Comité de surveillance des Procès-verbaux | 20 janvier 2015 - Vancouver, C.-B.

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1. Mot de bienvenue : Nicole Ladouceur

Karen Cuddy présente Nicole Ladouceur, qui agit à titre de directrice générale par intérim des Opérations de la Convention de règlement à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada.

2. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le compte rendu de la réunion du 19 janvier 2015 du sous-comité technique.

David Paterson, Deanna Sitter et Kaye Dunlop se rencontreront le 3 février pour discuter des ajouts, modifications et suppressions aux exposés des faits relatifs aux pensionnats, dans l’espoir d’établir un protocole d’ici la réunion de mars.

Les avocats des demandeurs ont demandé à discuter de l’utilisation de documents de l’Église dans le cadre du PEI; le Canada a toutefois refusé d’en discuter, car cette question est actuellement devant les tribunaux dans le cadre de la demande de directive sur le pensionnat Bishop Horden.

Le Canada n’était pas en mesure de donner sa position sur l’ajout des jugements civils aux narratifs des pensionnats et ce point a été reporté à la prochaine réunion.

Le Canada a convenu de fournir une liste de tous les albums-souvenirs des pensionnats qui se trouvent en sa possession. Il en existe une centaine, mais nous ne savons toujours pas exactement lesquels font partie du domaine public ou du domaine privé. Cette liste sera rendue accessible, mais la façon de procéder n’a toujours pas été arrêtée.

En réponse à une question posée, Karen Cuddy mentionne que les albums-souvenirs sont déjà utilisés dans les affaires où les comptes rendus trimestriels sont manquants ou incomplets. Si le demandeur ne se trouve pas dans les comptes rendus trimestriels, on cherchera alors dans des documents secondaires comme les albums-souvenirs. Par contre, s’il figure dans un album-souvenir, le Canada fournira la page en question. Les autres noms et photographies seront expurgés.

Le projet sur les admissions dans les cas de sévices entre élèves devrait prendre fin en décembre 2015. Il reste 55 cas de « première priorité » et 15 de « deuxième priorité ».

Une autre question, liée aux retards dans la publication des nouvelles admissions en preuve de la connaissance par le personnel de sévices entre élèves, sera abordée à la réunion de mars.

Kaye Dunlop discute des éléments de la stratégie de fin de mandat et renvoie les membres aux documents qui leur ont déjà été distribués. Le personnel et les adjudicateurs travaillent sans relâche à trouver une solution à un certain nombre de questions indépendantes qui empêchent de régler les réclamations dans le cadre d’audiences. Les deux principaux mécanismes en place sont le processus d’audience accélérée, qui permet de déterminer les dates d’audience sans qu’il soit nécessaire de disposer d’un ensemble complet de documents obligatoires, ainsi que la première étape de la procédure de règlement des dossiers incomplets, qui offre aux adjudicateurs responsables de la gestion des dossiers de nombreux outils pour faire avancer les réclamations. Les efforts déployés ont permis de relever un nombre important de demandeurs dont on a perdu la trace, ainsi que des avocats souhaitant se retirer d’une affaire.

Dan Shapiro laisse entendre qu’il serait peut-être opportun de modifier la directive 10 (retrait de l’avocat) de l’adjudicateur en chef dans les cas de demandeurs dont on a perdu la trace.

David Paterson souligne quant à lui qu’il est impossible d’empêcher un avocat de se retirer d’une affaire, et que les avocats n’ont pas à s’en justifier. Cependant, il existe peut-être des moyens de les convaincre de ne pas se retirer s’il est possible de repérer le demandeur.

La deuxième étape de la procédure de règlement des dossiers incomplets nécessite l’approbation du Comité de surveillance avant qu’elle puisse être mise en œuvre. Kaye Dunlop indique qu’un petit nombre de cas sont prêts à passer à la deuxième étape. L’adjudicateur peut alors prendre certaines mesures pour faire avancer les dossiers, notamment le règlement des réclamations à l’aide d’audiences. Cette étape permet également de rejeter une réclamation sans qu’une audience ait lieu dans les cas appropriés.

