Comité de surveillance des Procès-verbaux | 9 septembre 2014 - Toronto (Ontario)

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du 9 septembre 2014 - Toronto (Ontario)

Membres présents

Nom Fonction
Mayo Moran Président
Les Carpenter Représentant des Inuits
Caroline Clark du gouvernement du Canada [remplaçante]
Karen Cuddy Représentante du gouvernement du Canada
Paul Favel Représentant de l’Assemblée des Premières Nations
Mitch Holash Représentant de l’Église
David Iverson Représentant de l’Église
Line Paré Représentante du gouvernement du Canada
David Paterson Représentant des avocats des demandeurs absent pour le point 8
Diane Soroka Représentante des avocats des demandeurs

Également présents

Nom Fonction
Kaye Dunlop Adjudicatrice en chef adjointe; présidente du sous-comité technique présente pour les points 1 et 2 seulement
Michael Mooney Surveillant nommé par les tribunaux;, Services de recours collectifs Crawford
Daniel Shapiro adjudicateur en chef adjoint
Shelley Trevethan Directrice executive SAPI
John Trueman Conseiller principal en politique et stratégie, SAPI (rapporteur)

Rapport

1. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 10 juin 2014.

2. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le point sur la réunion du sous-comité technique qui a eu lieu les 8 et 9 septembre 2014.

Le Canada fait rapport sur son examen des relevés trimestriels manquants pour les pensionnats indiens de St. Philips et de Beauval, qui se trouvaient à Bibliothèque et Archives Canada et qui avaient été produits par des chercheurs de la Commission de vérité et réconciliation (CVR).

Après une analyse en profondeur, le Canada a établi qu’aucun demandeur du PEI n’avait été touché par les documents manquants. Le sous-comité technique a été rassuré par la réponse du Canada indiquant qu’aucune demande n’était touchée.

Le Canada a indiqué qu’à ce jour, la CVR a constaté qu’aucun autre document sur la fréquentation par des demandeurs n’était manquant.

Le Comité a convenu que Mayo Moran allait écrire une lettre au juge Murray Sinclair, qui avait mentionné la question en mars au Comité de surveillance.

Le projet sur les sévices entre élèves a connu un succès mitigé, principalement en raison de la participation volontaire de la part des avocats des demandeurs. De manière générale, ce sont les avocats qui prennent part au plus grand nombre de dossiers portant sur des sévices entre élèves qui ne participent pas.

Le sous-comité technique a décidé d’adopter une approche un peu différente et de se concentrer sur les demandes individuelles qui, en apparence, entraîneraient sans doute un aveu qui profiterait au plus grand nombre d’autres dossiers. Le Canada réalise une autre analyse de ses données et rencontrera Kaye Dunlop dans quelques semaines.

À tout événement, le nombre de dossiers pris en compte par le projet diminue, car les dossiers sont prêts pour l'audience dans le cours normal des activités. Il ne reste que 335 cas dont la connaissance est alléguée et 566 autres dont la connaissance n’est pas alléguée.

Les avocats des demandeurs qui font partie du sous-comité technique ont proposé qu’une fois que les dossiers prioritaires ont été désignés, le Secrétariat d'adjudication pourrait peut-être prévoir la date de l’audience de ces dossiers, sans obtenir le consentement de l’avocat. Cette option sera étudiée plus en détail.

La Procédure de règlement des dossiers incomplets a été approuvée par les tribunaux de contrôle à l’aide d’une ordonnance sur consentement, le 19 juin 2014. La mise en œuvre de la première étape va bon train et le Secrétariat a produit un manuel de procédures pour le traitement de ces cas. L’Unité d’analyse et de règlement des cas fonctionne bien et deux adjudicateurs ont été désignés : ils apporteront leur aide dans le cadre des dossiers pour lesquels le recours à un adjudicateur de gestion des dossiers est nécessaire.

La deuxième étape du règlement des dossiers incomplets (RDI) devra probablement être réalisée, mais cette mesure exige l’approbation du Comité de surveillance, de préférence à la prochaine réunion. Kaye Dunlop préparera une note sur les types de cas proposés pour la deuxième étape et elle la remettra au Comité de surveillance avant la tenue de la réunion.

Les réclamations successorales sont en attente de traitement depuis le début de 2013 pendant que différents examens et réexamens ont lieu.

