Comité de surveillance des Procès-verbaux | 1^er setpembre 2015 - Montreal (QC)

Présents

Également présents

1. Présentation des nouveaux membres

Le Comité souhaite la bienvenue à Mario Brillant, directeur, Opérations de la convention de règlement – Résolution Est, en tant que représentant du gouvernement du Canada.

On présente Stacey Lambert, conseillère principale en politique et stratégie par intérim au Bureau de la directrice exécutive du Secrétariat. Stacey remplace John Trueman en tant que secrétaire du Comité de surveillance.

Les membres du Comité remercient tout particulièrement Les Carpenter d’avoir organisé la réunion de juillet du Comité de surveillance à Yellowknife.

2. Rapport du sous-comité technique

Rodger Linka fait un compte rendu de la réunion du sous-comité technique du 31 août 2015.

Mise à jour sur les aveux liés aux sévices entre élèves :

Deanna Sitter fait un compte rendu au sous-comité et souligne qu’un lot est terminé et qu’il sera transmis au Secrétariat dans la semaine. À la date de la réunion, une audience est prévue pour la majorité des demandes. Un total de 2 607 audiences ont eu lieu : 1 707 d’entre elles peuvent entraîner de nouveaux aveux, une date d’audience doit encore être fixée pour 288 demandes, et seulement 24 entrent dans la catégorie prioritaire 1 ou 2. Lorsqu’il est difficile de retrouver les demandeurs, les parties sont invitées à suivre le Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace.

Le Secrétariat détermine les écoles pour lesquelles aucun autre aveu n’est prévu afin de faire avancer les audiences relatives à leurs dossiers. Le Canada travaille avec le Secrétariat afin de créer une liste de contrôle pour déterminer toutes les demandes restantes et établir la date à laquelle elles peuvent être résolues.

Au sous-comité, Diane Soroka a demandé si les adjudicateurs ont été priés de rejeter les demandes après la date d’ajournement du 30 septembre 2015. L’adjudicateur en chef indique que ce n’est pas le cas et convient que d’autres ajournements peuvent être nécessaires pour que de nouveaux aveux soient possibles. Les parties proposent la date du 31 décembre 2015 pour les ajournements supplémentaires; le Canada convient qu’il accepterait des ajournements jusqu’à cette date. Le sous-comité continuera de surveiller les progrès réalisés sur les dossiers des sévices entre élèves et discutera des prochaines étapes, au besoin.

Règlement des dossiers incomplets (RDI) :

Rodger Linka signale qu’environ 2 200 demandes font actuellement l’objet d’approches ciblées diverses. Actuellement, 55 demandes sont traitées conformément à la procédure de RDI. L’adjudicateur en chef demande avec insistance qu’on traite beaucoup plus de demandes conformément à cette procédure. Rodger Linka indique que, bien que l’on puisse craindre que le processus soit principalement utilisé pour les rejets, il n’a pas constaté que c’était le cas, et ce n’est d’ailleurs pas l’objet de la procédure de RDI.

Mitch Holash s’interroge sur la capacité des adjudicateurs assignés. L’adjudicateur en chef fait remarquer qu’il s’agit tout d’abord d’un petit groupe. Dès que les adjudicateurs assignés obtiendront de l’expertise dans le domaine, ils pourront aider à former d’autres adjudicateurs.

Mitch Holash demande aussi quelles sont les attentes concernant le calendrier des demandes dans les approches ciblées qui seront adoptées dans le cadre du RDI. Shelley Trevethan souligne que la majorité des 936 réclamations successorales ou pour cause de décès seront traitées en vertu de la procédure de RDI dans les prochains mois, sauf celles qui ont été retirées ou qui feront l’objet d’une audience. Les demandes du Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace qui n’aboutissent à aucun résultat après une recherche de niveau 3 seront aussi traitées directement conformément à l’étape 2 du RDI. Il est plus difficile de prévoir un calendrier pour les demandeurs qui ne répondent pas. Rodger Linka ajoute que le nombre de demandes dans les approches ciblées continue de varier.

Établissement d’une date et traitement après l’audience :

Rodger Linka signale que les adjudicateurs en chef adjoints travaillent avec les adjudicateurs afin de faire en sorte que, pour environ 200 demandes qui ont été transmises aux adjudicateurs, mais sur lesquelles aucun progrès n’a été constaté, une date d’audience soit établie et qu’un traitement ait lieu après l’audience. Les adjudicateurs en chef adjoints examineront les demandes avec les adjudicateurs pour établir les causes de cette inactivité et fixer des échéances pour les mesures à prendre. Si aucune solution n’est trouvée, les demandes peuvent être réassignées à d’autres adjudicateurs ou traitées conformément à la procédure de RDI, le cas échéant.

