Comité de surveillance des Procès-verbaux | 28 octobre 2014 - Vancouver (C.-B.)

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du 28 octobre 2014 - Vancouver (C.-B.)

Présents

Nom Fonction
Mayo Moran Président
Les Carpenter Représentant des Inuits
Karen Cuddy Représentante du gouvernement du Canada
Paul Favel Représentant de l’Assemblée des Premières Nations
David Iverson Représentant de l’Église
Line Paré Représentante du gouvernement du Canada
David Paterson Représentant des avocats des demandeurs absent pour le point 8
Diane Soroka Représentante des avocats des demandeurs

Également présents

Nom Fonction
Kaye Dunlop Adjudicatrice en chef adjointe; présidente du sous-comité technique présente pour le 1er point seulement
Daniel Shapiro adjudicateur en chef adjoint
Shelley Trevethan Directrice executive SAPI
John Trueman Conseiller principal en politique et stratégie, SAPI (rapporteur)

Absents

Nom Fonction
Mitch Holash Représentant de l’Église

1. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le point sur la réunion du sous-comité technique qui a eu lieu le 28 octobre 2014.

Le projet des aveux dans les cas de sévices entre élèves progresse plus harmonieusement grâce au changement d’orientation. Désormais, on se concentrera sur les cas individuels ayant la meilleure chance d’entraîner des aveux qui profiteront à d’autres dossiers.

Le projet ne dépendra plus de la participation volontaire de la part des avocats des demandeurs. Le sous-comité technique convient que le Secrétariat d’adjudication identifiera les cas qui doivent être pris en considération, lesquels seront inscrits pour être traités par téléconférence avec un adjudicateur spécialement formé pour le projet.

Des travaux sont en cours relativement aux nombreuses composantes de la stratégie de fin de mandat soit : le processus d’audience accéléré, le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, les réclamations successorales et la procédure de règlement des dossiers incomplets.

Le sous-comité technique discute des audiences accélérées, qui sont tenues lorsque le demandeur présente une preuve médicale indiquant qu’il risque fortement de décéder ou de perdre la capacité de témoigner. Le sous-comité demande au Secrétariat de songer à adopter une politique plus souple relativement à la « preuve médicale » lorsque les demandeurs sont des aînés.

Shelley Trevethan répond que l’approche actuelle a été adoptée pour veiller à ce que la capacité limitée du Secrétariat de tenir des audiences accélérées soit mise en œuvre là où c’était le plus nécessaire, et pour prévenir les abus par certains avocats.

Le Canada est incapable d’indiquer s’il fournira ou non une liste des annuaires scolaires des pensionnats qu’il a en sa possession. Cette question sera réexaminée à la réunion de décembre.

Le projet pilote d’échange de données informatisé (EDI) par les avocats des demandeurs a pris fin et des travaux sont en cours pour que tous les cabinets d’avocats puissent éventuellement transmettre tous leurs documents par EDI. L’EDI supplantera l’envoi par courriel des documents confidentiels et permettra d’importantes améliorations en ce qui a trait à la sécurité. Le Secrétariat songe également à permettre aux représentants du Canada de transmettre par EDI la documentation relative aux examens et aux appels.

Le Canada collabore avec le Secrétariat pour verser les narratifs provenant des écoles dans la base de données des décisions et, ainsi, permettre aux avocats des demandeurs et autres parties concernées d’y avoir accès. Des travaux sont également en cours afin de permettre aux lecteurs de déterminer plus facilement si des documents ont été ajoutés à un narratif. Kaye Dunlop, David Paterson et Deanna Sitte se réuniront avant le prochain sous-comité technique pour approfondir cette question.

Lors de la dernière réunion, le Canada s’était engagé à mener à bien un certain nombre de tâches liées à la rédaction des documents concernant le pensionnat indien de St. Anne :

  • Le Canada a examiné s’il y a lieu de fournir les noms des employés non expurgés dans le narratif provenant du pensionnat de St. Anne et les documents à l’appui.