Deux décisions définitives sur un réexamen seront rendues sous peu et une directive adéquate est désormais offerte pour aider les représentants de succession à déterminer s’ils doivent aller de l’avant ou non au sujet des demandes. Kaye Dunlop et John Trueman élaboreront un document d’orientation pour les parties et les adjudicateurs et en feront rapport à la prochaine réunion.

Actuellement, il y a 173 cas où un représentant de succession s’est présenté et 393 autres cas portant sur des demandeurs décédés où aucun exécuteur ou administrateur n’a été désigné.

L’avocat d’un demandeur a demandé au Canada de divulguer tous les annuaires scolaires qu’il a en sa possession. Le Canada s’est penché sur la question et a répondu qu’il dispose de très peu d’annuaires, mais qu’ils peuvent s’avérer utiles, surtout s’ils comportent des images.

Le Canada a demandé des conseils juridiques et a convenu de divulguer les annuaires non expurgés qui font déjà partie du domaine public, notamment ceux qui figurent dans des bibliothèques. Dans les cas où les annuaires ne sont pas du domaine public, le Canada divulguera une version expurgée si les annuaires se rapportent à une question du dossier.

Le Canada a accepté de se pencher davantage sur la possibilité de fournir la liste des annuaires qu’il a en sa possession; il fera rapport à ce sujet à la prochaine réunion du sous-comité technique, qui aura lieu le 27 octobre. David Paterson suggère en outre un processus en vertu duquel on pourrait demander à un adjudicateur d’examiner un annuaire non expurgé afin de déterminer si celui-ci contient des preuves pertinentes.

Kaye Dunlop indique qu’elle va rédiger un message à l’intention des adjudicateurs, afin de leur préciser que si l’identité ou le nombre d’années de fréquentation du demandeur ou d’un prétendu agresseur est en cause, l’adjudicateur doit demander au Canada s’il dispose d’annuaires qui peuvent aider à régler la question.

Mitch Holash demande au Canada de consulter les représentants des Églises, car il prépare sa position sur l'expurgation des annuaires.

Lors de la réunion du 28 février 2012, le Canada a accepté de divulguer les listes des membres du personnel et aussi d’ajouter les narratifs provenant des écoles à la base de données des décisions, même si rien n’avait été fait à ce moment. Le Canada commencera dès maintenant les travaux à réaliser avec le Secrétariat, afin que tous les narratifs provenant des écoles figurent dans la base de données des décisions à titre de référence.

La question des listes du personnel a trait aux demandes relatives aux sévices entre élèves et au concept de « connaissance de l’abus ». Par exemple, si un directeur était au courant de sévices en 1940 et si un demandeur prétend que des sévices ont eu lieu en 1950, l’avocat du demandeur souhaite déterminer si certains employés présents à l’école à ces deux moments auraient été au courant des sévices.

Le Canada indique qu’il n’a pas de listes de personnel complètes, mais qu’il fournira tous les documents sur les employés adultes pour les cas qui comportent une « période d’interruption » entre le dernier aveu quant aux connaissances du personnel et le moment où le demandeur a fréquenté l’école. L’adjudicateur pourra déterminer la période de fréquentation de la personne et si le personnel avait connaissance des faits.

Le projet pilote d’échange de données informatisé, qui vise à permettre à l’avocat du demandeur d’envoyer en toute sécurité des documents obligatoires et d’autres articles au Secrétariat et à d’autres parties, a été lancé le 4 août et il se poursuivra jusqu’au 3 octobre. Jusqu’à aujourd’hui, 47 dossiers ont été envoyés par deux des trois cabinets qui ont accepté de participer.

Le sous-comité technique appuie le Secrétariat pour la mise en place de la capacité EDI pour tous les avocats de demandeur après la fin du projet pilote. Après la mise en œuvre, le Secrétariat ne recevra plus de documents confidentiels par courriel, car cette méthode n’est pas sûre. (Le Secrétariat fait appel à l’EDI pour envoyer des documents en toute sécurité depuis 2010.)

Le sous-comité a poursuivi les discussions sur les narratifs provenant des écoles. Le sous-comité a accepté que les seuls types de documents qui peuvent être supprimés d’un narratif existant sont les exemplaires en double, les variantes d’un même document ou une copie qui est remplacée parce qu’elle est illisible.

