Comité de surveillance des Procès-verbaux | 15 janvier 2013 - Toronto, Ontario

Membres présents

Par téléconférence

Également présents

1. In Memoriam : Randy Bennett, avocat de la cour

Mayo Moran signale le décès de M. Randy Bennett, avocat de la cour pour la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens et participant régulier aux réunions du Comité de surveillance. Sa disparition représente une lourde perte pour toutes les parties, à ce moment déterminant de l’existence du PEI.

Pour succéder à M. Bennett, les juges chargés de la supervision ont nommé Brian Gover, du cabinet d’avocats Stockwoods. M. Gover est un plaideur très expérimenté, qui a travaillé avec plusieurs commissions d’enquête.

2. Introduction : Shelley Trevethan, directrice exécutive

Akivah Starkman présente Shelley Trevethan, qui assume depuis le 7 janvier ses nouvelles fonctions de directrice exécutive du Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens. Mme Trevethan possède une riche expérience comme directrice exécutive d’un tribunal administratif quasi judiciaire, et travaille depuis longtemps à des dossiers autochtones.

3. Rapport du Sous-comité technique

Dan Shapiro livre un compte rendu de la réunion tenue le 14 janvier 2013 par le Sous-comité technique.

Décision abrégée pour les dossiers de sévices entre élèves

Un avocat représentant des demandeurs souhaitait savoir si les adjudicateurs avaient reçu pour directive de ne pas produire de décision abrégée lorsque les éléments de preuve présentés dans une affaire étaieraient une nouvelle admission en preuve de la connaissance de sévices entre élèves par le personnel.

En juin 2011, l’adjudicateur en chef a demandé aux adjudicateurs de ne pas rédiger de décisions abrégées dans les cas où la connaissance de sévices entre élèves par le personnel constitue un enjeu, sauf lorsqu’il y a déjà eu admission. Si le cas peut mener à une nouvelle admission ou à l’augmentation d’une admission existante, l’adjudicateur doit rédiger une décision détaillée.

Dan Shapiro accepte d’ébaucher, à l’intention de l’adjudicateur en chef, un avis devant être distribué aux représentants des demandeurs et aux représentants du gouvernement, pour renforcer les instructions données en juin 2011.

Règlement des dossiers incomplets

Le Sous-comité a poursuivi ses travaux sur les propositions visant à fournir aux adjudicateurs et au Secrétariat d’adjudication des outils qui les aideront à traiter les demandes qui ne se règlent pas de la manière habituelle. On souhaite produire un document qui accompagnera le rapport présenté aux tribunaux à l’été 2013. Les adjudicateurs devraient obtenir le feu vert des tribunaux avant de pouvoir rejeter des cas sans tenir une audience complète et, dans des circonstances exceptionnelles, avant de relancer certaines demandes.

Le Sous comité a fait d’importants progrès à sa réunion, et une nouvelle ébauche sera bientôt soumise au personnel du Secrétariat d’adjudication et aux membres du Sous comité technique pour qu’ils la commentent. L’ébauche finale sera présentée peu après au Comité de surveillance.

Revue du projet pilote pour les plus de 65 ans

Le projet pilote pour les plus de 65 ans est essentiellement terminé, à peine une demi-douzaine de demandes étant encore en traitement. Dan Shapiro présente un bref rapport statistique et résume la rétroaction obtenue des participants au projet.

À la lumière de cette rétroaction, le Secrétariat d’adjudication a formulé des recommandations sur les travaux futurs à mener à ce sujet. Les recommandations prônent principalement la tenue de « blocs » d’audiences pendant cinq jours au même endroit et avec le même avocat représentant les demandeurs, dans un souci d’efficacité optimale. Pour faciliter les choses, le Secrétariat a proposé de revoir deux fois par année le nombre de cas, en considérant aussi bien les demandes prêtes à être entendues que celles qui ne le sont pas. Lorsqu’un « bloc partiel » de deux ou trois demandes est prévu à l’horaire, le Secrétariat aidera à trouver une ou deux demandes qui ne sont pas encore prêtes à être entendues et prendra des mesures de gestion de cas pour les compléter. Afin de préserver les dates d’audience, une demande irait de l’avant même si tous les documents ne sont pas obtenus; il faudrait alors reporter l’audience jusqu’à l’obtention de tous les documents obligatoires.

