Comité de surveillance des Procès-verbaux | 6 mai 2014 - Toronto, ON

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du 6 mai 2014 - Toronto (Ontario)

Présents

Nom Fonction
Mayo Moran Président
Les Carpenter Représentant des Inuits
Caroline Clark du gouvernement du Canada [remplaçante]
Karen Cuddy Représentante du gouvernement du Canada
Paul Favel Représentant de l’Assemblée des Premières Nations
Mitch Holash Représentant de l’Église
David Iverson Représentant de l’Église
David Paterson Avocat des demandeurs
Diane Soroka Représentante des avocats des demandeurs

Également présents

Nom Fonction
Kaye Dunlop Adjudicatrice en chef adjointe; présidente du sous-comité technique
présent pour un point seulement
Michael Mooney Surveillant nommé par les tribunaux;, Services de recours collectifs Crawford
Daniel Shapiro adjudicateur en chef adjoint
Shelley Trevethan Directrice executive SAPI
John Trueman Conseiller principal en politique et stratégie, SAPI (rapporteur)

Rapport

1. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le compte rendu de la réunion du sous-comité technique du 5 mai 2014.

Le projet de gestion des demandes relatives aux sévices entre élèves va bon train. La plupart des demandes restantes proviennent de cinq cabinets, dont trois ont des problèmes de capacité. La réussite du projet dépendra de la participation du Canada, laquelle a été importante jusqu’à maintenant, ainsi que de celle des avocats des demandeurs, qui est assez variable. Le nombre de dossiers inclus dans le projet a diminué de moitié par rapport aux données de l’automne 2013, et ce, parce que beaucoup de demandes suivent leur cours indépendamment. Les étapes un et deux se termineront d’ici la fin du mois d’août, si l’on peut compter sur la collaboration des avocats des demandeurs.

L’adjudicateur en chef a demandé à Kaye Dunlop de superviser la mise en œuvre de la procédure de règlement des dossiers incomplets. Une équipe du Secrétariat s’occupe de coordonner la planification. La question des demandeurs ayant des problèmes de capacité sera probablement un point important. Un projet en cours, s’adressant aux « demandeurs ayant de la difficulté à se représenter eux mêmes », a permis de réunir de l’information sur les approches fructueuses utilisées dans le cas de demandeurs ayant une déficience physique ou mentale. Parmi les autres situations susceptibles d’être incluses dans la procédure, on compte les demandes représentées par la succession, les cas de demandeurs dont on a perdu la trace et le retrait de demandes avant l’adoption d’une politique officielle dans le DO-8.

Le Secrétariat continue à envisager la possibilité d’élargir le système d’échange de données informatisé (EDI) pour que les avocats des demandeurs puissent charger des documents de façon sécuritaire. À l’heure actuelle, les avocats soumettent les documents obligatoires et d’autre matériel par courriel, par télécopieur ou par la poste.

Il peut arriver qu’une plainte soit déposée dans certains dossiers parce que la reconnaissance par le Canada que le personnel des pensionnats indiens savait que des élèves commettaient des agressions sur d’autres élèves n’est pas assez vaste, ne correspond pas à la décision dont elle découle ou n’a pas été fournie même si une décision l’exige. Le Canada créera une adresse électronique générique que les avocats des demandeurs pourront utiliser pour mener des discussions bilatérales sur ces questions.

Le Canada a confirmé sa décision d’exiger que tous les demandeurs non pensionnaires signent la quittance prévue à l’annexe P, peu importe s’ils ont déjà reçu ou non une indemnité dans le cadre du Paiement d’expérience commune (PEC). Il accepte que les demandeurs représentés signent la quittance à l’audience, avec l’aide de leur avocat. Il peut arriver qu’au moment de l’audience un demandeur non représenté ait besoin de l’annexe P. Le cas échéant, le Canada est d’accord pour que l’adjudicateur explique au demandeur ce que signifie ce document. L’audience se poursuivra même si le demandeur ne signe pas la quittance : toutefois, pour qu’une décision soit rendue, il faudra que le document soit signé.

Lors de la réunion précédente, il a été question des relevés trimestriels manquants pour les pensionnats de St. Philips et de Beauval. La Commission de vérité et réconciliation a découvert des documents à Bibliothèque et Archives Canada qui ne figuraient pas précédemment dans les collections du Canada. Le Canada poursuit l’examen des demandes du PEI pour lesquelles l’absence de certains documents pourrait avoir eu des conséquences. Il fera part de ses constatations au sous-comité technique.

