Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 3 mars 2015 - Vancouver, C.-B.

Présents

Également présents

1. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le point sur la réunion du sous-comité technique qui a eu lieu le 2 mars 2015.

Les audiences du projet sur les admissions dans les cas de sévices entre élèves devraient prendre fin d’ici septembre 2015.

Dans les cas où les éléments probants du demandeur n’établissent pas la preuve de la connaissance de sévices par le personnel, les adjudicateurs sont tenus de garder la demande en attente jusqu’à la venue de nouvelles admissions découlant d’autres cas. Le Canada a donné pour instruction à ses représentants de ne pas consentir d’ajournement dépassant septembre 2015, bien que les adjudicateurs aient le pouvoir d’en ordonner, même en l’absence de consentement. Kaye Dunlop demande au Canada de reconsidérer cette directive, car il est probable qu’il y ait encore des réclamations relatives aux sévices entre élèves qui n’auront pas été conclues à cette date.

Shelley Trevethan fait le point sur les projets en cours au Secrétariat visant à apporter du soutien aux demandeurs non représentés qui veulent faire avancer leur réclamation.

Kaye Dunlop signale que les préparations pour la mise en œuvre de la deuxième étape de la procédure de règlement des dossiers incomplets sont en cours, la formation de l’adjudicateur étant prévue pour la mi-mai.

La réponse initiale au redémarrage du processus des demandes successorales est lente. Des lettres ont été envoyées aux 147 représentants des successions – le délai de réponse a été fixé à la mi-mars. En outre, le Secrétariat se penchera sur les options possibles concernant les 691 réclamations, environ, dont le demandeur est décédé, mais pour lesquelles aucun représentant de succession ne s’est manifesté.

Le Canada présente une liste des albums-souvenirs qu’il a en sa possession. Ce dernier a toujours expurgé de l’information des albums-souvenirs dans les cas précis où la présence du demandeur constitue un problème. Le Canada accepte désormais de présenter des copies non retouchées des albums-souvenirs qui sont du domaine public. Les travaux sont en cours dans le but de déterminer lesquels des 141 albums-souvenirs que le Canada a en sa possession sont du domaine public ou du domaine privé.

Le Canada est d’accord pour proposer la formulation d’un avis à l’intention des avocats dans lequel seront brièvement décrites l’information mise à disposition et la façon de l’obtenir.

Deux questions liées aux modifications des exposés des faits relatifs aux pensionnats font l’objet de discussions chez les membres du sous-comité technique. Au sujet de la première, le Canada mentionne qu’à sa connaissance, il a divulgué tous les documents de sa collection en lien avec les années d’exploitation. Si d’autres renseignements pertinents sont soumis, le Canada les intégrera à l’exposé des faits.

Diane Soroka demande à quelle collection de documents on fait ici référence, et si cette collection comprend des documents de l’Église. Le Canada n’est pas en position de discuter de cela, car cette question est actuellement devant les tribunaux dans le cadre de la DD sur le pensionnat Bishop Horden.

La deuxième question est en lien avec les indications d’ajouts et de modifications aux exposés des faits relatifs aux pensionnats de manière conviviale. David Paterson, Deanna Sitter et Kaye Dunlop conviennent d’un format qu’on mettra désormais en œuvre. Toutes les mises à jour des exposés des faits relatifs aux pensionnats seront transmises au Secrétariat aux fins d’affichage dans la base de données des décisions.

Line Paré mentionne au sous-comité technique que les chercheurs de Bibliothèque et Archives Canada ont repéré 24 comptes rendus trimestriels manquants provenant de 7 pensionnats différents. Dans la plupart des cas, on n’a trouvé qu’un seul trimestre, mais deux années de Fort Vermilion (Alberta) et une année de Kenora (Ontario) ont été trouvées.

Comme dans les cas précédents de comptes rendus trimestriels manquants, le Canada a entrepris d’examiner les décisions du PEI des écoles pertinentes ainsi que les périodes de temps pour vérifier si la présence du demandeur constituait un problème, et présentera un rapport à ce sujet lors de la prochaine réunion.

Le sous-comité technique examine les modifications proposées à la Politique de distribution des transcriptions, puis les membres conviennent de faire parvenir leurs commentaires à ce sujet d’ici le 16 mars 2015.

En réponse à une question, Dan Shapiro affirme que toutes les transcriptions sont rendues dans une version non retouchée, sauf dans les cas où elles sont remises au demandeur aux fins de commémoration. Les transcriptions transmises aux avocats sont fournies sous la forme d’un engagement selon lequel la transcription est destinée à l’usage de l’avocat seulement.

