Comité de surveillance des Procès-verbaux | 9 Juillet 2013 - Vancouver, C.-B.

Téléchargement

Cliquer ici pour la version PDF (taille: 286 Ko - mise à jour: 2013-09-18)

9 Juillet, 2013 - Vancouver, (C.-B.)

Membres présents

Nom Fonction
Mayo Moran Président
Mitch Holash Représentant de l’Église
David Iverson Représentant de l’Église
Kerry O’Shea Représentante des avocats des demandeurs
David Paterson Représentant des avocats des demandeurs
Caroline Clark Représentante du gouvernement du Canada
Line Paré Représentante du gouvernement du Canada
Les Carpenter Représentant des Inuits
Paul Favel Représentant de l’Assemblée des Premières Nations

Également présents

Nom Fonction
Daniel Ish Adjudicateur en chef
absent pour le point 6
Michael Mooney Surveillant nommé par les tribunaux
Services de recours collectif de Crawford
absent pour le point 6
Shelley Trevethan Directrice générale exécutive, SAPI
John Trueman Conseiller principal en politiques et stratégie, SAPI (rapporteur)

1. Rapport du Sous-comité technique

Caroline Clark rend compte d’une réunion du sous-comité technique qui s’est tenue le 3 juin 2013.

Le premier point touchait les attestations des demandeurs en remplacement de lettres remises par des ministères. À titre d’exemple, un demandeur n’ayant pas de dossier correctionnel envoie parfois une attestation à cet effet plutôt que d’obtenir une lettre des autorités correctionnelles fédérales ou provinciales signalant qu’il n’existe pas de dossier. Le Canada a remis en question la politique du Secrétariat en cette matière. Il est arrivé qu’un avocat d’un demandeur se retrouve dans une situation où les adjudicateurs n’acceptent pas cette attestation.

Le Guide à l’intention des avocats, qu’on peut consulter sur le site Web du Secrétariat, présente les lignes directrices pertinentes. Il est indiqué, à la page 16, que l’avocat peut fournir une explication écrite justifiant l'incapacité de produire tout document obligatoire. Le Secrétariat veillera à une application uniforme de ce Guide.

Le deuxième point portait sur les soins futurs, et sur la liste, actuellement en circulation, des services que Santé Canada offrirait gratuitement aux demandeurs. L’adjudicateur en chef adjoint Rodger Linka prend part à la téléconférence au moment où cette question est débattue.

M. Linka explique qu’il estime que les adjudicateurs devraient être bien renseignés sur cette question, et que l’information fournie par Santé Canada a été traitée lors des réunions des adjudicateurs régionaux en avril 2013.

Les avocats des demandeurs aussi bien que les représentants du Canada éprouvent des difficultés. Des adjudicateurs ont présenté ce document lors des audiences, ou ont présumé que Santé Canada prend en charge tout le counselling dont les demandeurs ont besoin alors que tel n’est pas le cas – en fait, Santé Canada offre différents programmes qui varient d’une région à l’autre et qui peuvent évoluer au fil du temps.

Il est convenu, après discussion, que M. Linka enverra aux adjudicateurs un message signalant que l’information présentée sur le site Web de Santé Canada est exacte, mais que le Ministère ne prend pas en charge tout le counselling. Ce document explicatif a été envoyé par la suite au sous-comité technique. David Paterson et Kerry O’Shea font certains commentaires et demandent que le document ne soit pas diffusé avant qu’on en ait tenu compte. Une autre réunion du sous-comité technique sera inscrite au calendrier au besoin.

2. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 28 mai 2013 dans la version qui a été présentée.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan traite de certains des indicateurs statistiques clés :