Certains points ont été soulevés relativement aux narratifs des écoles, y compris la façon dont ils sont mis à jour, les motifs de l’ajout ou du retrait de documents et la nécessité de signaler les changements aux parties. À l’occasion de la réunion du sous-comité technique du 9 juin, le Canada invitera un représentant d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada à venir discuter de ces questions. Le mois dernier, Line Paré s’est engagée à ce que le Canada mette en relief les nouveaux documents lors des prochaines révisions de narratifs. Ceci est important pour les avocats des demandeurs et les adjudicateurs, car sinon, ils ne sont pas au courant des changements. Le Canada fournira de l’information sur la façon de procéder à l’avenir.

La question des annuaires scolaires a été reportée à la prochaine réunion, car le Canada tente d’obtenir des conseils à savoir s’il peut divulguer les annuaires et comment il doit les expurger.

Le Comité de surveillance a demandé au sous-comité technique de discuter des demandeurs non représentés qui sont touchés par la décision judiciaire du pensionnat de St. Anne. Cinquante demandeurs non représentés ont fréquenté le pensionnat de St. Anne, dont 22 n’ont pas encore participé à une audience. Dans tous les cas où il y a eu audience d’un demandeur non représenté du pensionnat de St. Anne, une indemnité a été accordée. Au total, 216 demandes du PEI visant ce pensionnat ont été réglées. De ce nombre, 11 n’ont pas abouti à une indemnité.

Shelley Trevethan a signalé que le personnel du Secrétariat d’adjudication a téléphoné à tous les demandeurs non représentés du pensionnat de St. Anne pour leur transmettre la même information que celle qui a été fournie aux avocats. L’équipe du Secrétariat est en train de rédiger un avis écrit officiel à l’intention des demandeurs non représentés, qu’il soumettra à Diane Soroka aux fins de commentaires.

2. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès verbal de la réunion du 1er avril 2014.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan présente certains indicateurs statistiques clés :

  • Des près de 38 000 demandes reçues, on en a acceptĂ© 33 100 et refusĂ© 3 614 (environ 10 %). Environ 1 100 demandes sont en attente de dĂ©cision Ă  l’étape de l’admission.
  • Environ 5 000 dossiers sont en attente de documents obligatoires, nombre qui diminue constamment.
  • Près de 21 000 audiences ont Ă©tĂ© tenues, dont 4 201 en 2013-2014.
  • Il y a des prĂ©occupations Ă  l’égard de l’alimentation en dossiers prĂŞts pour les audiences. Le nombre de dossiers en attente de date d’audience a diminuĂ©, il est d’environ 300.
  • Environ 1 900 dossiers sont en attente de dĂ©cision par suite d’une audience.
  • Plus de 27 000 dossiers ont Ă©tĂ© rĂ©glĂ©s, soit environ 72 % de toutes les demandes. Il y a 10 700 demandes en cours, ce qui inclut les demandes après l’audience. Près de 8 000 demandes n’ont pas encore Ă©tĂ© instruites : 1 400 demandes ont reçu une date d’audience; 5 400 ont Ă©tĂ© admises, mais n’ont pas encore de date d’audience; 1 100 sont en attente d’admission.
  • Une somme d’environ 2,4 milliards de dollars a Ă©tĂ© versĂ©e en indemnitĂ©.
  • Environ 31 % des dossiers restants proviennent de la Saskatchewan.

Les membres discutent à savoir si l’on peut rajuster le montant de l’indemnité pour en retrancher les débours, la contribution du Canada aux frais juridiques et les frais juridiques payés par le demandeur, de façon à indiquer clairement le montant réellement obtenu par les demandeurs. Shelley Trevethan tentera de voir si cette information est accessible.

