Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 7 juillet 2015 - Yellowknife (Territoires du Nord Ouest)

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du 7 juillet 2015 - Yellowknife (Territoires du Nord Ouest)

Présents

Nom Fonction
Mayo Moran Président
Les Carpenter Représentant des Inuits
Karen Cuddy Représentante du gouvernement du Canada
Mitch Holash Représentant de l’Église
Dave Iverson Représentant de l’Église
Nicole Ladouceur Représentante du gouvernement du Canada
David Paterson Représentante des avocats des demandeurs
Diane Soroka Représentant des avocats des demandeurs
Deanna Sitter Représentante du gouvernement du Canada

Également présents

Nom Fonction
Daniel Shapiro adjudicateur en chef adjoint
Rodger Linka Adjudicateur en chef adjoint et président du sous comité technique (présent pour les points 1 et 2 seulement)
Shelley Trevethan Directrice executive SAPI
John Trueman(rapporteur) Conseiller principal en politique et stratégie, SAPI (rapporteur)
Helen Harrison Analyste des politiques du SAPI (rédactrice du compte rendu)

Absent

Nom Fonction
Paul Favel Représentant de l’Assemblée des Premières Nations

1. Bienvenue

  • On remercie spécialement Les Carpenter, qui a organisé la réunion à Yellowknife.
  • On annonce que Rodger Linka est le nouveau président du sous comité technique (SCT). M. Linka est adjudicateur en chef adjoint. Il exerce la fonction d’adjudicateur depuis 2003.
  • On présente Helen Harrison, une nouvelle analyste des politiques pour le bureau de la directrice exécutive du Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI). Mme Harrison remplacera temporairement John Trueman au poste de secrétaire. M. Trueman part en septembre 2015 pour faire des études de droit.
  • MESURE : Le Comité de surveillance enverra une lettre de félicitations à l’adjudicateur en chef adjoint Kaye Dunlop, qui a été nommé juge à la Cour du Banc de la Reine du Manitoba.

