Comité de surveillance des Procès-verbaux | 30 octobre 2012 - Toronto, ON

Membres présents

Par téléconférence

Également présents

1. Rapport du sous-comité technique

Dan Shapiro présente un compte rendu de la réunion du sous-comité technique tenue le 29 octobre 2012.

Retrait de l'avocat

Le sous-comité propose que le Comité de surveillance adopte l'ébauche de la directive de l'adjudicateur en chef consacrée au retrait des avocats (la directive 10). Selon ce projet de directive, un avocat n'a pas à obtenir l'autorisation de l'adjudicateur pour se retirer, mais il doit signifier un avis de retrait au demandeur et il faut que le Secrétariat ait suffisamment de renseignements pour pouvoir communiquer avec le demandeur, dans le respect des exigences en matière de protection des renseignements personnels. Avant de se retirer, l'avocat doit indiquer toutes les mesures prises pour aviser le demandeur.

Le projet de directive est inscrit à l'ordre du jour, pour un examen ultérieur au cours de la réunion.

Projet pilote pour les plus de 65 ans

Dan Shapiro fait rapport sur le projet pilote concernant les plus de 65 ans. Dans le cadre de ce projet, 125 audiences sont prévues ou ont déjà eu lieu à Yellowknife, Vancouver, Calgary, Saskatoon, Winnipeg, Thunder Bay, Val d’Or et Québec. Des audiences prévues pendant une période de six semaines ont été annulées, l'avocat des demandeurs n'étant pas disponible : un problème important puisque l'on approche de la date limite pour la présentation des demandes.

Au départ, 569 dossiers ont été jugés recevables. De ce nombre, 411 ont été retirés pour diverses raisons : dossiers prêts pour une audience dans le cadre du processus courant (125); mise au rôle immédiate de l'audience des demandeurs de plus de 80 ans (51); absence de réponse de la part des avocats (70); retrait des demandes par les avocats (61); retrait du processus de règlement négocié (25) et autres.

Au 17 octobre 2012, 89 audiences avaient eu lieu. De ce nombre, 35 demandes présentées au moyen d'un formulaire de décision abrégé ont fait l'objet d'une décision; 10 demandes régulières ont fait l'objet d'une décision; 41 demandes sont en attente d'une décision; 1 a été réglée dans le cadre de négociations qui ont suivi l'audience; 3 requièrent la mise au rôle de nouvelles audiences.

Plusieurs éléments du projet pilote ont bien fonctionné, en particulier le recours aux téléconférences pour assurer la gestion de cas, ce qui a permis une présentation plus rapide de documents et la participation des représentants du Canada plus tôt dans le processus. Cela a également contribué à cibler des cas pouvant éventuellement faire l'objet d'ententes de règlement négociées. La gestion de cas et l'approche adoptée pour la mise au rôle se sont révélées particulièrement utiles lorsque des avocats avaient un grand nombre de dossiers à traiter. La mise au rôle accélérée des audiences des demandeurs âgés de plus de 80 ans a également été un résultat positif.

Selon plusieurs participants, le rythme imposé par la tenue de deux audiences par jour était insoutenable à long terme : ce rythme a accru la pression sur les représentants et l'on s'est dit préoccupé du fait que certains demandeurs ont pu se sentir pressés par le temps et n'ont pas raconté leur histoire dans son intégralité. Il était difficile de prédire quelles audiences pourraient se terminer en une demi journée et lesquelles devraient durer une journée complète. Le processus de gestion de cas a imposé aux adjudicateurs qu'ils accordent plus de temps à la préparation; un adjudicateur a dit qu'il ajoutait 30 p. cent au temps requis. En outre, le processus par téléconférence constituait un défi lorsque les demandeurs n'étaient pas représentés.

Pour les travaux futurs, on suggère entre autres d'avoir recours à des approches de gestion de cas permettant de mieux remplir les semaines d'audiences. Par exemple, lorsque trois audiences de demandeurs représentés par un même avocat doivent avoir lieu durant la même semaine, on pourrait s'efforcer d’y ajouter deux autres demandes traitées par cet avocat afin de mieux remplir l'horaire de la semaine. On examine également la question du recours à des conférences décisionnelles dans le cadre de la stratégie visant à régler les dossiers incomplets.