Dave Iverson s’informe au sujet des cas où aucune indemnité n’est accordée. Plusieurs points sont soulevés :

  • Il y a une augmentation du nombre de cas oĂą aucune indemnitĂ© n’est accordĂ©e. Il s’agit maintenant de plus de 10 % de toutes les dĂ©cisions. Ceci s’explique par un nombre accru de contestations de la crĂ©dibilitĂ© ou de la fiabilitĂ© du demandeur lors des audiences, ainsi que de contestations relatives Ă  la compĂ©tence et aux « annĂ©es d’activitĂ© ».
  • Il est difficile de savoir si les dossiers les plus ardus se sont naturellement retrouvĂ©s Ă  la fin du processus, ou si les parties adoptent des positions plus fermes qu’au dĂ©but.
  • On suggère que le PEI garantisse une certaine uniformitĂ©. Il ne faudrait pas modifier l’application du PEI au dĂ©triment du demandeur.
  • L’adjudicateur en chef signale qu’il y a des problèmes « d’équitĂ© temporelle » relativement au PEI. Dans les cas de sĂ©vices entre Ă©lèves, ceux dont la demande a Ă©tĂ© examinĂ©e en premier ont Ă©tĂ© dĂ©savantagĂ©s. Pour ce qui est des cas oĂą les annĂ©es d’activitĂ© d’une Ă©cole sont en litige, ce sont ceux dont le dossier a Ă©tĂ© examinĂ© Ă  la fin qui sont dĂ©savantagĂ©s.
  • Le processus comporte des mesures de protection, mais la norme de contrĂ´le (« erreur manifeste et dĂ©terminante ») est un seuil difficile Ă  atteindre.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan fournit l’information sur les demandeurs décédés qui a été demandée lors de la réunion précédente. On compte 249 demandeurs qui sont décédés avant l’admission de leur demande et 590 qui sont décédés après l’admission de leur demande mais avant la tenue d’une audience. Enfin, 281 demandeurs sont décédés après leur audience. Au total, près de 800 personnes (environ 2 %) sont décédées avant la tenue d’une audience.

L’équipe du Secrétariat tente de régler certaines questions relatives au soutien en santé. En février, une préoccupation a été émise à savoir que Santé Canada ne paierait pas pour la participation à la fois d’un aîné et d’un travailleur en santé communautaire à une même audience. Santé Canada a par la suite affirmé qu’il peut financer la participation des deux intervenants, selon ce que souhaite un demandeur.

À la mi-avril, il a été question de savoir si Santé Canada est en mesure de fournir les services d’un travailleur en santé communautaire lors des audiences tenues aux États-Unis. Bien que des services de santé soient prévus pour une audience en juin, les discussions se poursuivront afin d’en venir à une solution à long terme dans le cas des audiences à l’étranger.

En mars, le juge Sinclair de la Commission de vérité et réconciliation a affirmé, lors d’une entrevue avec les médias, que le Canada mettait fin au programme de soutien en santé. Santé Canada a déclaré que ce n’est pas le cas. Comme c’est le cas au Secrétariat d’adjudication et à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, des fonds sont prévus pour 2015-2016 et des efforts seront déployés pour obtenir du financement additionnel jusqu’à la fin du PEI. Santé Canada s’est engagé à offrir des services de soutien en santé pendant tout le déroulement du PEI.

Enfin, l’Autorité sanitaire des Premières Nations de la Colombie-Britannique a pris en charge la prestation du programme de soutien en santé en Colombie Britannique. Le Secrétariat d’adjudication a conclu un protocole d’entente avec l’Autorité sanitaire en vue de continuer à fournir l’information qui permettra à cette dernière de bien soutenir les audiences.

Le Secrétariat d’adjudication gère un programme de contribution aux fins du PEI collectif dans le cadre duquel les anciens élèves reçoivent des fonds pour des activités de guérison et de réconciliation. Le financement a été augmenté à 650 000 $ en 2013-2014 et a été complètement attribué. Par suite de l’appel de propositions lancé pour 2014-2015, le Secrétariat a reçu 25 propositions, dont 14 ont été retenues aux fins de financement. Parmi les activités financées, il y a des ateliers dirigés, du counseling et de la thérapie, des cérémonies et rassemblements traditionnels, ainsi que des activités traditionnelles, comme des festins et la fabrication de couvertures étoilées.

5. Rapport sur l’amélioration des processus

Shelley Trevethan présente un rapport, commandé par le Secrétariat d’adjudication, qui porte sur les travaux menés depuis la mise en œuvre en vue d’améliorer l’efficience ainsi que l’expérience des demandeurs. Monique Bond, directrice exécutive intérimaire du Secrétariat de 2007 à 2008, a constaté 92 améliorations de processus et a fourni de l’information détaillée sur les améliorations jugées les plus importantes. Le rapport définitif du PEI tiendra compte de ce rapport.