Une autre question a fait surface au sujet des narratifs sur les pensionnats indiens de Dauphin et de Bishop Horden et qui portaient sur des déclarations du narratif avançant qu’il n’y avait eu aucune condamnation au criminel à l’école, même si cette information a été divulguée dans des rapports de personne d’intérêt produits par l’école. Le Canada a reconnu ces erreurs et il s’est attaqué à examiner les narratifs provenant des écoles et à les corriger.

De nombreux narratifs provenant des écoles ont été mis à jour depuis 2012, surtout au sujet des questions touchant les « années d’activité ». Le Canada tente de trouver la meilleure façon de déterminer, pour l’adjudicateur et les parties, les documents qui ont été ajoutés ou supprimés. Le sous-comité a discuté de diverses solutions à cet égard et a reçu des commentaires de David Paterson et de Kaye Dunlop.

Le sous-comité a discuté des erreurs dans les aveux pour les affaires de sévices entre élèves. On a constaté une erreur flagrante : dans ce cas, l’aveu avait été donné à 10 ans de la période précisée dans la décision. Le Canada a accepté de déterminer si des cas étaient touchés par cette erreur et il fera rapport au sous-comité technique à la réunion du 27 octobre.

Le Canada a créé un compte courriel (IAPAdmissions-AveuxduPEI@aandc.gc.ca), que les parties peuvent utiliser pour poser des questions ou formuler des suggestions.

Le sous-comité discute d’une lettre de l’avocat d’un demandeur, Eric Lepine, ainsi que de certaines affaires indiquées par Kaye Dunlop. Dans la plupart des cas, aucune erreur n’a été remarquée. Le sous-comité discute aussi de quelle façon les aveux sont faits, du calendrier du Canada pour ces aveux et des questions de contrôle de la qualité.

Enfin, le sous-comité discute de l’expurgation de documents liés au pensionnat indien de St. Anne, que le Canada a produit conformément à la décision de janvier 2014 de la Cour supérieure de justice de l’Ontario. Kaye Dunlop a préparé une note sur la question des discussions avec les adjudicateurs qui jugent les affaires.

Le Canada a accepté d’envisager de fournir les noms des employés qui figurent actuellement dans les narratifs provenant des écoles et les documents à l’appui, dans une forme non expurgée. Le sous-comité technique se réunira par téléconférence le 30 septembre, afin d’entendre la position du Canada sur cette question.

Le Canada a aussi accepté d’examiner les noms de témoins qui peuvent être non expurgés, à la demande de l’avocat du demandeur, même si l’appendice VIII de l’annexe D précise que les noms des témoins doivent être expurgés.

Enfin, le Canada envisagera la non-expurgation des transcriptions des instances criminelles et des documents des procès civils. L’avocat du demandeur a avancé qu’il s’agit de documents publics qui ne doivent pas être expurgés.

Kaye Dunlop propose une solution pour le traitement de ces questions, que le Canada étudiera et dont le sous-comité technique discutera dans le cadre de la téléconférence du 30 septembre.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan présente certains indicateurs statistiques clés.