Akivah Starkman explique comment les mécanismes financiers imposés par le gouvernement au Secrétariat d'adjudication limitent la capacité de ce dernier de s'adapter aux changements de situation. Lorsqu'il est arrivé que certaines audiences prévues aux termes du projet pilote n'ont pu avoir lieu, le temps a manqué pour mettre au rôle d'autres audiences pour les remplacer, ce qui a fait perdre certaines dates d'audiences. Le Secrétariat a mis de l'avant un certain nombre de propositions pour permettre une plus grande souplesse en ce qui a trait aux approbations de voyages aux termes de l'article 32, mais le gouvernement ne lui a pas encore donné de réponse favorable à cet égard.

Mitch Holas souligne que sur les 500 demandes initiales, 120 ont suivi le processus habituel, 125 ont été traitées dans le cadre du projet pilote, 51 ont fait l'objet d'audiences rapides parce que les demandeurs avaient plus de 80 ans, et d'autres ont été réglées par la négociation – ce qui signifie qu'en tout, plus de 300 des 500 demandes initiales ont eu une priorité grâce à cette initiative.

Kerry O’Shea propose que l'on réfléchisse à la taille du groupe. Les projets pilotes aux termes du MARC ont été limités à environ 60 personnes.

Soins futurs

Le sous-comité traite de la note de service sur les soins futurs envoyée par l'adjudicateur en chef adjoint qui précisait les types de services de counselling qui sont couverts par Santé Canada. On se préoccupe du fait que si les frais de counselling devaient être couverts d'une autre façon, l'adjudicateur devrait en tenir compte dans son évaluation du coût des soins.

Dans le même ordre d’idée, il est difficile de trouver de l'information fiable sur les programmes qui risquent de ne plus être financés par la Fondation autochtone de guérison, et sur le moment où cela se produira. Certains avocats ne savent pas s'ils doivent demander uniquement le paiement des frais de déplacement ou du coût total du programme.

Aideen Nabigon signale qu'elle a parlé récemment au directeur exécutif de la Fondation autochtone de guérison et offert de communiquer une liste de 11 centres de guérison partout au pays, en indiquant la date de cessation de leur financement.

Admission en preuve de la connaissance d'abus entre élèves par le personnel

Le sous-comité poursuit la discussion sur l'admission en preuve de la connaissance qu'avait le personnel d'abus entre élèves. Le Comité de surveillance a décidé en septembre 2010 qu'après le 19 septembre 2012, l'adjudicateur en chef aurait le pouvoir discrétionnaire de divulguer de l'information tirée de la liste de contrôle des admissions, à laquelle seuls les adjudicateurs ont eu accès jusqu'à présent. On demande au sous-comité comment ce pouvoir discrétionnaire doit s'exercer, mais les parties ne s'entendent pas. Caroline Clark travaille sur des options qui seraient acceptables pour le Canada, mais elle n'a pas été en mesure de les mettre au point à temps pour la réunion.

L'adjudicateur en chef doit se pencher sur un certain nombre de dossiers qui soulèvent cette question. Dan Shapiro propose un échéancier plus serré, mais les parties souhaitent participer à des discussions bilatérales à ce sujet. L'idée est de tenir une réunion d'ici une semaine ou deux, Le Secrétariat fournira une personne-ressource au besoin.

Dan Shapiro souligne que si le Canada cherche à limiter la distribution de la liste de contrôle, il sera important de souligner pourquoi ces limites sont nécessaires, et si elles engagent des dépenses, afin de déterminer comment ces dépenses bénéficieront aux participants du PEI.

En réponse à une question, Dan Shapiro explique que les énoncés d'admissions sont rédigés de façon assez générale, sans nommer de personnes en particulier. Toutefois, cela pose parfois problème lorsqu'un avocat demande la liste des membres du personnel afin de déterminer si un même directeur ou un même administrateur principal était en place.

Dan Ish indique que cette question est intéressante et qu'il est d'accord pour qu'on élabore. Il exhorte les parties à poursuivre leurs travaux sur cet enjeu, qui existe depuis des années, afin qu'on y trouve une solution rapidement.

