Comité de surveillance des Procès-verbaux | 25 septembre 2012 - Toronto, ON

Membres présents

Également présents

1. Lettre d’adieu de Marielle Doyon

Élisabeth Châtillon distribue une lettre d’adieu de Marielle Doyon, qui a quitté ses fonctions de directrice générale, Opérations de la Convention de règlement, le vendredi 21 septembre, pour occuper un poste dans le secteur des ressources humaines à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

2. Rapport du Sous-comité technique

Dan Shapiro livre un compte rendu de la réunion tenue par le Sous-comité technique le 24 septembre 2012.

Le Sous-comité a examiné les propositions relatives au règlement des demandes incomplètes préparées en prévision de la requête judiciaire prochaine visant à faire reporter la date d’achèvement du 19 septembre 2013. Cette requête devra inclure notamment un plan clair permettant de régler les demandes avant une date donnée : un élément de ce plan consistera à fournir des outils pour régler les cas dans lesquels les demandes ne suivent pas le processus. Pour le moment, aucun mécanisme ne permet de régler une demande admise sans procéder par audience, règlement négocié ou retrait.

Le document du Secrétariat d’adjudication a porté sur trois questions : 1) une approche plus intensive de la gestion des dossiers à établir au Secrétariat à mesure que le travail d’admission tirera à sa fin, 2) un « processus d’audience en délibéré » permettant de soumettre à un adjudicateur pour audience un dossier dont des documents obligatoires sont manquants, et 3) un « processus de règlement spécial » permettant de soumettre un dossier à un adjudicateur pour régler d’autres questions.

Les membres du Sous-comité ont convenu qu’un travail intensif de gestion des dossiers est nécessaire, mais la nécessité des autres processus n’a pas fait l’unanimité. Le principal problème était de savoir si la nature des dossiers causant des retards devrait faire l’objet d’un plus grand travail d’information et d’analyse. On a aussi estimé que la mise en œuvre ne devrait pas commencer avant qu’une nouvelle date d’achèvement n’ait été fixée et qu’il fallait agir rétrospectivement à partir de cette date.

Randy Bennett indique que les tribunaux voudront savoir à quel type de demande s’appliquerait une procédure spéciale, pourquoi ces demandes devraient-elles faire l’objet de procédures spéciales, quelles seront les procédures proposées, et comment vont-elles garantir que les demandeurs recevront tous les avantages du règlement, sans compromettre leurs droits ni y porter préjudice. La requête judiciaire devra indiquer la position du Comité de surveillance et du Comité d’administration national.

Dan Shapiro propose que le Secrétariat d’adjudication et l’avocat d’audiences aient des échanges durant le processus d’élaboration de la requête.

Une des questions soulevées par le document provisoire est celle du retrait du dossier par l’avocat du demandeur et l’idée que ce retrait devrait être autorisé par l’adjudicateur. Le problème réside principalement dans le fait que l’avocat du demandeur dispose des meilleurs renseignements sur la localisation de son client, qui seront nécessaires au Secrétariat si le demandeur n’a pas embauché de nouvel avocat. On estime que cette question devrait faire l’objet d’un point distinct. Dan Shapiro a entrepris de rédiger un document à ce sujet pour la prochaine réunion.

Le Sous-comité a discuté de la liste maîtresse des admissions relatives aux sévices entre élèves. La décision prise par le Comité de surveillance en septembre 2010 était qu’après la date limite pour la présentation des demandes, l’adjudicateur en chef pouvait divulguer des renseignements de la liste maîtresse aux avocats des demandeurs, selon les modalités qui lui semblaient appropriées. Le Sous-comité a été invité à donner son avis sur la façon dont l’adjudicateur en chef pourrait exercer ce pouvoir discrétionnaire. Actuellement, la liste maîtresse n’est accessible qu’aux adjudicateurs.

Les avocats des demandeurs estiment que la liste maîtresse devrait être accessible à tous les avocats et qu’il ne reste plus qu’à déterminer si elle devrait être affichée sur le Web ou présentée sous une autre forme. Le Canada craint que la divulgation de la liste maîtresse ne permette à des demandeurs de modifier leur preuve en fonction des admissions. Caroline Clark avait demandé plus de temps pour consulter le personnel et discuter de la question plus avant avec Kerry O’Shea et David Paterson.

