Comité de surveillance des Procès-verbaux | 20 Aout 2013 - Toronto, Ontario

Membres présents

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1. Rapport du Sous-comité technique

Dan Shapiro livre un compte rendu de la réunion tenue le 19 janvier 2013 par le sous-comité technique.

L’adjudicateur en chef demande à l’adjudicatrice en chef adjointe Kaye Dunlop de présider le sous-comité technique, ce qu’elle fera lors de la première rencontre du sous-comité en septembre, à son retour de vacances.

Le sous-comité examine les options qui s’offrent au Secrétariat d’adjudication en ce qui concerne les demandeurs dont le Secrétariat a perdu la trace. Le sous-comité considère important de prendre les devants afin de trouver ces demandeurs avant un éventuel rejet de la demande d’indemnisation. L’objectif consiste à réduire les risques d’entrave à la vie privée que comporte une telle recherche.

Communiquer avec les personnes nommées par le demandeur, consulter les répertoires téléphoniques en ligne et diffuser un avis général concernant la conclusion du processus d’évaluation indépendant sont des options possibles. Le sous-comité convient par ailleurs qu’il faut une ordonnance judiciaire pour obtenir des renseignements auprès du Système d'inscription des Indiens, des agences correctionnelles, des bureaux de l’état civil provinciaux et des curateurs publics. Les organismes communautaires, tels que les centres de soins de santé, les centres d’amitié, les centres pour itinérants, les refuges et les bureaux des conseils de bandes pourraient s’avérer utiles. Le sous-comité approuverait que l’adjudicateur ait recours, en dernier ressort, aux services d’une agence de repérage ou d’un enquêteur privé pour retrouver un demandeur, au besoin.

Le Secrétariat d’adjudication prépare actuellement un document pour le sous-comité technique, en vue de la demande que soumettra l’adjudicateur en chef aux tribunaux relativement à la stratégie d’achèvement.

En réponse à une question, Dan Shapiro mentionne que l’approche préconisée pour les demandeurs dont on a perdu la trace pourrait s’appliquer aux demandeurs représentés par un avocat, mais que les avocats se retirent souvent des dossiers où il leur impossible de joindre leur client pour obtenir des instructions.

Les Carpenter souligne que les bénéficiaires des revendications territoriales pourraient se révéler utiles pour localiser les demandeurs des trois territoires du Nord.

Line Paré mentionne que le Canada s’apprête à lancer le Programme de crédit personnel, le deuxième volet du Paiement d'expérience commune. Ce programme contribuera peut-être à trouver des renseignements à jour sur certains requérants, alors qu’ils feront une demande de crédit.

Le sous-comité discute du fait que l’obtention des dossiers correctionnels prend beaucoup de temps, surtout en Saskatchewan et en Alberta. Il serait possible d’obtenir ces dossiers plus rapidement si le volume des documents était réduit. Après avoir examiné une liste de différents types de dossiers correctionnels, le sous-comité convient qu’une dizaine de documents ne sont pas nécessaires, notamment : les demandes de congé temporaire, les permis de voyage et la correspondance avec l’aide juridique.

Le sous-comité discute de la gestion des demandes qui touchent les allégations d’agression entre élèves. Les représentants du gouvernement du Canada font circuler une liste de demandes pouvant mener à des admissions de la part de membres du personnel qui étaient au courant d’agressions entre élèves. On prévoit se concentrer sur cinq écoles en particulier dans différentes régions du Canada, où l’on note une importante disparité entre les admissions et les demandes en suspens. Les demandes de chaque école seraient assignées à un seul adjudicateur afin qu’elles soient gérées conjointement.

Le sous-comité discute des annulations d’audiences causées par des règlements négociés. Les audiences prévues de 12 demandes par mois environ sont annulées à la suite d’un règlement conclu par voie de négociation. Seulement une demande parmi la centaine de demandes soumises au Processus de règlement négocié (PRN) n’est pas résolue avec succès par la négociation. Le sous-comité approuve l’approche en deux volets proposée par le Secrétariat :

• Le Secrétariat d’adjudication annulera l’audience aussitôt qu’on l’avisera que la demande a été soumise au PRN.
• Si une demande n’est pas réglée par le truchement du PRN, ce qui est rare, le Secrétariat organisera une audience pour cette demande dans les plus brefs délais.