    Le Canada a déterminé qu’il ne modifierait pas sa pratique actuelle en la matière puisqu’il souhaite rester cohérent avec l’ensemble des autres narratifs provenant des écoles. Toutefois, lorsqu’un membre du personnel est nommé dans un cas particulier – dans le narratif provenant du pensionnat de St. Anne ou de tout autre pensionnat indien – l’information relative à ce membre du personnel est fournie dans un Rapport sur les personnes mises en cause (PMC) et dans les documents à l’appui, et son nom y est mentionné.

  • Le Canada a examiné s’il y a lieu de divulguer les noms des témoins et les déclarations des témoins.

    Le Canada a déterminé qu’il ne peut divulguer les noms des témoins puisque cela irait à l’encontre de l’appendice VIII de l’annexe D, qui protège expressément les noms des témoins.

  • Le Canada a examiné s’il y a lieu de divulguer les transcriptions des instances criminelles faisant partie du narratif.

    Les documents en cause se rapportent à cinq agresseurs présumés. Le Canada a en sa possession les transcriptions des instances criminelles pour ces individus. Toutefois, le Canada a déterminé qu’il fournirait des documents non expurgés seulement s’ils sont actuellement du domaine public.

    Dans deux des cas, les enregistrements originaux ne sont plus disponibles, car ils ont été faits il y a plus de dix ans. Dans l’un des cas, le Canada continue de s’informer auprès de l’audiotypiste à savoir si une transcription peut lui être fournie. Dans deux autres cas, des enregistrements sont disponibles. Le Canada s’est engagé à donner sa position lors de la prochaine réunion.

    L’avocat du demandeur s’oppose à la position du Canada de ne pas fournir les transcriptions en sa possession sous forme non expurgée s’ils ne sont plus du domaine public.

    Karen Cuddy dit que les documents civils, en particulier les transcriptions de l’interrogatoire préalable, ont aussi été mentionnés. Elle explique que bon nombre de transcriptions d’interrogatoire préalable sont obtenues en vertu du privilège à l’égard du règlement et de promesses de confidentialité, et qu’elles ne peuvent donc être divulguées. Font exception à cette règle les transcriptions des demandeurs qui décident de participer au PEI et dont les transcriptions s’inscrivent au PEI en vertu de l’appendice XI de l’annexe D.

Le sous-comité technique discute de la fourniture en temps opportun des décisions d’examen et de réexamen. Le sous-comité convient que certains adjudicateurs sont lents à fournir leur décision, et ce, pour plusieurs raisons légitimes. Le Bureau de l’adjudicateur en chef fait tout en son pouvoir pour accélérer le processus.

Kaye Dunlop mentionne que le nombre de demandes d’examen et de réexamen est en hausse, et que cela nécessite une quantité immense d’adjudicateurs.

Une question est soulevée quant à l’interprète mandaté pour un cas particulier. Le sous-comité discute des efforts déployés par le Secrétariat pour améliorer la qualité de l’interprétation des audiences, dont la mise en place d’un agent de liaison avec les interprètes ainsi que l’élaboration d’une liste d’interprètes, d’un guide général à l’intention des interprètes, d’un code de conduite des interprètes et d’une fiche-conseil à l’intention des adjudicateurs. De plus, un mécanisme à l’intention des adjudicateurs et des avocats a été créé pour leur permettre de fournir leurs commentaires sur la qualité du travail de chaque interprète.

2. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve les modifications du procès-verbal de la réunion du 10 juin 2014.

Le Comité discute de l’ébauche de procès-verbal de la réunion du 9 septembre 2014. Une discussion a lieu sur la décision qui a été prise en ce qui a trait à la fourniture d’une liste d’avocats aux demandeurs non représentés.

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 9 septembre 2014 et les modifications de la décision relative à ce point.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan explique que les rapports du Secrétariat, qui étaient au départ axés uniquement sur les audiences, traitent de plus en plus des demandes réglées. Une nouvelle section a été ajoutée au rapport statistique pour montrer les demandes réglées au cours de l’exercice.

Shelley Trevethan traite de certains des indicateurs statistiques clés.

