Comité de surveillance des Procès-verbaux | 10 decembre 2013 - Toronto On

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Absents

1. Introductions

Mayo Moran souhaite la bienvenue à Karen Cuddy, qui remplacera Caroline Clark en tant que représentant du gouvernement du Canada.

2. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le point sur la réunion du sous-comité technique qui a eu lieu le 9 décembre 2013.

Le sous-comité s’est penché sur la gestion des réclamations relatives aux sévices entre élèves. Avant la réunion de novembre, le gouvernement du Canada a recensé toutes les réclamations relatives aux sévices entre élèves qui étaient présentes dans le système préalablement à l’audience et a examiné les formulaires de demande pour discerner les cas où, selon les allégations, le personnel aurait été au courant. Le sous-comité a ensuite demandé au Secrétariat d’adjudication de préparer des propositions en vue d’accélérer le traitement de ces dossiers. Les décisions rendues dans ces cas pourraient mener à de nouvelles admissions de connaissance du personnel, ce qui pourrait aider d’autres cas où il n’est pas allégué que le personnel était au courant.

Le Secrétariat a proposé une approche globale progressive pour traiter les quelque 650 réclamations relatives à des cas où la connaissance du personnel est alléguée. Un processus actif de gestion de cas ferait appel à des téléconférences de préparation aux audiences dirigées par des « adjudicateurs principaux », qui aideraient à faire passer ces cas à l’étape des audiences, selon la suite normale des choses, puis surveilleraient leur progression. L’approche vise la production de décisions, et pas simplement la tenue d’audiences, de manière à provoquer des admissions qui faciliteront le traitement d’autres cas.

Pour les cas où le demandeur ne peut prouver que le personnel était au courant des sévices et ne faisant l’objet d’aucune admission à ce jour, le processus établi par l’adjudicateur en chef Ish pourra être suivi : l’adjudicateur peut laisser le dossier en suspens pendant un an dans l’espoir que d’autres admissions aient lieu.

En tenant compte de certains commentaires et clarifications du sous-comité technique (p. ex., ajout du statut dans l’ordre de priorité), le Secrétariat se préparera à mettre en œuvre l’approche proposée au début de l’année qui vient. Une version finale du document sera transmise au Comité de surveillance et des mises à jour trimestrielles seront fournies au sous-comité technique.

Le comité d’administration national est revenu avec une lettre et un compte rendu de décision concernant la Procédure de règlement des dossiers incomplets. Il approuve tous les principes de la procédure, sauf l’article 22.6, qui concerne le pouvoir de l’adjudicateur du processus de règlement spécial de retirer du dossier l’avocat d’un demandeur. Cette disposition avait été incluse pour gérer les situations où écarter l’avocat serait préférable au rejet de la réclamation du demandeur, notamment lorsque l’avocat s’occupe de trop de cas à la fois ou ne travaille pas dans l’intérêt de son client.

Le sous-comité a examiné attentivement la question et est parvenu à un consensus selon lequel il serait acceptable de supprimer cette disposition de la Procédure de règlement des dossiers incomplets. Certains membres estiment que le problème des « mauvais avocats » n’était plus aussi grave qu’au moment de rédiger la procédure. On fait également remarquer que rien dans cette décision n’empêche l’adjudicateur en chef de présenter aux tribunaux de contrôle une demande d’instructions si les circonstances l’exigent.

Décision : Le Comité de surveillance supprime l’article 22.6 de la Procédure de règlement des dossiers incomplets.

3. Présentation et discussion – Réflexions sur le PEI

M. Akivah Starkman, ancien directeur exécutif du Secrétariat d’adjudication, discute de son document intitulé Independent Assessment Process [Reflections] (Processus d’évaluation indépendant – réflexions) et répond aux questions.

4. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 5 novembre 2013.

5. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan discute de certains des principaux indicateurs statistiques en date du 10 novembre 2013 :

• Environ 37 900 demandes ont été reçues, dont 21 des foyers Mistassini, où la date limite pour soumettre une demande a été reportée au 2 septembre 2013 sur ordonnance de la cour. Environ 400 demandes ont été reçues après la date limite.
• 32 623 réclamations ont été admises et 3 442 ont été rejetées. Le taux de rejet va en augmentant (il est actuellement de 9,5 %), et il est tout probable qu’environ la moitié des réclamations n’ayant pas encore terminé le processus d’admission seront rejetées. Les réclamations restantes prennent beaucoup plus de temps à atteindre la décision finale d’admissibilité (cas plus complexes, peu de renseignements, perte de contact avec le demandeur) — On ne connaîtra sans doute pas le nombre final de réclamations admises avant l’automne 2014.
• Dans quelque 6 300 cas, on attend que l’avocat du demandeur soumette les documents obligatoires. Ce processus fonctionne vraiment bien maintenant, le Secrétariat travaillant de manière plus proactive et plus intensive avec les avocats des demandeurs à la production des documents obligatoires. À l’heure actuelle, seulement 25 % des divulgations de documents du gouvernement du Canada respectent la norme de délai de 165 jours.
• Plus de 19 000 audiences ont été tenues à ce jour. Environ 521 cas prêts pour l’audience attendent que soit fixée la date de l’audience, soit un nombre suffisant pour atteindre les objectifs d’audiences pour le restant de l’exercice financier. Une grande partie de ces cas émanent de la Saskatchewan. Le gouvernement du Canada prend des dispositions pour que des membres du personnel assistent à ces audiences.
• D’avril à juin, 855 audiences ont été tenues; de juillet à septembre, 1043; d’octobre à décembre, 1 168 audiences sont prévues, ce qui reviendra probablement à près de 1 050 audiences une fois les reports déduits. Pour le présent exercice financier, on prévoit qu’environ 4 150 audiences seront tenues, et qu’environ 4 800 cas seront réglés, règlements négociés y inclus.
• Près de 1 930 cas sont à l'étape suivant l'audience. Il y a eu des retards dans la communication des décisions, un secteur touché par un manque de personnel. Il y a toujours de longs délais d’attente pour les évaluations lorsque celles-ci sont requises.
• On a réglé 24 516 demandes, soit près de 65 % de l'ensemble des demandes reçues.
• Le nombre de demandeurs qui se représentent eux-mêmes, qui avait atteint près de 2 700 en juin, est maintenant redescendu à 1 626.