Enfin, le Sous-comité a discuté du projet pilote « Plus de 65 ans ». Au départ, 514 demandes ont été retenues pour examen. De ce nombre, 161 restent dans le cadre du projet pilote; 74 audiences ont eu lieu. Certaines demandes ont été exclues du projet pour diverses raisons : les audiences étaient déjà prévues dans le cas de 120 demandes, 70 n’ont pas reçu de réponse de l’avocat et 60 ont été réglées par voie de négociation. D’autres demandes ont été exclues pour d’autres raisons. Étant donné le nombre, plus petit que prévu, de demandes retenues pour le projet pilote, le Secrétariat d’adjudication a réservé des groupes de dates pour les audiences. Lorsque les demandes ne pouvaient être entendues, le temps ne permettait plus d’utiliser ces dates pour d’autres audiences.

En général, le processus de gestion des dossiers avec intervention rapide des adjudicateurs a suscité des réactions positives. Il reste encore à déterminer s’il serait possible de prévoir plus d’une audience par jour. On espère disposer de plus d’information évaluative pour la réunion d’octobre.

On fait remarquer que la réalisation du projet pilote peu de temps par rapport à l’échéance du 19 septembre 2012 a pu jouer sur la participation.

3. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 10 juillet 2012 sans modification.

4. Indicateurs de rendement clés

Akivah Starkman parle du volume des demandes reçues durant la semaine précédant la date limite. Au 17 septembre, soit deux jours avant l’échéance, 32 192 demandes avaient été reçues. Environ 4 300 demandes ont été reçues depuis, bien que ces nombres préliminaires n’aient pas été vérifiés. Des demandes timbrées à minuit le 19 septembre continuent d’arriver.

On ne connaîtra pas avant un moment le nombre final des demandes admises. Bien des demandes de dernière minute vont nécessiter un complément d’information. Les demandeurs ont 60 jours pour répondre aux demandes de précisions du Secrétariat. Le demandeur dont la demande ne sera pas admise aura six mois pour en appeler à l’adjudicateur en chef ou pour fournir un complément d’information.

Le Secrétariat d’adjudication a revu les objectifs qu’il s’était fixés pour les audiences pour 2012-2013. Il réduira de 4 500 à 4 000 le nombre des premières audiences. Trois facteurs ont joué dans cette décision : 1) les problèmes de dotation persistants tant au Secrétariat qu’au Canada, qui font que des secteurs clés fonctionnent avec un taux de postes vacants de 30 %, 2) le nombre d’avocats disponibles, qui a chuté de 30 % au cours de la période précédant la date limite pour le dépôt des demandes, et 3) l’envergure moindre du projet pilote, qui a fait perdre des dates d’audience.

Au 31 août, soit 5 mois après le début de l’exercice, 1 687 audiences avaient été tenues, dont 53 dans le cadre du projet pilote.

Akivah Starkman indique qu’il a travaillé avec Élisabeth Châtillon à l’élaboration d’une stratégie commune de dotation des postes liés à la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens offrant plus de latitude pour combler des postes durant l’actuel exercice de réduction de l’effectif du gouvernement. Ces travaux ont mené à une réunion avec le sous-ministre d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et à un accord qui règlera certaines de ces questions.

Le taux de report des audiences a diminué, passant de 20 % en 2011 à 11 % en août 2012. De plus, les demandes de report étant déposées plus tôt, il est possible d’utiliser les dates visées pour tenir d’autres audiences. Depuis la mise en œuvre du Document d’orientation sur les reports, 317 demandes d’ajournement ont été déposées, 11 ont été rejetées et 74 ont été admises sous condition.

L’annulation d’audiences lorsqu’un règlement a été négocié constitue un problème persistant, surtout du fait que 72 % des annulations se produisent dans un délai de 10 semaines avant l’audience. Bien des avocats ne veulent pas abandonner une date d’audience avant qu’un règlement n’ait été conclu. Or, 99 % des dossiers qui passent par le processus de règlement négocié sont réglés à cette étape. Le Secrétariat d’adjudication prévoit examiner cette question avec les parties concernées.