Règlement des dossiers incomplets

Pour terminer, le sous-comité discute des propositions visant à régler les dossiers incomplets. Dan Shapiro a rédigé un document présentant une approche en trois étapes : (1) gestion intensive des dossiers administrés par le Secrétariat; (2) gestion décisionnelle des dossiers afin de travailler avec les parties à trouver des solutions et des échéanciers, et pour tirer profit de certains des résultats positifs du projet pilote; (3) si ni l'un ni l'autre des processus n'est utile, renvoyer le dossier à un adjudicateur spécial ayant certains pouvoirs, y compris celui d'accorder plus de temps au besoin, d'établir des échéanciers, de proposer une date d'audience pour un préjudice ou une perte d'occasion de niveaux moins élevés que ceux demandés et, finalement, de rejeter la demande s'il n'y a aucune possibilité réaliste de tenir une audience. En définitive, ces pouvoirs devraient provenir des tribunaux chargés de la supervision.

Une autre suggestion porte sur la capacité d'un adjudicateur de retirer un avocat d'un dossier s'il est prouvé que cet avocat est la cause d'un retard. D'autres idées sont bienvenues.

Il convient d’abord et avant tout de déterminer s'il est prématuré d'aller de l'avant sans avoir de renseignements précis sur le problème exact qui freine le bon déroulement du processus. Un membre prétend que le plan ne doit pas consister à précipiter les choses, tandis qu’un autre affirme qu’il faut être proactif et déterminer quels types de pouvoirs doivent être mis en place pour régler les problèmes au fur et à mesure qu'ils surgissent.

Les membres du sous-comité décident de se présenter à la prochaine réunion, prévue pour le 3 décembre, avec des propositions et des suggestions constructives. Dan Shapiro souligne que son objectif est de mettre au point la politique afin de l'intégrer à la trousse sur le PEI destinée aux tribunaux.

2. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 25 septembre 2012 après y avoir apporté de légères modifications.

3. Principaux indicateurs de rendement

Akivah Starkman présente une série de points importants tirés des rapports distribués avant la réunion :

• Les cibles établies pour les audiences sont en voie d'être atteintes, après un été difficile. Les problèmes de dotation ont été réglés et ceux liés à la disponibilité des avocats des demandeurs sont en voie de l'être. Le Secrétariat estime qu'il sera possible d'atteindre cette année la cible révisée de 4 000 premières audiences.
• Le pourcentage des reports est d'environ 14 p. cent, ce qui correspond aux projections du Secrétariat qui ont servi à planifier les audiences. Ce taux comprend les reports liés à la transition des clients de Blott et à la date limite de présentation des demandes. Il demeure bien en deçà du taux précédant la mise en œuvre de la politique sur les reports.
• Le traitement des décisions demeure en deçà des cibles, et ce, presque uniquement à cause d'un manque de personnel.
• Le pourcentage des audiences découlant de demandes présentées au moyen d'un formulaire de décision abrégé correspond toujours à environ la moitié de toutes les décisions.

Le Secrétariat d'adjudication et Crawford continuent de traiter le volume des demandes reçues dans la semaine précédant la date limite. Le Secrétariat n'a pas fourni aux médias, ni affiché sur son site Web, le nombre de ces demandes. Celles-ci font l'objet d'un examen minutieux afin de s'assurer que tous les doubles et chevauchements sont détectés. Selon le dernier compte, le nombre total des demandes acceptées s'élève à 35 000, soit beaucoup plus que les 29 700 prévues.

Akivah Starkman souligne que l'essentiel de la charge de travail dépend du nombre de demandes admises, ce qui pourra prendre plusieurs mois à déterminer. Lorsqu'une demande est incomplète, le demandeur a 60 jours pour fournir l'information manquante à compter de la date de la demande. Si une demande est par la suite refusée, le demandeur a six mois pour fournir de plus amples renseignements ou pour interjeter appel de la décision auprès de l'adjudicateur en chef. Compte tenu de l'urgence qui entoure la date limite pour présenter une demande, le Secrétariat s'attend à un nombre relativement élevé de demandes présentées à la dernière minute qui exigeront que le demandeur soumette plus d'information.

4. Rapport du directeur exécutif

Akivah Starkman rend compte du fait que la transition des clients de Blott & Company s'est faite rapidement, et que des avocats sont à présent assignés aux quelque 3 000 clients de ce cabinet. M. Pitfield traite actuellement d'une centaine de cas pour lesquels les demandeurs ont retenu les services d’un avocat qu’ils ont eux-mêmes choisi à peu près au même moment où il leur recommandait un avocat.