Question connexe : la substitution des demandeurs lorsque les audiences sont reportées dans des délais très courts. Jusqu’à présent, le Secrétariat a eu du mal à obtenir rapidement les autorisations financières nécessaires. Le sous-comité discute de la possibilité pour les avocats des demandeurs de se faire rembourser après coup par le Secrétariat. Les représentants du gouvernement du Canada se sont engagés à consulter à l’interne et de revenir sur la question du préavis minimal nécessaire pour permettre la substitution d’un demandeur.

Le sous-comité fait état d’un cas rencontré lors de l’examen des dossiers soumis au Mode alternatif de règlement des conflits (MARC). Dans ce modèle, il est prévu que seul l’adjudicateur en chef effectue les examens demandés par le Canada. Il a été constaté récemment que trois examens du MARC avaient été assignés à d’autres adjudicateurs; l’adjudicateur en chef considère ces examens nuls. De l’avis du sous-comité, on doit informer les parties intéressées de la situation et leur offrir un nouvel examen effectué par l’adjudicateur en chef.

On propose aussi que le comité de surveillance précise que Dan Shapiro a été nommé adjudicateur en chef à la fois du processus d’évaluation indépendant et de celui du mode alternatif de résolution de conflits.

On soulève la question des téléconférences préparatoires pour les cas concernant le nombre d’années d’exploitation. En août 2012, l’adjudicateur en chef Ish a rédigé la conclusion un réexamen, qui fournissait des pistes de solution aux adjudicateurs pour les dossiers où on remet en question le nombre d’années d’exploitation des pensionnats répertoriés. David Paterson rédige actuellement une demande de directives afin de demander aux tribunaux exerçant le contrôle de revenir sur cette décision. Il affirme que ces cas sont rejetés aux téléconférences préparatoires et par la suite à l’étape de l’examen, pour ensuite être mis en attente à l’étape du réexamen en attendant l’issue d’une future décision de la cour. Il demande que ces dossiers soient ajournés avant la téléconférence préparatoire, de la même façon que les dossiers d’agressions entre élèves peuvent être ajournés avant d’être soumis alors qu’on attend l’admission d’autres dossiers.

Le Canada demande plus de temps pour consulter à l’interne et déterminer sa position. Dan Shapiro exprime sa préoccupation générale concernant le fait que les parties soumettent des demandes de directives, ce qui paralyse le processus. Il mentionne qu’une telle situation s’est produite dans le passé, sur une question de frais juridiques; les décisions ont été mises en attente pendant un an et demi, ce qui a produit d’importants arriérés.

2. Approbation du procès-verbal

Le comité approuve le procès-verbal du 9 juillet 2013, avec une modification pour préciser que Daniel Shapiro a été nommé adjudicateur en chef à la fois du processus d’évaluation indépendant et de celui du mode alternatif de résolution de conflits.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan traite de certains des indicateurs statistiques clés.

