Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 9 décembre 2014 - Toronto (Ontario)

Présents

Également présents

David Iverson est accueilli à titre de président par intérim.

1. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le point sur la réunion du sous-comité technique qui a eu lieu le 8 décembre 2014.

Le projet sur les admissions dans les cas de sévices entre élèves va de l’avant et il met l’accent sur des cas particuliers qui ont la possibilité d’entraîner des admissions qui auront une incidence sur un grand nombre d’autres cas. Dans l’intervalle, cependant, de nombreux dossiers progressent de façon indépendante. Le 1er décembre, seules 110 réclamations relatives à des sévices entre élèves dont la connaissance est alléguée et 242 dont la connaissance n’est pas alléguée doivent toujours être entendues.

Dans l’intervalle, les cas de sévices entre élèves qui sont en attente d’admission en vertu de la directive de l’adjudicateur en chef doivent être passés en revue après un an. Dans certains cas, le représentant du Canada n’a pas accepté d’autres ajournements. Kaye Dunlop demande au Canada d’accepter l’ajournement de ces cas, à tout le moins jusqu’à la fin du projet sur les sévices entre élèves. Les adjudicateurs recevront toujours des conseils dans l’attente d’admission.

Enfin, les avocats des demandeurs seront informés qu’ils peuvent demander des renseignements au Canada sur la durée d’emploi des employés des pensionnats indiens, dans les cas pour lesquels la connaissance de sévices entre élèves est en cause.

Kaye Dunlop distribue un schéma et une feuille de données qui décrit la procédure de règlement des dossiers incomplets et les approches connexes pour les cas qui ne se règlent pas selon la méthode normale. Elle fait brièvement le point au sujet de plusieurs projets.

• L’avis public pour les demandeurs dont on a perdu la trace a été distribué à la mi-novembre aux organismes autochtones, dans le but d’inciter les demandeurs à communiquer avec leur avocat ou à faire appel au service d’information.
• Les téléconférences préalables aux audiences concernant les réclamations successorales reprendront sous peu, et on pourra tirer avantage de deux décisions de réexamen par l’adjudicateur en chef. Une feuille d’information sera distribuée dans peu de temps : elle donnera des indications aux parties au sujet des faits requis. Une téléconférence juridictionnelle avant les audiences déterminera si les faits fournis sont suffisants pour aller de l’avant.
• Deux adjudicateurs entament les travaux de la première étape de règlement des dossiers incomplets dans les cas où des documents obligatoires sont manquants. La très grande majorité de ces réclamations doivent normalement faire l’objet d’une audience.
• Les méthodes ciblées sont en cours pour les demandeurs qui se représentent eux-mêmes pour divers problèmes, notamment les questions juridictionnelles, les retraits obscurs, les questions d’admissibilité au volet complexe, la difficulté d’obtenir un conseiller juridique et les problèmes de capacité.

En réponse à une question, Kaye Dunlop indique que les adjudicateurs n’aident pas les demandeurs à préparer leur dossier : ils donnent plutôt de l’orientation aux employés des services à la clientèle du Secrétariat qui offrent de l’aide pour recueillir les documents obligatoires, remplir les formulaires et diriger les demandeurs qui se représentent eux-mêmes vers les services de soutien.

Mitch Holash demande si la réticence des avocats des demandeurs au sujet de la mise en œuvre de la deuxième étape de la procédure de règlement des dossiers incomplets a été atténuée. David Paterson répond qu’une certaine réticence prévaut toujours, car il est possible que les réclamations risquent d’être rejetées sans qu’une audience ait lieu à leur sujet. À un moment ou un autre, cela sera nécessaire, car le PEI ne comprend aucune disposition sur le rejet pour défaut de poursuite. Il précise qu’on devrait plutôt faire progresser les cas et non effectuer simplement une « maintenance » des réclamations difficiles.

Luc Dumont souligne l’importance d’effectuer un suivi minutieux des dossiers qui font l’objet de la procédure de règlement des dossiers incomplets et une surveillance, de sorte que le temps et les ressources investis fassent progresser les réclamations.

Le Canada a indiqué qu’il dispose désormais de la liste complète de tous les albums-souvenirs des pensionnats. Le Canada n’a pas encore décidé s’il remettra cette liste au Secrétariat ou à d’autres parties. Le Canada a accepté d’offrir les albums-souvenirs complets non expurgés s’ils font déjà partie du domaine public.

