Comité de surveillance des Procès-verbaux | 10 juin 2014 - Vancouver (Colombie Britannique)

1. Rapport du sous comité technique

Kaye Dunlop fait le compte rendu de la réunion du sous comité technique du 9 juin 2014.

À l’invitation du sous comité, la gestionnaire de la Direction nationale de recherche et d'analyse pour la région de l’Ouest, Paula Caird, a assisté à la réunion. Mme Caird a décrit comment l’historique des écoles est établi, y compris leur historique dans des litiges antérieurs et les MARC (modes alternatifs de résolution des conflits).

Mme Caird s’est fait poser une question sur les documents qui sont ajoutés et retirés, et Kaye Dunlop fait part de sa réponse : le Canada ne retire un document que si une meilleure copie du même document est trouvée; il n’a pas l’habitude de retirer entièrement des documents. David Paterson cite des cas précis où des documents ont été retirés, par exemple l’historique du pensionnat indien de St. Michael, et où le Canada s’est penché sur la question.

Kaye Dunlop avait soulevé la question de la Jack River Annex, où le Canada avait ajouté entre 800 et 1 000 documents pour résoudre des questions de compétence. Kaye Dunlop demande aux représentantes du gouvernement du Canada de chercher un meilleur moyen d’informer les parties au sujet de ce qui a été ajouté.

Les listes du personnel, une question connexe, sont importantes dans les cas de sévices entre élèves, lorsque l’institution était au courant que des élèves en agressaient d’autres. Les listes du personnel aident à déterminer combien de temps quelqu’un est demeuré à l’école. Le Canada s’était engagé auparavant à les fournir mais, apparemment, il par la suite déterminé qu’il ne pouvait pas le faire.

Le Canada s’est cependant engagé à fournir les listes du personnel dans des cas individuels, lorsqu’un point pertinent se rapporte à la connaissance qu’avait l’institution. Il faudra rédiger un message pour informer les avocats des demandeurs qu’ils peuvent demander ces renseignements.

David Paterson demande si les listes du personnel pourraient être fournies automatiquement, de la même façon que l’admission par le Canada que des membres du personnel avaient eu connaissance de sévices entre élèves. Karen Cuddy répond qu’elle pense que oui et qu’elle consultera le personnel pour que cela se fasse.

Kaye Dunlop rend compte du travail du Secrétariat visant à développer le système d'échange de données informatisé (EDI) pour permettre aux avocats des demandeurs et au Canada d’envoyer, et de recevoir, des documents par voie électronique. Le Secrétariat réalisera un projet pilote cet été avec trois cabinets d’avocats et le Canada, et il fera rapport en septembre.

Mitch Holash se joint à la réunion.

2. Approbation du procès verbal

Le Comité approuve le procès verbal de la réunion du 6 mai 2014 tel qu’il est présenté.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan présente certains indicateurs statistiques clés :

• Quelque 33 200 demandes sont maintenant admises et 3 623 ne sont pas accueillies, ce qui représente 9,6 % des demandes reçues. Il reste environ 1 000 demandes dans le processus d’admission; de ce nombre, près de 200 concernent des demandeurs décédés.
• Il reste environ 4 800 dossiers à la gestion des cas. Pour 4 246 de ces dossiers, on attend des documents obligatoires avant de fixer la date de l’audience. Pour 546 dossiers, on attend des documents obligatoires après la tenue de l’audience.
• À ce jour, 21 356 audiences ont eu lieu.
• Au cours de l’exercice 2013 2014, qui s’est terminée le 31 mars, 4 164 audiences ont eu lieu, et 770 règlements négociés ont été conclus.
• Il y a 298 cas qui peuvent être mis au rôle, ce qui n’est pas beaucoup. Pendant le trimestre d’avril à juin, 1 172 audiences ont été prévues ou tenues, ce qui est supérieur à l’objectif de 1 125. Cependant, il semble qu’on n’atteindra pas l’objectif fixé pour le mois d’août 2014, en raison du faible nombre de dossiers prêts à être entendus ou de la non disponibilité des avocats des demandeurs.
• Il y a 27 510 demandes qui ont été réglées, soit 73 % de toutes les demandes reçues. Le traitement de 10 356 demandes est toujours en cours. Pour 8 213 de ces demandes, l’audience n’a pas encore eu lieu : 1 058 sont en attente d’admission, 5 663 sont accueillies mais la date de l’audience n’a pas été fixée, et la date de l’audience de 1 492 autres demandes est prévue à une date ultérieure.