2. Rapport du SCT :

  • Rodger Linka présente un compte rendu de la réunion du SCT du 6 juillet 2015.
  • Mises à jour concernant les admissions pour sévices perpétrés par d’autres élèves :
    • Le SCT note que certains adjudicateurs trouveront des occasions ailleurs maintenant que le Processus d’évaluation indépendant (PEI) touche à sa fin. Il se peut donc que l’adjudicateur original dans une demande pour sévices perpétrés par d’autres élèves ne soit plus disponible pour reprendre la demande lorsque les admissions seront annoncées. Pour éviter de devoir tenir une deuxième audience coûteuse en temps et en argent, le SCT recommande que l’adjudicateur original prépare un rapport détaillant ses conclusions en matière de crédibilité et de fiabilité. En l’absence de préoccupations sur le plan de la crédibilité et de la fiabilité, un deuxième adjudicateur devrait être en mesure de rédiger une décision fondée sur le rapport sans qu’il soit nécessaire de tenir une deuxième audience. Par souci d’uniformité, on recommande aussi que l’adjudicateur en chef désigne un groupe d’adjudicateurs qui se spécialisera dans ce genre de demandes.
    • Le SCT diffère la question de la date de fin pour le report des cas de sévices perpétrés par d’autres élèves. Le Canada a accepté de rendre des comptes sur le nombre de demandes pour lesquelles une admission doit être préparée et le nombre de cas de sévices perpétrés par d’autres élèves qui attendent toujours une décision d’un adjudicateur. Les adjudicateurs en chef adjoints rappelleront aux adjudicateurs de traiter en priorité les cas de sévices perpétrés par d’autres élèves qui pourraient mener à de nouvelles admissions.
  • Règlement des dossiers incomplets (RDI) :
    • Les adjudicateurs ont reçu une formation sur le RDI le 19 juin 2015;
    • Une formation étape par étape additionnelle pourrait être requise.
    • Des cas commenceront probablement à être acceptés pour la deuxième phase du RDI en septembre;
    • La recherche des demandeurs perdus est en cours : 74 demandeurs perdus ont été retrouvés jusqu’à maintenant.
  • Demandes successorales :
    • Les demandes successorales progressent lorsqu’un représentant de succession est identifié et participe. Des audiences ont été tenues pour certaines de ces demandes. D’autres ont été retirées. Dans plusieurs cas, on a communiqué avec les parties, et le SAPI attend une réponse.
  • Relevés trimestriels manquants :
    • À la suite de la découverte par la Commission de vérité et réconciliation (CVR) de plusieurs nouveaux relevés trimestriels à Bibliothèque et Archives Canada, le Canada a déterminé que la plupart de ces documents étaient des copies ou dataient d’avant la période visée par les demandes.
    • Le Canada a examiné tous les cas du PEI qui pouvaient être touchés par les nouveaux relevés trimestriels et a déterminé que ces documents n’avaient une incidence négative sur aucune demande ou décision.
  • Divulgation des documents du Canada :
    • Le Canada a répété que, pour des raisons de protection de la vie privée, il ne confirmera plus la présence de tiers anciens élèves qui ont été nommés par les demandeurs parce qu’ils auraient fréquenté un pensionnat en même temps qu’eux.
    • Pendant la discussion qui s’en suit, on note que dans des situations où le demandeur ne figure pas dans les dossiers d’inscription, ses souvenirs détaillés sur le personnel du pensionnat ou le pensionnat lui même peuvent aider à prouver qu’il a bien fréquenté le pensionnat.
    • Le Canada s’est engagé à fournir des instructions à ses représentants sur la position qu’ils doivent adopter dans les cas où il est impossible de confirmer dans les dossiers la fréquentation du pensionnat par le demandeur.
  • Politique sur la distribution de transcriptions :
    • Le document Directive de l’adjudicateur en chef no 7 [deuxième révision] – Politique sur la distribution de transcriptions [juillet 2015], a été approuvé par le SCT et soumis à l’approbation du Comité de surveillance.
    • Le SCT propose des révisions pour mettre à jour la Politique sur la distribution de transcriptions. Le nouveau document répond aux préoccupations exprimées lors de la dernière réunion du Comité de surveillance sur le fait que les transcriptions sont distribuées à des parties qui n’ont peut être pas besoin de les recevoir ou qui ne souhaitent peut être pas les recevoir.
    • Motion pour approuver le document (Mitch Holash/Dave Iverson) : ADOPTÉE.
  • Report des évaluations spécialisées :
    • Le SCT examine une proposition de document d’orientation sur le report des évaluations médicales/spécialisées pour les situations où le demandeur omet à plusieurs reprises de se présenter à un rendez vous.
    • Le document sera modifié en fonction de la rétroaction du SCT, et il sera soumis de nouveau à l’approbation de l’adjudicateur en chef.
  • Politique de report :
    • Le SCT examine les modifications qu’on propose d’apporter au Document d’orientation 7, Audiences prévues qui n’ont pas lieu (la politique de report), publié en novembre 2011.
    • Les modifications proposées comprennent la recommandation que les adjudicateurs consultent leur adjudicateur en chef adjoint avant d’accorder un report.
    • Pendant la discussion qui suit, on note que l’exigence de consulter l’adjudicateur en chef adjoint pourrait donner l’impression de compromettre l’indépendance de l’adjudicateur. On recommande que les adjudicateurs transmettent l’essence de la consultation aux parties pour que ces dernières puissent présenter des observations sur les conseils reçus.
  • Présence aux téléconférences :
    • Le SAPI a proposé une politique sur la présence aux téléconférences. Le problème s’est posé au départ par le fait qu’un petit nombre de demandeurs non représentés ont omis à plusieurs reprises de se présenter à une téléconférence préparatoire à l’audience. Ces téléconférences ont lieu en vertu de la DAC-9 : Directive no 9 de l’adjudicateur en chef – Procédures d’examen de la compétence dans le cadre du PEI.
    • La proposition consistait à procéder à la téléconférence sans le demandeur dans les cas d’absences répétées, mais les avocats des demandeurs sont opposés à cette idée, car cette pratique pourrait entraîner le rejet des demandes.
    • Le SCT recommande que ces demandes, environ 25 jusqu’à maintenant, soient placées dans la catégorie des audiences, ou possiblement dans la catégorie du RDI. Les membres notent la difficulté qu’ont souvent les demandeurs non représentés à assister aux téléconférences, en raison notamment de problèmes techniques et de préoccupations sur le plan de la protection de la vie privée.
  • Questions de compétence soulevées aux audiences :
  • Le SCT parle d’une préoccupation soulevée par l’avocat d’un demandeur selon laquelle le Canada soulève parfois des questions de compétence à l’audience ou lors d’un examen suivant la décision.
  • Le Canada accepte de donner à ses représentants l’instruction de donner un avis concernant toute question de compétence avant l’audience. Aucun nouveau document ne peut être présenté lors d’un examen.
  • Le Canada offre de réaliser une enquête sur le cas qui a mené à cette discussion.
  • Divulgation de documents pour le pensionnat indien de St. Anne :
    • Les avocats des demandeurs décrivent une situation où une demande visant le pensionnat de St. Anne a été rejetée à cause d’un rapport selon lequel la personne mise en cause n’était pas présente au pensionnat. Le Canada offre de passer en revue les détails de ce cas dès que le numéro de dossier aura été fourni.
    • Cette situation mène à une question plus vaste concernant la possibilité, pour les demandeurs dont la demande a été touchée par la décision concernant la demande d’instructions de St. Anne, de faire rouvrir leur dossier. Les avocats des demandeurs notent que sans avis, financement ou représentation, il est peu probable que ces demandeurs puissent demander un examen ou soient informés de leur droit de le faire. Diane Soroka suggère que le Canada examine les cas de St. Anne pour déterminer quels demandeurs, s’il en est, pourraient bénéficier de la réouverture de leur demande.
    • Rodger Linka encourage les avocats des demandeurs à fournir des numéros de cas précis pour appuyer la discussion.
  • Instruction aux adjudicateurs concernant la gestion des audiences :
    • Le Canada a demandé si les adjudicateurs ont reçu de nouvelles instructions sur la gestion des audiences. Rodger Linka indique qu’il n’est au courant d’aucune nouvelle instruction, mais qu’il se renseignera à ce sujet.
    • Dan Shapiro note que dans ses messages aux adjudicateurs, il les encourage à éviter les reports autant que possible.