Karen Cuddy mentionne que si le contenu d’un album-souvenir peut être utile pour une audience en particulier, le Canada fournira l’information en question sous forme expurgée. Par exemple, si la présence d’un demandeur pose un problème, le Canada fournira une page de l’album-souvenir qui indique le nom du demandeur et qui contient une photo, mais l’information sur les autres élèves sera expurgée.

Kaye Dunlop indique que les adjudicateurs ont reçu une consigne précisant que si l’identification ou la présence de demandeurs ou d’agresseurs présumés fait problème, ils doivent demander au Canada s’il dispose d’un album-souvenir.

Le sous-comité technique a repris la discussion au sujet de l’obligation du Canada de divulguer des documents, y compris les narratifs des pensionnats, les rapports de la PMC, les condamnations au criminel et les jugements civils.

• Le Canada confirmera, à la réunion du 3 mars 2015, s’il y aura d’autres révisions des narratifs des pensionnats au sujet de la question des années d’exploitation.
• En réponse à des questions d’avocats de demandeurs, le Canada donnera une explication de la façon dont les documents fournis par les organismes religieux sont intégrés aux narratifs des pensionnats.
• Une condamnation au criminel bien connue (Dauphin/McKay) ne figurait pas au narratif du pensionnat. Le Canada l’a corrigé immédiatement et il produit des addendas pour les narratifs d’autres pensionnats où la personne a travaillé. Les parties attendent que les services de recours collectif Crawford présentent les narratifs pour la base de données des décisions, afin que les avocats puissent les consulter.
• Le Canada a accepté de déterminer si les jugements civils peuvent être adjoints aux narratifs des pensionnats.

Certains progrès ont été réalisés au sujet de questions relatives au pensionnat indien de St. Anne.

• Des cinq transcriptions d’affaires criminelles que le Canada a en sa possession, deux seront produites sous forme non expurgée, car elles font déjà partie du domaine public. Les transcriptions non expurgées seront stockées dans la base de données des décisions et adjointes à la trousse d’éléments probants de chaque réclamation.
• Les trois autres transcriptions que le Canada a en sa possession ne sont plus à la disposition du public, car le délai prévu au départ est atteint. Elles seront fournies sous forme expurgée. En outre, une personne a été acquittée et aucune transcription n’existe pour cette personne.

Kaye Dunlop fait remarquer que le sous-comité technique a terminé les discussions au sujet des problèmes du pensionnat de St. Anne. Toute autre question devra être réglée par la cour.

Le Canada s’est engagé à faire rapport au sous-comité technique au sujet de tout autre compte rendu trimestriel manquant repéré par la Commission de vérité et réconciliation. Des comptes rendus ont récemment été trouvés pour les pensionnats St. Joseph (août 1885) et Mount Elgin (juillet 1878). Dans ces deux cas, on a confirmé qu’aucune réclamation faisant l’objet du PEI n’était touchée. Par ailleurs, cinq documents partiels ont été trouvés pour le pensionnat Sacred Heart (décembre 1953 à décembre 1954) et qu’ils étaient en meilleur état que les documents que le Canada avait déjà en sa possession.

Shelley Trevethan a passé en revue les travaux en cours afin d’améliorer la qualité de l’interprétation durant les audiences. Différents outils sont offerts depuis peu sur le site Web du Secrétariat de l’adjudication.

Une question a été mentionnée lors d’une réunion du sous-comité au sujet de la conduite d’un travailleur de soutien en santé communautaire durant une audience, ce qui a entraîné une discussion plus poussée sur le rôle des travailleurs de soutien dans le cadre des audiences. Dans la plupart des cas, le demandeur ne connaît l’identité du travailleur de soutien qu’au moment de l’audience, ce qui risque de poser un problème si ce travailleur est un voisin ou un parent. Shelley Trevethan communiquera avec Santé Canada afin d’établir si on peut trouver une solution qui respecte la vie privée du demandeur.

David Paterson aborde la question de l’envoi, par Santé Canada, d’un travailleur de soutien à une audience même si le demandeur ne l’a pas sollicité. Il se dit d’accord avec la proposition générale de disposer d’un travailleur de soutien prêt à agir, mais lors de deux cas récents, le travailleur de soutien a refusé de partir, malgré le fait que le demandeur lui ait demandé de le faire.