Réclamations successorales :

Mario Brillant demande de transmettre au Canada le numéro de demande de quelque 900 réclamations successorales pour évaluer plus rapidement le passif.

MESURE À PRENDRE : Le Secrétariat transmettra une liste des dossiers de succession au Canada.

Relevés trimestriels manquants :

Le Canada a terminé l’examen des relevés trimestriels manquants. Tous les relevés ont été examinés, et dans chaque cas, un demandeur identifié sur les relevés manquants avait déjà été identifié sur d’autres relevés auparavant disponibles. Aucune demande du PEI n’a été touchée par l’absence des relevés.

Politique sur le report des audiences :

La Politique sur le report des audiences a été une dernière fois transmise au sous-comité pour que ses membres commentent les révisions proposées. Des modifications mineures ont été apportées. La politique révisée sera transmise à l’adjudicateur en chef aux fins d’approbation et de mise en application.

Document d’orientation sur la participation aux conférences téléphoniques :

Rodger Linka conseille de faire en sorte que le document d’orientation porte sur toutes les conférences téléphoniques, et pas seulement les conférences téléphoniques juridictionnelles avant l’audience. Le sous-comité a examiné le document d’orientation et y a apporté des changements mineurs. Le document d’orientation proposé sera transmis à l’adjudicateur en chef aux fins d’approbation et de mise en application.

Pensionnat de St. Phillip à Fort George :

Diane Soroka soulève une question : 52 documents ont été produits pour une audience liée à un demandeur ayant fréquenté le pensionnat de St. Phillip, mais n’ont pas été inclus dans le nouvel exposé des faits. On demande au Canada quand l’exposé des faits sera terminé. On répond que les 52 documents sont extraits d’un mémoire externe et qu’on s’engage à fournir une réponse sur l’inclusion de ces documents dans l’exposé des faits lors de la réunion du sous-comité en octobre.

3. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 7 juillet 2015.

4. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan parle des indicateurs de rendement importants depuis la réunion précédente :

• Près de 38 000 demandes ont été reçues à ce jour, et 32 647 d’entre elles ont été résolues (86 %).
• 33 676 demandes ont été acceptées et 3 987 demandes n’ont pas été acceptées (10,5 %). Une décision sur l’admission est attendue pour seulement 59 demandes actives.
• Pendant l’exercice en cours, 1 315 demandes ont été résolues, dont 157 ont fait l’objet d’un règlement négocié. Le Canada a constaté une légère baisse des entrevues pour règlement négocié en août, mais s’engage toujours à parvenir à 500 règlements négociés pour cet exercice.
• 5 325 demandes sont toujours en cours; 1 966 sont en attente d’une décision après l’audience et 3 359 n’ont toujours pas fait l’objet d’une audience. Parmi ces dernières, une date d’audience a déjà été fixée pour 799 demandes, 253 demandes sont en attente d’une date, et 612 n’ont pas encore été soumises en vue de l’établissement d’une date.
• Le Secrétariat pense qu’environ 1 366 demandes peuvent être résolues sans audience et faire par exemple l’objet d’un règlement négocié, d’une approche ciblée, d’une procédure pour demandeur dont on a perdu la trace et d’une procédure pour cause de décès. Certaines demandes seront traitées conformément à la procédure de RDI afin d’être résolues.
• Si toutes les demandes pour lesquelles une date est déjà fixée débouchent sur une audience, qu’environ 75 % de ces cas ne sont pas encore mis au rôle et que 10 % des demandes sont de nouveau soumises au processus d’audience après des approches ciblées, environ 1 680 demandes feront l’objet d’une audience.
• Dans 1 493 cas, la date d’audience est fixée à une date antérieure au mois de mars 2016. Les responsables du rôle tentent de fixer les audiences à une date antérieure au 31 décembre 2015; toutefois, certains avocats des demandeurs fixent à présent des dates pour le mois de janvier, et il est probable d’un petit nombre d’audiences auront lieu au cours du prochain exercice.
• Le report des audiences continue d’être un problème majeur, avec un taux de 23,3 % pour le présent exercice. Le taux de report pour les demandeurs non représentés est d’environ 30 %. Les taux augmentent à cause du processus d’audience accélérée, du projet de mise au rôle et du nombre de demandeurs non représentés. Les reports d’audience après mars 2016 sont une source de préoccupation majeure. Grâce à la révision de la politique sur les reports, la période de report correspondra désormais à une période de deux semaines suivant l’avis d’audience.
• 20 % des demandes qui demeurent en cours proviennent de demandeurs non représentés.
• Depuis juin, la durée nécessaire pour rédiger les décisions est passée de 87 à 65 jours.
• Les indemnités (hormis les frais juridiques, les règlements négociés et les versements) s’élèvent à 1,93 milliard de dollars.