• Presque 38 000 demandes avaient été reçues à la fin du mois de juillet, soit environ 20 de plus depuis la réunion du mois de juin. Environ 32 000 demandes ont été admises et environ 2 600 – 7 % – sont en attente d’une décision quant à leur admissibilité. Il manque souvent beaucoup de renseignements dans ces demandes, et les personnes qui les présentent ne sont pas représentées par un avocat dans bien des cas. Par ailleurs, il y a certaines demandes en attente où deux avocats affirment représenter le même demandeur.
• Presque 3 000 demandes ont été rejetées, soit environ 8,5 % de toutes les demandes qui ont fait l’objet d’une décision.
• Environ 250 demandes ont été reçues depuis l’échéance du 19 septembre 2012. Sept d’entre elles proviennent des foyers Mistassini, pour lesquels les tribunaux avaient reporté l’échéance au 2 septembre 2013. Certains sont protégés en vertu de l’ordonnance du tribunal dans l’affaire Blott. Certaines revendications font l’objet de nouvelles demandes et les nouveaux renseignements ont été ajoutés à leurs dossiers. Le reste des demandes concernent des personnes qui n’ont pas respecté la date limite.
• Près de 18 000 audiences ont été tenues à ce jour.
• Il manque encore des documents obligatoires à environ 8 000 demandes; ce nombre a toutefois chuté de 500 depuis la rencontre de juin.
• Après plusieurs mois de pénurie importante de cas prêts à être entendus, le Secrétariat d’adjudication en reçoit maintenant en plus grand nombre. D’avril à juin, 857 audiences ont été tenues, un nombre plus élevé que prévu, mais nettement plus faible que l’objectif fixé. Pour la période de juillet à septembre, presque 1 100 audiences sont fixées jusqu’à présent; l’objectif est de 1 125, compte tenu de certains reports anticipés.
• Le Secrétariat s’attend à tenir des audiences à plein rendement (440 audiences par mois, sauf en décembre) à partir d’octobre, ce qui ne compensera pas toutefois le ralentissement observé plus tôt cette année. On prévoit actuellement environ 4 000 audiences au total en 2013-2014, reports compris, ce qui représente une baisse par rapport aux 4 200 audiences tenues l’an dernier ou par rapport à l’objectif fixé de 4 500 audiences.
• Le Canada s’attend à régler environ 700 demandes par la négociation; 4 700 demandes au total devraient donc être traitées durant l’exercice financier en cours.
• On a réglé 22 651 demandes, soit environ 60 % de l'ensemble des demandes reçues. Il reste environ 15 000 demandes à régler. Au total, l’indemnisation se chiffrait à un peu plus de 2 milliards de dollars à la fin de juillet 2013.

En réponse à une question au sujet des 7 000 demandes non réglées auxquelles il ne manque aucun document obligatoire, Shelley Trevethan indique que ces demandes se trouvent à différents stades; certaines en sont au processus d’admission (3 000) et d’autres sont en attente de la décision (1 800).

Line Paré fait état de l’expérience du Canada jusqu’à maintenant dans le dossier des foyers de Mistassini. Cet organisme avait jusqu’au 2 septembre 2013 pour soumettre une demande de paiement d’expérience commune et une demande de processus d'évaluation indépendant. Au total, 230 demandes de paiement d’expérience commune ont été reçues, dont 225 étaient complètes; 197 demandes ont été approuvées, ce qui représente plus de 2 millions de dollars. La semaine précédente, la première demande au titre du processus d’évaluation indépendant des foyers Mistassini a été admise.

4. Rapport de la directrice générale exécutive

Shelley Trevethan fait rapport des projets en cours au Secrétariat pour parer à la pénurie de dossiers prêts à l’audience.

• Le projet de gestion intensive de cas traite des dossiers qui sont en attente, incomplets ou vieux de plus de deux ans à l’étape de la gestion des cas. Le Secrétariat a terminé deux rondes de communication avec l’avocat du demandeur et s’apprête à en entreprendre une troisième. Jusqu’à présent, le projet n’a pas produit un grand nombre de dossiers prêts à être entendus, mais il a permis de déterminer les enjeux qui nuisent au progrès des dossiers, comme les cas où le demandeur est décédé ou dont l’avocat a perdu la trace. Ces renseignements seront sans doute utiles pour le Secrétariat dans la mise en oeuvre de la procédure de règlement des dossiers incomplets.
• Shelley Trevethan a communiqué avec les dirigeants des services correctionnels de l’Alberta et de la Saskatchewan pour discuter des retards dans la production de documents correctionnels obligatoires. La Saskatchewan a accompli des progrès satisfaisants concernant l’élimination du retard et cherche des façons d’améliorer l’efficacité de la production. Cette nouvelle amène le sous-comité technique à discuter des types de documents qui pourraient être laissés de côté.
• En Alberta, les services correctionnels ont communiqué ouvertement des statistiques sur l’important retard concernant les demandes. Le Secrétariat d’adjudication a offert, en vertu d’un protocole d’entente, du financement pour du personnel à l’administration centrale de la province et dans les institutions chargées de recueillir, de copier et de rédiger les documents nécessaires au processus d’évaluation indépendant.
• Le Secrétariat d’adjudication a reçu une demande d’une autorité sanitaire d’une réserve ontarienne à la recherche de financement pour aider la production de documents. Normalement, les médecins font payer leurs patients pour ce service, que le Canada acquitte ensuite une fois la demande réglée. Cette autorité sanitaire ne serait pas en mesure de facturer ces services et cherche une autre méthode de financement. Shelley demande qu’on lui fournisse des renseignements supplémentaires sur cette question.
• Le Secrétariat a mené un sondage auprès des avocats des demandeurs pour déterminer les plus importants problèmes concernant les documents obligatoires, en se concentrant sur les 25 principaux cabinets chargés du plus grand nombre de dossiers.

