans l’affaire Blott & Company a été rendue publique le 5 juin. Le Secrétariat d’adjudication disposait d’une équipe d’intervention depuis l’automne et s’était préparé à divers scénarios.

Peu de temps après que la décision a été rendue, Dan Ish et Akivah Starkman ont rencontré M. Ian Pitfield, le coordonnateur de la transition nommé par la Cour. M. Pitfield a notamment comme priorité de veiller au maintien des audiences prévues à court terme et de communiquer efficacement avec les demandeurs représentés par Blott.

Le cabinet Blott & Company a cessé ses activités le 30 juin. Les appels à ses lignes téléphoniques sans frais sont maintenant redirigés vers la ligne d’information du PEI. Des avis ont été envoyés aux demandeurs représentés par Blott, et M. Pitfield s’est rendu dans les collectivités pour rencontrer les gens. Des documents d’information préparés par le Secrétariat d’adjudication et M. Pitfield sont offerts dans le cadre des activités de sensibilisation, par l’intermédiaire de la ligne d’information ou par l’entremise des travailleurs de soutien en santé.

À ce jour, pratiquement toutes les audiences des demandeurs représentés par Blott ont eu lieu comme prévu. En règle générale, M. Pitfield autorise les avocats autrefois associés à Blott à prendre part aux audiences jusqu’au 15 juillet et attribue à de nouveaux avocats les dossiers devant faire l’objet d’une audience à une date ultérieure. À court terme, le défi du Secrétariat consistera à s’occuper de la logistique des audiences pour lesquelles aucun nouvel avocat n’a été désigné depuis que Blott & Company a cessé ses activités.

Le Secrétariat d’adjudication travaille aussi avec M. Pitfield et le surveillant nommé par les tribunaux à traiter les dossiers non déposés, les dossiers « non admissibles », les dossiers de succession et d’autres documents de même nature mentionnés dans l’ordonnance de la Cour. Le tout fera l’objet d’un inventaire devant permettre d’identifier les personnes dont les demandes sont considérées comme ayant été reçues avant la date limite. Les avis envoyés aux demandeurs incitaient les survivants des pensionnats indiens à communiquer avec le personnel de la ligne d’information s’ils n’avaient pas été informés du statut de leur demande. Une fois que M. Pitfield aura nommé de nouveaux avocats, ces derniers examineront chacune des demandes avec le demandeur avant de la certifier.

La Cour doit répondre à un certain nombre de questions soulevées à l’audience dans les motifs supplémentaires, notamment au sujet du rôle de l’adjudicateur en chef dans la surveillance de la conduite des conseillers juridiques, de la demande du surveillant nommé par les tribunaux relativement à la réouverture de dossiers ayant déjà fait l’objet d’une décision, et des coûts de l’enquête.

En réponse à une question qui lui est posée, Akivah Starkman déclare que les anciens associés de Blott ont maintenant le statut d’avocats indépendants et sont autorisés à finaliser les dossiers en cours. S’ils souhaitent traiter d’autres demandes dans le cadre du PEI, ils devront le faire sous la direction d’un autre cabinet.

Akivah Starkman distribue un document sur les activités de communication, lequel décrit l’approche proactive adoptée par le Secrétariat pour renseigner les demandeurs et le grand public sur le PEI.

Les contrats des membres du Comité de surveillance seront modifiés sous peu afin d’harmoniser leur taux journalier avec celui des adjudicateurs, conformément à la Convention de règlement.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Ish parle de son entretien avec Ian Pitfield au sujet de la décision rendue dans l’affaire Blott & Company. Il a nommé l’adjudicateur en chef adjoint, Rodger Linka, pour collaborer avec M. Pitfield. Le Secrétariat a aussi affecté des employés à ce dossier. Bien qu’il reste des difficultés à surmonter, Dan affirme qu’elles seront résolues le mieux possible. Le message qu’il souhaite transmettre aux demandeurs est que de nombreuses personnes examinent attentivement leurs dossiers et travaillent sans relâche à défendre leurs intérêts.

Dave Iverson affirme qu’il tentera de communiquer avec M. Pitfield pour discuter de la pratique de Blott & Company et de Honour Walk qui consiste à refuser systématiquement que des représentants de l’Église assistent aux audiences.

Tony Merchant a été suspendu du Barreau de la Saskatchewan pour trois mois. Bien qu’il ne traite personnellement aucune demande active dans le cadre du PEI, son cabinet le fait. Les demandeurs continuent de faire affaire avec leurs avocats respectifs au Merchant Law Group.