Autres statistiques :

• 55 demandes en sont actuellement à l’étape 1 de la procédure de RDI. De plus, environ 135 dossiers successoraux de demandeurs non participants et 9 réclamations de demandeurs non représentés et non participants vont être traités conformément au processus de RDI. Des avis sur toutes les demandes pour cause de décès sont également envoyés à la dernière adresse connue du demandeur. Lorsqu’aucune réponse n’est reçue, la demande est traitée conformément au processus de RDI.
• 139 demandes sont retournées de l’étape 1 du RDI au processus d’audience habituel. Pour 65 autres demandes, d’autres approches ciblées ont été adoptées.
• Le niveau 3 du Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace consistera à communiquer avec des personnes-ressources de la communauté pour localiser les personnes. Le Secrétariat mène actuellement des recherches afin d’établir s’il y a assez de renseignements dans les demandes relatives aux demandeurs dont on a perdu la trace pour passer à une recherche de niveau 3.

Selon Shelley Trevethan, l’analyse du Secrétariat montre que la plupart des avocats des demandeurs pourront terminer l’audience de leur client avant mars 2016. Seulement 8 cabinets représentant 39 demandes risquent de ne pas terminer les audiences avant cette date.

Mario Brillant demande si l’on sait combien de dossiers sont traités selon le processus d’audience habituel après des approches ciblées. Shelley Trevethan répond que l’on sait quels dossiers sont traités selon le processus d’audience habituel après le processus de RDI, mais pas après les approches ciblées, car certains dossiers passent d’une approche ciblée à une autre.

Mitch Holash fait remarquer que les rapports sont intéressants et remarquables et qu’ils montrent un changement dans les demandes, soulignant les efforts de planification préliminaire et les stratégies du Secrétariat et des parties pour passer à l’étape d’achèvement. Mayo Moran souligne également le succès des visites menées par le Secrétariat et le conseiller juridique qui permettent de réduire le nombre de demandes ne pouvant pas faire l’objet d’une audience avant l’exercice 2016-2017.

David Paterson indique que le nombre des demandes en attente d’une audience est maintenant inférieur au nombre de demandes ayant fait l’objet d’une audience pour laquelle aucune décision n’a été rendue et que les adjudicateurs pourraient maintenant s’efforcer de rendre les décisions en suspens. L’adjudicateur en chef confirme que les adjudicateurs en chef adjoints se sont réunis et qu’ils ont suggéré d’aider plus activement les adjudicateurs à clore leurs dossiers.

5. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan signale que des brochures sur les services de soutien en santé, les régimes de soins futurs et les processus après l’audience ainsi qu’un nouveau guide des intervenants ont été envoyés aux avocats, aux parties et aux intervenants. Des copies de ces brochures sont distribuées.

Shelley Trevethan passe en revue les approches ciblées en cours pour faciliter le règlement des demandes :

• Dans 936 cas, le demandeur est décédé. En janvier, des avis ont été envoyés aux représentants de la succession, lorsque leur nom figurait dans le dossier du Secrétariat. En août et en septembre, des avis ont été envoyés à la dernière adresse connue des demandeurs décédés si aucun représentant de la succession ne s’était présenté. Un très petit nombre de réclamations successorales font l’objet d’une audience.
• On utilise le processus d’audience accélérée pour la mise au rôle obligatoire si les demandes ne peuvent pas encore faire l’objet d’une audience. Le processus de mise au rôle obligatoire fonctionne bien. Lorsqu’aucune date n’a été fixée pour les audiences, des raisons particulières ont été établies. 1 126 demandes ont été soumises au processus d’audience accélérée depuis qu’il a été institué, et certains de ces dossiers sont prêts à faire l’objet d’une audience.
• Il y a actuellement 388 demandes traitées conformément au Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace. Ce nombre varie, car d’autres cas sont découverts et d’autres demandes sont de nouveau traitées selon le processus habituel après un rétablissement des contacts. À ce jour, les recherches effectuées conformément au Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace ont permis de trouver de nouvelles coordonnées pour 231 dossiers. Lorsque ce protocole ne permet de trouver aucun renseignement, la demande est traitée conformément au processus de RDI. À l’heure actuelle, des recherches en ligne sur les demandes reçues ont été effectuées. Les recherches de niveau 2 sont terminées pour la majorité des demandes et sont maintenant menées pour les dossiers récemment transmis. La mise en œuvre de recherches de niveau 3 est beaucoup plus difficile. L’adjudicateur en chef et Shelley Trevethan rencontrent les cadres supérieurs des organismes en question pour essayer de faire avancer ce point.
• Les conférences téléphoniques juridictionnelles avant l’audience sont passées de 140 à 122.
• Le nombre de demandes pour lesquelles un retrait de l’avocat du demandeur est en cours est passé de 42 à 18.
• Le nombre de demandeurs non représentés qui ne peuvent pas avoir d’avocat a augmenté, car davantage d’avocats retirent leurs services.
• Comme cela a été abordé dans des réunions précédentes, on a essayé de tenir une séance d’information pour les demandeurs qui ne sont pas prêts pour une audience. Cette séance n’a pas eu lieu, car certains demandeurs contactés ont accepté le processus d’audience accélérée, d’autres ont retenu les services d’un avocat et d’autres encore n’ont pas pu être contactés ou n’ont pas voulu participer. Il se peut que le Secrétariat organise des séances dans d’autres régions.