  • 33 399 demandes ont Ă©tĂ© acceptĂ©es et seules 770 sont en attente d’une dĂ©cision au sujet des aveux. Un nombre significatif d’autres demandes ont trait Ă  des demandeurs dĂ©cĂ©dĂ©s et on ne peut rien faire si aucun reprĂ©sentant de succession ne se manifeste.
  • 3 755 demandes n’ont pas Ă©tĂ© acceptĂ©es, ce qui reprĂ©sente 10,1 % des demandes reçues.
  • 594 demandes ont Ă©tĂ© reçues depuis le dĂ©lai fixĂ© pour les demandes, soit le 19 septembre 2012. 337 demandes ont Ă©tĂ© Ă©tudiĂ©es par suite de l’ordonnance du tribunal dans l’affaire Blott, 74 ont Ă©tĂ© acceptĂ©es après examen en raison des problèmes de cachet de la poste et 13 ont Ă©tĂ© reçues au plus tard Ă  la date d’échĂ©ance reportĂ©e fixĂ©e par le tribunal pour les Mistassini Hostels. 170 demandes n’ont pas Ă©tĂ© acceptĂ©es, car elles ont Ă©tĂ© prĂ©sentĂ©es après le dĂ©lai fixĂ©.
  • 3 272 cas acceptĂ©s en sont au stade de la gestion prĂ©alable Ă  l’audience. La pĂ©riode mĂ©diane imposĂ©e pour la rĂ©ception des documents obligatoires et l’élaboration du dossier de la preuve demeure inchangĂ©e, soit 360 jours.
  • Depuis septembre 2007, 22 336 audiences ont eu lieu.
  • Au total, 4 148 audiences ont eu lieu en 2013-2014.
  • Le nombre de cas prĂŞts pour l’établissement du calendrier est de 298, ce qui est infĂ©rieur aux 400 cas nĂ©cessaires pour un calendrier global efficace.
  • Durant le trimestre d’avril Ă  juin 2014, 1 096 audiences ont eu lieu, ce qui reprĂ©sente 97 % de l’objectif visĂ©, soit 1 125. Toutefois, au trimestre de juillet Ă  septembre, le SecrĂ©tariat a connu des difficultĂ©s, particulièrement en aoĂ»t, car l’avocat des demandeurs avait peu de temps Ă  consacrer aux audiences. Le SecrĂ©tariat s’est efforcĂ© de combler les lacunes en prĂ©voyant des audiences accĂ©lĂ©rĂ©es pour les demandeurs de plus de 80 ans, ainsi que pour recueillir le tĂ©moignage des demandeurs, mais la prise en charge par les avocats des demandeurs a Ă©tĂ© faible.
  • Jusqu’ici en 2014-2015, 2 832 audiences ont eu lieu ou ont Ă©tĂ© mises au calendrier.
  • Au total, 46 audiences ont dĂ©jĂ  Ă©tĂ© mises au calendrier entre le 1er avril et le 22 mai 2015. Il s’agit de cas qui peuvent dĂ©jĂ  ĂŞtre jugĂ©s, mais l’avocat des demandeurs a demandĂ© de repousser ces cas Ă  une date beaucoup plus lointaine. Ce point est inquiĂ©tant, car les audiences ne respecteront peut-ĂŞtre pas les objectifs de 2014-2015.
  • 2 178 cas ont Ă©tĂ© jugĂ©s et sont en attente d’une dĂ©cision. Le SecrĂ©tariat a mis en place certains mĂ©canismes afin d’accĂ©lĂ©rer les Ă©valuations des experts, ce qui fait une diffĂ©rence.
  • On a rĂ©glĂ© 28 750 demandes, soit près de 76 % de l'ensemble des demandes reçues.
  • Un tiers des cas restants sont de la Saskatchewan et plusieurs cabinets d’avocats de l’endroit ont une charge de travail imposante.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan a signalé que la pénurie de dossiers « prêts pour l'audience » représente l’un des problèmes les plus importants du Secrétariat. Plusieurs initiatives sont en cours en vue de régler la situation.

  • Une gestion plus intensive des cas par le personnel du SecrĂ©tariat contribue Ă  cerner les problèmes et Ă  les rĂ©gler afin de faire progresser le dossier.
  • Les travaux du SecrĂ©tariat avec les services correctionnels de l’Alberta et de la Saskatchewan ont Ă©liminĂ© en bonne partie les arriĂ©rĂ©s quant Ă  la production des documents obligatoires.
  • Le processus d’audience accĂ©lĂ©rĂ© est utilisĂ© non seulement pour complĂ©ter des « blocs » d’audiences, mais Ă©galement pour cerner les cas qui sont presque prĂŞts pour une audience et les prĂ©senter Ă  un adjudicateur.

Shelley Trevethan et les cadres supérieurs du Secrétariat ont commencé les visites avec les avocats qui, d’après l’analyse de l’information des dossiers, ne parviendront pas à présenter tous leurs cas à une audience d’ici la fin des audiences du PEI en mars 2016. Le personnel du Secrétariat rencontre aussi des cabinets d’avocats qui ont un grand nombre de cas. Elle a déjà rencontré la plupart des cabinets d’avocats désignés de Regina, de Saskatoon et du Manitoba; une visite en Alberta est prévue la semaine prochaine et des visites d’autres provinces sont en cours de planification. À chaque réunion, dont la durée est d’environ 90 minutes pour chaque cabinet, le personnel du Secrétariat passe en revue les données, discute des problèmes et donne de plus amples renseignements sur certaines initiatives en cours qui visent à aider à faire progresser les demandes. Après chaque réunion, le Secrétariat fait un suivi en envoyant une lettre qui précise ce que les avocats des demandeurs ont accepté de faire.