3. Approbation du compte rendu :

  • Compte rendu régulier (5 mai 2015) – APPROUVÉ

4. Principaux indicateurs de rendement :

  • Shelley Trevethan parle des derniers indicateurs de rendement :
    • 94 demandes attendent une décision concernant leur admission. Cette baisse (par rapport à 417) est due aux demandes de demandeurs perdus ou décédés qui ont été envoyées dans d’autres catégories. Les 94 demandes restantes sont toujours actives et en attente d’une décision concernant leur admission.
    • On attend des documents obligatoires pour 1 784 demandes, dont 1 405 en sont à la phase préalable à l’audience, et 379 à la phase suivant l’audience. Jusqu’à maintenant, nous n’avons observé aucune hausse notable du nombre de demandes pour lesquelles des documents obligatoires manquent à la phase suivant l’audience, malgré la mise en œuvre du processus d’audience accéléré.
    • On attend des documents pour 1 405 demandes à la phase préalable à l’audience. Ce chiffre a connu une baisse importante.
    • Pour la première fois, le groupe de dossiers le plus important ne se trouve pas à la gestion des cas. En date du 1er juin, 372 cas se trouvaient dans la file d’établissement du calendrier.
    • 24 850 audiences ont eu lieu jusqu’à maintenant.
    • Le taux de report en avril et en mai était autour de 22 %. Le taux de report pour les demandes du processus d’audience accéléré était de 30 %.
    • Plus ou moins 65 % des reports surviennent moins d’une semaine avant l’audience, ce qui augmente beaucoup les coûts.
    • 96 % des demandes de report sont accordées par les adjudicateurs.
    • Quelques facteurs pouvant donner lieu à un report :
      1. 13 % des demandeurs sont malades ou incapables d’être présents;
      2. 5 % des demandeurs ne sont pas disponibles pour des raisons autres que la maladie;
      3. 9 % des demandeurs ne se présentent pas à l’audience à la date prévue;
      4. 8 % des avocats ne sont pas prêts ou disponibles;
      5. 7 % des reports sont accordés en raison de problèmes avec le dossier;
      6. 4 % des demandeurs sont incarcérés;
      7. 3 % des demandeurs sont introuvables;
      8. Dans 16 % des cas, l’adjudicateur ne signale aucune raison.
    • 32 196 demandes (environ 85 %) ont été réglées.
    • 700 demandes ont été réglées jusqu’à maintenant cet exercice ci (depuis le 1er avril).
    • 5 772 demandes sont en traitement. 42 % de ces demandes sont traitées selon les approches ciblées, et environ 21 % proviennent de demandeurs non représentés
    • 3 763 n’ont pas encore fait l’objet d’une audience :
      1. 580 demandes ont déjà une date d’audience, et elles devraient toutes faire l’objet d’une audience.
      2. 2 795 demandes ont été admises et n’ont pas encore de date d’audience, mais dans 90 % des cas, elles devraient faire l’objet d’une audience.
      3. 388 demandes n’ont pas encore été admises. Environ 50 % de ces demandes devraient être admises.
      4. On s’attend à ce qu’une bonne partie des demandes successorales soient envoyées à la procédure de RDI.
    • Environ 2,3 milliards de dollars ont été versés en indemnisation, y compris pour les honoraires et les débours extrajudiciaires.
  • Nicole Ladouceur signale que le Canada est en bonne voie de réaliser son objectif de 500 demandes réglées au moyen de la négociation. Depuis le 1er avril, 156 entrevues ont été menées et 117 règlements ont été négociés.