Kaye Dunlop mentionne que le sous-comité technique est maintenant prêt à approuver la mise en œuvre de la deuxième étape.

Proposition de David Paterson, appuyée par Karen Cuddy : le Comité de surveillance devrait approuver la mise en œuvre de la deuxième étape de la procédure de règlement des dossiers incomplets.

Kaye Dunlop indique qu’au moment des négociations concernant la procédure de règlement des dossiers incomplets, on craignait que les dossiers ne soient rejetés sans faire l’objet d’un examen approprié. Le sous-comité technique est convaincu que les approches ciblées établies par le Secrétariat permettront de surmonter les obstacles d’une manière significative. De plus, la deuxième étape ne consiste pas seulement à rejeter ou non une réclamation. Elle est plutôt axée sur le règlement des réclamations au moyen d’une audience et sur la prise de mesures par consentement ou sur l’ordre de l’adjudicateur.

Nicole Ladouceur fait remarquer que le RDI est un processus complexe, mais elle convient de sa nature logique et félicite les membres du travail accompli.

Mayo Moran souligne que le RDI comble une lacune dans les procédures du PEI et qu’aucun effort n’a été négligé pour produire un mécanisme de règlement juste et axé sur le demandeur.

Dan Shapiro remercie Shelley Trevethan et ses employés du Secrétariat de leur travail en vue d’élaborer les procédures de mise en œuvre du RDI et d’autres initiatives de fin de mandat.

Décision : le Comité de surveillance approuve à l’unanimité la mise en œuvre de la deuxième étape de la procédure de règlement des dossiers incomplets.

Kaye Dunlop distribue au sous-comité technique, pour information, les documents préparés par le Secrétariat sur les demandes successorales. Il y a 146 demandes successorales actives pour lesquelles le demandeur est décédé, et les représentants successoraux ont déposé des documents auprès du Secrétariat en vue de poursuivre leurs demandes. D’autres demandeurs sont décédés, mais aucun représentant successoral n’y a donné suite.

Les travaux concernant les demandes successorales ont été mis en suspens en attendant qu’une décision ait été prise au sujet de nombreux projets pilotes et que des examens aient été effectués. Il y a maintenant suffisamment de directives données dans ces décisions de réexamen pour lever la suspension des demandes successorales, et une feuille d’information préparée à cet égard décrit les éléments probants nécessaires à la poursuite d’une demande successorale.

Le vendredi 16 janvier, des lettres ont été envoyées aux auteurs de demandes successorales actives pour les informer des options qui s’offriront à eux. Une liste de quatre adjudicateurs a été dressée en vue de tenir des conférences téléphoniques avec ceux qui souhaiteront aller de l’avant. Les appels ont pour principal objectif de déterminer s’il y a suffisamment d’éléments probants pour qu’il y ait une audience. S’ils ne sont pas suffisants, l’adjudicateur pourra traiter la demande dans le cadre du processus de téléconférence juridictionnelle avant l’audience.

Kaye Dunlop signale que le Canada a laissé savoir lors de la réunion du sous-comité technique qu’il réfléchissait toujours à la position juridique à adopter concernant les demandes successorales.

Diane Soroka fait remarquer qu’il est possible de confirmer une demande successorale à l’aide du témoignage d’un témoin oculaire, mais que le nom des témoins ne peut être révélé en raison des dispositions relatives à la confidentialité. Par exemple, il est possible que certaines déclarations aient été recueillies lors d’enquêtes policières ou que certaines personnes aient témoigné lors d’un procès criminel, mais le Canada refuse de rendre ces transcriptions accessibles dans le cadre des procédures du PEI, car elles ne sont pas mises à la disposition du public à l’heure actuelle. Elle dit craindre que les représentants successoraux ne sachent pas que ces documents existent. Elle demande s’il est obligatoire de les divulguer à ceux-ci pour s’assurer qu’aucune demande n’est rejetée pour manque de preuves.

Les membres demandent s’il faudra éventuellement demander une directive à ce sujet.

Dan Shapiro dit que, lors de la téléconférence préalable à l’audience, il est possible de demander au Canada s’il est au courant de procédures criminelles ou de transcriptions qui pourraient jeter la lumière sur les témoins oculaires potentiels.