Sur le plan opérationnel, la proportion d’audiences de clients de Blott qui ont été annulées est d'environ 18 p. cent – soit un peu plus que la moyenne. Les reports s'expliquent surtout par deux facteurs : (1) l'avocat qui prend la relève n'a pas été en mesure de communiquer avec le demandeur avant l'audience; (2) l'avocat qui prend la relève trouve, après avoir parlé avec son nouveau client, qu'il existe d'importantes divergences entre la déclaration du demandeur et ce qui se trouve sur le formulaire de demande.

5. Rapport de l'adjudicateur en chef

Dan Ish signale que Catherine Knox, qui a été choisie à titre d'adjudicatrice en chef adjointe à la réunion du 25 septembre, a signé son contrat et assume maintenant ses nouvelles tâches.

Dans la foulée de l'annonce faite par Akivah Starkman selon laquelle il quittera son poste de directeur exécutif à la fin de l'année, l'adjudicateur en chef a travaillé avec le sous-ministre et le sous-ministre délégué d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada à lui trouver un remplaçant. Le poste est affiché à l'interne au gouvernement, mais il pourra être ouvert au grand public si nécessaire.

6. Réunion avec le Comité d'administration national (CAN)

Akivah Starkman présente un compte rendu de la réunion avec le Comité d'administration national qui a eu lieu le 18 octobre 2012 et à laquelle ont participé Mayo Moran, Dan Ish, Akivah Starkman et John Trueman. La réunion était une occasion de mettre le CAN au courant des derniers développements depuis juin. De plus, des discussions précédant la réunion ont permis de préciser certaines questions.

La demande de contrôle judiciaire sera plus utile si elle précise le nombre de demandes admises, et non seulement reçues. On ne connaîtra pas ce nombre avant le milieu de 2013. Akivah Starkman pense que nous devrions commencer à travailler dès maintenant à établir le cadre du rapport aux tribunaux, mais attendre avant de le déposer jusqu'à ce que nous en sachions plus sur le nombre de demandes admises et les projections sur le temps qu'il faudra pour les entendre.

Dan Ish fait remarquer que pendant plusieurs années, nous avons présumé que la Convention de règlement établissait la fin du processus en septembre 2013. Dans les faits, la Convention contient une clause importante qui dit que toutes les demandes dans le système doivent être traitées. La disposition de septembre 2013 porte sur l'obligation du Canada de fournir des ressources, ce que le Cabinet a déjà fait. Selon lui, nous devrions nous présenter devant les tribunaux, mais avec un plan précisant la façon dont nous allons mener à terme le PEI.

L'adjudicateur en chef fait remarquer que nous aurons besoin de l'autorisation des tribunaux pour mettre fin progressivement au traitement des dossiers incomplets. Certaines demandes – peu nombreuses, nous l'espérons – devront être approuvées avant que le PEI puisse se conclure. Le sous-comité technique travaille sur ce processus.

En réponse à une question, Randy Bennett fait le point sur l'état des demandes présentées aux termes de l'article 12 et visant à faire ajouter le nom de certaines écoles à la liste de la Convention de règlement. De plus, l'Assemblée des Premières Nations a fait savoir qu'elle prévoyait présenter une demande en vue de faire reporter la date limite de présentation des demandes aux termes du PEI, mais aucune demande d'orientation n'a encore été présentée. Randy explique qu'un rapport aux tribunaux en 2013 serait adéquat, et qu'aucun rapport provisoire spécial n'est nécessaire. L'adjudicateur en chef souligne qu'il présente déjà des rapports aux tribunaux chaque trimestre.

7. Dates des prochaines réunions

Mayo Moran souligne qu'une liste des dates proposées pour les prochaines réunions a été distribuée avant la réunion et elle demande aux membres de faire connaître à John Trueman tout conflit d'horaire important au cours des deux prochaines semaines.

8. Directive sur le retrait de l'avocat proposée par l'adjudicateur en chef (DAC 10)

Décision : Le Comité de surveillance approuve la Directive de l'adjudicateur en chef 10 (DAC-10) – Procédures de retrait de l'avocat participant au processus d'évaluation indépendant, proposée par le sous-comité technique.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu le mardi 4 décembre 2012 Vancouver.