D’après les visites effectuées à ce jour, il semble que la plupart des avocats n’étaient pas au courant de la stratégie d’achèvement ou d’autres initiatives en place. Apparemment, les avis aux avocats du Secrétariat ne sont pas lus.

Durant les discussions, Shelley Trevethan aborde l’idée de prévoir tout simplement le calendrier des audiences des cas qui restent. Cette approche a des avantages et des désavantages, notamment le risque de prorogation.

Dan Shapiro indique qu’il a demandé à un adjudicateur en chef adjoint de rencontrer deux cabinets qui ont des problèmes graves de capacité. Aucun des deux cabinets ne semblait vraiment désireux d’accroître sa capacité afin que les demandes des clients puissent être traitées d’ici la fin des audiences du PEI.

Dan Shapiro précise qu’il se penche sur l’aide que les tribunaux de contrôle peuvent offrir en vue de s’assurer que les avocats des demandeurs embauchent un personnel suffisant afin que les audiences de leurs clients aient lieu en temps opportun.

Diane Soroka doute qu’un tribunal prenne une mesure qui porte atteinte à la relation avocat-client.

David Paterson mentionne un recours collectif de la Colombie-Britannique pour lequel le tribunal a ordonné à l’avocat de ce recours de confier des cas à d’autres avocats, afin que ces cas soient réglés plus rapidement.

Dan Shapiro signale que les problèmes de capacité des avocats des demandeurs sont examinés par la Cour suprême de la Colombie-Britannique, dans l’affaire Williams Lake.

Shelley Trevethan discute des travaux de mise en œuvre du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Une des premières étapes est le programme général d’avis, qui encourage les demandeurs qui ne sont pas au courant de l’état de leur demande à communiquer avec leur avocat ou d’appeler le Secrétariat au numéro 1 800. Le Secrétariat organise une campagne d’affiches, qui seront distribuées par l’entremise des intervenants et évalue le coût et l’efficacité d’autres méthodes.

Le projet d’amélioration de la qualité de l’interprétation durant les audiences est presque terminé et la dernière étape consistait à trouver une façon de verser des honoraires plus concurrentiels afin d’attirer des interprètes chevronnés. À l’heure actuelle, la politique d’Affaires autochtones et du Nord Canada limite l’honoraire à 250 $, mais à l’avenir, le Secrétariat se servira de bons de commande afin de payer des honoraires plus élevés.

Tout le personnel et tous les adjudicateurs ont reçu une formation sur la sécurité et le manuel de sécurité des adjudicateurs est terminé. L’adjudicateur en chef a demandé aux adjudicateurs de signer une entente reconnaissant les lignes directrices particulières du manuel; tous les adjudicateurs sauf un ont signé l’entente. Le nombre de demandes de renseignements des adjudicateurs indique qu’ils acceptent l’importante responsabilité de protéger les renseignements confidentiels.

Des travaux en cours afin de transférer les contrats des adjudicateurs, des membres du Comité de surveillance et des avocats de l’adjudicateur en chef d’Affaires autochtones et du Nord Canada à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, afin d’utiliser les autorisations de financement élevées consenties par le biais de Travaux publiques et services gouvernementaux Canada.

En réponse à une question au sujet de la dotation, Shelley Trevethan indique qu’un certain nombre de processus de dotation sont terminés, particulièrement aux niveaux inférieurs critiques. Un processus de dotation pour les postes de gestion des audiences et les activités post-audiences a permis de disposer d’environ 50 candidats admissibles qui font partie d’un réservoir d’embauche. Toutefois, il y a toujours un nombre important de postes vacants au Secrétariat.

5. Rapport de l'adjudicateur en chef

Dan Shapiro indique que depuis sa nomination au poste d’adjudicateur en chef, plus de 6 100 cas ont été réglés. Il a pris deux décisions (pour les audiences qui ont eu lieu pendant qu’il était ACA), 21 décisions de révision, 2 décisions sur un congé pour pouvoir se rendre au tribunal et 22 décisions au sujet d’appels non admis. Deux décisions de nouvelle révision sur la question des preuves par des témoins oculaires pour les réclamations successorales sont actuellement en attente de rédaction.

Dan Shapiro fait le point sur les travaux réalisés afin d’améliorer la sécurité des renseignements confidentiels détenus par les adjudicateurs, y compris le manuel de sécurité, l’entente sur la sécurité et les comptes rendus présentés durant les réunions des adjudicateurs qui ont eu lieu à Vancouver et à Montréal.