Le projet pilote visait également à tenir deux audiences par jour, une approche qui n’a pas été bien accueillie par tous. Dorénavant, on recommande que cette option ne soit plus la norme, mais plutôt qu’elle soit possible quand l’avocat des demandeurs en fait la demande. L’avocat devrait s’assurer que ses clients sont bien préparés, qu’ils sont en bonne santé et qu’ils n’ont pas besoin d’un interprète. Pour maintenir la charge de travail à un niveau raisonnable, les journées à deux audiences alterneraient avec les journées à une audience.

Le Sous-comité a accepté le mode de fonctionnement recommandé. Les membres du Sous-comité ont également signalé la nécessité de ne pas négliger les demandeurs non représentés et ceux représentés par des cabinets d’avocats chargés d’un faible volume de cas, spécialement quand les demandeurs sont âgés. On continuera de se pencher sur cette question.

Dave Iverson demande si des représentants de l’Église ont assisté aux audiences tenues dans le cadre du projet pilote et, dans l’affirmative, s’ils ont reçu des formulaires de rétroaction. Dan Shapiro répond que tous les participants aux audiences devaient normalement recevoir un tel formulaire, mais qu’il fera un suivi.

David Paterson indique que le projet pilote a donné lieu à l’annulation d’un certain nombre d’audiences qui ne pouvaient être jumelées à d’autres audiences. D’après lui, toute démarche touchant les audiences et les règlements négociés devait nécessairement accroître le nombre total de cas traités. Akivah Starkman répond que le projet pilote a été mis sur pied rapidement et que les cas ont été inscrits aux audiences avec un préavis relativement court; lorsqu’un cas ne pouvait être entendu, on n’avait pas suffisamment de temps pour en inscrire un autre. Pour l’avenir, l’adoption d’une approche plus régularisée, assortie d’un plus long horizon de planification, permettrait d’éviter les plages vides dans le rôle d’audiences.

4. Approbation du compte rendu

Les membres du comité approuvent le compte rendu de la téléconférence tenue le 22 novembre 2012, avec quelques légères corrections.

Le comité approuve tel quel le procès-verbal de la réunion du 4 décembre 2012.

5. Indicateurs de rendement clés

Akivah Starkman présente une série de points importants tirés des rapports distribués avant la réunion :

• Un total de 37 561 demandes ont été reçues, plus 60 autres qui ont été marquées du cachet de la poste après la date-limite.
• Le Secrétariat d’adjudication continue de travailler à plein rendement pour déterminer le nombre total de demandes admises. En postulant un taux d’admission de 90 %, le Secrétariat tiendrait un programme complet d’audiences jusqu’à la fin de l’exercice 2015 2016, et les autres activités se poursuivraient jusqu’en 2018 2019 (activités postérieures à l’audience, examen des honoraires, révision des décisions, etc.).
• Sur les quelque 37 500 demandes reçues, environ 15 600 audiences ont été tenues et un total de 18 900 demandes ont été résolues à la suite d’audiences, d’accords négociés, de décisions de non-admission et de retraits. Il reste donc approximativement 18 600 cas en instance.
• La capacité du Secrétariat d’adjudication de prévoir les audiences futures a été entravée par une diminution du taux de dossiers prêts à être entendus. Pour tenir 4 500 audiences par année, les avocats des demandeurs devraient présenter chaque semaine une série complète de documents obligatoires pour 110 demandes, mais le taux réel est de loin inférieur.

