Comité de surveillance des Procès-verbaux | 16 septembre 2013 - Vancouver C.-B.

Présents

Également présents

1. Rapport du Sous-comité technique

Dan Shapiro présente un compte rendu d’une réunion du sous-comité technique qui s’est déroulée par téléconférence le 13 septembre 2013.

Afin de rattraper le retard dans la production des dossiers correctionnels de l’Alberta et de la Saskatchewan, le sous comité a convenu d’une liste de certaines catégories de documents qui ne seraient pas requis pour les cas provenant de ces provinces.

Le Canada a fourni une feuille de travail indiquant les cas d’agression entre élèves où l’information fournie par le demandeur sur le formulaire de demande, si elle est acceptée par l’adjudicateur, pourrait établir que le personnel avait connaissance des abus perpétrés sur des élèves par d’autres élèves, et être utilisée dans d’autres cas. Le sous comité a discuté d’un projet visant à répertorier cinq écoles où l’on n’a pas réussi à démontrer que le personnel avait connaissance des agressions, et a établi un calendrier d’audiences pour que les demandeurs qui n’ont pas réussi à démontrer que le personnel était au courant des agressions puissent profiter des admissions faites dans les autres cas présentés. Dan Shapiro espère que les parties profiteront de la prochaine réunion pour discuter de ces écoles et de ce processus.

Après la discussion sur les demandeurs dont on a perdu la trace à la réunion précédente, le Secrétariat d’adjudication a élaboré un « protocole » prévoyant les étapes que doit suivre l’avocat d’un demandeur ou le Secrétariat pour repérer les demandeurs dont on a perdu la trace. La mise en œuvre de l’étape trois du protocole, qui prévoit l’obtention de coordonnées à partir des bases de données gouvernementales et de l’étape quatre, qui prévoit s’adjoindre l’aide des organismes locaux, exigerait l’obtention d’ordonnances du tribunal. Le sous comité a examiné le protocole afin de s’assurer de réduire au minimum les risques pour la protection des renseignements personnels des demandeurs.

Les membres du Comité de surveillance discutent de différents aspects de la question :

• Dave Iverson est d’avis que les organismes religieux pourraient aider à retrouver certains demandeurs.
• Les Carpenter estime pour sa part qu’il pourrait être utile de s’adjoindre l’aide des associations/comités de chasseurs et de trappeurs pour trouver les demandeurs du Nord éventuellement partis chasser/trapper.
• Paul Favel propose d’ajouter l’Assemblée des Premières Nations et explique que l’APN a cumulé une base de données considérable pendant la négociation de la Convention de règlement. Line Paré émet une mise en garde à l’effet que les facteurs relatifs à la vie privée devraient être examinés lorsque des organismes politiques sont concernés.
• En réponse à une question relative au calendrier, Dan Shapiro explique que le protocole relatif aux demandeurs que l’on ne parvient pas à retrouver est conçu de manière à compléter la procédure de règlement des dossiers incomplets.

Décision : Le Comité de surveillance approuve le protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace et demande à l’adjudicateur en chef de solliciter les ordonnances du tribunal nécessaires à sa mise en œuvre.

Le sous comité examine une proposition de politique soumise par le Secrétariat d’adjudication qui permettrait la substitution de demandeurs en cas de report d’une audience. Dans les cas où un adjudicateur a approuvé le report d’une audience, le même avocat d’un demandeur peut se présenter au moins deux semaines avant la date de l’audience et proposer le nom d’un autre demandeur dont le dossier est prêt pour l’audience, qui peut être entendu au même emplacement et qui satisfait aux autres critères prévus dans la politique. En pareils cas, le Secrétariat peut demander à l’avocat du demandeur de prendre les arrangements nécessaires au déplacement, et les frais afférents seraient remboursés s’ils ont été approuvés au préalable par le Secrétariat.

Le Canada avait indiqué qu’il lui fallait du temps pour mener d’autres consultations et s’est organisé pour fournir une réponse avant le 20 septembre.

En réponse à une question au sujet des interprètes, il est précisé que le Secrétariat ne tentera pas de trouver d’interprètes à court préavis pour une audience prévue en vertu de cette politique. Toutefois, si les services d’un interprète avaient été retenus pour l’audience reportée, ils peuvent être maintenus si l’audience de substitution est dans la même langue ou le même dialecte.

Dave Iverson demande de préciser la politique pour s’assurer que toutes les parties, y compris les organismes religieux, soient avisées.

Décision : Le Comité de surveillance approuve la politique sur la substitution de demandeurs aux audiences, sous réserve de l’accord du Canada.

