Comité de surveillance des Procès-verbaux | 14 janvier 2014 - Vancouver, BC

Présents

Également présents

1. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le point sur la réunion du Sous-comité technique qui a eu lieu le 13 janvier 2014.

Elle distribue la copie finale approuvée du document sur la gestion des revendications de sévices perpétrés par d’autres élèves. L’étape un devrait débuter prochainement : Trois adjudicateurs principaux ont été sélectionnés ainsi qu’un membre du personnel de soutien. Les premières téléconférences préalables devraient normalement débuter en mars. Kaye Dunlop remercie les parties de leur collaboration.

Les deux autres points sont soulevés par le sous-comité, mais aucune décision n’est prise.

2. Adoption du procès-verbal

Le comité adopte le procès-verbal de la réunion du 10 décembre 2013 tel que présenté.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan discute de certains des principaux indicateurs statistiques en date du 29 décembre 2013, notamment :

• Un nombre croissant de réclamations sont refusées – environ 45 % des demandes qui sont encore en attente d’admission seront finalement refusées, ce qui en dit long sur la qualité des réclamations qui ont été reçues au cours des derniers mois avant la date limite.
• Des documents obligatoires sont encore attendus pour un peu moins de 6 000 cas, et ce chiffre continu de diminuer.
• Plus de 19 600 audiences ont été tenues. Le pourcentage des reports durant l’exercice 2013-2014 est de 11, 5 %, il est donc inférieur à celui de l’exercice précédent, même s’il est remonté un peu au cours de l’hiver.
• Au vue des audiences tenues et planifiées jusqu’à maintenant, on peut s’attendre à atteindre le nombre de 4 150 audiences tenues au cours de l’exercice financier d’ici le 31 mars 2014.
• Environ 2 000 dossiers se trouvent actuellement à l’étape successive à l’audience. D’entre eux, 189 font l’objet d’un examen et 48 d’un réexamen.
• Plus de 25 000 réclamations sont résolues, ce qui représente un pourcentage de 66, 4 % de toutes réclamations reçues. De plus, 12 700 réclamations sont à l’étude. Environ 2, 2 milliards de dollars d’indemnisation compensatoire ont été versés.

Line Paré présente les rapports statistiques des documents divulgués et des règlements négociés par le Canada :

• Dans 61 % des cas, le Canada a fourni ses documents avant le demandeur. En aucun cas, le Canada n’a fourni ses documents plus de 165 jours après le demandeur.
• Le Canada a actuellement 1 748 réclamations admises concernant lesquelles il doit fournir des documents.
• 580 règlements négociés ont été conclus au cours de cet exercice financier, ce qui nous rapproche des 700 règlements visés.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan signale que, dans l’attente de l’approbation de l’étape 2 par le tribunal, le Secrétariat d’adjudication initie l’étape un de la procédure de règlement des dossiers incomplets. Le Secrétariat prévoit qu’entre 1 200 et 1 500 cas seront visés par la procédure de règlements incomplets. Les premiers dossiers seront adressés à l’Unité d’analyse et de règlement en avril pour qu’ils commencent le travail.

La politique de substitution de demandeurs en cas de report d’une audience approuvée lors de la réunion de septembre 2013 sera mise en œuvre ce mois-ci. Une note à cet effet a été envoyée à l’avocat du demandeur, aux adjudicateurs ainsi qu’au personnel.

Une analyse plus poussée a été entreprise sur les besoins des demandeurs non représentés par un avocat. Sur près de 1 400 cas qui concernaient des personnes non représentées par un avocat en novembre 2013, dans 15 % des cas, il s’agissait de personnes dont on avait perdu la trace, 9 % étaient des réclamations successorales, 20% étaient des demandes d'information à l’étape d'admission, 7 % concernaient des demandeurs inactifs et incapables de se représenter sans avocat. Seulement 570 environ des demandeurs non représentés par des avocats (soit 41 %) étaient actifs. D’autres démarches sont entreprises pour encourager ces demandeurs à faire appel à un avocat qualifié.