Dan Shapiro indique que l’adjudicateur est l’autorité au sujet de la tenue de l’audience, y compris pour déterminer quelles personnes peuvent être présentes. Si un demandeur mentionne qu’il ne souhaite pas qu’un travailleur de soutien soit présent, il convient alors de demander au travailleur de sortir et d’attendre dans le vestibule ou encore d’être disponible afin qu’on communique avec lui par téléphone, le cas échéant.

2. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès verbal du 28 octobre 2014 après y avoir apporté de légères modifications.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan discute des indicateurs de rendement importants depuis la réunion d’octobre.

• Au total, 615 demandes ont été reçues depuis la fin de la période des demandes. Plus de la moitié (350) portent sur des demandeurs de l’affaire Blott; 13 provenaient de l’Hostel Mistassini, 74 ont été acceptées après un examen du cachet de la poste et 173 n’ont pas été acceptées (une lettre a été envoyée à ce sujet).
• En outre, 33 510 demandes ont été admises au PEI. Parmi les 610 dossiers qui sont toujours au stade de l’admission, seuls 310 sont actifs. Des demandeurs sont décédés ou on en a perdu la trace; d’autres dossiers attendent la certification de l’avocat, en général parce que ce dernier ne peut pas retrouver la trace du demandeur.
• Le nombre de demandes qui font l’objet d’une gestion de cas continue à diminuer : on attend la réception des documents obligatoires pour un peu plus de 3 100 réclamations, dont 500 ont déjà fait l’objet d’une audience. Le processus de gestion des cas est plus poussé et des agents de cas sont assignés à certains cabinets d’avocats. Cette façon de faire entraîne souvent d’autres problèmes, notamment l’identification de demandeurs décédés ou dont on a perdu la trace.
• Seules 101 réclamations prêtes pour l’audience sont disponibles pour le calendrier; il s’agit du nombre le plus bas de tous les temps. Toutefois, certaines audiences accélérées sont prévues, dont ce nombre ne tient pas compte.
• De plus, 23 276 audiences ont eu lieu depuis la mise en œuvre. Point important, seules 430 réclamations sont prévues durant le trimestre de janvier à mars 2015. En outre, 227 autres réclamations doivent avoir lieu après le 31 mars 2015. Certains cabinets d’avocats prévoient des audiences à l’automne 2015, même si le Secrétariat peut offrir des dates beaucoup plus rapprochées.
• L’intérêt envers le processus d’audience accélérée (PAA) grimpe. Jusqu’ici, 170 dossiers sont désignés en vue d’un traitement par le PAA et 101 ont reçu la confirmation à cet égard.
• En outre, 29 875 réclamations ont été réglées, soit environ 79 % de toutes les demandes reçues.
• On a versé 2,61 milliards de dollars en indemnisation.
• 183 examens et 81 réexamens sont en cours. Un grand nombre de ceux-ci n’entraînent pas de versement de fonds.
• Au total, 16,9 % des réclamations actives portent sur des demandeurs qui se représentent eux-mêmes.

Les membres discutent du taux à la baisse des règlements négociés, qui étaient de 291, tandis que l’objectif était de 475. Les mêmes problèmes de disponibilité des avocats qui ont eu une incidence sur le nombre d’audiences ont aussi des répercussions sur les règlements négociés. De plus, le nombre de dossiers qui conviennent à une négociation diminue.

Luc Dumont indique que la prévision actuelle au sujet des règlements négociés pour l’exercice 2014-2015 est de 491 cas, soit en baisse par rapport aux 708 cas prévus au départ.

Shelley Trevethan précise que malgré la baisse du nombre d’audiences et de règlements négociés, elle prévoit toujours que toutes les premières audiences des demandeurs seront terminées d’ici le printemps 2016. Il devra donc y avoir une hausse du nombre d’audiences, par rapport à la prévision approximative de 2 000 audiences pour l’exercice 2015-2016, car un nombre moindre d’audiences seront terminées en 2014-2015. Par ailleurs, la charge de travail nécessaire pour mettre en œuvre la procédure de règlement des dossiers incomplets pour les demandes est inconnue.