Les membres du Comité saluent cet excellent travail.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro raconte une anecdote au sujet d’un demandeur ayant eu besoin d’une audience urgente dans la région de la Baie-James, il y a quelques semaines. Par suite de la réception de l’avis, un vendredi après-midi, l’équipe du Secrétariat a trouvé un adjudicateur disponible, Michael Bay. Comme aucun moyen de transport commercial n’était accessible, le Secrétariat a organisé un vol affrété vers la Baie-James pour l’adjudicateur, le représentant du Canada et un travailleur en santé communautaire, en vue de la tenue de l’audience le samedi. L’adjudicateur a entendu les exposés le dimanche et a soumis sa décision le lundi, laquelle a été communiquée par le Secrétariat dès le lundi après-midi. L’adjudicateur en chef souligne les efforts déployés par tous les intervenants, qui ont travaillé ensemble pour rendre possible la tenue de l’audience.

Le Comité d’administration national (CAN) a communiqué avec Dan Shapiro au sujet de la liste des avocats des demandeurs. Le CAN a décidé de retirer la liste du site Web du règlement relatif aux pensionnats indiens, plutôt que de la mettre à jour, ce qui pose problème aux demandeurs non représentés qui ont besoin d’une aide juridique. Les membres discutent de différentes possibilités :

  • David Paterson fait Ă©tat de la dĂ©cision, prise en 2010 par le ComitĂ© de surveillance, de recommander des avocats s’étant engagĂ©s Ă  respecter les lignes directrices de l’Association du Barreau canadien.
  • On se demande quelles sont les mesures Ă  prendre dans le cas oĂą un avocat ne respecte pas les lignes directrices, mĂŞme s’il s’y Ă©tait engagĂ©.
  • On propose que le SecrĂ©tariat d’adjudication ne soit pas obligĂ© de recommander des avocats qui ont Ă©tĂ© rĂ©primandĂ©s par le Barreau.
  • De nombreux avocats ne participent plus au PEI, oĂą n’acceptent plus de nouveaux clients. On propose que la liste ne donne le nom que des avocats qui accepteraient des clients.
  • On suggère que la liste exclue les cabinets ayant des problèmes de capacitĂ© connus.

Des réunions régionales des adjudicateurs ont eu lieu en avril, à Vancouver et à Montréal. Chacune de ces réunions a duré deux journées entières et portait sur plusieurs thèmes. L’ancien juge en chef de l’Ontario, Warren Winkler, a prononcé un discours sur l’heure du midi, en plus de participer à un panel sur la rédaction des rapports d’examen. Les adjudicateurs ont formulé des commentaires positifs au sujet des séances.

Pour 2015, l’adjudicateur en chef envisage la tenue d’une seule réunion nationale, probablement à Winnipeg. Une collaboration pourrait être possible avec le Musée canadien pour les droits de la personne, dont toute une aile est consacrée aux questions autochtones.

Parallèlement aux réunions régionales, des groupes de discussion pour les adjudicateurs autochtones ont été organisés par l’adjudicateur en chef. Neuf adjudicateurs ont participé dans chaque ville. Les participants ont apprécié l’occasion de se réunir en groupe et ont exprimé le besoin de continuer à le faire dans l’avenir. Beaucoup ont évoqué franchement les difficultés auxquelles font face les adjudicateurs, en particulier les difficultés administratives vécues par les nombreux adjudicateurs autochtones qui travaillent à la maison et n’ont pas de personnel de soutien administratif. Les participants se sont montrés intéressés à un programme de mentorat ou de partenariat avec un collègue autochtone.

Le personnel du Secrétariat d’adjudication prépare une trousse pour tous les avocats des demandeurs, qui inclura le DVD du Secrétariat, Racontez votre expérience : le processus d'évaluation indépendant, ainsi qu’un dépliant sur le rôle des Églises dans le PEI.

