Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 5 mai 2015 - Toronto (Ontario)

Présents

Également présents

1. Rapport du sous-comité technique

Karen Cuddy fait le compte rendu de la réunion par téléconférence du sous-comité technique du 14 avril 2015.

Le projet sur les admissions dans les cas de sévices entre élèves va de l’avant, mais il y a des préoccupations à l’effet que certains représentants des avocats des demandeurs ne participent pas aux conférences téléphoniques préalables à l’audience obligatoire. Le sous-comité technique a convenu que tous les dossiers de sévices entre élèves « priorité 1 » et « priorité 2 » devraient être mis au rôle d’audience immédiatement en utilisant le processus d’audience accéléré.

Le sous-comité a également discuté de l’ajournement des réclamations relatives aux sévices entre élèves avant les présentations finales dans les dossiers où il n’y a aucune admission. À l’heure actuelle, ces dossiers sont reportés d’un an, mais ils pourraient faire l’objet d’autres reports. Une question est soulevée quant à savoir s’il devrait y avoir une date d’échéance, mais l’adjudicateur en chef adjoint Kaye Dunlop est d’avis que ce serait prématuré. La question sera soulevée de nouveau à une réunion ultérieure.

Les adjudicateurs se préparent à aller de l’avant avec la mise en œuvre de la deuxième étape de la procédure de règlement des dossiers incomplets. L’adjudicateur en chef a approuvé une liste des adjudicateurs en vue de la deuxième étape, et la formation est prévue le 19 juin. Les travaux devraient commencer à l’été 2015.

Le Canada poursuit son analyse des comptes rendus trimestriels manquants afin de déterminer si les comptes rendus trimestriels découverts récemment par les chercheurs de la Commission de vérité et réconciliation pourraient potentiellement avoir des répercussions sur les demandeurs du Paiement d’expérience commune ou sur les réclamations au titre du PEI ayant fait l’objet d’une décision. Le Canada n’a pas encore terminé son analyse, mais on prévoit avoir une réponse bientôt.

En réponse à une question, Karen Cuddy affirme que cette situation s’était également produite au printemps 2014. À cette époque, le Canada avait examiné les dossiers susceptibles d’avoir été compromis et a constaté qu’il n’y avait eu aucune conséquence ayant découlé de l’absence de comptes rendus trimestriels. Elle fait remarquer que les adjudicateurs disposaient d’autres moyens de vérifier la présence des demandeurs.

Mitch Holash demande s’il y a quelconque possibilité de remettre en cause les conclusions du Canada ou si le processus pourrait être plus transparent grâce à la participation des avocats des demandeurs. Karen Cuddy affirme qu’elle ne voit pas la nécessité si l’absence de comptes rendus trimestriels n’a aucun effet sur la décision.

Le 27 mars, l’adjudicateur en chef a informé les adjudicateurs de la décision du Canada de cesser de fournir les feuilles de présence de l’élève non demandeur dans les situations où la présence des demandeurs constitue un problème. Dans certains cas, même si cette pratique n’était pas appliquée de manière uniforme, un demandeur qui ne figurait pas dans les feuilles de présence nommait d’autres élèves, et le Canada cherchait ces personnes, puis confirmait leur présence auprès de l’adjudicateur.

Dans son compte rendu aux adjudicateurs, l’adjudicateur en chef a demandé à ceux-ci d’examiner d’autres moyens de preuve accessoires où la présence du demandeur est un problème, comme l’assignation de témoins, l’obtention de preuve émanant du demandeur ou la réception de renseignements provenant d’autres sources. Le sous-comité technique débattra davantage de cette question à la réunion de juillet afin d’examiner si le Canada pourrait utiliser d’autres moyens d’émettre des commentaires sans porter atteinte à la vie privée des élèves.

Dan Shapiro affirme qu’une avenue utile serait de faire en sorte que l’adjudicateur reçoive le dossier scolaire permanent du demandeur comprenant les établissements d’enseignement tant primaires que secondaires. Diane Soroka fait remarquer que ces dossiers ne mentionnent pas nécessairement où les élèves habitaient. Elle fait valoir que le Canada pourrait envisager d’informer l’adjudicateur dans les cas où il n’a aucun problème en ce qui concerne la présence.

Le sous-comité technique recommande un certain nombre de modifications à la directive 7 de l’adjudicateur en chef, Politique sur la distribution des transcriptions, qui ont été distribuées à l’avance aux membres du comité.