Shelley Trevethan décrit comment le processus d’audience accéléré est utilisé pour amener les demandes à l’étape de l’audience même si tous les documents obligatoires ne figurent pas au dossier. Pour près de 100 demandeurs âgés de plus de 80 ans, la date de l’audience a été fixée en recourant à ce processus.

Dan Shapiro décrit le travail concernant les cabinets d’avocats qui n’ont pas la capacité suffisante pour assister aux audiences, et plus particulièrement deux cabinets de la Saskatchewan qui s’occupent d’environ 2 000 demandes. Rodger Linka, adjudicateur en chef adjoint, doit rencontrer deux grands cabinets de la Saskatchewan pour proposer des solutions et éviter que la cour doive intervenir. Entre autres solutions, on pourrait embaucher des conseillers juridiques supplémentaires. Shelley Trevethan décrit la démarche pour communiquer avec les cabinets d’avocats.

Mitch Holash demande s’il y a une manière raisonnée d’aviser les clients que leur dossier n’avance pas à cause des problèmes de leur avocat en matière de capacité. Dan Shapiro répond qu’il serait possible d’afficher un avis sur le site Web du Secrétariat, pour suggérer aux demandeurs de discuter avec leur avocat, de lui demander quand leur audience aura lieu et s’il sera capable de préparer leur dossier à temps.

Line Paré signale que les problèmes de capacité n’influent pas seulement sur les audiences, mais également sur le règlement des demandes. Il est important que les avocats des demandeurs aient la capacité d’examiner la décision et de s’occuper du processus de règlement.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan rend compte du travail effectué par le Secrétariat d'adjudication pour mettre à jour ses « profils de risque ». Les problèmes importants ont trait à la capacité en ressources humaines, à l’approvisionnement, à la gestion de l’information et au risque juridique.

Mayo Moran demande si la prochaine présentation budgétaire du Secrétariat d'adjudication pourrait indiquer que, si ces problèmes ne sont pas réglés, il faudra plus de temps pour mener à terme le PEI. Shelley Trevethan dit que, si l’objectif de 4 500 audiences n’est pas atteint en 2014 2015, les fonds non dépensés pourraient être reportés à l’exercice 2015 2616. Cependant, ce sera de plus en plus difficile de retenir le personnel. Le Secrétariat d'adjudication est chanceux de pouvoir compter sur des employés qui se consacrent corps et âme au règlement de la question des pensionnats indiens, mais même des employés très dévoués doivent penser à leur avenir. Le Secrétariat étudie des options, par exemple un plus grand investissement dans la formation, pour inciter le personnel à demeurer à son service.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro mentionne que, à la demande insistante du Canada, les ordonnances par consentement pour mettre en place la procédure de règlement des dossiers incomplets et le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace sont signées par chacun des membres du Comité d'administration national (CAN). Jusqu’à maintenant, quatre des sept membres ont signé.

Le Comité d'administration national s’est demandé s’il allait mettre à jour la liste des avocats des demandeurs qui est affichée sur le site officiel du tribunal pour la Convention de règlement. Dan Shapiro dit qu’il essaie de parler au président du CAN mais que, si le Comité n’intervient pas, l’adjudicateur en chef s’occupera de dresser une liste d’avocats à recommander aux demandeurs non représentés.

L’adjudicateur en chef met la dernière main au rapport découlant des groupes de discussion des adjudicateurs autochtones qui se sont réunis en avril 2014, et il le transmettra au Comité de surveillance quand il sera terminé. Les recommandations portent notamment sur la création d’un réseau de discussion et de soutien pour les adjudicateurs autochtones, la tenue d’une réunion distincte des adjudicateurs autochtones coïncidant avec la prochaine réunion nationale des adjudicateurs, et la volonté de contribuer à l’élaboration d’une formation sur la sensibilisation culturelle et de soutenir les adjudicateurs non autochtones.