Le Canada fait savoir au sous-comité technique qu’il mettait fin à la pratique de la divulgation des feuilles de présence de l’élève non demandeur dans les situations où la présence du demandeur constitue un problème. Dans certains cas, bien que cette pratique était erratique, un demandeur qui ne figurait pas dans les feuilles de présence nommait d’autres élèves, et le Canada cherchait ces personnes, puis confirmait leur présence auprès de l’adjudicateur. Le Canada a mis fin à cette divulgation, pour des raisons de respect de la vie privée. Il continuera à divulguer des renseignements sur le personnel, car la Loi sur la protection des renseignements personnels n’assure pas la protection du nom d’un fonctionnaire du gouvernement fédéral.

L’avocat des demandeurs recommande avec insistance au Canada de trouver une solution à ce problème, par exemple, en cherchant les élèves ayant été nommés, mais en ne divulguant pas leurs renseignements personnels. Le Canada décide d’examiner cette question plus avant.

Le Canada indique que désormais, il divulguera les jugements rendus en matières civiles dans les exposés des faits relatifs aux pensionnats, dans la mesure où il était partie à ces procès et où il a le document en sa possession.

Le sous-comité technique examine une ébauche du document d’orientation sur le report des évaluations. Il s’agit d’un problème récurrent qui entraîne des coûts financiers et des délais dans la résolution des réclamations, sans parler du risque que les experts refusent – à l’avenir – de réaliser des évaluations. Le document proposé reflète la politique des reports en ce qu’il permet aux adjudicateurs d’avoir un contrôle sur les reports. Les membres doivent transmettre leurs commentaires à ce sujet au plus tard le 16 mars 2015.

Le sous-comité technique considère les modifications proposées à la directive 9 de l’adjudicateur en chef (procédures des examens juridictionnels dans le PEI), pour traiter les situations où un demandeur non représenté omet d’assister à une téléconférence juridictionnelle avant l’audience. Si le demandeur n’a pas d’avocat, sa présence est nécessaire pour éviter que la réclamation ne soit entendue ex parte. Les membres du sous-comité discutent de quelques obstacles auxquels les demandeurs font face dans le cadre du processus de la téléconférence juridictionnelle avant l’audience, puis font des suggestions visant à modifier la politique. Une nouvelle version sera considérée lors de la prochaine réunion.

2. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 20 janvier 2015.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan discute des indicateurs de rendement importants depuis la réunion de janvier :

• On attend la réception de documents obligatoires pour seulement 2 618 réclamations.
• Il y a 224 réclamations dans la file d’attente d’ordonnancement, imposante amélioration par rapport aux 150 réclamations de décembre. Les projets du processus d’audience accéléré et du règlement des réclamations permettent de prévoir au calendrier un plus grand nombre de cas.
• 24 044 audiences ont eu lieu depuis la mise en œuvre.
• Au total, 3 641 audiences ont été tenues et prévues au calendrier en 2014-2015, soit 86 % de la cible. Les chiffres sont particulièrement bas pour les cibles des périodes d’octobre à décembre 2014 et de janvier à mars 2015, en raison d’un manque de dossiers prêts pour l’audience.
• 476 dossiers sont prévus au calendrier, jusqu’à maintenant, à compter du 1er avril 2015.
• On note que 2 165 dossiers qui ont déjà fait l’objet d’une audience sont en attente d’une décision, une baisse par rapport à décembre.
• 30 939 réclamations ont été réglées, notamment 4 477 pendant l’exercice financier 2014-2015.
• On compte environ 7 000 réclamations en cours. De ce nombre, 4 847 n’ont pas été entendues, notamment 929 qui sont prévues à une date ultérieure, 3 437 qui ont été reçues et 481 qui en sont au stade de l’admission. Il se peut que certaines de ces réclamations soient retirées ou ne fassent pas l’objet d’une audience.
• 2,215 milliards de dollars ont été versés aux demandeurs en allocations des adjudicateurs et en règlements négociés.

Line Paré explique qu’à la fin de février 2015, le Canada avait réalisé 458 entrevues et achevé 435 règlements négociés. Au 31 mars, le Canada croit qu’il aura conclu 500 entrevues et 450 règlements.