La Cour d’appel de l’Ontario s’est prononcée dans l’appel interjeté par Duboff Edwards Haight & Shachter au sujet des décisions découlant de la révision des honoraires par l’adjudicateur en chef. Elle a confirmé que l’examen des honoraires ne peut faire l’objet d’aucun appel ni d’aucune révision judiciaire. Une demande de directives au tribunal de contrôle est autorisée dans de rares circonstances, soit lorsque la décision de l’adjudicateur en chef ou de son remplaçant désigné reflète la non-application des ordonnances de mise en œuvre ou la Convention de règlement.

7. Ajout à la liste des adjudicateurs de révision

L’adjudicateur en chef demande au Comité de surveillance d’approuver l’ajout d’un nom à la liste des délégués autorisés à mener des examens du bien-fondé des décisions rendues par les adjudicateurs. La dernière modification de la liste remonte au 17 avril 2012.

Décision : Le Comité de surveillance approuve l’ajout d’un adjudicateur à la liste des délégués autorisés par l’adjudicateur en chef à mener des examens du bien-fondé des décisions rendues par les adjudicateurs.

8. Réunion avec le Comité d’administration national au sujet de la demande aux tribunaux en vue de repousser la date d’achèvement

Mayo Moran fait le compte rendu d’une réunion tenue avec le Comité d’administration national (CAN) le 21 juin 2012. Mayo Moran, Dan Ish, Akivah Starkman et John Trueman y représentaient le Comité de surveillance.

La réunion avait pour principal objet d’informer le CAN de la nécessité de repousser la date d’achèvement, ainsi que de la nature de la demande qui devra être faite aux tribunaux. Le Secrétariat d’adjudication a préparé un document de travail relatant les progrès accomplis à ce jour, la charge de travail prévue, les mesures proposées pour faciliter l’achèvement et les facteurs de risque. La réunion s’est avérée très positive et très utile.

Les membres du Comité débattent de l’entité responsable de soumettre la demande aux tribunaux. Selon eux, le Comité de surveillance ou l’adjudicateur en chef devrait retenir les services d’un avocat et présenter la demande, mais le CAN devra approuver à l’unanimité une modification de fond aux ordonnances d’approbation, conformément à la Convention de règlement. Randy Bennett souligne toutefois qu’il s’agit d’une situation particulière non prévue par la Convention, sur laquelle les tribunaux devront peut-être se pencher même si le CAN n’est pas arrivé à une décision unanime.

En réponse à une question qui lui est posée, Akivah Starkman affirme qu’il prévoit que la demande sera faite à l’automne, une fois que le nombre final de demandes dans le cadre du PEI sera connu. Randy Bennett souligne que celle-ci pourra prendre la forme d’une demande complète ou d’une ordonnance sur consentement si toutes les parties sont d’accord.

9. Commission de vérité et de réconciliation – demande conjointe de directives concernant l’élimination des dossiers

Akivah Starkman parle de son entretien du 22 juin 2012 avec Tom McMahon et Julian Falconer, de la Commission de vérité et de réconciliation, en compagnie de John Trueman. La discussion a été très positive, et M. Falconer a indiqué que des activités de méditation seraient envisageables en septembre si le Comité de surveillance était prêt à y participer. Tant le Comité de surveillance que la Commission de vérité et de réconciliation souhaitent ardemment ne pas mêler les questions liées au PEI au conflit qui oppose la Commission et le Canada.

Akivah Starkman souligne qu’il attend toujours une réponse du directeur général de la Commission de vérité et de réconciliation au sujet de la contribution du Secrétariat d’adjudication sur le plan de la recherche, à condition que cela n’ait pas d’incidence sur la vie privée des demandeurs.

Le Comité de surveillance a retenu les services de William McDowell, du cabinet Lenczner Slaght, afin qu’il collabore avec l’avocat de la Commission de vérité et de réconciliation à l’élaboration des questions à soumettre aux tribunaux. John Trueman regroupera les anciens documents et discussions à ce sujet, qui seront fournis à M. McDowell à des fins d’information et seront diffusés aux membres du Comité de surveillance.

Les membres du Comité discutent aussi de l’événement national de la Commission de vérité et de réconciliation en Saskatchewan, qui s’est tenu à Saskatoon du 21 au 24 juin 2012.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Toronto, le mardi 25 septembre 2012.