L’honorable Ian Pitfield a été nommé le 30 juin, par les tribunaux de contrôle, au poste de conseiller spécial indépendant. À ce jour, le bureau de l’adjudicateur en chef a demandé à M. Pitfield d’examiner sept plaintes. Dans deux cas portant sur un seul cabinet d’avocats, des prêts ont été consentis à des demandeurs à des taux d’intérêt illégaux, soit entre 60 et 100 %. Dans un autre cas, l’avocat du demandeur semble ne pas avoir tenu compte de la décision sur les honoraires d’avocat et avoir réclamé des honoraires plus élevés que ceux approuvés par l’adjudicateur et proposé de demander des honoraires additionnels, soi-disant en raison de la dette contractée par le fils du demandeur, et si le demandeur n’acceptait pas de verser ces honoraires, d’effectuer une action en justice contre le demandeur. Malheureusement l’adjudicateur en chef a 8 ou 10 autres plaintes qui n’ont pas encore été confiées.

Mayo Moran mentionne qu’elle prévoit rencontrer M. Pitfield avant la prochaine réunion du Comité de surveillance et elle demande aux membres de lui indiquer s’ils souhaitent transmettre des messages au nom du Comité.

6. Pensionnat indien de St. Anne

Dan Shapiro rappelle qu’au moment de la réunion du 10 juin, une demande de directives était en attente de traitement par le juge Perell, au sujet de deux rapports médicaux d’un procès criminel qui portait sur l’effet de forcer des enfants à manger leur propre vomi. Le témoignage de ces experts figure déjà dans le matériel que le Canada a demandé de fournir en janvier 2014. L’avocat de l’adjudicateur en chef a avancé que cette autre DD est inutile. Le juge Perell a été d’accord et a rejeté ce point.

Dan Shapiro mentionne une lettre qu’il a reçue la veille du député fédéral Charlie Angus.

David Paterson fait remarquer que cette question s’est manifestée durant les premiers mois du PEI et le Comité de surveillance a pris position et a indiqué qu’on ne doit pas tenir compte des lettres des politiciens. Le PEI n’est pas un organe gouvernemental qui doit répondre aux députés et un tribunal ne répondrait pas à des lettres de la sorte. Il a mentionné que le Comité de surveillance doit prendre garde à ne pas défendre les processus d’adjudication auprès des députés fédéraux.

Karen Cuddy mentionne qu’elle a aussi des préoccupations quant à la réponse du chef d’un tribunal d’arbitrage aux membres du public, dans les cas où les affaires sont traitées par des adjudicateurs.

Dan Shapiro précise qu’il est à l’aise de fournir des renseignements qui sont offerts publiquement, mais qu’aucun accès spécial ne doit être accordé aux journalistes ou aux politiciens.

Dan Shapiro indique par ailleurs qu’un avis a été envoyé aux demandeurs qui se représentent eux-mêmes relativement à la décision au sujet du pensionnat indien de St. Anne, afin de les encourager à demander des conseils juridiques et de leur indiquer que les dossiers que le juge Perell a ordonné de produire sont offerts, mais seulement aux avocats.

7. DĂ©classement des dossiers

Dan Shapiro fait rapport sur la décision du juge Perell communiquée le 7 août 2014. Il reconnaît le bien-fondé des documents écrits, surtout les affidavits produits par l’avocat indépendant Phil Fontaine et d’autres demandeurs. Il remercie en outre les ACA Susan Ross et John Trueman pour le travail effectué relativement à ce cas.

L’avocat de l’adjudicateur en chef a distribué une ordonnance préliminaire aux parties, qui donne certains renseignements qui sont nécessaires pour rendre la décision effective.

Trois avis d’appel ont été reçus, des 22 organisations catholiques, de 9 organisations catholiques et des Sœurs de Saint-Joseph de Sault Ste. Marie. Il reste à voir s’il y a des appels incidents. L’affaire peut encore durer plusieurs années, surtout si un autre appel est présenté à la Cour suprême du Canada.

Dan Shapiro mentionne l’ordonnance préliminaire qui a été distribuée à l’avance aux membres du Comité. Aucun commentaire n’a encore été reçu des autres parties.