Des travaux sont en cours afin de mettre à jour la Directive 7, Politique de distribution des transcriptions, de l’adjudicateur en chef. On espère inscrire ce point à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Le Canada a demandé de discuter des exigences pour confirmer une réclamation pour sévices physiques. Cette demande découle d’une triste affaire qui fait actuellement l’objet d’un réexamen. Kaye Dunlop s’est engagée à rappeler aux adjudicateurs les exigences du PEI relativement aux évaluations médicales et la nécessité de documenter la position du Canada dans leurs décisions.

3. Approbation du procès-verbal

Le comité approuve le procès-verbal de la réunion du 9 décembre 2014 tel que présenté.

4. Principaux indicateurs de rendement

Shelley Trevethan discute des indicateurs de rendement importants depuis la réunion de décembre :

• Au total, 33 552 réclamations ont été reçues depuis la mise en œuvre du programme, et 3 878 ont été refusées. Seulement 516 réclamations en sont toujours au stade de l’admission, et 207 d’entre elles sont actives. Parmi celles-ci, une centaine tout au plus devraient être admises.
• En outre, 2 830 réclamations en sont au stade de la gestion de cas, ce qui représente une baisse de 400 à 500 cas depuis la dernière réunion. En plus des réclamations qui feront l’objet d’une audience, le Secrétariat a exclu de cette catégorie les cas spéciaux comme les demandeurs dont on a perdu la trace ou les demandes successorales afin que cette catégorie représente seulement les demandes pour lesquelles on attend la réception des documents obligatoires.
• De plus, 23 774 audiences ont eu lieu depuis la mise en œuvre du programme. Le taux de report est de 14 % et continue de s’accroître. L’adjudicateur en chef a demandé aux adjudicateurs de consulter leur ACA avant d’autoriser un report.
• Jusqu’à maintenant, 3 579 audiences ont été tenues ou prévues au cours de l’exercice financier 2014-2015. Ce nombre augmentera légèrement, mais il n’atteindra pas les 4 000.
• Moins de 4 000 audiences ont lieu en 2014-2015, ce qui signifie qu’il restera seulement environ 3 000 audiences à tenir en 2015-2016, et il se peut que certaines de ces réclamations soient retirées ou ne fassent l’objet d’aucune audience.
• À l’heure actuelle, 316 audiences sont prévues pour l’exercice financier 2015-2016, qui commence le 1er avril 2015.
• Il y a 2 285 cas qui ont déjà fait l’objet d’une audience, ce qui est de 22 % plus élevé que l’an dernier. Cette augmentation est en partie attribuable au processus d’audience accélérée, qui nécessite d’attendre la réception des documents obligatoires manquants après la tenue de l’audience. Le Secrétariat a affecté des agents de cas à l’Unité du suivi après audience afin d’aider à alléger la charge de travail.
• Au total, 30 466 réclamations ont été réglées, soit 80,3 % de toutes les réclamations reçues.
• Un montant de 1,8 milliard de dollars a été octroyé par les adjudicateurs, et une indemnité totale de 2,66 milliards de dollars a été accordée, y compris des allocations, des règlements négociés, des contributions aux frais juridiques et des versements de fonds.

Nicole Ladouceur indique que le Canada a révisé son objectif à la baisse pour les règlements négociés pour le faire passer de 708 à 500 pour l’exercice financier 2014-2015. Jusqu’à maintenant, le Canada a réglé 355 réclamations par voie de négociation au cours du présent exercice financier, pour un total de 42,5 millions de dollars.

En réponse à une question posée, environ 20 % des réclamations sont en cours de traitement, et Shelley Trevethan en indique la répartition :

• 2 285 réclamations ont fait l’objet d’une audience et sont en attente d’une décision;
• 5 195 réclamations n’ont pas encore fait l’objet d’une audience. Parmi celles-ci, 977 feront l’objet d’une audience ultérieurement, 3 702 ont été admises, mais aucune audience n’est encore prévue, et 516 n’ont toujours pas été acceptées.