  • À ce jour, près de 38 000 demandes ont été reçues et près de 32 000 réclamations ont été admises.
  • Il reste un peu plus de 3 000 demandes dans le processus d’admission, soit environ 8 % de toutes les réclamations reçues. Le traitement des cas restants prend plus de temps en raison du grand nombre de demandes incomplètes ou vides reçues dans les semaines qui ont précédé l’échéance. Il est probable que le processus d’admission ne sera pas mené à bien avant l’hiver. Environ 2 600 demandes n’ont pas été accueillies, ce qui représente plus ou moins 7,7 % des demandes reçues.
  • Nous avons reçu environ 230 nouvelles demandes depuis la date limite qui avait été fixée. Certaines ont dépassé l’échéance; les retardataires recevront un avis à cet effet. D’autres sont de nouvelles demandes relatives à des réclamations en cours; les renseignements supplémentaires seront ajoutés aux dossiers. Certaines proviennent aussi d’anciens clients de Blott & Company, ou d’anciens élèves des Foyers de Mistassini qui sont admissibles en raison des ordonnances des tribunaux.
  • Environ 8 500 cas en sont au stade de la gestion de cas, une baisse par rapport aux plus de 9 000 enregistrés précédemment. Des documents obligatoires sont absents de beaucoup de dossiers, mais depuis moins de six mois dans 40 % des cas.
  • On a tenu un total d’environ 17 000 audiences, dont près de 4 200 durant l’exercice 2012-2013, soit le taux le plus élevé jamais enregistré. Le taux de report est de 13 % en moyenne, mais il était de seulement 10,8 % en mai.
  • Néanmoins, le nombre d’audiences est considérablement inférieur à nos souhaits. Le Secrétariat peut mettre au calendrier 233 cas, soit plus que les 150 de février, mais moins que l’idéal d’environ 300, lequel permet au Secrétariat de fixer des blocs d’audiences.
  • Environ 860 audiences ont eu lieu au premier trimestre (avril à juin), et 997 sont inscrites pour le deuxième trimestre (juillet à septembre). Ces deux chiffres sont très inférieurs à nos attentes : il faudrait entendre 1 100 cas par trimestre pour atteindre les cibles. Le Secrétariat commence à fixer des audiences en octobre, en fonction de la disponibilité des avocats des demandeurs.
  • L’entrée en vigueur du processus d’audience accéléré devrait se traduire par une augmentation du nombre d’audiences aux troisième et quatrième trimestres. Il est cependant peu probable que nous atteindrons les 4 200 audiences tenues l’année dernière : au mieux, nous en arriverons probablement à un peu moins de 4 000.
  • Environ 1 800 sont en attente d’une décision, chiffre relativement stable.
  • Près de 22 000 réclamations ont été réglées, dont plus de 16 000 décisions rendues et 3 000 demandes retirées ou non accueillies (à peu près 15 %).
  • Quelque 17,2% des demandeurs actifs se représentent eux-mêmes, soit beaucoup plus que le taux de 7% enregistré l’année dernière.

Shelley Trevethan explique que plus le processus d’audience accéléré et d’autres projets font augmenter le nombre d’audiences au calendrier du troisième et du quatrième trimestres, plus le Secrétariat et le Canada se trouvent exposés à des problèmes de capacité résultant d’une pénurie de personnel. Elle souligne qu’elle a remis une note d'information au sous ministre d’Affaires autochtones et Développement du Nord afin d‘obtenir plus de souplesse pour la dotation. Les problèmes concernent le temps nécessaire pour pourvoir un poste, surtout dans le contexte des mesures prises pour réaffecter dans d’autres ministères les employés qui ont été mis à pied. Ces employés refusent de venir au Secrétariat parce qu’il ne peut leur offrir des postes dotés pour une période indéterminée (permanents), mais leur départ peut immobiliser le processus de dotation pendant des mois.

Line Paré ajoute que le Canada éprouve la même difficulté avec les gestionnaires de la résolution : beaucoup d’employés surnuméraires acceptent des postes dotés pour une période déterminée, mais ils partent dès qu’ils trouvent un poste doté pour une période indéterminée dans un autre ministère.

Dan Ish déclare que cela pose un risque énorme pour le PEI et pour l’atteinte de ses cibles, mais le risque concerne surtout le Canada, qui devra porter la responsabilité des problèmes de dotation entraînant des retards.

Dave Iverson déclare que cette situation critique nécessite des mesures et des réponses extraordinaires; à défaut, on s’expose à ce que les demandeurs perdent foi en nous.

4. Rapport de la directrice générale exécutive

Shelley Trevethan fait rapport des projets en cours au Secrétariat pour parer à la pénurie de dossiers prêts à l’audience :

  • Le projet de gestion intensive des cas prend contact avec les avocats des demandeurs afin de s’enquérir des progrès des dossiers ainsi que des mesures propres à les faire avancer. Le Secrétariat a envoyé des lettres en lots aux avocats, et un contrat est conclu avec les Services de recours collectif de Crawford pour nous aider. Ce projet n’aide pas à remédier au problème du faible volume de dossiers prêts à l’audience, mais il permet de cerner d’autres problèmes, ce qui pourrait se révéler utile plus tard, lors de la mise en application de la procédure de règlement des dossiers incomplets.
  • Pour améliorer le taux de collecte de documents obligatoires, le Secrétariat a envoyé de l’information sur un modèle d’obtention des dossiers du Régime de pensions du Canada aux avocats des demandeurs, et l’a affiché sur le site Web. Shelley Trevethan s’est aussi adressée à d’anciens collègues aux établissements correctionnels pour se faire une idée de la situation. Ainsi, Alberta Corrections a un retard de plus de 300 dossiers; Shelley a discuté avec cet organisme de la possibilité de mettre en place un protocole d’entente pour obtenir des fonds qui permettraient de se procurer plus rapidement ces dossiers.
  • Le processus d’audience accéléré est en cours de mise en application; des « blocs » d’audiences potentiels ont été fixés, et le service d’établissement du calendrier a pris contact avec les avocats des demandeurs. Des téléconférences préalables aux audiences commenceront probablement à l’été, et les audiences sont prévues en septembre. Du matériel de communication a été à la fois envoyé aux avocats des demandeurs et aux représentants du Canada, et affiché sur le site Web.
  • La procédure de règlement des dossiers incomplets sera un élément du rapport aux tribunaux en cours de rédaction. Elle ne débutera probablement pas avant l’hiver, après que la Cour aura donné son approbation à l’étape 2 du processus.