5. Rapport de la directrice exécutive :

  • Shelley Trevethan souligne les récents progrès des approches ciblées du PEI.
  • Pour un petit nombre de demandes, les demandeurs représentés ont de la difficulté à aller de l’avant en raison de problèmes de santé mentale. Les avocats des demandeurs demandent que ces demandeurs aient accès à une aide similaire à celle dont profitent les demandeurs non représentés, avec un processus adapté dirigé par un adjudicateur spécialisé. Dan Shapiro indique qu’il ne rejette pas cette demande en principe, mais que tout dépend de la disponibilité des adjudicateurs.
  • Plusieurs demandeurs sont incapables d’obtenir les services d’un avocat. Cette situation cause un problème le plus souvent quand la demande n’est pas forte. Ces demandes se rendront à l’audience, et les adjudicateurs seront avisés de ne pas continuellement exhorter les demandeurs à embaucher un avocat ou se renseigner sur les discussions du demandeur avec d’autres avocats.
  • Pour 60 demandes, le demandeur ne répond pas : on sait où il est, mais il est incapable de contribuer à l’avancement de sa demande, ou il n’est pas disposé à le faire.
  • Il y a actuellement 760 demandeurs décédés pour qui aucun représentant de succession n’a été désigné. Ces demandes devraient passer à la phase 2 de la procédure de RDI vers la fin de l’été.
  • Le nombre de demandes dans le processus d’audience accéléré avait augmenté à 645 au 1er juin.
  • Le nombre de demandeurs perdus a augmenté. Cette augmentation est due en partie aux récents efforts des avocats des demandeurs pour informer le SAPI de tout demandeur qu’ils ne parviennent pas à localiser.
    • Les stratégies récentes en vue de localiser les demandeurs perdus comprennent des affiches à l’événement de clôture de la CVR, la distribution de cartes de renseignements et des messages d’intérêt public dans les médias/à la radio.
    • La première étape du protocole des demandeurs perdus consiste à effectuer une recherche détaillée sur le Web. La deuxième étape consiste à effectuer des recherches dans les bases de données en collaboration avec les ministères (Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, bureaux provinciaux d’immatriculation des véhicules, Service Canada et Santé Canada).
    • Jusqu’à maintenant, 74 demandeurs perdus ont été retrouvés, et de nouveaux renseignements ont été découverts sur 231 autres demandeurs.
    • La troisième étape consistera à communiquer avec les sources communautaires, comme les détachements locaux de la GRC et les travailleurs en santé communautaire. Cette étape se fera délicatement de façon à réduire les risques potentiels sur le plan de la protection de la vie privée.
    • Lorsque des efforts de recherche raisonnables auront été déployés, si le demandeur n’a pas été localisé, la demande sera soumise à la procédure de RDI.
  • Le traitement de 42 demandes a été interrompu parce que l’avocat du demandeur s’est retiré.
  • Le SAPI a remarqué que des progrès pouvaient être réalisés simplement en envoyant des lettres décrivant les conséquences qui accompagnent l’envoi d’une demande au processus de RDI.
  • Le fait de prévoir des audiences pour toutes les demandes a été bien reçu par les avocats des demandeurs et les a encouragés à revoir l’état de leurs demandes en cours.
  • En date du 29 juin, 879 dossiers ont été déplacés dans le calendrier du processus d’audience accéléré (100 en juin seulement).
  • Le SAPI comptait tenir une séance d’information à Saskatoon en juin pour les demandeurs non représentés qui ne se sentent pas prêts à l’audience. On a demandé à 14 demandeurs d’assister à cette séance, mais aucun n’a accepté d’y participer : 3 demandeurs ont accepté de passer au processus d’audience accéléré, 3 ont obtenu les services d’un avocat, 4 n’ont pas pu être rejoints et les autres ne voulaient simplement pas participer. Le SAPI veut toujours régler ce problème, possiblement avec des appels individuels.
  • Le SAPI est en bonne voie de réussir à prévoir les audiences pour le reste des demandes avant décembre 2015. On prévoit que le trimestre de janvier à mars 2016 sera occupé par les reports et les cas qui ont été reportés en attendant les admissions des demandes pour sévices perpétrés par d’autres élèves, entre autres.
  • Il y a environ 250 demandes sans représentation qui peuvent recevoir une date d’audience dans le cadre du processus d’audience accéléré. Les agents de soutien continueront d’offrir leur aide.
  • Le nombre de demandes sans représentation a diminué en général.
  • On compte actuellement 922 demandeurs décédés, desquels découlent 162 demandes successorales.
  • Des questions sont soulevées concernant l’administration des demandes successorales. On explique que le SAPI tente d’abord de trouver un administrateur de succession (habituellement en communiquant avec Affaires autochtones et du Nord Canada), puis il travaille avec cet administrateur pour faire avancer la demande. Si aucun représentant successoral n’est identifié, la demande est soumise à la procédure de RDI.
  • 6. Rapport de l’adjudicateur en chef :

