Comité de surveillance des Procès-verbaux | 5 novembre 2013 - Vancouver C.-B.

Présents

Également présents

Absents

1. Présentations

Mayo Moran souhaite la bienvenue à Diane Soroka, qui fait maintenant partie du Comité de surveillance à titre de représentante des avocats des demandeurs, en remplacement de Kerry O’Shea.

Mayo Moran souhaite également la bienvenue à Kaye Dunlop, adjudicatrice en chef adjointe, qui préside maintenant le sous comité technique, et à Orest Wasarab, qui prend part à la réunion en remplacement de Caroline Clark.

2. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le point sur la réunion du sous comité technique qui a eu lieu le 4 novembre 2013.

Le principal point à l’ordre du jour concernait la gestion des revendications de sévices perpétrés par d’autres élèves. Le Canada a examiné près de 2 200 formulaires de demande au titre du PEI préalable à l’audience comportant des allégations de sévices entre élèves et a ciblé 647 cas où l’on prétendait que le personnel était au courant des abus. Ces cas pourraient mener à de nouvelles révélations concernant la connaissance du personnel et faciliter la résolution des 1 535 cas pour lesquels les formulaires de demande ne précisent pas si le personnel était au courant de la situation. Le Canada a également établi un calendrier doté de codes de couleur indiquant, pour chaque école, les périodes pour lesquelles des aveux ont été obtenus.

Le sous comité technique a demandé au Secrétariat d’adjudication de proposer des solutions pour la gestion des cas de sévices perpétrés par d’autres élèves afin que les cas qui pourraient mener à de nouveaux aveux fassent l’objet d’une audience avant ceux pour lesquels des aveux devront être obtenus par le truchement d’autres cas. Le Secrétariat d’adjudication formulera des recommandations à ce sujet à la réunion du sous comité technique du 9 décembre.

Il est également question du rôle et de la raison d’être du sous comité technique. Il est convenu qu’il continuera de fonctionner de la même manière, à savoir que les questions lui seront présentées par les membres du sous comité, le Comité de surveillance ou l’adjudicateur en chef. Le sous comité étudiera diverses possibilités pour ses réunions, y compris la tenue d’une réunion en après-midi avant celle du Comité de surveillance plutôt qu’en soirée.

Les membres du Comité de surveillance constatent que le sous comité technique a été utile pour aborder les questions en profondeur et faire en sorte que l’ordre du jour du Comité de surveillance soit d’une ampleur raisonnable.

3. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès verbal de la réunion du 16 septembre 2013.

4. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan traite de certains indicateurs statistiques clés :

• Près de 32 500 demandes ont été admises et il en reste encore environ 2 000 à traiter. Parmi toutes les demandes examinées, il y a maintenant 3 385 (9,4 %) qui n’ont pas été admises, soit une augmentation par rapport au 8,9 % du mois d’août.
• Il y a maintenant 6 599 demandes admises pour lesquelles des documents obligatoires restent à fournir, ce qui représente une baisse par rapport aux 7 200 demandes du mois d’août qui se trouvaient dans la même situation. Le taux de dossiers prêts à être entendus a augmenté.
• On peut maintenant établir des dates pour les 553 dossiers prêts à être entendus, ce qui représente un échantillon assez grand pour fixer des blocs complets d’audiences.
• Jusqu’à maintenant, 18 780 audiences ont eu lieu. Il y en a eu 856 en avril et en juin plutôt que les 1 125 visées en raison du manque de dossiers prêts à faire l’objet d’une audience. De juillet à septembre, il y a eu 1 046 audiences, ce qui est inférieur à l’objectif mais supérieur aux prévisions.
• Pour le trimestre d’octobre à décembre, on prévoit tenir 1 140 audiences, et le Secrétariat prévoit atteindre son objectif pour le trimestre, à savoir 1 125 audiences.
• En raison du nombre peu élevé d’audiences tenues au cours des deux premiers trimestres, l’objectif de 4 500 audiences ne sera pas atteint en 2013 2014, mais ce nombre sera sans doute supérieur à 4 100 et pourrait être près des 4 200 audiences tenues en 2012 2013.
• Près de 1 877 cas sont à l’étape suivant l’audience. Au cours de celle ci, on effectue notamment la production des transcriptions, la collecte des documents faisant suite à l’audience, la recherche et les audiences concernant les auteurs présumés de sévices ainsi que les évaluations des médecins et des experts.
• Au total, 24 085 demandes ont été résolues, soit environ 64 % de toutes les demandes présentées au titre du PEI. Il y a 13 799 demandes qui sont en cours. Le Secrétariat espère toujours avoir terminé les audiences initiales au printemps 2016.
• La somme totale des indemnités versées à ce jour s’élève à 2,13 milliards de dollars.
• Le nombre de demandeurs non représentés a diminué, passant de 2 260 en août à 1 775 aujourd’hui, car les personnes qui ont présenté une demande près de la date limite ont retenu les services d’un avocat.

5. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan fait le point sur les travaux en cours en vue d’augmenter le taux de production des dossiers correctionnels. Un protocole d’entente a été conclu avec les Services correctionnels de l’Alberta afin de faciliter le traitement de l’arriéré. En outre, les Services correctionnels de la Saskatchewan collaborent avec le Secrétariat en vue de trouver des façons de fixer des priorités et de régler l’arriéré de demandes.

Line Paré fait le point sur les discussions qu’elle a eues avec le Service correctionnel du Canada, qui a reçu 9 000 demandes informelles en lien avec les pensionnats indiens et qui a présentement un arriéré de deux ans pour ces demandes. Le Service correctionnel du Canada est en mesure de prioriser les demandes lorsqu’un avocat lui indique que la revendication de son client est autrement prête à faire l’objet d’une audience. Il a mis en place une politique interne selon laquelle les documents faciles à obtenir sont fournis en premier lieu; les autres documents sont fournis uniquement si l’avocat n’est pas satisfait du premier envoi. Le fait que de multiples avocats présentent des demandes de documents pour le même demandeur pose également problème à l’organisme.

Diane Soroka signale que certains hôpitaux dans le Nord n’ont pas le personnel nécessaire pour photocopier les dossiers médicaux demandés au titre du PEI. L’adjudicateur en chef souligne que la plupart des autorités sanitaires imposent des frais pour la photocopie de dossiers médicaux afin de récupérer les coûts associés à l’équipement et au personnel. David Paterson propose que le Secrétariat communique avec ces établissements et les aide à planifier le travail à faire.

Dave Iverson demande si une échéance a été fixée pour les 440 demandes non déposées par le cabinet Blott et révélées par le coordonnateur de la transition, Ian Pitfield. L’adjudicateur en chef répond que le surveillant nommé par les tribunaux présentera une demande de directives, mais que cela n’a pas encore été fait.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro fait le point sur plusieurs activités récentes :

• L’adjudicateur en chef a pris la parole à une réunion du conseil de discipline des barreaux du Canada. Il y a parlé de certains problèmes en lien avec les pratiques juridiques observés dans le contexte du PEI et distribué un document faisant état des jugements pertinents des tribunaux à ce sujet.
• En octobre, l’adjudicateur en chef a annoncé la mise en place de nouvelles mesures visant à protéger les demandeurs au titre du PEI, y compris un document sur les attentes en matière de pratique juridique dans le PEI révisé, un nouveau formulaire à remplir pour les décisions concernant le paiement des honoraires et un document d’orientation révisé sur l’examen des honoraires. Les règles concernant l’affectation des fonds et les déboursements ont notamment été précisées.
• L’adjudicateur en chef a donné environ 15 entrevues aux médias en lien avec ces documents. Dans le cadre de ces entrevues, il a insisté sur le fait que la majorité des avocats font un travail professionnel et de grande qualité, mais que certains avocats s’étaient conduits de manière déraisonnable.
• L’adjudicateur en chef et la directrice exécutive ont rencontré le sous ministre de Santé Canada. Ils ont été heureux de constater que ce ministère continue d’accorder une grande importance aux services de soutien en santé dans le contexte du PEI.
• Depuis sa nomination, l’adjudicateur un chef a pris la parole dans le cadre de réunions du personnel des bureaux du Secrétariat d’adjudication de Vancouver, Regina et Ottawa. Une réunion aura lieu prochainement à Winnipeg.
• Ce matin, le Star-Phoenix de Saskatoon publiait un article sur une décision du comité de discipline du barreau de la Saskatchewan au sujet de Ronald Cherkewich, un avocat de Prince Albert. Lors d’une audience, M. Cherkewich a refusé de transmettre à l’adjudicateur une copie de son mandat de représentation en justice. Lorsqu’on l’a informé qu’un adjudicateur en chef adjoint avait confirmé qu’il s’agissait d’une ordonnance du tribunal, il a dit à l’adjudicateur qu’il pouvait « se le mettre dans le… » [traduction]. Il a ensuite quitté la salle d’audience puis y est revenu avec une convention d’honoraires rédigée sur un morceau de papier hygiénique. Le comité de discipline l’a trouvé coupable de conduite indigne d’un avocat. Une décision suivra sur la sanction à lui imposer.