En réponse à une question, Akivah Starkman présente l’échéancier prescrit dans le processus d’admission lorsque des renseignements supplémentaires sont requis pour déterminer l’admissibilité d’une demande. Les demandeurs et leurs avocats disposent de 60 jours pour présenter l’information nécessaire, après quoi le Secrétariat statue à la lumière de l’information disponible. Si une demande n’est pas admise, les demandeurs disposent d’un autre six mois pour présenter des renseignements supplémentaires ou pour faire appel à l’adjudicateur en chef.

Dave Iverson craint que la tendance observée (petit nombre d’audiences) se poursuive jusqu’à l’été. Akivah Starkman souligne que le Secrétariat d’adjudication est conçu pour fonctionner à pleine capacité : advenant l’incapacité de tenir des audiences en avril et en mai, on ne peut les reprendre plus tard dans l’année. Aussi bien l’arriéré de dossiers prêts à être entendus que l’effectif du Secrétariat devront être remontés. Il y a une tendance à focaliser sur un seul élément, alors qu’en fait tous doivent être considérés globalement.

Selon David Paterson, il faut de plus en plus de temps pour obtenir les dossiers d’emploi du Régime de pensions du Canada, et les avocats des demandeurs doivent maintenant attendre jusqu’à un an. Dans de nombreux cas, les documents du Régime de pensions sont les seuls qu’il reste à obtenir. Akivah Starkman indique que par le passé, le Secrétariat a déjà collaboré directement avec les organismes dépositaires des documents dans des situations problématiques, allant même jusqu’à leur offrir une aide de bureau si nécessaire. Un des objectifs du Système interactif de gestion des dossiers était justement de surveiller ce type de problème. Le groupe des Services à la clientèle du Secrétariat, qui aide les demandeurs non représentés à rassembler les documents obligatoires, est souvent en mesure de détecter également les aspects problématiques.

Dan Ish se joint à la réunion par téléconférence

6. Rapport du directeur exécutif

Akivah Starkman fait le point sur certaines activités clés du Secrétariat

• Le Secrétariat d’adjudication continue de collaborer avec la Commission de vérité et réconciliation dans son mandat de recherche. Depuis la dernière réunion du Comité de surveillance, le personnel du Secrétariat a rencontré Kent Roach, le professeur de l’Université de Toronto qui dirige la rédaction du volume de la CVR consacré aux séquelles des pensionnats indiens. Un membre du personnel a été chargé de recueillir l’information, étant entendu que tout renseignement produit demeurerait anonyme, sans aucun identificateur (nom, numéro de dossier, etc.)
• Durant les prochains mois, Akivah Starkman rédigera un aperçu de la dynamique du PEI. Sans constituer une évaluation a posteriori, ce document tentera de saisir le savoir et l’information dévoilés par bon nombre des intervenants clés qui ont permis de faire avancer le processus à sa position actuelle. La route devant nous étant au moins aussi longue que le chemin parcouru, il n’est pas trop tard pour tirer leçon du travail accompli jusqu’à maintenant. M. Starkman ajoute qu’il fera un suivi auprès de la majorité, voire de la totalité des membres du Comité de surveillance, pour solliciter leurs points de vue.

Au nom du Comité de surveillance, Mayo Moran remercie Akivah Starkman pour le travail qu’il effectué à titre de directeur exécutif depuis septembre 2010.

Shelley Trevethan fait ensuite le point sur sa première semaine de travail :

• Elle a tenu plusieurs réunions avec Dan Ish et Akivah Starkman, avec l’équipe de direction du Secrétariat d’adjudication et avec des fonctionnaires d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada.
• Elle estime que le Secrétariat d’adjudication est doté d’un effectif solide, dévoué et dynamique. Elle rencontrera le personnel de Winnipeg et de Regina dans les prochaines semaines, et celui de Vancouver durant la dernière semaine de février, lorsque le Comité de surveillance s’y réunira. Les cadres doivent par ailleurs tenir en février une journée de réflexion, pour discuter de planification.
• Les ressources humaines et l’approvisionnement représentent deux dossiers problématiques, sur lesquels Shelley Trevethan a déjà commencé à tenir des réunions.