En réponse à une question, Shelley Trevethan précise que le taux de postes à pourvoir pour le personnel du Secrétariat de l’adjudication a chuté de 26 % à 17 %, soit le plus bas depuis la mise en œuvre. L’attrition est de 4 %, ce qui est moitié moins que le taux habituel à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. Toutefois, en raison de la réduction des effectifs du Secrétariat, l’incidence sur le personnel sera très importante.

Mayo Moran se joint à la réunion.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan fait le point sur les initiatives en cours au Secrétariat.

Le Secrétariat a effectué une analyse complète de la capacité des avocats des demandeurs. Actuellement, 16 cabinets risquent de ne pas terminer les audiences de leurs clients d’ici le printemps 2016. Deux cabinets auraient besoin de près d’un an de plus. Le Secrétariat demandera aux cabinets qui semblent courir un risque de lui remettre des plans d’activités.

La haute direction du Secrétariat s’est entretenue avec 33 cabinets d’avocats afin de discuter de la stratégie d’achèvement et d’initiatives connexes. Chaque cabinet a reçu la liste complète des cas et une feuille demandant de cerner les demandes spéciales, par exemple dans le cas d’un demandeur dont on a perdu la trace ou d’une demande qui est réglée par voie de négociation.

Luc Dumont suggère au Secrétariat de publier l’information sur le rendement des cabinets d’avocats, afin que les demandeurs puissent prendre des décisions éclairées. Les membres du Comité discutent des avantages et des désavantages de la publication de cette information.

Mayo Moran suggère de demander aux cabinets d’avocats de répondre d’ici le 10 janvier 2015, afin que l’information soit disponible pour la réunion de janvier du Comité de surveillance.

Les membres se demandent si le travail portant sur les problèmes de capacité des avocats des demandeurs constitue plutôt une « enquête » dans le sens de la directive conjointe des tribunaux de contrôle. Les membres conviennent que le Secrétariat offre de la facilitation et de l’aide dans le cadre de ses activités normales, et qu’un échange d’information est essentiel à cet égard. Le défi à relever consiste à déterminer ce qui doit être fait s’il apparaît que le mode de facilitation s’essouffle.

L’avis public visant à aider les demandeurs dont on a perdu la trace de reprendre contact avec leur avocat ou le Secrétariat a été envoyé en novembre. Si on n’arrive pas à retrouver certains demandeurs, la prochaine étape consiste à effectuer des recherches dans la base de données, en se prévalant des pouvoirs consentis par les ordonnances des tribunaux de contrôle. Le Secrétariat a cerné un ensemble initial de bases de données en vue d’une recherche et des travaux sont en cours afin d’établir des relations avec les organismes correspondants. Il sera donc nécessaire de déterminer quel degré de recherche est raisonnable avant de passer aux prochaines étapes en vertu du Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace.

Selon les réunions tenues avec les avocats des demandeurs, ceux-ci appuient le règlement de toutes les demandes restantes à l’aide d’audiences. Actuellement, l’avocat est au premier plan dans les cas où les audiences risquent de ne pas être terminées d’ici le printemps 2016. On devra disposer d’une approche qui réduit au minimum les reports inutiles.

Une analyse des demandeurs qui se représentent eux-mêmes révèle que le problème n’est peut-être pas aussi important que ce qui semblait au départ. Des 1 600 réclamations actives pour lesquelles les demandeurs se représentent eux-mêmes, seules 500 environ sont des dossiers qui n’ont pas fait l’objet d’une audience et qui peuvent être traités dynamiquement. De plus, 28 % portent sur des demandeurs dont on a perdu la trace, 19 % ont trait à des demandeurs décédés ou à des demandes successorales, 16 % sont des demandes retirées, 5 % sont en attente de renseignements supplémentaires et 1 % ont déjà fait l’objet d’une audience.

La mise en œuvre de l’échange de documents électroniques obligatoires est en cours. L’avis a été envoyé aux avocats le vendredi avant la réunion, soit avant le lancement qui a eu lieu le jour avant. Outre la possibilité d’envoi de documents obligatoires au Secrétariat à l’aide d’un échange, les avocats des demandeurs pourront aussi présenter des documents périodiquement lorsqu’ils les reçoivent. Les travaux se poursuivent afin de se pencher sur l’éventuelle utilisation de l’échange de documents électroniques pour les examens et les appels.