Le taux de décisions demeure problématique. Cette situation est principalement attribuable au manque de personnel : l’unité chargée de traiter les décisions affiche actuellement un taux de postes vacants de 50 %.

Le nombre de demandeurs non représentés a considérablement augmenté, passant de 500 en avril 2012 à 725 au début de septembre. Ce nombre pourrait s’accroître avec les demandes présentées juste avant l’échéance. Cette augmentation pourrait être temporaire : à ce jour cette année, 160 demandeurs non représentés ont demandé l’assistance d’un avocat.

5. Rapport du directeur exécutif

Akivah Starkman distribue un document exposant les principales activités menant à l’achèvement du PEI.

La demande d’ordonnance judiciaire visant à reporter la date d’achèvement est censée être déposée cet automne. Mayo Moran, Dan Ish, Akivah Starkman et John Trueman se sont réunis avec le Comité d’administration national en juin; une autre réunion est prévue pour le 18 octobre.

Le gouvernement a réservé des fonds pour quatre autres années, de 2012 à 2016. Une nouvelle demande de fonds pourra être nécessaire après que les besoins des prochaines années seront connus. De plus, une soumission sera lancée en décembre 2012 en vue de réduire les obstacles au paiement des adjudicateurs, des membres du Comité de surveillance et de l’avocat indépendant de l’adjudicateur en chef.

Le Secrétariat d’adjudication a distribué plus tôt un document décrivant les mesures visant à faire connaître la date limite pour les demandes, notamment le programme d’avis officiel, dont la phase 4 s’est déroulée de mars à mai 2012, au coût de 1,2 million $. Dans le cadre de son programme de sensibilisation, le Secrétariat d’adjudication a tenu 363 séances dans des collectivités et des centres de santé. Quelque 19 années-personnes ont été consacrées exclusivement au travail de sensibilisation, au coût de 3,5 millions $. Le Secrétariat a conclu un marché avec l’Assemblée des Premières Nations pour la prestation d’un service d’aide au dépôt des demandes et y a investi 160 000 $. Depuis juillet, l’adjudicateur en chef a donné 11 entrevues avec les médias au sujet de la date limite et 17 articles ont été publiés, dont un a été repris par La Presse canadienne et diffusé dans plus de 300 médias en ligne et imprimés.

Le Secrétariat a élaboré des messages clairs et cohérents au sujet de l’administration du délai prévu pour le dépôt des demandes. Un document a d’abord été présenté au Comité de surveillance en février 2012, suivi de deux avis aux avocats. La ligne d’information est demeurée ouverte jusqu’à 3 h, le dernier jour. Depuis, le formulaire de demande et les références au dépôt des demandes ont été retirés du site Web. Les demandeurs qui présenteront une demande recevront une lettre leur indiquant qu’aucune ne peut être acceptée sans une autorisation judiciaire.

Élisabeth Châtillon s’informe des circonstances dans lesquelles un demandeur pourrait obtenir une autorisation judiciaire. Randy Bennett répond que bien qu’il ne puisse dire comment une autorisation pourrait être accordée dans un cas précis, cette question a déjà été étudiée par un juge : si un empêchement légitime a fait qu’une demande n’a pu être déposée à temps, le juge a été généralement indulgent. Si la personne inscrite au recours collectif ne s’était tout simplement pas prévalue de ses droits, le juge a fait preuve de moins d’indulgence. Dans certains cas, le juge a refusé d’accorder une autorisation pour toute demande tardive. Quoi qu’il en soit, les tribunaux vont examiner les circonstances particulières et s’efforcer de rendre une décision juste.

En réponse à une question, Randy Bennett indique qu’une demande d’autorisation peut être déposée tout au long de la période d’administration du règlement. Les demandeurs ont le droit de demander une exonération, mais rien ne garantit que le tribunal la leur accordera.

Akivah Starkman mentionne que des demandes visant l’ajout d’écoles à la Convention de règlement, formulées en application de l’article 12, demeurent en suspens. Le Secrétariat d’adjudication travaille à établir des mécanismes pour pouvoir répondre aux instructions du tribunal, au besoin.