Shelley Trevethan présente le plan d’action pour la fermeture du Secrétariat et passe en revue ses points d’intérêts principaux, qui sont le demandeur, la communication et le mieux-être. Des responsables ont été nommés pour chaque thème. Le personnel est réaffecté de manière progressive aux travaux postérieurs à l’audience, dans la mesure du possible, et les activités de planification en vue de la réduction progressive des opérations sont en cours. Des liens sont aussi établis avec d’autres ministères afin de trouver des occasions pour le personnel après la réduction progressive des opérations. Les membres du Comité félicitent le Secrétariat pour ses efforts de planification préalable et indiquent que le Comité de surveillance doit peut-être établir une stratégie d’achèvement.

Le Secrétariat met en œuvre des changements relatifs à la gestion de l’information, y compris un système de gestion électronique des dossiers. Il s’agit d’une initiative pangouvernementale majeure. Les travaux du Secrétariat à cet égard tiennent compte de l’ordonnance de disposition des documents et des résultats éventuels des présents appels.

Shelley Trevethan fait le point sur le rapport définitif du PEI. Aux premières étapes, le rapport contient trois sections, soit les renseignements généraux, une mise au point sur les objectifs du PEI et les leçons apprises. Des travaux sont en cours afin d’établir une méthode et des questions pour les partenaires et les intervenants qui mènent les entrevues. Les membres du Comité de surveillance discutent de façons de faire participer les demandeurs au rapport définitif, par exemple au moyen d’entrevues individuelles, de groupes de discussion et de questionnaires écrits. On convient que le Secrétariat doit élaborer une fiche de renseignements et demander aux avocats et aux organismes autochtones de la remettre aux demandeurs. Le Comité de surveillance fait des suggestions possibles concernant le rapport :

• différences entre les sexes;
• demandeurs dont les demandes d’audience ont été rejetées et qui n’ont pas eu d’indemnités;
• zones éloignées et zones urbaines;
• effets sur les régimes de soins futurs;
• liens avec les milieux d’affaires non autochtones;
• réactions à propos des décisions abrégées et des décisions détaillées;
• différences entre le volet complexe, le volet ordinaire et le règlement négocié;
• expérience des francophones;
• expérience des représentants du gouvernement du Canada dont le groupe a été scindé en deux sections régionales (Est et Ouest);
• effet à long terme sur les relations et les expériences avec le Canada, les Églises, les systèmes éducatifs, les avocats, etc.;
• incidence des avantages financiers, des aides en matière de santé, etc.;
• exemples, comme la campagne du Six Nations Council pour rétablir le Mohawk Institute afin de conserver des preuves sur ce qui s’est passé au pensionnat;
• section de survol pour aller au-delà du rôle du PEI et aborder les questions liées au règlement et à la réconciliation en général.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur en chef souhaite la bienvenue aux nouveaux participants autour de la table et remercie Les Carpenter d’avoir organisé une visite de Yellowknife lors de la dernière réunion du Comité de surveillance.

Après la réunion de juillet, l’adjudicateur en chef a fait un suivi auprès des adjudicateurs en leur donnant des conseils et des directives sur le report des audiences et les demandes liées aux sévices entre élèves. Certains documents nouveaux sont aussi affichés sur le site Web, comme la Directive no 7 de l’adjudicateur en chef (Politique sur la distribution des transcriptions) et le rapport définitif.

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Toronto le jeudi 29 octobre 2015. La réunion du sous-comité technique, au besoin, aura lieu le 21 octobre sous forme de conférence téléphonique.