7. Remplisseurs de formulaires du Manitoba

Dan Shapiro fait le point sur le « cas pilote » présenté au juge Schulman, à Winnipeg, le 25 avril. L’avocat visé par le cas pilote, Ken Carroll, travaillait, à un certain moment, à environ 500 dossiers du PEI. Il a déposé un affidavit où il déclarait que les deux demandeurs ayant fourni des affidavits à l’adjudicateur en chef sont les deux seuls, pour autant qu’il sache, ayant payé des remplisseurs de formulaires. Il a également déclaré qu’il n’était pas au courant des tactiques de contrainte utilisées par les remplisseurs de formulaires : lorsqu’il a découvert la situation, il a remboursé de sa poche les deux clients. Un autre avocat ayant reçu la demande de directives a retenu les services d’un avocat pour présenter des observations. À l’audience, il n’y avait pas de représentant des organismes chargés de remplir les formulaires.

Bien qu’il ait des préoccupations à l’égard des pratiques de certains remplisseurs de formulaires, le Canada respecte l’autonomie des membres des Premières Nations quant à leurs choix contractuels. Le surveillant nommé par les tribunaux se dit aussi inquiet des pratiques, mais constate que la juge Brown ne s’est pas prononcée sur la question des organismes tiers dans le dossier Blott. Kareena Williams, du cabinet de Peter Grant, a fait une présentation très claire et sans équivoque au nom de l’avocat indépendant, lequel considère que les tribunaux devraient mettre fin à de telles pratiques, insultantes et contraires à l’éthique. L’Assemblée des Premières Nations s’inquiète du fait que des remplisseurs de formulaires travaillent sur la base d’honoraires conditionnels, mais appuie le rôle que jouent les remplisseurs de formulaires pour améliorer l’accès au PEI dans les collectivités éloignées.

Dan Shapiro est d’avis que les remplisseurs de formulaires sont essentiellement des mandataires, travaillant en étroite collaboration avec les avocats, qui ne devraient pas échapper à l’examen du processus des frais juridiques. Il y a aussi la question à savoir si les non-avocats peuvent demander des honoraires conditionnels. M. Shapiro constate que les médias ont prêté beaucoup d’attention à ce dossier.

Karen Cuddy affirme que la position du Canada s’appuie fortement sur le fait que tout contrat établi par un avocat serait nul et sans effet, et est interdit en vertu de la Convention de règlement. Le Canada se préoccupe aussi de la procédure à suivre dans le cas d’avocats accusés d’une faute.

Dan Shapiro signale que son avocat a soumis un projet d’ordonnance aux autres parties. Plutôt que de proposer une enquête exhaustive, l’ordonnance ferait en sorte que les avocats ayant reçu une demande de directives soient responsables de fournir dans les trente jours une déclaration solennelle au surveillant nommé par les tribunaux, lequel devrait ensuite rendre compte de toute irrégularité au tribunal.

8. Stratégie d’achèvement

Dan Shapiro présente deux projets d’ordonnance produits par son avocat et examinés par l’avocat de la cour, Brian Gover. La première ordonnance vise à approuver la procédure de règlement des dossiers incomplets, et la seconde fournit les autorisations nécessaires pour retrouver des demandeurs dont on a perdu la trace.

En réponse à une question, Dan Shapiro signale que les ordonnances ont été rédigées comme des ordonnances par consentement devant être signées par l’adjudicateur en chef, le président du Comité d’administration national et le président du Comité de surveillance du PEI, au nom des entités ayant déjà unanimement approuvé les deux documents.

On propose de faire état des « entités » dans les ordonnances, et non des « parties ».

Karen Cuddy déclare que les représentants du Canada ont besoin de temps pour obtenir des instructions.

Décision : Le Comité de surveillance approuve les deux projets d’ordonnance concernant la stratégie d’achèvement et autorise Mayo Moran à les signer, sous réserve de l’approbation du Canada (qui sera fournie le plus tôt possible).

9. Correspondance au sujet du pensionnat indien de St. Anne

Mayo Moran fait référence à la correspondance ayant circulé avant la réunion, dans laquelle Edmund Metatawabin, de l’association Peetabeck Keway Keykaywin, demande au Comité de surveillance de mener une enquête sur les avocats du ministère de la Justice qui auraient retenu des documents relatifs au pensionnat de St. Anne.

Mayo Moran accepte de faire circuler une ébauche de réponse que les membres du Comité pourront examiner.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 10 juin 2014, à Vancouver.