Le Secrétariat d'adjudication fournit des fonds pour financer le processus d’évaluation indépendant (EPI) permettant à des groupes de demandeurs de proposer des activités de soutien à la guérison et à la réconciliation tout en leur permettant de participer aux processus. Le montant total de 400 000 dollars a été dépensé durant l’exercice financier de 2012-2013; des fonds supplémentaires ont été trouvés durant celui de 2013-2014, et 650 000 dollars seront fournis. La demande de financement excède à présent les ressources disponibles, et un appel à propositions sera mis en œuvre à l'avenir.

Le DVD sur les processus d'audience du PEI sera bientôt prêt. La version anglaise est pour ainsi dire terminée. Les modifications demandées par les membres du Comité de surveillance doivent être apportées. La version française avance rapidement. En effet, le tournage est prévu durant la semaine du 20 janvier. On espère avoir les deux versions pour l'événement de la Commission de vérité et de réconciliation qui aura lieu en mars.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro indique que les adjudicateurs ont participé via téléconférences à plusieurs séances de formation obligatoires d’une heure sur la sécurité. Ces formations portaient en particulier sur la façon dont ils peuvent réduire les risques lorsqu’ils se déplacent avec des documents classifiés. Une trousse d’information plus complète couvrant tous les aspects touchant leurs responsabilités en matière de sécurité est en cours de préparation.

La Convention de règlement comporte une disposition exigeant que le Comité d'administration national tienne à jour la liste des avocats des demandeurs. La liste actuelle, sur le site Web du tribunal, est loin d’être à jour. Cette situation pose un problème au personnel du Secrétariat qui travaille avec les demandeurs non représentés par un avocat qui souhaitent justement en engager un. L'adjudicateur en chef a déféré les demandes auprès de deux avocats du CAN, et a ajoutés leur nom à la liste. Il a également parlé avec Peter Grant, président du CAN sur la façon d’envisager une liste d'une manière plus globale

L’adjudicateur en chef surveille toujours la capacité décisionnelle et a mené une étude à ce sujet au cours de l'automne 2013. L’étude a montré que la capacité décisionnelle était suffisante pour conclure la PEI, sans besoins supplémentaires. Depuis, l'adjudicateur Firoz Dossa est décédé en décembre, un autre adjudicateur a annoncé sa retraite, et une troisième a indiqué qu'elle prendra un congé de 6 mois d'absence; sans compter que d'autres peuvent réduire leurs activités plus que prévu. Il faut ajouter à cela que les demandes d’adjudicatrices dépassent l’offre actuelle.

L’adjudicateur en chef envisage de recommander de lancer une demande de propositions pour engager des adjudicateurs. Ce serait une solution de dernier recours, en partie parce qu’une demande de propositions prend plus d'un an entre le lancement où on lance le processus et le moment où les nouveaux adjudicateurs sont capables de travailler à pleine capacité.

Dan Shapiro répond à une question en disant qu’il verra si des adjudicateurs à la retraite pourraient tenir des audiences à titre occasionnel.

Des réunions des adjudicateurs régionaux sont prévues en avril 2014 à Vancouver et à Montréal. Cette année, on veillera particulièrement à aider les adjudicateurs à rassembler des preuves en tenant compte davantage des points de vue culturels des Autochtones. Les réunions de cette année se dérouleront sur deux journées complètes pour donner l'occasion d'explorer les questions plus en profondeur.

6. Stratégie de fin de mandat

Dan Shapiro signale qu’il a reçu une nouvelle communication du Comité d’administration national précisant que la procédure de règlement des dossiers incomplets, tel que modifiée, est adoptée à l’unanimité. Il y avait eu auparavant une abstention parce que l'un des représentants avait demandé des indications supplémentaires.

L’adjudicateur en chef déposera prochainement la demande d’indications auprès du tribunal.

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue mardi 25 février 2014, à Toronto.