Line Paré fait état d’une conversation avec le directeur général responsable des dossiers du Régime de pensions du Canada à Service Canada. Ils accusent un arriéré de plus de 6 000 dossiers, dont 700 concernent les pensionnats indiens. Les renseignements recherchés ne font pas partie d’une base de données automatisée; les fonctionnaires du Régime de pensions doivent donc faire des recherches dans les dossiers avant de préparer le rapport qu’ils envoient à l’avocat du demandeur. L’équipe de Line s’affaire à élaborer une grille qui les aidera à concentrer leurs efforts sur les renseignements dont le Canada et les avocats des demandeurs ont besoin pour le processus indépendant d’évaluation.

Line Paré mentionne qu’elle a récemment entendu parler d’une nouvelle politique à Service correctionnel Canada selon laquelle seulement certains types de dossiers seraient fournis pour les demandes relatives au système d’inscription des Indiens (SII). Elle souhaite savoir quels documents le comité de surveillance considère essentiels afin qu’elle puisse en discuter avec Service correctionnel Canada.

David Paterson souligne que l’entente entre le sous-comité technique et les services correctionnels de l’Alberta et de la Saskatchewan, qui vise à limiter les types de documents que ceux-ci devaient produire, a été conclue pour régler des problèmes de production précis et qu’elle n’avait pas été conçue pour s’appliquer de manière générale. Il indique qu’il a besoin de plus de précisions concernant ce que Service correctionnel Canada ne prévoyait pas livrer.

Shelley Trevethan fait le compte rendu d’autres activités en cours au Secrétariat :

• Le Secrétariat mène actuellement un sondage auprès des adjudicateurs sur leurs plans d’avenir, ce qui aidera l’adjudicateur en chef à déterminer s’il est nécessaire de doter un autre poste d’adjudicateur.
• On a terminé une première ébauche du DVD d’information à l’intention des demandeurs. David Paterson y joue le rôle de l’avocat d’un demandeur, d’adjudicateurs, d’un représentant de l’Église, d’un adjudicateur en chef, d’un gestionnaire des résolutions, d’un aîné, ainsi que d’autres rôles. L’objectif est d’avoir le DVD prêt pour l’événement de la CVR à Vancouver en septembre.
• Le Secrétariat d’adjudication collabore avec l’organisme Native Counselling Services of Alberta au Projet du coeur, qui vise à éduquer les étudiants de partout au pays au sujet des pensionnats indiens. Le Secrétariat a tenu dans ses locaux des événements auxquels ont participé des survivants des pensionnats indiens. Shelly a convenu de faire parvenir des renseignements sur le projet aux membres du comité.

Les membres du comité discutent des répercussions des récentes informations concernant les études nutritionnelles menées dans les pensionnats indiens. Dan Shapiro mentionne que la question n’a pas été soulevée durant les audiences du processus indépendant d’évaluation, mais que si les adjudicateurs étaient saisis de la question, ceux-ci l’aborderaient conformément à l’accord de règlement.

5. Rapport de l'adjudicateur en chef

Dan Shapiro mentionne que l’adjudicateur en chef Ish a généreusement offert ses conseils et son aide durant la période de transition. Plusieurs décisions sont toujours en cours de préparation. Dan Shapiro remercie également Shelley Trevethan et le personnel du Secrétariat d’adjudication d’avoir organisé des séances d’information et des rencontres durant les premières semaines de son mandat à titre d’adjudicateur en chef.

L’adjudicateur en chef et ses adjoints se sont rencontrés au cours de la semaine précédente et, entre autres choses, ont remanié les équipes d’adjudicateurs. Un processus de sélection est en cours actuellement pour remplacer Dan Shapiro à titre d’adjudicateur en chef adjoint.