En réponse à une question, Karen Cuddy affirme que les transcriptions sont rédigées de manière à retirer le nom des auteurs allégués lorsqu’elles sont fournies aux demandeurs, mais qu’elles ne sont pas rédigées ainsi lorsqu’elles sont fournies aux avocats.

Mitch Holash s’interroge sur le caractère approprié dans tous les cas du « principe général » proposé selon lequel lorsqu’une transcription est fournie à une partie, elle est fournie à toutes les parties. Il souligne que cela ne serait pas approprié dans les cas où le demandeur a demandé sa propre transcription à des fins de commémoration.

David Paterson affirme que souvent cela est nécessaire afin d’éviter les problèmes où, par exemple, les avocats des demandeurs font référence, dans leurs présentations, à une transcription que le Canada n’a pas en sa possession.

Mitch Holash met en garde contre la distribution des transcriptions dans les cas où ce n’est pas essentiel et fait valoir que les parties pourraient avoir un droit d’accès aux transcriptions, mais qu’elles ne devraient pas les obtenir automatiquement.

Le Comité de surveillance renvoie les modifications proposées au sous-comité technique afin qu’elles fassent l’objet d’un examen supplémentaire.

Le sous-comité technique travaille sur une politique concernant l’ajournement des évaluations. Lorsqu’il a été difficile de réconcilier les commentaires du Canada et des avocats des demandeurs et de trouver un terrain d’entente commun, le Secrétariat a décidé de ne pas aller de l’avant avec une politique, décidant plutôt d’encourager les adjudicateurs à résoudre le problème dans le cadre de leur responsabilité générale de gestion des audiences.

Cependant, le Canada est d’avis qu’il serait avantageux d’avoir une politique afin d’encourager le règlement des audiences en temps utile et il a offert d’essayer de revoir la politique afin de régler les différends entre le Canada et les avocats des demandeurs. Le sous-comité en discutera plus amplement à sa prochaine réunion.

Le Secrétariat d’adjudication est aux prises avec le problème de l’omission des demandeurs d’assister aux téléconférences préparatoires aux audiences visant à déterminer la compétence et a élargi son champ d’activités afin de travailler sur une politique générale concernant la présence aux téléconférences. Celle-ci devait faire l’objet d’une discussion à la réunion des adjudicateurs en chef adjoints qui devait se tenir la veille et elle sera prête pour la prochaine réunion du sous-comité technique.

2. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du mardi 3 mars 2015.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan parle des indicateurs de rendement importants depuis la réunion précédente :

• Jusqu’à maintenant, 33 625 demandes ont été admises. Le taux de demandes non admises est de 10,4 %.
• Il y a 417 demandes qui sont rendues à l’étape de l’admissibilité, mais seules 109 sont actives. Les 308 demandes inactives comprennent un grand nombre de demandeurs décédés ou dont on a perdu la trace.
• Environ 2 000 demandes sont en attente des documents obligatoires, alors qu’il y en avait environ 6 000 il y a un an.
• Il y a 883 dossiers en cours de traitement par l’unité d’analyse et de règlement du Secrétariat. De ces dossiers, plus de 500 visent des demandeurs décédés et un grand nombre de ces dossiers visent des demandeurs dont on a perdu la trace.
• Seulement 98 dossiers sont en attente d’une date d’audience, ce qui constitue le nombre le plus bas jamais enregistré.
• Il y a eu un total de 24 395 audiences depuis la mise en œuvre, y compris 3 533 qui ont été tenues au cours de l’exercice 2014-2015. Ce résultat est inférieur à l’objectif parce qu’on a commencé a manqué de dossiers prêts pour les audiences à compter de la moitié de l’année.
• Le taux de report est de 15 %, ce qui représente une légère augmentation. Environ 20 % des reports sont dus à des règlements négociés et ils surviennent généralement environ un mois avant l’audience et entraînent des économies de coûts. Cependant, un tiers des ajournements sont survenus le jour de l’audience et plus de la moitié, dans la semaine précédant l’audience. La politique sur le report des audiences prévient certains reports, mais environ 96 % de l’ensemble des demandes de report sont accordées par les adjudicateurs.
• Environ 2 100 demandes après l’audience sont en attente de décision. La durée moyenne de rédaction des adjudicateurs est de 77 jours, ce qui représente une amélioration au cours des derniers six mois.
• On a réglé 31 505 demandes, soit environ 83% de l’ensemble des demandes reçues.
• Il y 6 457 demandes en cours, dont 4 362 n’ont pas encore été entendues. Toutefois, nombre d’entre elles ne se rendront pas à l’étape de l’audience en raison de divers motifs. Le Secrétariat estime qu’il y aura environ 2 200 audiences, dont 822 ont déjà été fixées.
• Un total de 2,2 milliards de dollars a été versé à titre d’indemnisation, y compris les honoraires et les débours extrajudiciaires.
• À l’heure actuelle, 1 200 demandeurs se représentent seuls, ce qui représente 19 % des dossiers. Cependant, seuls 300 demandeurs sont actifs et participent. Il y a de nombreux demandeurs dont on a perdu la trace ou qui ne répondent pas ainsi que de nombreuses réclamations de successions qui ne sont pas représentées par avocat. Le Secrétariat collabore avec chacun des demandeurs actifs se représentant seuls afin de déterminer ce qui doit être accompli afin de faire progresser leurs demandes.