Les membres discutent de la possibilité de déterminer un montant d’indemnité totale qui correspond aux fonds versés aux demandeurs, y compris les règlements négociés, mais non pour ce qui est des frais juridiques payés par le Canada ou les demandeurs. Shelley Trevethan mentionne qu’elle collaborera avec Nicole Ladouceur pour vérifier la possibilité d’établir un seul montant d’indemnité.

5. Rapport du directeur exécutif

Shelley Trevethan fait le point sur les initiatives en cours au Secrétariat.

• Le Secrétariat travaille au règlement des réclamations restantes à l’aide d’audiences et répartit le travail entre les adjudicateurs. Il s’efforce de continuer de respecter les préférences concernant le sexe, mais les demandeurs demandent davantage d’adjudicatrices que d’adjudicateurs.
• Le Secrétariat règle actuellement tous les dossiers de 12 cabinets d’avocats qui étaient très intéressés par ce processus. De 300 à 400 dossiers ont été relevés. On a demandé aux avocats des demandeurs participants d’établir l’ordre de priorité des dossiers.
• Les réunions tenues avec les avocats des demandeurs ont également permis de susciter davantage d’intérêt à l’égard du processus d’audience accélérée. À ce jour, une audience est prévue pour 201 réclamations dans le cadre du PAA, et 87 autres ont reçu une confirmation à cet égard, mais aucune date n’a encore été arrêtée.
• La mise en œuvre du Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace est en cours, et les travaux concernant l’avis général et le Programme Extension sont terminés. La prochaine étape sera de faire des recherches dans la base de données, et le Secrétariat a déjà rencontré la plupart des organismes pertinents. Beaucoup ont indiqué la nécessité de consulter un avocat, mais ont désigné des personnes-ressources aux fins de collaboration.
• En réponse à une question posée, Shelley Trevethan indique que, selon nos connaissances actuelles, nous avons perdu la trace d’environ 700 demandeurs.
• Une vérification interne a été menée à l’automne 2014 sur le soutien offert au PEI par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. Cette vérification a porté sur le Secrétariat d’adjudication et la Direction générale des opérations de la Convention de règlement d’Affaires autochtones et du Nord Canada, à l’exclusion des travaux du Secrétariat réalisés sous la direction de l’adjudicateur en chef et de ceux des adjudicateurs indépendants.
• Dans l’ensemble, la vérification a révélé des éléments positifs : les processus de planification stratégique et opérationnelle, les mécanismes de responsabilisation, la planification de l’achèvement du PEI et la gestion du rendement du Secrétariat ont été jugés adéquats. Le processus de gestion du risque du Secrétariat a été désigné comme une pratique exemplaire, et l’équipe de vérification a recommandé son adoption au niveau des unités.
• La vérification a permis de constater que les mécanismes de gouvernance et de responsabilisation, la gestion, la formation du personnel et la planification de l’achèvement du PEI au sein de la Direction générale des opérations de la Convention de règlement étaient adéquats. L’équipe responsable a recommandé qu’un cadre officiel de gestion du risque soit établi au sein de la Direction générale des opérations de la Convention de règlement et que l’organisation tire parti des résultats de son processus de cartographie de la chaîne de valeur afin d’améliorer l’efficacité entre les groupes.
• La vérification a relevé un certain nombre de problèmes concernant le soutien offert au Secrétariat d’adjudication par les Ressources humaines. L’équipe responsable a recommandé de conclure une entente formelle entre le directeur exécutif du Secrétariat d’adjudication et le directeur général des Ressources humaines.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro signale que les présentations écrites au juge Perell afin d’établir l’ordre d’élimination des documents ont pris fin le 7 janvier, mais que l’ordre n’a toujours pas été communiqué. Il ajoute que l’avocat de l’adjudicateur en chef a tenté de déterminer un ordre réalisable permettant de mettre en œuvre l’instruction du tribunal d’août 2014.

Certaines des autres parties se sont opposées au fait que l’ordre comprenait des dispositions qui n’étaient pas mentionnées dans les instructions données. On note des différends au sujet de la nature du consentement requis, de l’organisation qui devrait gérer les documents du PEI pendant la période de conservation de 15 ans, de l’inclusion du processus alternatif de résolution des différends ou du processus des règlements négociés, ainsi que de la norme nécessaire en matière d’expurgation. Certains différends concernent aussi le début de la période de conservation de 15 ans et le traitement des documents à conserver pendant 15 ans, mais qui n’appartiennent à aucune des quatre catégories.