8. Liste des avocats qui sont disposés à accepter la prise en charge de demandeurs qui se représentent eux-mêmes

David Paterson quitte la réunion afin que le Comité puisse discuter de ce point et que l’on évite tout conflit d’intérêts. Diane Soroka indique qu’elle ne veut pas que son nom figure dans une liste : il n’y avait donc pas de conflit d’intérêts.

Dan Shapiro indique que de nombreux demandeurs se représentent toujours eux-mêmes et ont besoin d’un avocat, mais le fait qu’aucun nom d’avocat n’est suggéré constitue un obstacle de taille. Il a demandé au Comité d’administration national de s’acquitter de son rôle, en vertu de la Convention de règlement, qui consiste à tenir la liste des avocats, mais il a refusé et a demandé si la liste des avocats peut être retirée du site Web des tribunaux.

Peter Grant a fourni une liste d’avocats indépendants qui sont disposés à attester qu’ils sont en mesure de prendre en charge d’autres demandeurs et de respecter les attentes de l’adjudicateur en chef, les lignes directrices de l’Association du barreau canadien et la décision de l’affaire Blott. L’adjudicateur en chef a demandé au Comité de surveillance de formuler des conseils sur la façon de procéder pour offrir une liste d’avocats aux demandeurs.

Les membres du Comité discutent des aspects de cette question, notamment la personne qui doit administrer la liste, la façon d'aider les avocats qui ne sont pas membres du Conseil indépendant ou du Consortium national, l’inclusion ou non des avocats qui font actuellement l’objet d’une enquête ou d’un examen et l’inclusion ou non des avocats qui n’ont pas la capacité nécessaire pour servir leurs clients actuels.

» DĂ©cision : Le ComitĂ© de surveillance accepte en principe de tenir une liste des avocats qui sont disposĂ©s Ă  accepter d’autres clients qui se reprĂ©sentent eux-mĂŞmes.

9. Plan d’action de la fermeture

Shelley Trevethan précise qu’environ 78 % des demandes relatives au PEI ont été réglées et qu’il reste un travail considérable à effectuer. Dans l’intervalle, cependant, il faut aussi commencer la planification de la réduction progressive du Secrétariat d'adjudication, même si le Secrétariat maintient sa politique d’embauche.

Le Secrétariat prévoit une diminution du nombre d’employés à partir de 2016. Le maintien en fonction du personnel demeure tout de même une priorité importante et le Secrétariat met l’accent sur de bonnes communications et sur la formation du personnel.

Le Secrétariat a produit un Plan d’action de fermeture qui s’articule autour de plusieurs thèmes clés : gouvernance, communications, règlement des cas, dotation, formation du personnel, bien-être, sensibilisation et partenariat, gestion de l’information, aménagements, production de rapports, adjudicateurs et litiges. Chaque thème comporte des activités particulières.

10. Nomination des adjudicateurs en chef adjoints

Dan Shapiro signale que la demande de propositions portant sur les adjudicateurs en chef adjoints a porté fruit. Quatre candidats ont passé une entrevue, puis le comité de sélection a recommandé deux candidats autochtones chevronnés pour les postes d’ACA.

Wes Marsden a une longue expérience de la communauté juridique autochtone et compte 19 années d’expérience au barreau. Il est adjudicateur depuis 2010 et habite en Ontario.

Lisa Weber a une longue expérience et est une excellente auteure. Elle a un B.A., un LL.B. et une LL.M., et est adjudicatrice depuis 2011. Elle habite à Edmonton et serait ainsi la première ACA de l’Alberta.

» DĂ©cision : Le ComitĂ© de surveillance approuve Ă  l’unanimitĂ© la nomination de Wes Marsden et de Lisa Weber au poste d’adjudicateur en chef adjoint.

11. Date des réunions

» DĂ©cision : Le ComitĂ© de surveillance approuve les dates ci-dessous et les lieux des prochaines rĂ©unions :

Mardi 28 octobre 2014 Vancouver
Mardi 9 décembre 2014 Toronto
Mardi 20 janvier 2015 Vancouver
Mardi 3 mars 2015 Vancouver
Mardi 5 mai 2015 Toronto
Mardi 7 juillet 2015 Yellowknife
Mardi 1er septembre 2015 Toronto
Mardi 27 octobre 2015 Vancouver
Mardi 8 décembre 2015 Toronto
Mardi 26 janvier 2016 Vancouver
Mardi 15 mai 2016 Toronto

12. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 28 octobre 2014, à Vancouver.