Les membres discutent de situations où l’adjudicateur abaisse les honoraires juridiques sous la barre des 15 %. Line Paré souligne que le Canada doit en être informé à l’avance; autrement, l’avocat du demandeur doit remettre les honoraires dans les recettes générales. David Paterson soutient que la différence devrait profiter aux demandeurs et non au gouvernement. On indique que dans ces situations, le demandeur reçoit la totalité de son indemnité; par conséquent, il s’agit de déterminer si le Canada devrait verser un « bonus » au demandeur lorsque son avocat ne reçoit pas la contribution du Canada à l’égard des honoraires.

7. Questions d’entrevue pour les évaluateurs experts

Dan Shapiro a préparé des questions d’entrevue élaborées par son bureau afin de faciliter la collecte d’information pour aider le Comité de surveillance à choisir des experts à inscrire au répertoire. Les questions proposées permettent de cerner l’expérience de l’évaluateur et de connaître l’étendue de ses connaissances et de son expérience en lien avec les clients autochtones.

Certains craignent que ces questions puissent élever la barre si haute qu’il n’y aurait pas suffisamment d’experts pour répondre à la demande. On convient que si une telle situation devait se produire, le Secrétariat formulerait des recommandations.

À la suite d’une question sur le contrôle de la qualité des évaluations psychologiques, l’adjudicateur en chef explique que les adjudicateurs remplissent un formulaire après chaque évaluation formulée par un expert et y indiquent tout problème concernant la qualité, le délai d’exécution et l’adaptabilité. Par ailleurs, une séance de formation d’une demi-journée a été tenue récemment à Montréal à l’intention de trois adjudicateurs francophones nouvellement nommés. Le Secrétariat compte élargir l’utilisation des documents de formation conçus pour cette séance afin qu’ils puissent profiter à d’autres experts dont la nomination est récente.

8. Rapport de recherche à l’intention de la Commission de vérité et réconciliation du Canada

Dan Shapiro remet au Comité de surveillance un exemplaire d’un rapport de recherche préparé par le Secrétariat d’adjudication afin d’aider la Commission de vérité et réconciliation à comprendre les sévices subis dans les pensionnats indiens. Le Comité de surveillance s’était engagé à aider la Commission à accomplir son mandat, sans pour autant porter atteinte à la confidentialité du PEI.

Dan Shapiro mentionne également que le Secrétariat d’adjudication a conclu un protocole avec le chercheur de la Commission en vue d’avoir accès à la base de données des décisions, lequel a été approuvé par le Comité de surveillance en avril 2012. Les décisions contenues dans la base de données sont entièrement expurgées et ne permettent pas d’identifier les demandeurs ou les auteurs présumés des sévices. Dans sa réponse à une question, Dan Shapiro convient de transmettre une copie du protocole au Comité de surveillance.

9. Dates de réunion proposées pour le Comité de surveillance

Mayo Moran renvoie à une liste de dates de réunion proposées pour la période s’échelonnant de juillet 2014 à mars 2015 qui a été diffusée avant la réunion. Elle invite les membres à vérifier leurs agendas afin d’être prêts à fixer des dates lors de la prochaine réunion.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 10 décembre 2013, à Toronto.

Les membres conviennent d’inviter Akivah Starkman, ancien directeur exécutif, à assister à la réunion afin de discuter de son document de réflexion sur le PEI.