En réponse à une question posée lors d’une réunion précédente, à propos de l’âge des demandeurs, Shelley Trevethan signale qu’environ 7 % des demandeurs qui n’ont pas encore fait l’objet d’une audience sont âgés de 70 ans et plus, un taux qui a diminué considérablement en raison des efforts du Secrétariat visant à ce que ces demandes soient traitées dans le cadre d’une audience. Malheureusement, 1 252 demandeurs (environ 3 % des demandes admises) sont décédés, dont environ 30 % après l’audience.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro indique que le juge Perell a fixé un calendrier pour les présentations écrites, afin d’établir l’ordre de l’élimination des documents. L’avocat de l’adjudicateur en chef doit distribuer les ébauches, en vue de la formulation de commentaires d’ici le 22 décembre. La version définitive de l’adjudicateur en chef, avec commentaires ou présentations, doit normalement être offerte le 7 janvier 2015. Une question demeure sans réponse : à quel moment la demande de développements du programme d’avis aura lieu, étant donné les appels en cours?

En octobre, la Cour du Banc de la Reine du Manitoba a rendu une décision dans le cas du demandeur en qualité d’employé. On n’a pas fait appel de cette décision.

Aucune demande d’autorisation d’en appeler à la Cour suprême du Canada n’a été présentée en lien avec le processus d’accès aux tribunaux dans un cas de perte de revenu. Dan Shapiro signale qu’il a rédigé récemment une décision donnant certaines indications pour ces cas, d’après la décision de la cour. La demande transmise à l’adjudicateur en chef en vue d’un accès aux tribunaux doit être reportée à plus tard, jusqu’à ce que l’adjudicateur du PEI ait établi, après un premier examen, si un cas de suivi de problèmes complexes a été effectué. La décision tente de concorder avec la décision de la Cour d’appel du Manitoba au sujet de la directive de pratique 1.

À ce jour, seules quatre demandes d’accès aux tribunaux ont été présentées, même si un certain nombre de demandes de renseignements ont été reçues depuis la décision de la cour. Dan Shapiro indique que le sous-comité technique peut souhaiter passer en revue le document d’orientation sur les demandes portant sur une perte de revenu, si le nombre de demandes d’accès aux tribunaux augmente encore.

Une autre demande de directive a été présentée par Fay Brunning et elle porte sur le pensionnat Bishop Horden. L’adjudicateur en chef a retenu les services d’un avocat qui l’aidera dans un rôle semblable pour la demande de développements du pensionnat St. Anne : l’adjudicateur en chef ne prendra pas position au sujet du fond de la cause, mais il aidera la cour quant aux questions qui touchent le Secrétariat ou le processus fonctionnel.

Un aspect inusité de la demande de développements vise à ce que le Secrétariat communique avec les demandeurs afin de les aviser qu’ils peuvent témoigner aux audiences d’autres demandeurs, au sujet des sévices dont ils ont été témoins dans un pensionnat indien. Dan Shapiro indique qu’il s’agirait alors d’un changement considérable de la façon le PEI a été interprété, en plus d’imposer des obligations importantes au Secrétariat et de créer des risques élevés pour la protection de la vie privée des demandeurs.

L’adjudicateur en chef a rendu une décision sur un deuxième réexamen sur les témoignages oculaires des cas successoraux, qui précise la directive donnée dans une décision précédente.

L’adjudicateur en chef a aussi rendu une décision sur un réexamen portant sur un demandeur du PEI qui avait refusé le règlement prévu par le Mode alternatif de règlement des conflits. La décision sur le réexamen précisait que rien n’empêche un demandeur du Mode d’avoir recours au PEI si sa demande n’est pas réglée par un processus précédemment.

Dan Shapiro indique que de nombreux adjudicateurs sont déçus du faible nombre d’audiences. Il les a encouragés à se prévaloir de la possibilité de combler le retard en rédigeant des décisions et en passant en revue les décisions rendues et les règlements sur les honoraires d’avocat. Il a en outre souligné que le report d’audiences doit être très rare. Malheureusement, dans un cas récent, l’avocat du demandeur a reporté l’audience à trois reprises, et lorsque l’audience a finalement eu lieu, le demandeur n’avait plus la capacité de témoigner.

6. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 20 janvier 2015, à Vancouver