  • Environ 33 500 demandes ont été admises dans le processus. 3 801 demandes ont été rejetées. Des 664 demandes qui sont en attente d’être admises, environ la moitié concerne des demandeurs décédés ou qui ont perdu contact avec leur avocat et/ou avec le Secrétariat.
  • Le nombre de demandes pour lesquelles on attend toujours l’envoi de documents obligatoires a chuté d’environ 500 et se chiffre aujourd’hui à 3 351.
  • Seules 141 demandes sont prêtes pour être mises au calendrier, ce qui constitue l’un des chiffres les plus faibles de l’histoire du Secrétariat. Il y a en outre 287 cas prêts pour l’audience et qui sont en attente de traitement pour diverses raisons, dont la possibilité de règlements négociés, le décès du demandeur ou les interruptions à la demande du demandeur.
  • 22 943 audiences ont été tenues depuis la mise en œuvre du projet, dont 2 094 au cours du présent exercice.
  • Le faible nombre de demandes prêtes pour être mises au calendrier entraîne des difficultés dans l’atteinte de l’objectif visé en ce qui a trait au nombre d’audiences. 1 094 audiences (97 % de l’objectif visé) ont eu lieu durant le trimestre d’avril à juin 2014, et 1 000 audiences (89 % de l’objectif visé) ont été tenues durant le trimestre de juillet à septembre. À l’heure actuelle, 1 096 audiences sont prévues au calendrier pour les deux derniers trimestres de l’exercice.
  • 29 438 demandes ont été réglées depuis la mise en œuvre du projet, dont 2 981 au cours du présent exercice.
  • 8 496 demandes, soit 22 %, demeurent en cours. Parmi ces demandes, 6 251 sont toujours en attente d’une audience.
  • 2,55 milliards de dollars ont été versés en indemnités.

Les membres discutent de l’impact de la réduction du nombre d’audiences sur l’achèvement du PEI. Shelley Trevethan affirme qu’il est toujours possible de terminer les premières audiences d’ici au printemps 2016. Bien que l’objectif visé pour 2014-2015, soit 4 500, risque fort de ne pas être atteint, la cible pour 2015 2016 est d’un peu plus de 2 000, ce qui permet une certaine flexibilité. Diverses mesures sont en place pour que les cas fassent plus rapidement l’objet d’une audience, mais le succès de ces mesures dépend des avocats des demandeurs.

Line Paré affirme qu’à l’heure actuelle le Canada a la capacité de participer aux audiences, mais qu’il a commencé à faire part de la réduction progressive de sa capacité à participer à ses employés. Le maintien en poste du personnel pose un risque appréciable.

Shelley Trevethan explique que, lors de ses réunions avec les avocats des demandeurs, elle leur fournit une analyse de leur volume de cas et du stade de traitement des cas en instance. Elle leur a aussi proposé de prévoir tout simplement le calendrier des audiences des cas qui restent. Bon nombre d’avocats des demandeurs ont réagi très favorablement à cette possibilité. Il importera de s’assurer que cela ne fasse pas qu’entraîner davantage de reports.

Shelley Trevethan dit entretenir de vives inquiétudes à l’égard de sept cabinets d’avocats. Selon elle, l’un de ces cabinets devra prendre part à 15 audiences supplémentaires par mois pour terminer à temps.

Elle fait observer qu’il semblerait que moins de demandes que prévu nécessiteront une audience. Tel serait le cas, par exemple, lorsque le demandeur est décédé, a perdu contact avec son avocat ou a l’intention de se retirer du processus.

Diane Soroka demande si le Secrétariat assure le suivi du taux de succès des demandes. Shelley Trevethan répond qu’elle peut fournir une analyse à cet effet.

Line Paré mentionne que le Canada a réglé 267 demandes par règlement négocié entre le 1er avril et le 12 octobre 2014, soit seulement 65 % de l’objectif visé à ce stade de l’exercice. Elle indique que le Canada procède à une réaffectation de ses ressources pour reprendre le retard et atteindre l’objectif des 708 règlements négociés pour le présent exercice.