    • Dan Shapiro rend compte d’un certain nombre de transitions récentes, notamment la nomination de Rodger Linka pour remplacer Kaye Dunlop à titre de président du SCT, ainsi que la nomination temporaire d’Helen Harrison pour remplacer John Trueman.
    • Une rencontre avec le Comité d’administration national a eu lieu le 6 mai. Les membres voulaient en apprendre davantage sur les initiatives d’achèvement du Secrétariat, les demandes successorales, le projet de déclarations de sévices perpétrés par d’autres pensionnaires, le pensionnat indien de St. Anne et l’état des demandes d’instructions présentées aux tribunaux de révision. Au moment où la réunion a eu lieu, trois demandes d’instructions étaient en attente, et il en reste encore une.
    • Les événements de clôture de la Commission de vérité et réconciliation ont eu lieu à Ottawa au cours de la première semaine de juin. Le Secrétariat d’adjudication avait un kiosque d’information bien situé, où on a présenté la nouvelle brochure intitulée « Après votre audience », ainsi que des renseignements à l’intention des demandeurs sur la façon d’obtenir une transcription de leur témoignage.
    • L’adjudicateur en chef décrit ses efforts pour retrouver des demandeurs perdus par l’entremise de YouTube, d’entrevues dans les médias, de publicités et de messages d’intérêt public.
    • La réunion nationale des adjudicateurs a eu lieu du 8 au 10 juin, à Winnipeg. Toutes les séances ont affiché complet et ont entraîné de vives discussions. Des aînés étaient présents en tout temps pour des prières et des services de consultation et de guérison. Une activité d’ouverture a été tenue au Musée canadien pour les droits de la personne, au cours de laquelle l’ancien chef national Phil Fontaine a prononcé un discours. Une visite guidée de la collection du Musée était également offerte. Archie Zariski, invité spécial, a parlé du rôle de l’« intuition » dans le processus décisionnel. Au dîner de l’adjudicateur en chef, l’ancien adjudicateur en chef Ted Hughes a prononcé une allocution inspirante sur les liens entre les séquelles du régime de pensionnats indiens et les problèmes contemporains qui affligent les enfants et les parents autochtones.
    • L’adjudicateur en chef rend compte de l’état d’une récente demande d’instructions concernant les pensionnats indiens Bishop Horden et de St. Anne, ainsi que des questions qui entourent cette demande. Une nouvelle demande d’instructions a été présentée par un cabinet de Winnipeg, REO Law.

    7. Rapport annuel de 2014 de l’adjudicateur en chef au Comité de surveillance du PEI :

    • L’adjudicateur en chef présente le document suivant : Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens – 2014 – Rapport annuel de l’adjudicateur en chef au Comité de surveillance du Processus d’évaluation indépendant.
    • L’adjudicateur en chef souligne des faits saillants tirés du rapport, notamment les nouvelles initiatives lancées en 2014, les engagements à l’égard des tribunaux et les principales demandes d’instructions abordées.
    • Le rapport sera publié en français et en anglais sur le site du SAPI.

    8. Calendrier des réunions de 2016 2017 :

    Décision : Le Comité de surveillance approuve les dates et lieux suivants pour les prochaines réunions :

    • Mardi 1er septembre 2015 Montréal
    • Mardi 29 octobre 2015 Toronto
    • Mardi 8 décembre 2015 Toronto
    • Mardi 2 février 2016 Vancouver
    • Mardi 12 avril 2016 Toronto
    • Mardi 21 juin 2016 Vancouver
    • Mardi 30 août 2016 Toronto
    • Mardi 8 novembre 2016 Vancouver
    • Mardi 31 janvier 2017 Toronto
    • Mardi 11 avril 2017 Vancouver

    9. Prochaine réunion :

    • Le mardi 1er septembre 2015, à Montréal.

    10. Conclusion :

    • Des remerciements et des souhaits sont offerts à Nicole Ladouceur, qui prend sa retraite, et à John Trueman, qui passe à un horaire à temps partiel au SAPI à la fin du mois d’août.
    • La séance est levée.