David Paterson avait proposé que des téléconférences préparatoires pour les cas concernant le nombre d’années d’exploitation soient ajournées en attendant que sa demande de directives par rapport à cette question soit entendue par la Cour. Lors de la réunion du sous comité technique, le Canada a fait savoir qu’il s’opposait à l’ajournement des téléconférences préparatoires pour cette raison. L’adjudicateur en chef fait savoir qu’il était aussi mal à l’aise avec cette question et qu’elle risque d’interrompre tranquillement le processus pour un an ou plus. Il indique au sous comité qu’il ne serait pas prêt à conseiller aux adjudicateurs d’ajourner les téléconférences préparatoires pour l’instant.

2. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 20 août 2013.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan traite de certains des indicateurs statistiques clés.

• En date du 25 août, 37 847 demandes ont été reçues. Environ 270 demandes ont été présentées depuis la date limite de présentation, dont certains sont des demandeurs protégés par l’ordonnance du tribunal dans l’affaire Blott et 18 demandes d’anciens élèves des foyers Mistassini.
• Plus de 32 000 demandes ont été admises jusqu’à maintenant. Le pourcentage des cas non admis a augmenté légèrement passant de 8,5 % à 8,9 %. Environ 2 300 cas sont encore en progrès à l’étape d’admission. La plupart des cas présentés renfermaient très peu de renseignements.
• Le nombre de cas à l’étape de gestion de cas – surtout en attente des documents obligatoires – a diminué de façon notable d’environ 8 000 à un peu plus de 7 000.
• Un peu plus de 18 000 audiences ont été tenues. Le taux de report, qui était de 13 % l’année dernière, a diminué et a atteint un plancher de 6,6 % en juillet.
• Le nombre de cas prêts pour l’audience augmente et il semble qu’environ 4 100 premières audiences seront tenues en 2013 2014. Ce chiffre est légèrement inférieur aux 4 500 premières audiences prévues, en grande partie parce qu’il est impossible de compenser la pénurie d’audiences au cours des deux premiers trimestres de l’année. Le Canada est dans les temps pour ce qui est des ententes négociées de sorte que le nombre total de demandes traitées devrait atteindre 4 800 pour 2013 2014.
• En ce qui concerne les dossiers prêts pour l’audience, 95 % se sont vu offrir une date d’audience dans les neuf mois.
• L’un des plus grands problèmes par rapport au calendrier est la disponibilité d’adjudicatrices dans certaines régions. Il y a une demande élevée en Saskatchewan et le Secrétariat s’efforce d’amener des adjudicatrices d’autres provinces au besoin.
• Environ 2 000 dossiers ont été admis aux audiences, mais aucune décision n’a été rendue. On attend la production d’autres documents obligatoires, les audiences de la personne mise en cause, les évaluations médicales et d’experts, les dates des conclusions finales et la décision de l’adjudicateur.
• Un peu plus de 23 100 cas ont été réglés, soit 61,1 % des dossiers présentés. Il reste environ 14 700 cas.
• 15,6 % des cas ne sont pas représentés par un avocat, ce qui est beaucoup plus élevé qu’il y a un an (moins de 7 %). Le pourcentage a diminué légèrement, mais le problème demeure quand même important.

David Paterson explique que les statistiques relatives aux reports devraient uniquement comprendre les reports demandés dans les dix dernières semaines précédant l’audience, lorsque la politique sur les reports s’applique. Line Paré explique que les statistiques relatives aux reports ne correspondent pas avec ce qu’observe le Canada sur le terrain et qu’elle fera le suivi auprès de Shelley.

Line Paré explique que le Canada doit avoir un représentant à chaque audience et peut être appelé à décider s’il négocie des règlements ou assiste aux audiences. Elle explique que le Canada surveillera la situation.

Les membres discutent du nombre de dossiers à une étape postérieure à l’audience et de certains des retards liés aux évaluations médicales et d’experts. Shelley Trevethan explique que le Secrétariat entreprendra une analyse plus approfondie de ces questions.

4. Rapport de la directrice générale exécutive

Shelley Trevethan fait rapport des projets en cours au Secrétariat pour parer à la pénurie de dossiers prêts à l’audience.