Les membres discutent des approches concernant le volume de travail restant, notamment les solutions de rechange aux audiences, le règlement des réclamations restantes à l’aide d’audiences, les mesures pour localiser les demandeurs dont on a perdu la trace et les travaux du Secrétariat pour venir en aide aux demandeurs non représentés.

4. Rapport du directeur exécutif

Shelley Trevethan fait le point sur les initiatives en cours au Secrétariat.

• Douze cabinets d’avocats se sont entendus autour du règlement des réclamations restantes à l’aide d’audiences. Le Secrétariat communique avec d’autres cabinets afin d’assurer une participation accrue.
• La participation au processus d’audience accéléré augmente de façon importante – 319 réclamations ont été inscrites pour audience, en plus des 129 autres prévues.
• La mise en œuvre du Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace est en cours, malgré le fait que l’Agence du revenu du Canada ne soit pas en mesure de fournir les coordonnées des demandeurs en raison de certaines dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu.

David Paterson croit que la déclaration figurant dans le formulaire de demande du PEI pourrait constituer un consentement individuel suffisant pour inciter l’Agence du revenu du Canada à fournir les renseignements.

• Le Secrétariat en est à distribuer la charge de travail de l’adjudicateur de façon équitable. Le faible flux de dossiers prêts pour l’audience signifie que les adjudicateurs sont en droit de s’attendre à aussi peu que trois audiences par mois.

En réponse à une question, Dan Shapiro explique qu’à long terme, la rapidité des décisions, parmi d’autres facteurs, aurait un rôle à jouer dans l’affectation des cas aux adjudicateurs.

• Le complément de personnel du Secrétariat sera réduit de 10 postes équivalents temps plein, en 2015-2016, dans le cadre de la réduction naturelle du PEI. Dans la mesure du possible, on tente d’effectuer les réductions par l’élimination de postes vacants ou le redéploiement du personnel en place vers des postes existants.
• Kim Murray, directrice exécutive de la Commission de vérité et de réconciliation, quittera le CVR au début d’avril pour occuper le poste de sous-procureure générale adjointe de la justice pour les Autochtones, en Ontario. L’événement de clôture de la CVR aura lieu du 28 mai au 2 juin.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro souligne que le juge Perell a communiqué son ordre final le 10 février relativement au cas d’élimination des documents. À bien des égards, cet ordre correspond aux propositions de l’adjudicateur en chef.

On anticipe plusieurs étapes à venir. Le Canada fait savoir qu’il sollicitera un sursis. Les Sœurs de Saint-Joseph de Sault Ste. Marie intenteront un sursis et un ordre pour que l’appel soit entendu. L’avocat indépendant a fait savoir qu’il fera une demande de cautionnement pour dépens.

L’avocat du demandeur, dans le cadre de la demande de directive sur le pensionnat Bishop Horden, a demandé un ordre pour contraindre le directeur exécutif du Secrétariat d’adjudication à être contre-interrogé. L’adjudicateur en chef a déposé des documents pour s’opposer à la demande et attend une décision du tribunal.

L’audition de la DD elle-même est prévue pour le 20 mai 2015 à Toronto. Figure parmi les questions à régler, entre autres, la question de savoir si on devrait exiger du Secrétariat qu’il communique avec les demandeurs de PEI qui signalent qu’ils ont été témoins de sévices à l’endroit d’autres personnes, afin de vérifier s’il est possible de transmettre les coordonnées de leur contact aux demandeurs qui déclarent avoir été victimes de sévices.

On s’attend à ce qu’une autre demande de directive liée au pensionnat indien de St. Anne soit entendue en juin 2015. La principale question concernant la DD est de savoir si le Canada a rédigé de façon adéquate les documents qu’il a produits à la suite de la décision judiciaire de janvier 2014. L’adjudicateur en chef n’y participera pas.

6. Dates des prochaines réunions

Le Comité de surveillance est d’accord pour modifier le lieu de la réunion du 1er septembre 2015, qui sera tenue à Montréal, au lieu de Toronto.

7. Avis de requête

Line Paré indique que le Canada avait fait part de certaines préoccupations au sujet d’un avis à l’avocat ayant été récemment envoyé par l’adjudicateur en chef concernant des téléconférences juridictionnelles avant l’audience sur des cas portant sur les « années d’exploitation ». Elle demande qu’on ajoute un point à l’ordre du jour de la réunion du 5 mai 2015.

8. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Toronto, le mardi 5 mai 2015.

Dan Shapiro fait remarquer que l’avocat de la Cour Brian Gover se joindra au Comité de surveillance dans la matinée du 5 mai.