Line Paré discute de l’entente prise quant au versement d’un financement à Services correctionnels Canada en vue d’accélérer la production des documents obligatoires. Ils possèdent 379 dossiers actifs, desquels 70 ont été traités depuis la fin septembre. Le projet se poursuivra jusqu’en janvier 2015 et fera l’objet d’une surveillance régulière par l’équipe de Line Paré.

Shelley Trevethan mentionne que certaines autorités sanitaires éprouvent aussi des difficultés à fournir les documents obligatoires, et le Secrétariat s’est entretenu avec Santé Canada pour leur prêter assistance. L’une des autorités sanitaires ayant accumulé un important arriéré permet aux avocats de payer pour les documents seulement lorsque l’avocat reçoit les décaissements du Canada, soit environ un an après la production des documents. La plupart des agences exigent le paiement avant la publication des dossiers.

4. Rapport du directeur exécutif

Shelley Trevethan fait le point sur les initiatives en cours au Secrétariat :

  • Le Secrétariat a entrepris un projet d’envergure qui vise à informer les demandeurs non représentés quant aux avantages liés à l’embauche d’un avocat. Le personnel a communiqué avec 600 demandeurs à cet effet, et 240 d’entre eux ont décidé d’embaucher un avocat. Le volume élevé de demandeurs non représentés (soit environ 1 600) a de quoi préoccuper. Or, seuls 30 % de ces demandeurs sont des dossiers actifs. Des 70 % restants, 13 % ont indiqué leur intention de se retirer, 18 % sont décédés, 23 % ont perdu contact, 10 % des cas n’ont toujours pas été admis, et 6 % ont fait l’objet ou sont en instance d’une audience.
  • La première étape du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, soit l’envoi d’un avis général aux demandeurs, devrait débuter d’ici la mi-novembre. Une affiche à l’intention des organisations autochtones encouragera les demandeurs qui n’ont toujours pas eu une audience à communiquer avec leur avocat ou à appeler la ligne d’information. Le Secrétariat continue de planifier la mise en œuvre des autres parties du protocole.
  • Les cadres supérieurs du Secrétariat ont terminé les visites avec les avocats des demandeurs du Manitoba, de l’Alberta et de l’Ontario, ainsi que les visites avec la plupart des avocats de la Saskatchewan. Des visites sont prévues avec les avocats des demandeurs de la Colombie-Britannique et du Québec. Ces visites ont permis de constater que, souvent, les avocats des demandeurs ne reçoivent pas l’information fournie par le Secrétariat ou omettent d’utiliser celle-ci.
  • Le Secrétariat a adopté des mesures pour veiller à ce que les cérémonies de purification puissent être pratiquées dans les salles d’audience, et une ventilation spéciale a été installée ou est en cours d’installation à Winnipeg et Vancouver. La question a également été soulevée dans certains hôtels. David Paterson mentionne que, dans ses règlements, la Ville de Vancouver prévoit une exception expresse concernant la fumée produite lors de rites traditionnels autochtones.

Au cours de la dernière année, le Secrétariat s’est trouvé aux prises avec les effets néfastes associés aux rendez-vous manqués d’évaluation par des experts. En 2013-2014, environ 6 % des rendez-vous prévus ont été manqués, certains à plusieurs reprises. Bien que la perte financière subie par le Secrétariat s’élève à environ 35 000 $, ce sont les torts causés aux relations entre le Secrétariat et les experts ainsi que les retards causés au règlement des demandes qui sont encore plus coûteux. L’unité du suivi après audience a suggéré d’exiger 72 heures de préavis pour les annulations, faute de quoi l’adjudicateur pourrait juger si un autre rendez-vous doit être prévu ou si la demande doit être réglée sans évaluation, ce qui aurait pour effet de limiter la demande au niveau 3 de préjudice et au niveau 3 de perte d’opportunité. L’unité a aussi suggéré qu’un adjudicateur détermine si les coûts associés à un rendez-vous manqué doivent être pris en charge par l’avocat du demandeur.