• Tout se déroule bien avec les services correctionnels de l’Alberta et de la Saskatchewan. Le Secrétariat achève un protocole d’entente avec les services correctionnels de l’Alberta qui prévoira des ressources du 1er octobre jusqu’au 31 mars 2014. Elle participe à une réunion avec les services correctionnels de la Saskatchewan pour les aider à réaliser des gains d’efficacité, mais ils ne sollicitent pas de ressources pour l’instant.
• Le Secrétariat achève un sondage auprès des avocats des demandeurs pour tenter de cerner les problèmes relatifs à la production des documents obligatoires les plus importants. Les résultats devraient être connus à temps pour la prochaine réunion.
• Les deux premières audiences du processus d’audience accéléré (PAA) sont prévues pour novembre. Compte tenu de l’augmentation du nombre de dossiers prêts pour l’audience, peu d’audiences du PAA ont été fixées, mais le Secrétariat continuera de se pencher sur la question afin de prévoir au calendrier des « blocs » complets d’audiences.
• Le Secrétariat a analysé les cas actifs par l’entremise du conseiller juridique, en examinant le nombre de cas restants pour chaque cabinet et le nombre d’audiences auxquelles a participé chaque mois le même cabinet. Au rythme actuel, la majorité des avocats des demandeurs seront en mesure de boucler leurs dossiers d’ici septembre 2016. Toutefois, certains d’entre eux auront besoin de beaucoup plus de temps. Le Secrétariat devra communiquer avec ces cabinets afin de s’enquérir de la stratégie d’achèvement et collaborer avec eux pour élaborer des plans afin de s’assurer que tous les cas dont ils sont responsables sont entendus dans les temps.
• Par ailleurs, le nombre de cas restants de demandeurs qui ne sont pas représentés par un avocat est préoccupant. Le Secrétariat a amorcé une campagne-éclair au cours de l’été pour communiquer avec les demandeurs qui se représentent eux mêmes afin de leur expliquer les avantages d’une représentation par un avocat. Cette stratégie a connu un certain succès. Toutefois, le nombre de cas demeure important et certains sont particulièrement complexes. Le Secrétariat élabore une stratégie afin d’amener plus facilement ces cas à l’audience.

Shelley Trevethan fait le compte rendu d’autres activités en cours au Secrétariat :

• Afin d’améliorer la sécurité des audiences tenues dans les établissements correctionnels, le Secrétariat a convenu avec le Service correctionnel du Canada que les dispositions relatives aux audiences seront prises par l’entremise des administrateurs régionaux de la sécurité. Normalement, ces audiences devraient se tenir dans la même aile administrative où se tiennent les audiences de la Commission des libérations conditionnelles du Canada. Selon le niveau de risque, l’établissement peut décider si un agent correctionnel sera présent ou non.
• Le personnel du Secrétariat d’adjudication est à Vancouver pour l’événement national de la Commission de vérité et de réconciliation qui se tiendra du 18 au 21 septembre.
• Les préparations sont en cours pour le rapport final du PEI dont l’objectif est de présenter un rapport intérimaire d’ici le printemps 2015 et une version finale d’ici le printemps 2016. Le Secrétariat procède à la mise sur pied de groupes de réflexion afin de cerner les objectifs du PEI et le type de renseignements qui seraient utiles de présenter dans le rapport final. Les groupes de réflexion devraient être constitués des membres du personnel du Secrétariat, de représentants du Canada, des avocats des demandeurs, des organismes religieux, de l’Assemblée des Premières Nations et des organisations inuites. Des discussions doivent avoir lieu sur les meilleures approches pour mobiliser les organismes autochtones, les travailleurs en santé communautaire et les adjudicateurs.

Les membres du Comité ont discuté de différents aspects du projet de rapport final du PEI :

• Les groupes de réflexion devraient être mis sur pied à l’automne. En plus de compiler les commentaires, ils feront connaître le projet.
• Akivah Starkman s’affaire à l’élaboration d’un rapport à l’intention du sous ministre d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, portant sur le processus et la façon dont il est perçu. Il ne renfermera pas de profil statistique des demandeurs. Il sera probablement prêt d’ici l’automne ou l’hiver 2013, et devrait renfermer des renseignements contextuels très importants qui pourront être utilisés pour le rapport final.
• La portée de l’examen doit être déterminée. Sera t il limité à la façon dont le processus, tel que négocié dans la Convention de règlement, a été mis en œuvre? Ou réexaminera t il les choix exercés pendant la négociation?
• Il est suggéré de laisser les « questions plus générales » au milieu universitaire, car le Comité de surveillance serait mieux placé pour surveiller l’évaluation du mode de mise en œuvre du PEI.
• Il est possible que différents intervenants aient participé au processus avec des visions différentes, ce qui peut mener à des résultats contradictoires des différents groupes de réflexion.
• Les membres discutent du rôle possible de la Commission de vérité et de réconciliation dans les groupes de réflexion. La CVR a entendu des milliers de survivants qui ont participé au PEI. Toutefois, contrairement à d’autres intervenants, la CVR est le produit de la Convention de règlement à une fin particulière.
• Les groupes de réflexion devront également se pencher sur les façons d’inclure les demandeurs dans le processus d’examen. Il s’agit d’une question délicate compte tenu du nombre très élevé de demandeurs et des difficultés rattachées à la protection des renseignements personnels et à la question du secret professionnel.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro a présenté un rapport sur plusieurs initiatives récentes :