Brian Gover remarque qu’il s’est écoulé 60 jours depuis l’arrêt de la Cour d’appel de la Colombie-Britannique concernant la date limite des demandes. Il y a quelques autres demandes de directives ayant trait aux demandes tardives qui ne peuvent être traitées.

Shelley Trevethan affirme que le problème relatif aux personnes qui n’ont pu respecter la date limite a été soulevé à l’occasion de plusieurs visites des avocats des demandeurs. Brian Gover affirme que, dans certains cas, le recours consistera en une réclamation pour négligence de l’avocat. Dan Shapiro mentionne également la disposition de la Convention de règlement qui permet d’entreprendre un recours judiciaire si aucune demande au titre du PEI n’a été déposée. Il souligne, toutefois, que les avantages de la Convention de règlement ne seront pas offerts dans de tels cas et que les demandeurs devront démontrer l’impossibilité d’agir, la responsabilité du fait d’autrui et la causalité.

Dave Iverson remarque que les données ne comprennent pas les demandes qui ont été réglées en vertu du Mode alternatif de règlement des conflits (MARC) avant le 19 septembre 2007. Au total, 4 902 demandes ont été réglées dans le cadre du processus de MARC, dont 2 617 avant la mise en vigueur du PEI et 2 285 qui étaient toujours actives en septembre 2007.

4. Rapport du directeur exécutif

Shelley Trevethan fait le compte rendu des visites aux avocats des demandeurs qu’elle-même et les cadres supérieurs du Secrétariat ont effectuées au cours des derniers mois. Ces rencontres ont été l’occasion de discuter du nombre de dossiers de chacun des cabinets, de l’échéancier prévu pour l’achèvement du PEI et des diverses initiatives en cours visant à régler les réclamations. En général, les réunions ont été positives et instructives.

Lorsque le Secrétariat avait des préoccupations quant à la capacité d’un cabinet de terminer les premières audiences des demandeurs au plus tard en mars 2016, il a demandé au cabinet en question de présenter un plan d’activités. Jusqu’à maintenant, 14 plans d’activités ont été reçus, lesquels démontrent la façon dont le cabinet respectera le délai. À l’heure actuelle, 15 cabinets risquent de ne pas respecter la date limite de mars 2016. Toutefois, certains d’entre eux seraient en retard de seulement un ou deux mois.

Dans la foulée de ces réunions, le Secrétariat a proposé de mettre au rôle les audiences restantes afin qu’elles soient entendues selon le processus d’audience accéléré des demandes. Cela permettrait aux avocats des demandeurs et aux adjudicateurs de planifier la charge de travail restante. Plusieurs catégories de demandes, y compris celles des demandeurs dont on a perdu la trace et les demandes des successions, seraient exclues.

Line Paré affirme que le Canada appuie cette proposition. Compte tenu du faible nombre d’audiences, le Canada a un nombre excédentaire de gestionnaires de règlement et il doit commencer à réduire ses activités. Si des audiences sont reportées à la date la plus éloignée possible, il n’y aura peut-être pas suffisamment de personnel présent.

En réponse à cette question, Shelley Trevethan affirme que les demandeurs qui se représentent seuls seraient inclus dans cette approche. Dans un petit nombre de dossiers où le demandeur ne se sent pas prêt à assister à l’audience, le personnel travaille à mettre le bon soutien en place. Mettre au rôle les audiences restantes permet de donner une date au demandeur afin qu’il puisse planifier en conséquence.

Les membres manifestent leur appui à l’égard de cette proposition, y compris la nécessité d’agir avec sensibilité dans les cas où le demandeur ne se sent pas encore prêt à procéder.