Le 5 juin, la Cour du Banc de la Reine du Manitoba a rendu sa décision dans l’affaire des remplisseurs de formulaires du Manitoba. La Cour a jugé que les contrats de service exigeant que les demandeurs paient des honoraires conditionnels pour les remplisseurs de formulaires sont nuls et non avenus, tout comme les contrats exigeant que les demandeurs paient des personnes autres que des avocats pour des services juridiques. La décision laisse donc la porte ouverte à un recours pour les personnes qui ont déjà payé des honoraires. La Cour a ordonné un processus assorti d’un échéancier déterminé : les avocats doivent faire une déclaration solennelle au surveillant dans les 60 jours et, dans un délai de quatre mois, le surveillant fera rapport à la Cour sur la façon d’offrir des mécanismes de recours aux demandeurs. En tout, sept cabinets d’avocats sont concernés et il y a environ 2 250 cas.

Michael Mooney dit que le surveillant a créé une boîte de courriel pour les déclarations, qu’il créera une base de données, trouvera les numéros de téléphone et rassemblera une équipe. Il mentionne que Dan Shapiro, Shelley Trevethan et lui même se sont engagés à travailler en étroite collaboration pour recueillir de l’information. Il ajoute que la stratégie pour donner suite à la décision est précise et structurée, et qu’elle prévoit l’aide du conseiller spécial indépendant quand celui ci aura été nommé.

Dan Shapiro signale que la demande de directives concernant Doug Keshen a été remplie par le surveillant, de concert avec la Cour, la semaine dernière, et que l’affidavit a été préparé par l’adjudicatrice en chef adjointe Catherine Knox.

6. Rapport annuel de l’adjudicateur en chef au Comité de surveillance

Dan Shapiro présente son rapport annuel. En plus de souligner les réalisations du PEI en 2013, il rend hommage à Dan Ish et au juge en chef Winkler, qui ont tous deux pris leur retraite, ainsi qu’à ceux qui sont décédés au cours de l’année : l’avocat d’audiences Randy Bennett, et les adjudicateurs Firoz Dossa et Bob Pelton.

Line Paré dit que le gouvernement du Canada a examiné le rapport et souhaite proposer certains changements :

• À la page 5, le message de l’adjudicateur en chef indique qu’en 2013, l’accent était mis sur le début de la réduction progressive des activités, mais qu’il y avait aussi un travail important qui se faisait pour s’assurer que les activités se poursuivaient à pleine capacité avant la réduction progressive.
• À la page 16, elle propose que la collecte des documents obligatoire soit décrite comme difficile plutôt que comme un blocage.
• À la page 21, là où on fait référence à la liste maîtresse des aveux dans les cas de sévices entre élèves, elle propose que le rapport dise que la liste maîtresse est dressée de manière à protéger la vie privée et la confidentialité.
• À la page 12, au deuxième paragraphe, on fait référence à la disponibilité des avocats des demandeurs et des représentants du gouvernement du Canada pour assister aux audiences. Elle demande à l’adjudicateur en chef de supprimer la référence aux représentants du Canada parce que, selon elle, cela n’a jamais représenté un problème.

Mayo Moran fait remarquer qu’il s’agit du rapport de l’adjudicateur en chef et non d’un rapport du Comité de surveillance.

Dan Shapiro dit qu’il examinera les commentaires et déterminera si des modifications seraient appropriées.

7. Pensionnat indien de St. Anne

Dan Shapiro signale au Comité qu’une deuxième demande de directives, remplie par les avocats des demandeurs, sera entendue par le juge Perell à Toronto, aujourd’hui.

Mayo Moran parle d’une lettre de Fay Brunning et Edmund Wetatawabin, et d’un mémoire de Diane Soroka.

« Décision : Le Comité de surveillance approuve la réponse proposée à la lettre d’Edmund Wetatawabin après de légères modifications.

8. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 9 septembre 2014, à Toronto.