Les choses vont bon train dans le processus d’audience accéléré; des audiences sont prévues en novembre pour 12 dossiers. Cette petite équipe contribuera à tester des approches afin de trouver la bonne. Il semble que le processus d’audience accéléré sera utile pour gérer les aléas entourant le manque et le trop-plein de cas prêts pour une audience.

Afin d’évaluer la capacité en matière d’adjudication, le bureau de l’adjudicateur en chef a envoyé un sondage aux adjudicateurs.

Le Canada respectera sans doute l’objectif du 30 août en ce qui concerne la communication aux avocats des demandeurs de la liste maîtresse des cas d’admission en preuve de la connaissance par le personnel de sévices entre élèves. Une fois achevée, la liste sera versée dans la base de données sur les décisions et une trousse de communication sera distribuée.

Une préoccupation en matière de sécurité a été soulevée récemment lors d’une audience tenue à Stony Mountain Institution, un pénitencier fédéral au Manitoba. En se dirigeant vers la salle d’audience, le demandeur a attaqué son avocat avec un bâton. L’avocat a été blessé; l’audience a été reportée. À l’avenir, afin d’augmenter la sécurité aux audiences tenues dans les prisons, le Secrétariat d’adjudication ne s’en remettra plus à l’avocat du demandeur pour prendre les dispositions nécessaires, mais se tournera plutôt vers Service correctionnel Canada afin d’utiliser les salles conçues pour les audiences de la Commission des libérations conditionnelles du Canada, dans la mesure du possible.

6. Compte rendu aux tribunaux concernant l’achèvement du processus indépendant d’évaluation

Dan Shapiro donne un aperçu de l’objet du rapport provisoire, qui fera partie de la demande que l’adjudicateur en chef présentera cet automne aux tribunaux. La demande comprend trois volets : le rapport en question, la procédure de règlement des dossiers incomplets et la politique concernant les demandeurs dont on a perdu la trace. L’objectif consiste à donner aux tribunaux suffisamment d’information sur le plan en général, les enjeux et les variables qui pourraient influer sur la réussite et les outils proposés pour composer avec ces variables. Le rapport sera accompagné d’un affidavit dûment assermenté à l’appui de la demande de directives.

Mitch Holash se dit préoccupé par la formulation de la section 6.14, qui porte sur le déclassement des documents relatifs au processus indépendant d’évaluation. Après discussion, les membres du comité de surveillance s’entendent sur un langage plus neutre.

Line Paré demande que la section 6.4, sur les besoins en ressources humaines, soit révisée pour qu’on fasse référence au « plan d’action pour réduire le déficit » plutôt qu’à des « coupures ».

En réponse à une question, Dan Shapiro indique qu’il serait préférable de ne pas transmettre le rapport aux mandants avant qu’il ne soit finalisé et déposé au tribunal.

Les membres du comité de surveillance discutent des prochaines étapes, qui comprennent l’ébauche du rapport au Comité d’administration national pour qu’il l’examine et formule des commentaires.

7. Liste d'experts

Dan Shapiro attire l’attention des membres sur les trois curriculum vitæ soumis par le Secrétariat d’adjudication, qui cherche continuellement à combler les besoins cernés là où il y a une pénurie d’experts dans certains domaines ou certaines régions.

Les membres disent combien il serait utile de savoir si les personnes proposées ont de l’expérience en matière d’évaluation et si elles connaissent les populations autochtones.

Dan Shapiro fait valoir que certains évaluateurs connaissaient très peu les peuples autochtones à leurs débuts, mais qu’ils ont été rapidement très au fait de leur réalité. Il entend transmettre au personnel les commentaires exprimés.

Décision : Le Comité de surveillance approuve le nom des trois personnes à ajouter au groupe d’experts en psychologie.

8. Représentation des avocats des demandeurs au sein du comité de surveillance

Mayo Moran annonce qu’elle recevra la démission de Kerry O’Shea à titre de membre du comité de surveillance.

L’adjudicateur en chef et les autres membres remercient Kerry O’Shea pour ses services au sein du comité et auprès des demandeurs à titre de conseillère juridique.

Les Carpenter remet à Kerry O’Shea un porte-clés fait à la main et un porte-carte pour la remercier de sa contribution.

9. Prochaine rencontre

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le lundi 16 septembre 2013, à Vancouver.