Comité de surveillance des Procès-verbaux | 28 mai 2013 - Toronto, Ontario

Membres présents

Également présents

1. Rapport du Sous-comité technique

Dan Shapiro fait le compte rendu des discussions du Sous comité technique suivant l’approbation de la procédure de règlement des dossiers incomplets par le Comité de surveillance à la réunion du 24 avril 2013. Le paragraphe 25 a été reformulé pour en accroître la clarté. Par ailleurs, le Sous comité technique recommande que les délégués de l’adjudicateur en chef responsable d’examiner les décisions de réexamen en vertu du paragraphe 25 soient limités aux sous adjudicateurs en chef.

Décision : Le Comité de surveillance approuve la modification à la procédure de règlement des dossiers incomplets tel que proposé.

2. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 24 avril 2013, après y avoir apporté de petites modifications.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan traite de certains des indicateurs statistiques clés :

• À ce jour, près de 38 000 demandes ont été reçues et près de 32 000 demandes ont été admises. On a refusé l’admission de 2 378 demandes, soit environ 7 % de l’ensemble des demandes reçues.
• Environ 10 000 demandes se trouvent à l’étape de gestion de cas précédent l’audience; la plupart parce qu’on attend la production des documents requis.
• La pénurie de dossiers prêts pour l’audience se poursuit, mais diminue légèrement. On dénombre maintenant 257 cas pour lesquels on peut fixer une audience, comparativement à 150 en février.
• Quelque 855 audiences sont prévues pour le trimestre d’avril à juin, soit un peu plus que ce qu’on avait prévu au départ. Le nombre réel sera supérieur une fois que les audiences accélérées auront été incluses.
• Un peu plus de 17 000 audiences ont eu lieu depuis la mise en œuvre, dont près de 4 200 en 2012 2013. Par ailleurs, 624 demandes ont été réglées par voie de négociations en 2012 2013.
• Le taux de report a augmenté légèrement, passant de 9 % à 13 % à l’automne 2012.
• Au total, plus de 21 000 demandes ont été réglées, soit environ 56 % de l’ensemble des demandes reçues. Environ 16 696 sont en cours de traitement.
• Le taux de demandeurs non représentés a augmenté à 16 %, environ quatre fois plus que l’année dernière.

Line Paré explique que le Canada a eu de la difficulté à gérer le nombre très élevé de demandes reçues dans les mois qui ont précédé l’échéance. L’engagement du Canada est de produire ces documents dans les 165 jours suivant l’admission, même si l’audience doit être tenue beaucoup plus tard.

À ce jour, le Canada respecte son engagement pour ce qui est des dossiers prêts pour l’audience, mais continuera de surveiller les progrès et d’en rendre compte au Comité.

Shelley Trevethan explique que le Secrétariat d’adjudication prévoit de façon conservatrice mars 2016 pour la tenue des premières audiences finales des demandeurs, à raison de 4 200 audiences et de 600 accords négociés par année.

4. Rapport du directeur exécutif

Shelley Trevethan fait le point sur les initiatives en cours au Secrétariat d’adjudication :

• Le processus d’audience accéléré va de l’avant avec la mise en œuvre. Les documents de communication sont presque achevés et seront expédiés en juin. Des documents de communication sont prévus pour l’avocat des demandeurs, le Canada, les demandeurs non représentés, les adjudicateurs et le site Web. Le Secrétariat a amorcé des travaux pour répertorier les dossiers appropriés dans le but de tenir des téléconférences en juillet et des audiences en septembre/octobre.
• Pour répondre à une question, Shelley Trevethan fait savoir que le nom d’une personne ressource au Secrétariat pour l’avocat des demandeurs sera indiqué dans les documents de communication.
• La phase un de la procédure de règlement des dossiers incomplets prévoit que l’Unité d’admission actuelle devienne l’Unité d’analyse et de règlement des cas pour appuyer le processus. La transition sera plus lente que prévu en raison de l’importante charge de travail qui reste à l’Unité d’admission, dont le traitement s’échelonnera jusqu’à l’hiver, en raison de la hausse du nombre de demandes présentées avant l’échéance.
• Entretemps, le Secrétariat travaille avec Crawford sur une approche de gestion intensive de cas (GIC) pour communiquer avec les avocats et obtenir plus de précisions sur les demandes qui ne vont pas de l’avant. On continue d’avoir de la difficulté à rassembler les documents obligatoires, en particulier auprès de certaines institutions qui les détiennent. Le projet de GIC permettra de se renseigner davantage afin de régler ce problème.
• Le Secrétariat procède à l’élaboration d’un nouveau plan de communication stratégique afin de fournir de l’information de meilleure qualité aux demandeurs dans le contexte des activités postérieures à l’échéance. Le site Web sera restructuré et offrira une nouvelle section pour les avocats. Les efforts de communication seront plus étroitement liés aux fonctions de sensibilisation et de service à la clientèle. Par ailleurs, on mettra davantage l’accent mis sur les communications internes au personnel.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Ish félicite Mayo Moran, présidente du Comité de surveillance, qui a reçu le prix Femmes de mérite du YWCA, et Delia Opekokew, sous adjudicatrice en chef, qui a reçu la Médaille du Barreau décernée par le Barreau du Haut Canada.