En ce qui concerne la gestion du volume de cas, un travail considérable a été accompli en 2011 pour élaborer des options à soumettre au Comité de surveillance. La politique sur les reports a été mise en œuvre, tout comme le Système interactif de gestion des dossiers, maintenant utilisé par 126 cabinets d’avocats. Le Sous-comité technique a étudié avec succès des propositions relatives à la gestion intensive des dossiers et au règlement des dossiers incomplets.

Randy Bennett quitte la réunion.

Le Comité de surveillance et le Secrétariat d’adjudication s’étaient engagés à appuyer le travail de recherche de la Commission de vérité et réconciliation sans porter atteinte à la vie privée des demandeurs. La CVR a présenté une demande détaillée à la fin d’août. Le Secrétariat y a répondu avec une analyse décrivant l’information qui pouvait être fournie dès maintenant, les recherches qui allaient demander plus de travail et, enfin, l’information qu’il serait préférable de chercher auprès d’autres sources.

Le Rapport annuel 2011 de l’adjudicateur en chef a été publié au début de septembre.

La décision judiciaire dans la cause Blott & Company a été appliquée rapidement. Au 15 septembre 2011, 2 361 demandes avaient été assignées à un nouvel avocat, dont 550 demandes non présentées et 66 qui avaient été jugées « inadmissibles » par Me Blott ou Honour Walk. La plupart des audiences ont eu lieu comme prévu. En juillet et en août, 16 audiences sur 91 ont été reportées. À ce jour, en septembre, 6 audiences sur près de 50 n’ont pas eu lieu.

L’avocat de Me Blott a interjeté appel de la décision du juge Brown, mais aucune demande de suspension de la décision n’a été présentée. De plus, diverses autres questions doivent être abordées par les motifs complémentaires qui n’ont pas encore été produits.

Un groupe appelé « Eagle Vision » a produit un film intitulé We Were Children, en collaboration avec l’Office national du film. Akivah Starkman a assisté à une avant-première du film qui sera projeté en première aux festivals du film de Vancouver et de Toronto. Élisabeth Châtillon indique que le ministère des Affaires autochtones souhaite acheter des exemplaires du film et en promouvoir la distribution.

Élisabeth Châtillon indique que le Comité de surveillance et d’autres entités ont reçu une lettre du chef national de l’Assemblée des Premières Nations au sujet de la date limite pour le dépôt des demandes et d’autres questions. En réponse, elle lui a écrit qu’elle s’engageait à distribuer la lettre aux membres du Comité de surveillance.

Dave Iverson mentionne que l’Iroquois Caucus of Ontario a écrit au premier ministre, aux églises et à d’autres correspondants pour recommander que l’échéance pour le dépôt des demandes soit reportée de 10 ans.

David Paterson estime qu’il pourrait être utile d’évaluer l’efficacité des différentes mesures de sensibilisation et de communication des avis. Akivah Starkman indique que l’adjudicateur en chef et le Secrétariat d’adjudication demeurent neutres quant à la question de l’échéance. Si la question est portée devant les tribunaux, l’adjudicateur en chef livrera de l’information factuelle sur les mesures qui ont été prises, mais il laissera au juge le soin de déterminer si elles ont été efficaces.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Ish parle de l’intérêt médiatique considérable suscité par la date limite pour le dépôt des demandes. Un article paru dans un journal du Nord a été repris par La Presse canadienne qui, en modifiant le texte, a laissé entendre que l’échéance avait été reportée de deux ans. L’erreur a été constatée rapidement et La Presse canadienne l’a corrigée dans toutes les versions en ligne.

À la fin d’août, l’adjudicateur en chef a produit un document intitulé Attentes en matière juridique dans le PEI, qui a aussi reçu l’attention des médias. Il a été bien reçu par les avocats et la Law Society of Saskatchewan en a distribué copie à tous ses membres.

Plusieurs requêtes judiciaires sont attendues au cours des prochains mois. L’Assemblée des Premières Nations a indiqué avoir retenu les services d’un avocat pour demander la réouverture de la période pour le dépôt des demandes. De plus, les avocats des demandeurs pourraient déposer une ou deux requêtes relatives à des décisions de l’adjudicateur en chef dans l’interprétation de la Convention de règlement.