David Paterson suggère qu’une approche similaire à celle utilisée pour les reports d’audience soit appliquée. Si un demandeur omet de se présenter à une audience, la politique de report s’applique et il revient à l’adjudicateur de décider quand et comment l’audience doit être remise au calendrier. Il suggère qu’une approche analogue soit appliquée lorsqu’un rendez-vous d’évaluation avec un expert est manqué.

En réponse à une question, Dan Shapiro indique que la politique de report d’audience peut entraîner le rejet d’une demande si l’adjudicateur déclare qu’il n’y aura plus d’autre report et rend une décision en se fondant sur l’information à sa disposition.

Il est convenu qu’une politique serait élaborée en ce qui a trait aux rendez-vous d’évaluation manqués avec un expert.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro signale que, depuis la réunion de septembre, le juge Perell a versé une provision pour coûts concernant la disposition des documents du PEI en faveur de l’avocat indépendant et à l’encontre de la Commission de vérité et de réconciliation (CVR). Depuis, des appels ou des appels incidents ont été interjetés par la CVR, le Centre national de recherche, l’avocat indépendant et le Canada. Des appels ont en outre déjà été interjetés par trois groupes d’entités catholiques. Seuls l’Assemblée des Premières Nations et l’adjudicateur en chef n’ont pas interjeté appel.

L’appel de la CRV demande à ce que tous les dossiers soient conservés sauf si un demandeur individuel en autorise la destruction. Dans son appel, le Canada demande à ce que le programme de notification soit mis de côté et qu’il y ait ordonnance selon laquelle les dossiers du PEI doivent être soumis à trois lois fédérales. L’avocat indépendant s’oppose au programme de notification de 15 ans et aux conclusions selon lesquelles les dossiers relèvent du gouvernement du Canada.

À la demande du juge Perell, l’avocat de l’adjudicateur en chef a fourni une ébauche d’ordonnance aux parties le 25 août. Des commentaires ont été reçus par le Canada, la CVR et les Sœurs de Saint-Joseph de Sault Ste. Marie. Une audience supplémentaire sera sans doute requise pour confirmer l’ordonnance.

Les prochaines étapes consisteront à rédiger les mémoires à l’intention de la Cour d’appel de l’Ontario. Il faudra déterminer si l’audience du programme de notification doit avoir lieu avant ou après l’appel.

L’adjudicateur en chef a fourni au Comité de surveillance la décision de la Cour du Banc de la Reine du Manitoba concernant le cas du demandeur en tant qu’employé. C’est la première fois en sept ans qu’un tribunal renverse la décision d’un adjudicateur ou de l’adjudicateur en chef.

Cette affaire soulève la question difficile de la manière de traiter les autres cas où des problèmes semblables surviennent lorsqu’une décision est renversée. Dan Shapiro mentionne qu’il a demandé au personnel de trouver des façons d’identifier de tels cas. Un Avis aux avocats a aussi été envoyé.

Dave Iverson demande quels sont les recours d’un demandeur en pareils cas. Dan Shapiro rétorque que le recours devrait se faire par une Demande d’instructions envoyée aux tribunaux afin que ceux-ci rouvrent une demande préalablement réglée. Le Secrétariat fait tout en son pouvoir pour en informer les gens, mais le processus pourrait s’avérer plus difficile dans le cas des demandeurs non représentés.

La Cour d’appel du Manitoba a récemment rendu une décision concernant l’affaire du processus d’accès aux tribunaux, qui confirme en grande partie le jugement du tribunal inférieur établissant un processus à deux paliers où l’adjudicateur en chef a autorisé l’accès aux tribunaux aux cas réels de perte de revenus. La question de la façon de traiter une éventuelle demande d’examen a été reportée à une autre occasion.

L’adjudicateur en chef a récemment publié une décision de réexamen concernant les réclamations successorales. Cette décision régit l’utilisation des témoignages humains dans les cas où le demandeur est décédé avant de témoigner. Un important nombre de réclamations successorales attendaient ces décisions.

6. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Toronto, le mardi 9 décembre 2014.