Le 7 mai Mayo Moran, Dan Ish, Shelley Trevethan, et John Trueman ont participé à une réunion avec le Comité d’administration national (CAN). Dan et Shelley présentent un rapport d’étape et un survol des initiatives en cours. Ils ont aussi examiné le processus de 2011 qui a mené à une entente visant à tenir 4 500 premières audiences de demandeurs par année.

À la réunion du CAN, on a discuté d’une éventuelle formation sur le PEI à l’intention des avocats, qui serait peut être semblable à la séance de formation juridique permanente de la Colombie-Britannique, qui a eu lieu en 2010.

Le rapport annuel de l’adjudicateur en chef au Comité de surveillance est terminé et sera distribué dans les prochaines semaines.

Deux problèmes se dégagent du cas Stephen Bronstein/Ivon Johnny en Colombie Britannique. Le premier concerne la communication d’information par le Secrétariat d’adjudication au Comité de surveillance pour l’aider dans son examen. Dans le cas Blott antérieur, une ordonnance du tribunal autorisait la communication de renseignements personnels. Il n’y a aucune ordonnance précise dans ce cas, même si l’ordonnance de mise en œuvre de mars 2007 confère au Comité de surveillance une autorisation générale d’accès à l’information. L’adjudicateur en chef estime que la confidentialité des renseignements du demandeur doit être protégée et que l’information doit être communiquée uniquement sous réserve de certaines autorisations précises octroyées par le tribunal, et que des mesures doivent être prises pour s’assurer que l’information ne tombe pas entre mauvaises mains.

Le deuxième problème concerne une demande qui sera entendue à Vancouver le 3 juin. Il s’agit d’une demande mise de l’avant par le Vancouver Sun visant à lever l’ordonnance de non publication. L’adjudicateur en chef appuie la levée de l’ordonnance de non publication pour autant que les renseignements concernant les demandeurs soit protégés.

Le mécanisme de présentation de demandes du Manitoba suit un calendrier pour les observations écrites, établi par le procureur du tribunal, qui déterminera d’abord si l’autorité du tribunal est suffisamment générale pour lui permettre d’interagir avec des tiers qui ne sont pas avocats. Aucune date d’audience n’a encore été fixée.

En réponse à une question, Dan Ish explique qu’environ 38 à 40 % des cas du PEI reçoivent un examen des honoraires des services juridiques de l’Annexe 2 dans lequel l’adjudicateur détermine si les honoraires proposés sont justes et raisonnables. Le nombre d’appels a chuté considérablement depuis que les lignes directrices relatives aux honoraires pour services juridiques de l’adjudicateur en chef ont été publiées. Il a tout de même fait savoir que l’application des lignes directrices sur les honoraires n’était pas automatique, et que les avocats devaient s’attendre à recevoir des honoraires moins élevés que ceux prévus dans les lignes directrices s’ils fournissent un service de mauvaise qualité.

6. Liste d’experts

Dan Ish propose l’ajout de trois noms au groupe d’experts en psychologie, dont deux sont francophones. Le personnel du bureau de l’adjudicateur en chef a vérifié les références des candidats.

En réponse à une question, John Trueman explique que la question de l’appartenance religieuse a été soulevée la dernière fois que des candidats ont été proposés pour siéger au groupe d’experts, mais reconnaît qu’on a exagéré la vérification. Mitch Holash propose que l’on demande simplement aux candidats s’ils ont des appartenances religieuses qui pourraient interférer avec leur mandat.

Décision : Le Comité de surveillance approuve le nom des trois personnes à ajouter au groupe d’experts en psychologie.

7. Date de la réunion de septembre 2013

David Paterson demande si l’on peut déplacer la réunion prévue le 17 septembre 2013 afin d’éviter un conflit avec les activités prévues par Réconciliation Canada et la Commission de vérité et de réconciliation qui se tiennent cette journée.

Décision : Le Comité de surveillance reporte la date de la réunion au lundi 16 septembre 2013.

8. Dates pour les réunions de janvier à juin 2014

Décision : Le Comité de surveillance approuve les dates et lieux de réunion :

• Mardi 14 janvier 2014 Vancouver
• Mardi, 25 février 2014 Toronto
• Mardi 1er avril 2014 Edmonton
• Mardi 6 mai 2014 Toronto
• Mardi, 10 juin 2014 Yellowknife

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 9 juillet 2013, à Vancouver.