Shelley Trevethan fait savoir que le Secrétariat travaille sur des méthodes pour atteindre les demandeurs qui ont perdu contact avec le Secrétariat ou leur avocat. La difficulté réside dans la nécessité de trouver un juste milieu entre la protection de leurs droits à leurs renseignements personnels et de leur droit d’aller de l’avant avec le PEI. Le Secrétariat consulte des avocats sur la question, et pourrait en faire état dans le rapport qui sera adressé à la Cour. Shelley Trevethan invite les commentaires des autres membres du Comité de surveillance :

  • Dan Ish se souvient que lorsque le Canada touchait à la fin du processus relatif au mode alternatif de règlement des conflits, il a engagé des enquêteurs privés pour essayer de repérer les gens. Certains ont pu se méprendre et croire que les demandeurs étaient en difficulté.
  • Shelley Trevethan mentionne que les organisations autochtones locales ont été un appui par le passé.
  • Line Paré offre de communiquer un rapport élaboré par le Canada quand il traitait de la question des demandeurs du Paiement d'expérience commune introuvables.
  • Kerry O’Shea se dit préoccupée par le recours à des travailleurs d’appui à la santé pour situer des demandeurs.

Dans le cadre de la Stratégie nationale de sensibilisation mentionnée à une réunion précédente, le Secrétariat collabore avec les Native Counselling Services of Alberta à la préparation d’un DVD sur le processus des audiences.

On s’occupe actuellement d’améliorer la qualité des interprètes aux audiences. Le Secrétariat dresse une meilleure liste d’interprètes et rédige des guides pour les interprètes et pour les adjudicateurs qui président à des audiences faisant appel à des interprètes.

Comme discuté avec le Comité de surveillance à l’automne dernier, un travail de recherche a été entrepris en collaboration avec la Commission de vérité et réconciliation (CVR) pour en arriver à mieux comprendre les sévices prodigués dans les pensionnats, avec leurs séquelles. Aucun nom ou renseignement signalétique ne sera communiqué à la CVR. Shelley Trevethan a passé en revue une ébauche du rapport, et le Secrétariat rencontrera sous peu les chercheurs de la CVR.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Ish présente son rapport final en qualité d’adjudicateur en chef :

  • Le nombre d’adjudicateurs n’a jamais encore fait problème, mais c’est un dossier qu’il continue de surveiller. On recense une centaine d’adjudicateurs à l’heure actuelle, bien qu’ils n’aient pas tous la même capacité de travail. Un sondage informel donne à penser que de 10 à 12 adjudicateurs pourraient prendre leur retraite dans les 18 prochains mois. Dan Ish suggère que son successeur pourrait recommander au Comité de surveillance la tenue d’une cinquième DDP pour trouver d’autres adjudicateurs.
  • En mai, l’adjudicateur en chef a rendu sa décision sur la publication de l’information contenue dans la liste maîtresse des admissions relatives aux élèves. Le Canada n’a pas interjeté appel et l’on s’occupe actuellement de supprimer correctement les renseignements personnels contenus dans la liste. Caroline Clark convient de communiquer le modèle de suppression proposé à David Paterson et Kerry O’Shea.

Dan Ish présente aussi au Comité de surveillance son sixième rapport annuel, portant sur l’année civile 2012. Bien qu’adressé au Comité de surveillance, le rapport est rédigé de manière qu’on puisse le distribuer à la clientèle des membres et au public. Il sera affiché sous peu sur le site Web du Secrétariat.

6. Nomination de l’adjudicateur en chef

Dan Ish et Michael Mooney quittent la salle lorsque ce point est discuté.

Mayo Moran distribue le rapport du comité de sélection, qu’elle a présidé à titre non votant, et qui comptait des membres représentant les demandeurs, les avocats des demandeurs, les organismes religieux, et le Canada. Il y avait d’excellents candidats, mais à l’issue d’un examen des dossiers, des entrevues et du contrôle des références, le comité de sélection a recommandé à l’unanimité la nomination de Daniel Shapiro, c.r., au poste d’adjudicateur en chef.

Décision: le Comité de surveillance approuve à l’unanimité la nomination de Daniel Shapiro, c.r., en qualité d’adjudicateur en chef du processus d’évaluation indépendant et du processus relatif au mode alternatif de règlement des conflits.

Mayo Moran demande aux membres de garder ce renseignement secret jusqu’à que soit prise l’ordonnance du tribunal confirmant la nomination et qu’on ait communiqué avec les candidats.

Un souper aura lieu le soir du 9 juillet, en honneur des services rendus par Dan Ish à titre d’adjudicateur en chef, à la Teahouse au parc Stanley.

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 20 octobre 2013, à Toronto.s