Shelley Trevethan signale un certain nombre d’approches ciblées en cours visant à faire progresser les demandes :

• Le processus relatif aux réclamations successorales a repris son cours en janvier. De nombreuses successions n’ont pas répondu, et une deuxième série de lettres est actuellement en cours d’envoi.
• Jusqu’à présent, 447 demandes ont été mises au rôle afin d’être entendues selon le processus d’audience accéléré, et 31 autres doivent être fixées. Ce nombre augmentera au fur et à mesure que l’ensemble des demandes seront portées au rôle.
• Il y a 341 demandeurs dont on a confirmé avoir perdu la trace, et on soupçonne qu’il y en a 300 de plus. Dans le contexte de la mise en œuvre du protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace, le Secrétariat diffusera des annonces sur les ondes de la radio publique au cours de ce mois-ci et distribuera des cartes postales à l’événement à venir de la Commission de vérité et réconciliation.
• Le Secrétariat a reçu des questions de la part des conseillers juridiques demandant si les demandeurs représentés pouvaient participer au projet « demandeurs ayant de la difficulté à se représenter eux-mêmes » afin d’aider les demandeurs qui ont des problèmes de santé mentale. Aucune décision n’a encore été prise.
• Il y a un certain nombre de demandeurs se représentant seuls qui ont retenu les services d’un conseiller juridique, mais qui ont été rejetés par plusieurs cabinets d’avocats. Ces demandes progressent selon le processus d’audience accéléré.
• Jusqu’à présent, 130 demandes sont rendues à la première étape du processus de règlement des dossiers incomplets. Parmi celles-ci, 87 ont été renvoyées au processus d’audience régulier et 29 ont été acheminées à l’une des approches ciblées. Aucun dossier n’est encore passé à la deuxième étape, mais des procédures sont en place et la formation des adjudicateurs est prévue au mois de juin.

Dave Iverson demande si les demandeurs qui se représentent seuls, nerveux à l’idée que le dossier aille de l’avant, pourraient bénéficier du processus collectif. On souligne que les demandes au titre du PEI ne progressent pas de manière collective. Cependant, Shelley Trevethan affirme qu’une séance d’information collective est une possibilité, y compris l’utilisation de Santé Canada afin de fournir des ressources en matière de santé. Dan Shapiro propose qu’un adjudicateur pourrait rencontrer le groupe et lui expliquer le déroulement des audiences. Line Paré affirme que le Canada pourrait affecter un représentant expérimenté afin d’apporter son aide. Shelley Trevethan affirme qu’elle soumettra l’idée au personnel afin de travailler sur l’idée d’une séance d’information collective destinée aux demandeurs se représentants seuls qui ne sont pas prêts à aller de l’avant avec une audience.

Shelley Trevethan distribue un résumé d’une page du Plan d’action de fermeture du Secrétariat dressant les grandes lignes du travail réalisé en vue de la réduction des activités du Secrétariat. La majorité des délais proviennent de la Stratégie de fermeture : terminer les premières audiences des demandeurs au plus tard au printemps 2016, publier les décisions finales au plus tard au printemps 2018 et fermer le Secrétariat au plus tard au printemps 2020. Les thèmes du plan sont la gouvernance, le personnel, le règlement des cas, l’information et les services ministériels et ils s’articulent autour d’un processus axé sur le demandeur ayant pour thèmes dominants le bien-être et la communication. Le Secrétariat élabore des plans d’action pour chacun des thèmes.

Line Paré mentionne que le Canada effectue un exercice semblable au sein de son organisation et qu’il comprend le Paiement d’expérience commune et les crédits personnels, en plus du PEI.

Shelley Trevethan a rencontré Santé Canada le 16 avril. Le Secrétariat enverra un avis aux avocats des demandeurs contenant de l’information relative aux ressources offertes aux demandeurs après l’audience. Un document concernant les ressources en matière de santé est également en cours de rédaction.