Line Paré fait part de ses discussions avec le Service correctionnel du Canada dans le but d’accélérer la production des dossiers des services correctionnels pour les demandeurs. Le Service correctionnel du Canada travaille à élaborer une proposition en vue d’éliminer l’arriéré, pour laquelle un soutien financier pourrait être envisagé. Mme Paré dit travailler également avec Service Canada concernant l’arriéré dans les demandes de dossiers du Régime de pensions du Canada (RPC).

Shelley Trevethan indique que le Secrétariat d’adjudication a conclu un protocole d’entente avec les services correctionnels de l’Alberta pour éliminer l’arriéré dans la production de documents, et que cela progresse bien. Son personnel communique également tous les mois avec les services correctionnels de la Saskatchewan, et l’arriéré diminue.

David Paterson demande si les prochains comptes rendus pourraient indiquer le nombre de réclamations faisant présentement l’objet d’un examen ou d’un réexamen.

En réponse à une question, Line Paré précise que 507 règlements négociés avaient été conclus au 13 novembre, ce qui représente 72 % de l’objectif fixé pour l’exercice financier, qui est de 708 règlements.

6. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan signale que le Secrétariat d’adjudication a entrepris les démarches pour obtenir l’autorisation générale de voyager pour faciliter le déplacement des demandeurs. Après des années de travail, la dirigeante principale des finances d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada a approuvé un processus qui devrait permettre au Secrétariat de réaliser des économies importantes.

Le Secrétariat tente d’obtenir une autorisation semblable pour l’hébergement, ce qui nécessiterait l’approbation du ministre. Appuyées par la dirigeante principale des finances, les démarches en ce sens vont bon train.

En réponse à une question, Shelley Trevethan explique que l’autorisation générale de voyager simplifie beaucoup la procédure et devrait permettre de remplacer plus rapidement les audiences annulées.

La politique sur la substitution des demandeurs en cas d’audiences reportées, approuvée en septembre, sera communiquée et mise en œuvre sous peu.

Le Secrétariat travaille à l’élaboration de mécanismes pour améliorer la qualité des services d’interprétation aux audiences. Un poste attitré aux liaisons avec les interprètes a été créé, et une entente a été conclue avec le Bureau de la traduction pour qu’il fournisse sans frais des services professionnels d’interprétation. Le Secrétariat pourra ajouter des interprètes à ceux du Bureau en fonction des commentaires des adjudicateurs. Enfin, on a entrepris l’élaboration de lignes directrices et d’une formation pour les interprètes, ainsi que d’autres destinées aux adjudicateurs et concernant le travail avec des interprètes.

7. Rapport de l'adjudicateur en chef

Dan Shapiro indique que le déménagement des bureaux à Regina a entraîné quelques retards, mais que les choses sont plus ou moins rentrées dans l’ordre maintenant. Il mentionne aussi le déménagement du personnel d’Ottawa prévu pour juin 2014. Shelley Trevethan ajoute que les nouveaux locaux d’Ottawa sont situés dans le même complexe que l’administration centrale d’Affaires autochtones, mais dans une installation entièrement séparée ayant sa propre adresse. Cela est important pour assurer l’indépendance du Secrétariat d’adjudication.

Un groupe d’adjudicateurs a préparé « Un geste de réconciliation », qu’il présentera au dernier événement national de la Commission de réconciliation et de vérité, prévu pour mars 2014, à Edmonton.

L’adjudicatrice en chef adjointe Susan Ross, nommée à la réunion de novembre, est maintenant sous contrat et participera à la prochaine réunion des adjudicateurs en chef adjoints (ACA). Sa nomination a été reçue avec enthousiasme par tous les ACA.

Maintenant que le comité d’administration national approuve la Procédure de règlement des dossiers incomplets, l’adjudicateur en chef pourra déposer sa demande judiciaire lorsque le PEI sera terminé. Dan Shapiro distribue quelques modifications mineures à son document, "Bringing closure, enabling reconciliation: a plan for resolving the remaining IAP caseload", ce qui met à jour les sections du document dont il est question.

8. Dates des prochaines réunions

Décision : Le comité de surveillance approuve les dates et lieux de réunion suivants, qui seront confirmés par courriel :

• Le mardi 9 septembre 2014 Toronto
• Le mardi 28 octobre 2014 Vancouver
• Le mardi 9 décembre 2014 Toronto
• Le mardi 20 janvier 2015 Vancouver
• Le mardi 3 mars 2015 Toronto

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 14 janvier 2014, à Vancouver.