Mayo Moran souhaite la bienvenue à Shelley Trevethan au sein de l’équipe.

7. Rapport de l'adjudicateur en chef

Dan Ish regrette de ne pouvoir assister en personne à la réunion du Comité de surveillance, en raison d’une obligation médicale d’ordre familial.

Les tribunaux chargés de la supervision ont nommé Brian Gover comme avocat de la cour. Dan Ish a rencontré la semaine dernière M. Gover, avec qui il se réjouit de pouvoir collaborer.

L’action en justice intentée par la Commission de vérité et réconciliation contre le Canada a été entendue en décembre. Comme nous avions pu obtenir la promesse que les documents du PEI ne seraient pas discutés à l’audience, notre avocat (Will McDowell) n’était pas présent. John Trueman, du Secrétariat d’adjudication, y a assisté et en donne un compte rendu complet.

Un des enjeux importants de l’audience consistait à déterminer si la CVR avait la capacité juridique d’intenter une action en justice, et si, comme non-partie, elle avait qualité pour présenter une demande de directives en vertu de la Convention de règlement. Comme le Canada était d’avis que la CVR n’avait ni la capacité ni la qualité pour agir ainsi, la question sera tranchée par le juge. Il s’agit là d’une question importante pour le PEI, parce qu’elle peut toucher la capacité future du Comité de surveillance à présenter une demande. La situation de l’adjudicateur en chef est un peu plus ambiguë, spécialement parce qu’il a déjà été devant les tribunaux sur la question des honoraires juridiques et d’autres enjeux.

La question de fond résidait dans la définition des documents pertinents. Elle a pris deux formes : (a) savoir si les documents détenus par Bibliothèque et Archives Canada étaient visés par l’obligation qu’a le Canada de produire des documents; et (b) l’étendue du mandat de la CVR en ce qui touche les séquelles. Même si la décision ne concernera pas explicitement les documents du PEI, elle est impatiemment attendue par toutes les parties intéressées.

La demande de directives présentée par l’adjudicateur en chef concernant certains remplisseurs de formulaires du Manitoba n’a pas encore été inscrite au rôle d’audiences. Cela devrait se faire sous peu.

L’adjudicateur en chef continue de surveiller de près la capacité des adjudicateurs, et la situation semble bonne. Au fil du temps, certains adjudicateurs se sont désistés pour des raisons positives, par exemple après avoir été nommés juges, mais aussi pour des raisons malheureuses, dont deux qui ont récemment connu de graves problèmes de santé.

Kerry O'Shea s’inquiète du grand nombre de cas qui deviennent prêts à être entendus simultanément, et de la possibilité qu’un nombre démesuré de cas doivent être entendus. Akivah Starkman indique que les plans de financement et de dotation du Secrétariat d’adjudication lui permettent de tenir 4 500 audiences par année, soit davantage que le nombre actuel de cas prêts à être entendus. Tout dépassement de ce seuil toucherait tous les fronts, y compris la disponibilité des avocats de demandeurs.

En réponse à une question sur les priorités, John Trueman dit que le Secrétariat d’adjudication détermine déjà la priorité des audiences en fonction des cinq priorités énoncées dans la Convention de règlement. En outre, dans l’application par le Secrétariat de la recommandation du projet pilote concernant la tenue de blocs d’audiences de cinq jours, le choix des cas serait basé sur l’âge et l’état de santé des demandeurs. En outre, il y avait un engagement à approfondir la question des demandeurs âgés qui ne sont pas représentés ou qui sont représentés par des cabinets d’avocats traitant un faible volume.

8. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 26 février 2013 à Vancouver.

Caroline Clark indique qu’Alison Molloy, ex-représentante du Canada au Comité de surveillance, prendra officiellement sa retraite le 1er mars 2013. Ses collègues lui organisent une fête de départ à 16 h le 26 février, et invitent les membres du Comité de surveillance à y participer après la réunion.