L’événement de clôture de la Commission de vérité et réconciliation (CVR) se tiendra à Ottawa du 31 mai au 3 juin. Une marche pour la réconciliation est prévue le 31 mai, suivie par une journée de formation le 1er juin, la publication du rapport final de la CVR le 2 juin et l’événement de clôture à Rideau Hall le 3 juin. Le Secrétariat d’adjudication aura un kiosque et des agents de soutien sur place afin de fournir de l’information aux demandeurs.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro fait le compte rendu des nouveautés dans le dossier de l’élimination des documents :

• La Cour d’appel de l’Ontario a accordé une suspension d’exécution des composantes destruction et transfert de l’ordonnance du juge Perell pendant l’appel, mais l’aspect relatif à la confidentialité demeurera en vigueur.
• Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada a présenté une demande d’intervention en appel, laquelle a été accueillie.
• L’audience est prévue les 27 et 28 octobre à la Cour d’appel de l’Ontario à Toronto.

Une troisième demande de directives concernant le pensionnant indien de St. Anne sera entendue en juin. Les principaux problèmes sont l’organisation et la rédaction de la divulgation du Canada aux termes de l’ordonnance du juge Perell de janvier 2014. L’adjudicateur en chef ne participe pas à la demande de directives parce que les problèmes sont directement entre les demandeurs et le Canada.

Dan Shapiro renvoie les membres au mémoire et à la demande de directives dans le dossier du pensionnat Bishop Horden, dont l’audience est prévue devant le juge Perell le 20 mai.

La Cour du Banc de la Reine de l’Alberta a rendu son jugement dans le dossier des années d’exploitation du pensionnat indien Grouard le 8 avril. Le délai d’appel n’est toujours pas écoulé. Dan Shapiro affirme qu’il n’y a aucun appel déposé au dossier et qu’il s’agit d’un problème administratif qui peut être géré de façon très efficace. Toutefois, si un appel est déposé, il faut se demander ce que l’on fera des dossiers en cours. Il remarque que la décision de l’adjudicateur en chef Ish ayant donné lieu à ce dossier a été rendue en août 2012.

Karren Cuddy suggère que s’il y a un appel, les choses devraient continuer pendant la suspension. Dan Shapiro exprime les préoccupations qu’il a en ce qui concerne la continuation sans éléments de preuve déposés au dossier et le risque de ne pas réussir à réunir des éléments de preuve si un demandeur décède pendant la procédure d’appel.

David Paterson souligne que bien que la présente demande de directives porte directement sur la question de la compétence de l’adjudicateur, il y a de nombreux enjeux factuels touchant d’autres pensionnats et qui sont très distincts.

Brian Gover quitte la réunion.

Dan Shapiro fait le point sur plusieurs autres questions :

• De nouvelles fonctions ont été ajoutées à base de données sur les décisions. Les exposés des faits relatifs aux pensionnats sont maintenant disponibles dans la base de données et ils ne seront plus distribués dans les dossiers de preuve. Le Secrétariat examine la possibilité de rendre également disponibles les versions antérieures dans la base de données. Un module a été ajouté pour les annuaires scolaires des pensionnats. Le module sur les admissions dans les cas de sévices entre élèves a été modifié afin qu’il soit plus convivial.
• Les adjudicateurs Michael Bay et Anne Bolton ont rédigé un article sur l’aide apportée aux demandeurs aux prises avec des problèmes de santé mentale. Il sera distribué aux parties lorsqu’il sera traduit.
• Mayo Moran, Dan Shapiro, Shelley Trevethan et John Trueman assisteront à la réunion du Comité d’administration national prévue le lendemain.
• Une réunion nationale des adjudicateurs est prévue à Winnipeg les 8 et 9 juin. L’adjudicateur en chef Hughes prononcera une allocution à un dîner des adjudicateurs. Avant la réunion principale, il y aura des réunions extraordinaires des adjudicateurs autochtones et francophones ainsi qu’une réception au Musée canadien pour les droits de la personne où l’ancien chef national, Phil Fontaine, prononcera une allocution. Selon les avis exprimés par les adjudicateurs autochtones, le soutien aux aînés sera offert pendant toute la réunion. Les séances porteront sur la sensibilisation culturelle, sur les perspectives autochtones de la guérison et sur le soutien offert aux demandeurs qui se représentent seuls.

6. Dates des prochaines réunions

Le Comité de surveillance convient de modifier la date et le lieu de la réunion d’octobre 2015 afin d’éviter un conflit d’horaire avec l’audience devant la Cour d’appel de l’Ontario concernant le dossier de l’élimination des documents. Au lieu de se tenir à Vancouver le 27 octobre, la réunion aura lieu le 29 octobre 2015 à Toronto.

John Trueman distribue le calendrier des réunions proposé pour 2015-2017 et demande aux membres de communiquer avec lui s’ils anticipent quelque problème que ce soit.

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 7 juillet 2015, à Yellowknife.