7. Requête judiciaire demandant le report de la date d’achèvement

Akivah Starkman décrit le travail déjà entrepris pour la requête judiciaire. Plusieurs questions ont été retenues pour discussion avec l’avocat d’audiences, notamment celle de savoir qui est la personne qui dépose la requête, où la requête doit être déposée, le degré de formalité attendu, et d’autres questions pertinentes.

La requête devra contenir des données et des prévisions détaillées et exposer les mesures déjà prises, les obstacles à un achèvement définitif ainsi que les outils demandés au tribunal. Une question particulière soulevée lors de la réunion de juin tenue avec le Comité d’administration national est la signification du mot « traitées » à l’article Six de la Convention de règlement.

Dave Iverson demande si le mois de mars 2015 est encore envisagé comme échéance proposée pour terminer les premières audiences. Akivah Starkman déclare que les prévisions vont devoir être revues, compte tenu de la réduction de la cadence en 2012-2013 et du changement dans le nombre estimatif des demandes admises qui devront être entendues.

Mitch Holash demande si la requête devrait mentionner les pressions potentielles qui pourraient exiger d’autres reports, comme l’ajout d’écoles à la Convention ou la demande de report de l’échéance, présentée par l’APN. Akivah Starkman indique que la requête pourrait devoir signaler ces questions et peut-être estimer les effets potentiels de ces pressions. Il faudra demander l’avis de l’avocat d’audiences.

8. Requête judiciaire relative à l’élimination des dossiers du PEI

Mayo Moran livre un compte-rendu d’une réunion préliminaire tenue avec Will McDowell en août 2012, à laquelle elle a assisté, avec Dan Ish, Akivah Starkman et John Trueman. Le but premier de la réunion était de fournir de l’information de base afin d’aider l’avocat à comprendre les enjeux. Le Canada avait aussi soulevé une possibilité de conflit d’intérêts, mais la question a été réglée par la suite.

Au cours de la réunion, il est apparu clairement que le point de vue du Canada sur les dossiers serait important pour la formulation d’une approche.

Caroline Clark indique que le Canada a dû cristalliser sa position sur ces questions en raison des litiges en cours avec la Commission de vérité et réconciliation. Le Canada allègue que les dossiers du Secrétariat d’adjudication lui appartiennent, sauf les décisions rendues par les adjudicateurs et l’adjudicateur en chef, en raison de leur fonction indépendante. Cependant, le Canada a pour position que, sans le consentement des demandeurs, ces documents ne peuvent être divulgués à la CVR.

Le Canada est engagé dans un processus de médiation avec la CVR, qui reprendra les 4 et 5 octobre. L’audience du tribunal a été suspendue dans l’attente du résultat de la médiation.

Dan Ish indique que le résultat de la médiation, en particulier la question de savoir quels sont les dossiers que le Canada propose de divulguer à la CVR, aura une incidence importante dans l’établissement de sa propre position en tant qu’adjudicateur en chef.

En réponse à une question, Élisabeth Châtillon indique que la position générale de la CVR est que le Canada devrait divulguer absolument tout. Le Canada répond que c’est impossible, parce que certains documents ne sont pas pertinents et que les documents pertinents doivent être examinés par le ministère de la Justice, au regard du privilège du Cabinet, du secret professionnel, de l’engagement implicite et de la protection de la vie privée. Le Canada a remis à la CVR plus de un million de documents d’Affaires autochtones et d’autres ministères.

En référence aux principes de base examinés lors de la réunion tenue en octobre 2011 avec le Comité de surveillance, Mitch Holash demande si, dans l’élaboration de sa position, le Canada a pris en compte le point de vue du Comité de surveillance en ce qui concerne les principes à appliquer. Caroline Clark répond qu’elle examinera cette question.

9. Vitrail sur les pensionnats indiens

Élisabeth Châtillon distribue un document décrivant le vitrail qui ornera la fenêtre surplombant l’entrée de la Chambre des communes et qui portera sur le thème des pensionnats indiens. L’œuvre a été présentée en juin 2012 est actuellement en cours de réalisation dans un studio de Peterborough, en Ontario. Elle sera installée en octobre et dévoilée par le premier ministre en novembre.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue pour le mardi 30 octobre 2012, à Toronto.