Le 23 décembre, la Commission de vérité et de réconciliation a déposé une nouvelle demande de directive en vue de l’établissement d’un programme d’avis pour informer les demandeurs de leur droit de transférer leurs documents du PEI au Centre national de recherche. On n’a toujours pas établi clairement si cette DD sera mise en œuvre pendant que les appels de la décision du juge Perell seront entendus.

Une autre demande de directive a été déposée sur le pensionnat indien de St. Anne, plus particulièrement sur l’expurgation des documents du Canada produits en réponse à la décision du juge Perell de janvier 2014 concernant cette école. Dan Shapiro mentionne que l’adjudicateur en chef ne prévoit pas participer à cette DD, car le différend est principalement entre les demandeurs et le Canada.

Le traitement de la DD sur le pensionnat Bishop Horden est en cours. La question qui préoccupe le plus l’adjudicateur en chef est la proposition de communiquer avec les demandeurs qui ont déclaré avoir été témoins de sévices et de leur demander s’il est possible de transmettre leurs coordonnées aux autres demandeurs qui ont été victimes de sévices. Cette proposition comprend d’importantes répercussions sur la protection de la vie privée qui doivent être abordées.

La DD sur le pensionnat indien Grouard et les années d’exploitation sera débattue le 27 janvier devant le juge Nation à Calgary. L’adjudicateur en chef n’y participera pas, mais de nombreuses décisions de réexamen ont été mises en suspens jusqu’à ce que le tribunal se prononce sur l’affaire.

L’adjudicateur en chef examine soigneusement l’affectation des tâches aux adjudicateurs dans un environnement où la charge de travail est réduite en raison du PEI qui sera bientôt achevé. Certains des facteurs comprennent la qualité du travail, le rapport coût-efficacité, la rapidité d’exécution, ainsi que les restrictions relatives à la charge de travail qu’ils s’imposent eux-mêmes ou imposées par un ACA.

Autre source de préoccupation : le nombre considérable de demandes d’adjudicatrices. Il y a actuellement 50 femmes et 48 hommes qui occupent le poste d’adjudicateur, mais il est probable que les femmes seront surchargées par le nombre de demandes d’audience, alors que les hommes sont sous-utilisés. La pratique selon laquelle on respecte la préférence quant au sexe est mentionnée dans le Guide du MARC et dans le formulaire de demande du PEI. Il demande l’opinion des membres du Comité de surveillance.

David Paterson suggère de demander aux demandeurs le degré d’importance qu’ils accordent à leur préférence. Il dit que certains demandeurs ont seulement une faible préférence, tandis que d’autres insistent fortement sur le fait que tous les gens présents à leur audience soient d’un sexe en particulier. Il mentionne que les demandeurs de la deuxième catégorie se voient essentiellement refuser une audience si la préférence relative au sexe n’est pas respectée.

Les membres discutent de différents aspects de la question :

• Il y a un risque que certains adjudicateurs quittent le Secrétariat et cherchent un autre emploi s’ils sentent qu’on leur affecte peu de travail dans l’avenir.
• La préférence quant au sexe peut être plus importante dans les cas de sévices sexuels que dans les cas de sévices physiques.
• Un des membres suggère que les 98 adjudicateurs votent pour indiquer leur opinion sur la distribution de la charge de travail restante.
• On soulève la nécessité pour les adjudicateurs de rester à jour en ce qui touche la rédaction des décisions.

Dan Shapiro remercie les membres de leurs commentaires et les invite à formuler d’autres commentaires par courriel.

7. Hommage à Rod Donlevy

Les membres du Comité de surveillance signalent avec tristesse le décès de W. Rod Donlevy le 25 décembre 2014, membre de longue date du Comité national d’administration et avocat des Entités catholiques qui sont en lien avec les pensionnats indiens. Les membres soulignent son énergie, sa civilité et son engagement à long terme à l’égard des questions relatives aux pensionnats indiens.

8. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 3 mars 2015, à Vancouver.