• La demande de propositions actuelle en vue de trouver un adjudicateur en chef adjoint a été structurée afin que deux adjudicateurs en chef adjoints puissent être nommés à l’issue de ce processus. L’adjudicateur en chef n’a pas encore déterminé s’il désirait recruter un ou deux adjoints. Après discussion, il a demandé que le comité de sélection recommande jusqu’à deux candidats en vue d’une nomination à la réunion de novembre.
• Le Secrétariat achève un sondage sur la capacité d’adjudication afin d’éclairer la recommandation de l’adjudicateur en chef à savoir si on devrait lancer une autre demande de propositions en vue d’identifier un adjudicateur. Il espère obtenir une décision à temps pour la réunion de novembre.
• La liste maîtresse des cas d’admission en preuve de la connaissance par le personnel de sévices entre élèves est maintenant accessible à l’avocat des demandeurs par l’entremise de la base de données sur les décisions.
• David Paterson a déposé une demande de directive sur les questions du nombre d’années d’exploitation, mais on ne sait pas très bien quel juge sera affecté au dossier.
• Fay Brunning, avocate d’un demandeur en Ontario, a déposé une demande de directive demandant la publication des dossiers de la police provinciale de l’Ontario sur une enquête au criminel au pensionnat indien de St. Anne. Le Canada a également déposé une demande de directive sur la question.
• Dans l’affaire Blott, M. Pitfield a demandé au bureau de l’adjudicateur en chef de s’enquérir d’une orientation auprès des tribunaux afin de fixer une échéance pour la présentation des demandes des anciens demandeurs dans l’affaire Blott protégés par l’ordonnance de la Cour du juin 2012. Environ 440 demandeurs sont dans les bases de données de Blott, mais n’ont pas encore soumis de demandes.
• L’adjudicateur en chef prendra la parole à une conférence des administrateurs du conseil de discipline du barreau de partout au Canada le 20 septembre. Ce sera l’occasion de porter la question de la conduite des avocats à l’attention de toutes les autorités de réglementation de la profession juridique de partout au pays.

6. Réunion avec le Comité d’administration national (CAN) pour l’achèvement du PEI

Dan Shapiro discute des préparatifs en vue d’une réunion du Comité d’administration national prévue le lendemain, le 17 septembre. La réunion servira à discuter de trois sujets. Le premier est l’ébauche d’un plan pour l’achèvement du PEI, qui ne nécessite pas l’approbation de la Cour, mais qui constitue une toile de fond importante pour les deux autres sujets. Les deux autres sujets sont la procédure de règlement des dossiers incomplets, approuvée à la réunion d’avril, et le protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace, approuvé à cette réunion. L’adjudicateur en chef encourage les membres du Comité de surveillance à communiquer avec leurs homologues au CAN pour s’assurer de régler toute préoccupation.

En réponse à une question, l’adjudicateur en chef demande que les membres du Comité de surveillance s’abstiennent de distribuer le plan avant qu’il ne soit déposé auprès des tribunaux.

7. Présentation du DVD Telling Your Story: The Indian Residential Schools Independent Assessment Process

Shelley Trevethen présente une ébauche d’un DVD produit par le Secrétariat d’adjudication pour aider les demandeurs à se préparer à leur audience. Les membres du Comité de surveillance regardent le DVD pendant le dîner.

Dave Iverson dit apprécier le DVD, mais se dit préoccupé par deux aspects. Il n’y a aucune mention de la participation de l’Église au caucus. Il s’agit d’un problème récurrent, et il a écrit aux adjudicateurs en chef Ish et Shapiro afin de les informer que des adjudicateurs et des gestionnaires des résolutions refusent d’admettre l’Église au caucus. Il craint que le DVD renforce ce processus. Sa deuxième préoccupation est que même si une représentante de l’Église est interrogée dans la vidéo, elle ne siège pas à la table de négociations.

Mayo Moran propose de modifier le texte de la voix hors champ pour clarifier la présence de l’Église à l’audience et au caucus.

Shelley Trevethan dit qu’elle cherchera à régler ces deux problèmes pour l’édition finale.

8. Nomination de délégués pour mener les examens

Dan Shapiro explique que l’aide de son prédécesseur, Dan Ish, a été très utile pour la transition et demeure en communication avec le Secrétariat d’adjudication pour offrir de l’aide au besoin. M. Ish se dit aussi prêt à mener des examens à l’occasion si l’adjudicateur en chef lui en confie le mandat. Dan Shapiro demande au Comité de surveillance d’ajouter M. Ish à la liste des délégués approuvés de l’adjudicateur en chef pour mener les examens.

Après discussion, le Comité de surveillance s’entend sur la proposition sous réserve d’une révision appropriée dans la lettre de démission de M. Ish.

Décision : Le Comité de surveillance approuve Daniel Ish, c.r., en tant que délégué de l’adjudicateur en chef pour mener des examens.

9. Prochaine rencontre

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 5 novembre 2013 à Vancouver.